Tuntimerkinnät

Tuntimerkinnät-kalenterinäkymässä voit kirjata tunteja kalenteriin piirtämällä, raahaamalla tai aiemman merkinnän pohjalta. Kalenteri löytyy sekä Etusivulta että Ajanhallinnasta (osa toiminnoista näkyy vain toisessa näkymässä). Kalenterin avulla voit helposti seurata päivittäisen työajanodotteesi täyttymistä.

Kalenterissa voidaan näyttää myös resursoinnin tehtäviä, mikäli teillä on Enterprise-paketti käytössä. 

Tuntimerkinnän lisääminen onnistuu myös ylävalikosta, bulk-lisäyksenä tai mobiilisovelluksessa.

Käyttöoikeudet: Tuntikirjaus > Salli tuntikirjaus
PSA-paketit: Free, Growth, Business, Enterprise, Enterprise+

Kalenterinäkymän toiminnot

Kalenterin yläosassa näet:

1. tuntisaldosi (yrityksenne asetuksista riippuen joko kuluvalta kuulta tai koko työhistoriasi ajalta)
2. viikon tunnit eli kirjaamasi tunnit / viikon työajanodotteesi
3. päivän tunnit eli kirjaamasi tunnit / päivän työajanodotteesi sekä vaikutus saldoosi (omista asetuksistasi riippuen joko desimaaleina (7,5h) tai tunteina ja minuutteina (7h 30 min)).

Ajanhallinnan kalenterinäkymässä voit valita vasemmassa laidassa, mitä projekteja ja käyttäjiä haluat tarkastella. Vaihtoehdot riippuvat käyttöoikeuksistasi. Huom. toisen käyttäjän saldot näytetään vain käyttäjän nimen perässä (sivun yläosassa näkyy aina omat tietosi). 

Tunnistevärien määrittäminen projekteille tai käyttäjille voi helpottaa tuntien hahmottamista kalenterissa. Ajanhallinnan kalenterinäkymän oikean reunan silmäkuvakkeesta voit valita, näytetäänkö merkinnät kalenterissa projektin vai käyttäjän väreittäin.
Projektien värit määritellään projektikorteilla. 
Käyttäjän tuntien väriä voit vaihtaa kalenterinäkymässä käyttäjän värin kohdalta klikkaamalla. 

Viemällä hiiren aiemman merkinnän päälle voit tarkastella vanhoja merkintöjä. 

Tuntien kirjaaminen kalenteriin

Piirtämällä

Piirtämällä tuntimerkinnät kalenteriin saat määriteltyä suoraan oikean ajan merkinnöille. 

1. Siirry Etusivun tai Ajanhallinnan tuntikirjauskalenteriin.
2. Klikkaa kalenteria oikean päivän ja aloitusajan kohdalla ja piirrä merkintä vetämällä hiirtä alas- tai ylöspäin. Päästä irti, kun saavutat toivotun lopettamisajan.
3. Täytä oikeaan sivuikkunaan avautuvan lomakkeen tiedot.
4. Tallenna.

Raahaamalla

Näkymän Projektit-kohtaan listatuille projekteille voi lisätä tuntimerkinnän raahaamalla projektin kalenteriin. Ohjelma kirjaa työajan automaattisesti tunnin mittaiseksi merkinnäksi.

1. Siirry osioon Ajanhallinta > Tuntikirjaus > Tuntimerkinnät.
2. Hae projekti Lisää projekti listalle -hakukentästä.
   • Mikäli et näe projektit-palkkia, zoomaa sivua pienemmäksi.
3. Klikkaa ja pidä projektia hiirellä, ja vedä projekti kalenteriin toivottuun aloitusaikaan.
4. Täytä oikeaan sivuikkunaan avautuvan lomakkeen tiedot.
5. Tallenna.

Kopioimalla

Voit kopioida kalenterissa näkyvän aiemman tuntimerkinnän tiedot uuden merkinnän pohjaksi. Tämä nopeuttaa samankaltaisten merkintöjen tekemistä eri päiville.

1. Siirry Etusivun tai Ajanhallinnan tuntikirjauskalenteriin.
2. Vie kursori kalenterissa kopioitavan tuntimerkinnän kohdalle ja klikkaa Kopioi tuntimerkintä -kuvaketta. 
3. Tarkista oikeaan sivuikkunaan avautuneen lomakkeen tiedot.
4. Tallenna.

Älykkään tuntikirjausehdotuksen pohjalta

1. Vie kursori kalenterissa harmaana näkyvän ehdotuksen päälle. 
2. Valitse seuraavista:

• Hyväksy merkintä: tallentaa kirjauksen sellaisenaan välittömästi. 
• Muokkaa ja hyväksy: voit muokata kirjausta ennen tallennusta.
• Hylkää: poistaa ehdotuksen kalenterista.

