Käyttäjät ovat henkilöitä, joille annetaan pääsy PSA-ohjelmaan. He voivat olla työntekijöitä, freelancereita tai muita yhteistyökumppaneita, jotka käyttävät järjestelmää esimerkiksi projektien hallintaan, tuntien kirjaamiseen tai raporttien tarkasteluun. Käyttöoikeuksissa määritellään, mihin tietoihin ja toimintoihin käyttäjillä on pääsy ohjelmassa.
Lisenssit ovat ohjelman käyttöoikeuksia, joita yrityksen tulee ostaa niin monta kuin heillä on aktiivisia käyttäjiä. Jos kaikki ostetut lisenssit ovat käytössä (=aktiivisia käyttäjiä on yhtä monta kuin lisenssejä), uusia käyttäjiä ei voi lisätä ennen kuin joko ostetaan lisää lisenssejä tai lukitaan vanhoja käyttäjiä, jotka eivät enää käytä järjestelmää. Käyttäjän lukitseminen vapauttaa lisenssin, mutta säilyttää käyttäjän tiedot myöhempää käyttöä varten.
- Aktiiviset käyttäjät ovat henkilöitä, joilla on pääsy PSA-ohjelmaan.
- Lukitut käyttäjät eivät pääse PSA-ohjelmaan, mutta näet heidän historiatietojaan ohjelmassa.
- Lisenssejä tulee olla yhtä monta kuin on aktiivisia käyttäjiä.
- Laskutuksemme tapahtuu lisenssien määrän perusteella, ei käyttäjien.
Käyttöoikeudet: Admin
PSA-paketit: Growth, Business, Enterprise, Enterprise+
Lisää uusi käyttäjä
- Voit lisätä uuden käyttäjän tiliisi Työntekijät-listalta tai asetuksista.
- Yhteyshenkilöt > Työntekijät > Lisää työntekijä.
- Asetukset > Käyttäjähallinta > Käyttäjät > Lisää käyttäjä.
- (Valitse yhtiö eli käyttäjän työnantaja, mikäli käytössänne on Enterprise+ moniyhtiöasennus.)
- Valitse käyttäjätyypiksi käyttäjä tai freelancer. Tietoa ei voi myöhemmin muuttaa.
Tiedon avulla saat eriteltyä sisäiset käyttäjät ja freelancerit raporteissa. - Anna käyttäjän yhteystiedot ja titteli.
Pakollisia tietoja ovat etunimi, sukunimi ja sähköposti. Sähköposti toimii käyttäjän tunnuksena sisäänkirjauduttaessa. - Lisää käyttäjälle Esihenkilö, Ammattinimike, Käyttöoikeusryhmä ja Tiimi, mikäli näitä on määritelty etukäteen ryhmien asetuksissa.
Tietoja käytetään hinnoitteluun ja raportointiin. - Lisää työsuhteen tiedot:
- Lisää työsuhteen aloituspvm, josta työajan saldojen seuranta alkaa.
- Valitse työsuhdepohja, mikäli työajanodotteita on määritelty asetuksissa.
- Valitse ylityösaldon alkamispäivä, mikäli ylityötä seurataan.
- Klikkaa älä kerrytä tuntisaldoa käyttäjälle -valinta mikäli tuntisaldoa ei kerrytetä käyttäjälle.
- Määritä tarvittaessa Käyttäjän laskutushinta ja Käyttäjän sisäinen kulu.
Tietoja käytetään tuntien asiakaslaskutukseen ja käyttäjän sisäisen kulun/kannattavuuden seurantaan. - Klikkaa Tallenna. Lisätty käyttäjä saa sähköpostiinsa automaattisesti kirjautumisohjeet.
Huom! Tallennuksen jälkeen käyttäjätietoihin voi ilmestyä vielä lisää integraatiokohtaisia kenttiä täytettäväksi (esim. käyttäjän pankkitili tai ID toisessa ohjelmassa).
Muokkaa käyttäjätietoja
Voit muokata käyttäjän tietoja avaamalla käyttäjäkortin Yhteyshenkilöt > Työntekijät -listalta tai kohdassa Asetukset > Käyttäjähallinta > Käyttäjät.
Huom. Käyttäjä voi päivittää omia yhteystietojaan Oma profiili -näkymässä.
Käyttäjän tiedot
Käyttäjäkortin vasemmassa laidassa näet käyttäjän perustiedot, joita voit muokata Muokkaa-painikkeesta. Täydennettävät kentät on kuvattu edellä ohjeen kohdassa "Lisää uusi käyttäjä". Lisäksi ohjelma näyttää seuraavat lokitiedot:
- Käyttäjän ID: ID käytössäsi olevassa taloushallinto-ohjelmassa.
