- Asetukset ja käyttöoikeudet
- Projektienhallinta eri myyntiputkissa
- Projektien tilat
- Projektikortin rakenne
- Projektien ilmoitukset
- Projektien raportointi
Kaikki toiminta PSA:ssa rakentuu projektien ympärille: niiden avulla hallitset sisäistä sekä asiakkuuksiin liittyvää työtä, kontakteja, aikatauluja, kustannuksia ja laskutusta. Projektien kulujen ja tulojen kirjaaminen samaan paikkaan mahdollistaa kannattavuuden seuraamisen reaaliajassa. Projektit toimivat siis linkkinä myynnin, toteutuksen ja raportoinnin välillä.
Business ja Enterprise -paketeissa käytetään myyntiputkia ja niiden tasoja projektin vaiheiden ilmaisemiseen:
1) myyntivaiheen asiakasprojektit (pipeline)
2) voitetut asiakasprojektit
3) sisäiset projektit.
Projektin tilan avulla voit rajata projektilistalle tai kanban-näkymään tarkasteltavaksi joko päättyneet tai käynnissä olevat projektit. Uusia projekteja voidaan luoda vanhoja tietoja hyödyntäen, mikä säästää tiimiltäsi arvokasta aikaa erityisesti toistuvissa projekteissa. Aktiivinen projekti merkitään arkistoiduksi, kun sen kaikki toimenpiteet ovat valmiit.
Käyttöoikeudet: Projektit
PSA-paketit: kaikki (Growth ei sisällä useita myyntiputkia)
Katso myös video!
Asetukset ja käyttöoikeudet
Projektien käyttöoikeudet voit mukauttaa roolikohtaisesti, esim. voit antaa kaikille katseluoikeuden projekteihin, mutta rajata muokkausoikeuden vain projektitiimille.
Projektien asetuksissa voit määrittää oletusasetukset, joita käytetään automaattisesti uusilla projekteilla. Lisäksi voit määrittää projekteille luokittelutietoja sekä lisätä kokonaan uusia kenttiä tarpeidenne mukaan.
Projektienhallinta eri myyntiputkissa
Business ja Enterprise -paketeissa käytetään myyntiputkia ja niiden tasoja projektin vaiheiden ilmaisemiseen. Projekteja hallitaan kolmessa eri pääkategoriassa:
Myyntivaiheen projektit (pipeline)
Oletusmyyntiputki nimeltä "pipeline", jonka lisäksi voit luoda omia myyntiputkia tasoineen.
Käytetään asiakasprojektien tarjous-, myynti- tai sopimusvaiheen seurantaan.
Projekti voi läpikäydä useita pipelinen tasoja eli vaiheita kuten liidi, kontaktointi, tarjous, neuvottelut, sopimus. Etenemistä voi seurata esim. kanban-näkymässä.
Projektille voidaan kirjata tunteja, tehtäviä, aktiviteetteja, muistioita, kuluja jne.
Yleensä projektin laskuttamista ei sallita vielä tässä vaiheessa.
Pipelinen projekti voidaan hävitä tai voittaa. Mikäli projekti voitetaan, se siirtyy Voitetut projektit -myyntiputkelle ja sen toteutusvaihe alkaa.
Voitetut projektit
Käytetään vahvistettujen asiakasprojektien toteuttamiseen ja seurantaan.
Projekti voidaan luoda suoraan voitetuksi, tai pipelinen projekti voidaan siirtää voitetuksi.
Voidaan tarvittaessa jakaa tasoihin kuten suunnittelu, toteutus ja laskutus.
Projektille voidaan kirjata tunteja, tehtäviä, aktiviteetteja, muistioita, kuluja jne.
Projekti ja sen eri aineistotyypit voidaan merkitä laskutettavaksi tai ei-laskutettavaksi.
Valmis ja laskutettu projekti arkistoidaan eli piilotetaan aktiivisten projektien listalta.
Esimerkki asiakasprojektin kulusta PSA:ssa:
Sisäiset projektit
Käytetään sisäisen työn seurantaan, esim. hallinnollinen työ, kehityshankkeet tai lomat ja poissaolot.
Ei yleensä jaeta tasoihin.
Projektille voidaan kirjata tunteja, tehtäviä, aktiviteetteja, muistioita, kuluja jne.
Projekti merkitään laskutustyypiltään ei-laskutettavaksi tai loma/poissaoloprojektiksi.
Projektille voidaan merkitä poikkeava tuntikerroin, esim. saldovapaaprojektille 0, jotta saldot vähenevät oikein.
Projektien tilat
PSA:ssa yksi ja sama aktiivinen projekti kulkee eri myynti- ja toteutusvaiheiden läpi arkistoimiseen eli sulkemiseen saakka. Projektin tilan avulla voit rajata projektilistalle tai kanban-näkymään tarkasteltavaksi joko päättyneet tai kesken olevat projektit. Projektin tilaa voidaan vaihtaa joko näissä näkymissä tai yksittäisen projektikortin Toiminnot-painikkeen alta.
- Aktiivinen: Käynnissä oleva myynti- tai toteutusvaiheen projekti.
- Arkistoitu/Hävitty: Päättynyt voitettu tai sisäinen projekti arkistoidaan, kun kaikki sen toimenpiteet ja laskutus on tehty loppuun. / Myyntivaiheen projekti suljetaan hävittynä, jos sopimusta ei syntynyt.
- Odottamassa: Projektin tila voidaan tarvittaessa jäädyttää toistaiseksi, ja palauttaa se myöhemmin takaisin aktiiviseksi.
Projektikortin rakenne
Yksittäisen projektin näkymää kutsutaan projektikortiksi. Sen toiminnot-painikkeen alta löydät projektin tilaan, vaiheeseen ja rakenteeseen liittyviä valintoja.
Projektikortin eri välilehdet auttavat sinua näkemään kaiken projektiin liittyvän datan järjestettynä:
- Projektitiedot: projektin perustiedot ja tilastot, aktiviteetit, muistiot, liitteet ja lomakkeet
- Myynti: kustannuslaskelmat (kuluseurantaan tai tarjouksina) ja myynnin tuloutus (jakaminen eri kuukausille)
- Resursointi: projektin tehtävät ja käyttäjien käyttöasteet
- Talous: projektin maksuerät, automaattinen laskutus, toteutuneet kulut, myynti-, osto-, matka- ja kululaskut sekä ostotilaukset
- Raportit: projektikohtaisia raportteja.
Projektien ilmoitukset
Projekteihin liittyvät ilmoitukset ohjelman sisällä tai sähköpostitse auttavat sinua pysymään ajan tasalla muutoksista ja tehtävistä. Ilmoituksia voidaan tilata:
- Uusien projektien lisäämisestä
- Käyttäjien lisäämisestä projektitiimeihin
- Projektin tuntikirjauksista, aktiviteeteista, tehtävistä sekä erityyppisistä laskuista.
Projektien raportointi
Ohjelmasta löytyy laajat mahdollisuudet projektien raportointiin.
- Graafiset BI-raportit, esim. Tulot ja menot.
- Uusien raporttien oletusraportit, esim. projektien kannattavuus.
- Uusia raportteja voi luoda itse halutuilla sarakkeilla, suodatuksilla ja ryhmittelyillä.