• Hyväksy kaikki: hyväksy kerralla kaikki päivän/viikon näkyvissä olevat ehdotukset.
• Hylkää kaikki: hylkää kerralla kaikki päivän/viikon näkyvissä olevat ehdotukset. 
• Ehdotusten kynnysarvo: määritä kuinka "tiukka" ehdotusten esittämisen raja on.
  -Matala: Näytetään paljon ehdotuksia – ehdotusten ilmestymiseen vaaditaan vähemmän toistuvuutta, painottaen viimeisimpiä kirjauksia.
  -Keskitaso: Näyttää vähemmän ehdotuksia kuin matala. 
  -Korkea: Vaatii eniten toistuvuutta, jotta ehdotus näytetään. Sopii hyvin, jos työ jakautuu moniin eri tehtäviin ja vain tietyt asiat todella toistuvat. Katsoo myös pidempää aikajaksoa ehdotusten perustaksi.
• Poista ehdotukset käytöstä: poistaa koko toiminnon käytöstä. Ehdotukset-painike jää näkyviin, mutta ainoana toimintona on Ota ehdotukset käyttöön.

Vanhan merkinnän pohjalta

Voit selata vanhoja tuntimerkintöjäsi listana ja valita jonkin niistä pohjaksi uudelle tuntimerkinnälle. Tämä nopeuttaa merkintöjen tekemistä. Listalla näytetään 50 viimeisintä tuntimerkintää.

1. Aloita tuntimerkinnän lisäys esim. piirtämällä kalenteriin tai pikalisäysvalikosta.
2. Klikkaa Näytä edelliset merkinnät.
   
3. Valitse tarkasteletko merkintöjä listana vai ruudukkona (=2 saraketta vierekkäin)
   Voit näyttää/piilottaa kuvaukset ja tehtävät listauksesta valitsemalla Näytä kuvaus tai Näytä tehtävä.
4. Etsi sopiva merkintä suoraan listalta tai hakukentän avulla, ja klikkaa Valitse.
5. Tarkista oikealle kopioituneet tiedot ja Tallenna.

Tuntimerkinnän tiedot

Samanlainen Lisää tuntimerkintä -sivuikkuna aukeaa kaikista eri paikoista, joista tuntikirjauksia voi lisätä. Pakolliset valinnat on tässä merkitty tähdellä *

1. Valitse päivämäärä*
   • Mikäli haluat samanlaisen merkinnän peräkkäisille päiville, voit valita aikajakson. 
2. Valitse aloitus- ja lopetusaika*
   • Aseta kokonaiset päivät -valinnalla ohjelma määrittää päivittäisen tuntikirjauksen pituuden käyttäjän työaikaodotteen perusteella, joka katsotaan työaikapohjasta. Näin voidaan tehdä kerralla esim. useiden päivien mittainen merkintä, vaikka aikajaksolle osuisi työajanodotteeltaan eri mittaisia päiviä, vapaapäiviä tai pyhäpäiviä.
   • Vähennä lounas -valinta näkyy, mikäli olet asettanut Oma profiili -asetuksissa lounasajan vähennyksen päälle. Näkymään ilmestyy uusi kenttä Lounasaika, jonka klo aikaa voit muuttaa tarvittaessa. Tallennuksen yhteydessä lounastauko lasketaan pois tuntimerkinnältä (lounastauot eivät ilmesty mihinkään muuhun näkymään/raporttiin). Käytössä vain uutta tuntimerkintää luodessa.
   • Mikäli ylityön seuranta on käytössä, voit tässä kohtaa myös merkata tunnit Ylityöksi. 
3. Valitse asiakas ja projekti*
   • Tuntimerkintää tehdessäsi voit aktivoida seuraavat asetukset oikeassa yläkulmassa olevasta silmäkuvakkeesta:
     • Näytä projektikentät erikseen: Kun asetus on aktivoitu, voit valita asiakkaan ja projektin erikseen tehdessäsi tuntikirjausta. Tämä auttaa projektien suodattamisessa oikeaa projektia valittaessa.
     • Vain omat projektit: Listalla näkyy vain projektit, joiden tiimissä olet.
4. Valitse työlaji*
   • Lista näyttää joko kaikki tai projektille määritetyt työlajit. 
5. Valitse tehtävä.
   • Mikäli resursointi on käytössä ja projektilla on sinulle kohdistettuja keskeneräisiä tehtäviä, ilmestyy kirjaukseen Tehtävä-valikko ja pääset kohdistamaan tunnit tehtävälle. Tehtävän pitää olla työn alla, erääntynyt tai erääntymässä, jotta se nousee listalle.
   • Asetuksista riippuen tehtävä voi olla pakollinen tieto. 
6. Valitse kustannuslaskelma ja sen rivi. 
   • Mikäli kohdistatte tuntimerkintöjä kustannuslaskelmille, se voidaan tehdä tässä. 
7. Kirjoita tuntimerkinnälle kuvaus.
   • Asetuksista riippuen kuvaus voi olla pakollinen tieto.
8. Tarvittaessa voit lisätä tuntimerkinnän yhteydessä myös tuotteen, CPQ-tiedon, maksuerän, kilometrikorvauksen, päivärahan tai muun kulun. Valitse tällöin lisättävä asia Lisää uusi -valikosta.
9. Klikkaa Tallenna.* Lisätty tuntimerkintä näkyy kalenterissa sekä omat tuntimerkinnät -listauksessa.