- Lisätty: Päivä, jolloin käyttäjä on lisätty Heeros PSA:han.
- Aktivoitu: Päivä, jolloin käyttäjä on aktivoitu Heeros PSA:ssa, mikäli käyttäjä on ollut välillä lukittuna.
- Lukittu: Päivä, jolloin käyttäjä on lukittu Heeros PSA:ssa.
- Muokkaaja: Viimeisin henkilö, jonka on muokannut käyttäjän tietoja.
Salasana
Salasanan voi vaihtaa käyttäjälle joko resetoimalla salasanan sähköpostitse tai määrittelemällä uuden salasanan manuaalisesti. Molemmat toiminnot löytyvät käyttäjäkortilta.
HUOM! Mikäli käyttäjä on aktivoinut kaksivaiheisen tunnistautumisen, ei näitä toimintoja löydy, vaan käyttäjän tulee itse vaihtaa salasanansa kirjautumissivulta löytyvän toiminnon avulla.
Resetoi uusi salasana sähköpostitse
Valitse käyttäjäkortilta Toiminnot > Palauta salasana. Käyttäjälle lähtee automaattinen sähköpostiviesti salasanan vaihdosta.
Määrittele uusi salasana manuaalisesti
Tähän ei tarvita käyttäjän vanhaa salasanaa, vaan uuden salasanan kirjoittaminen kahteen kenttään riittää.
Työsuhdetyyppi & työajat
Lue lisää täältä
Tuntisaldon hallinta
Lue lisää täältä
Käyttäjän sisäinen omakustannehinta ja kuluhistoria
Käyttäjän sisäinen omakustannehinta on työntekijän henkilökohtainen sisäinen hinta omalle työlle. Joka kerta, kun käyttäjä kirjaa tunteja, koituu työntekijästä kulu (tuntikirjaus x omakustannehinta). Tämä mahdollistaa projektikatteen ja projektin kannattavuuden hallinnan ja seurannan projektien tiedoissa.
- Klikkaa + painiketta Kuluhistoria-kohdassa.
- Määritä hinnan aloituspvm. Edellinen hinta on voimassa tähän päivämäärään saakka.
- Määritä sisäinen hinta yhtiön valuutan mukaisesti.
- Klikkaa vihreää Tallenna-painiketta.
Sisäinen omakustannehinta on seurattavana projektilla ja raporteilla päivämäärien mukaisesti.
Käyttäjäkohtainen muistio
Käyttäjäkortille voi lisätä muistioita. Toimintaperiaate on sama kuin projekti- ja asiakaskortin muistioilla, lue lisää täältä.
Käyttäjäkohtaiset liitteet
Käyttäjäkortille voi lisätä liitteitä. Toimintaperiaate on sama kuin projekti- ja asiakaskortin liitteillä, lue lisää täältä.
Lukitse tai poista käyttäjä
Voit lukita käyttäjän, tai joissain tapauksissa poistaa hänen tietonsa kokonaan (lue lisää alempaa). Suosittelemme aina lukitsemaan käyttäjät poistamisen sijaan, jotta mitään käyttäjätietoja ei poistu ohjelmasta. Huom. laskutuksemme tapahtuu lisenssien määrän perusteella, ei käyttäjien.
Käyttäjiä lukitaan esimerkiksi silloin kun työsuhde päättyy tai vähän käytetty lisenssi halutaan vapauttaa uuden käyttäjän lisäämiseksi. Lukitun käyttäjän nimen perässä lukee (lukittu) ohjelman eri näkymissä. Käyttäjä ei ole enää aktiivisena ohjelmassa eikä varaa lisenssiä. Hänen historiatietonsa kuitenkin säilyvät ja voit etsiä käyttäjän Lukitut käyttäjät -listalta.
-
Siirry osioon Asetukset > Käyttäjähallinta > Käyttäjät.
-
Valitse Lukitse kolmipistevalikkosta (...) käyttäjäriviltä.
-
Vahvista lukitseminen valitsemalla uudessa ikkunassa Lukitse.
Mikäli käyttäjän poistaminen on vielä mahdollista, se näkyy samassa pudotusvalikossa kuin lukitseminen. Esimerkiksi vahingossa luodun käyttäjän pystyy samantien poistamaan, kun käyttäjälle ei ole vielä luotu mitään aineistoa. Käyttäjän poistaminen ei ole mahdollista, mikäli hänellä on esimerkiksi laskuttamattomia tuntimerkintöjä.