PSA:n uudet raportit löytyvät sivupalkista, kohdasta Uudet raportit. Nykyisessä beta-vaiheessa on käytettävissä osa raportointimoduuleista ja lisäämme niitä sitä mukaa, kun ne valmistuvat.
Uudet raportointimoduulit näkyvät käyttäjille heidän oikeuksiensa perusteella (Käyttäjähallinta > Käyttöoikeudet > Uudet raportit).
Olemme luoneet joitakin oletusraportteja sinulle valmiiksi. Lisäksi voit luoda omia raporttipohjia.
Käyttöoikeudet: Uudet raportit
PSA-paketit: Free, Growth, Business, Enterprise, Enterprise+
Raporttien sisältö
Data haetaan vain valitulle aikavälille, joten Raportin aikaväli on määriteltävä uuden raportin luomisen yhteydessä. Suodatusajankohta on selitetty kullekin moduulille alla. Dataa on mahdollista suodattaa joko absoluuttisen aikavälin mukaan (esim. 01.06.2024-01.08.2024) tai suhteellisen aikavälin mukaan. Suhteellisen aikavälin valinta tarkoittaa, että raportti päivittyy nykyisen päivämäärän mukaan ja on näin ollen dynaaminen. Suhteellisen aikavälin valinnat näkyvät alla olevassa kuvassa.
Näytettävät sarakkeet ovat moduulikohtaisia, mutta yhteiset tietueet näytetään aina asiakkaille, projekteille ja käyttäjille. Tämä tarkoittaa, että aina kun entiteettiin liittyy asiakkuus, projekti tai käyttäjä, samat liittyvät sarakkeet siirtyvät kaikkiin raportteihin (esimerkiksi laskurivin kohdalla laskuun liittyy asiakkuus, joten asiakasryhmä, toimiala, tunnisteet jne. näytetään valittavina sarakkeina laskutusmoduulissa).
Laskutus
Aikavälin suodatus tapahtuu laskun päivän perusteella.
Pienin yksikkö (esim. yksi rivi) on laskurivi. Laskurivin data sisältää sarakkeet laskuriviltä, laskulta, johon se kuuluu, asiakkaalta, projektilta, yritykseltä, laskun tekijältä jne.
Huom. Esilaskut näkyvät odottavina laskuina.
Maksuerät
Aikavälin suodatus tapahtuu maksuerän päiväyksen perusteella.
Pienin yksikkö (esim. yksi rivi) on maksuerä.
Huom. näkymä sisältää vain avoimet eli laskuttamattomat maksuerät.
Maksuehto-sarake näyttää asiakkaan maksuehtoa, ja arvioitu eräpäivä lasketaan maksuerän laskun päivän ja asiakkaan maksuehdon perusteella.
Tunnit
Aikavälin suodatus tapahtuu tuntikirjauspäivän perusteella.
Pienin yksikkö (esim. yksi rivi) on tuntikirjaus.
Tunti näytetään raportilla laskutettavana/ei laskutettavana seuraavan logiikan mukaan:
-
Jos projekti on laskutettava, sen tunnit näytetään laskutettavina, ellei:
- tunnit ole määritelty laskutettaviksi vasta tietyn pvm:n jälkeen. Tällöin vain kyseisenä päivänä ja sen jälkeen tehdyt tunnit näytetään laskutettavina.
- tuntimerkintää ole manuaalisesti muutettu ei-laskutettavaksi projektin Toteutuneet kulut -näkymältä.
- tuntimerkinnän työlajia ole määritetty ei-laskutettavaksi.
- Jo laskutetut tunnit näytetään aina laskutettavina.
Kulut
Aikavälin suodatus tapahtuu ostolaskun päivän, kululaskun päivän tai matkakulujen päättymispäivän perusteella.
Pienin yksikkö (esim. yksi rivi) on kustannusrivi: kulurivi, matkakulurivi, ostolaskurivi tai manuaalisesti lisätty projektin kulurivi.
Projektit
Aikavälin suodatus tapahtuu projektin aloitus- ja päättymispäivän perusteella – valitun ajanjakson aikana aktiiviset projektit näytetään niiden aloitus- ja päättymispäivien perusteella.
Pienin yksikkö (esim. yksi rivi) on projekti.
Projektimoduuli eroaa muista moduuleista, koska projekteihin liittyy paljon olennaista materiaalia. Materiaalin aikaväli -suodattimella taulukon yläpuolella voit valita ajanjakson, joka suodattaa tiettyjen sarakkeiden arvot raportista. Sarakkeet, joihin tämä valinta vaikuttaa, on merkitty kalenterikuvakkeella.
Asiakkaat
Pienin yksikkö (esim. yksi rivi) on asiakas (tai yhtiökohtainen asiakassuhde, kun käytössä Enterprise+ paketti).
Materiaalin aikaväli -suodattimella taulukon yläpuolella voit valita ajanjakson, joka suodattaa tiettyjen sarakkeiden arvot raportista. Sarakkeet, joihin tämä valinta vaikuttaa, on merkitty kalenterikuvakkeella.
Aktiviteetit
Aikavälin suodatus tapahtuu aktiviteetin päivän perusteella.
Pienin yksikkö (esim. yksi rivi) on aktiviteetti.
Huom. Aktiviteeteissa on muutettu kenttien/sarakkeiden nimiä: entinen "Lisäyspäivä" on nyt Aktiviteetin päivä ja "Muistutuspäivä" on nyt Eräpäivä.
Myynnit
Aikavälin suodatus tapahtuu kustannuslaskelman lisäyspäivän tai projektin tilan tai myyntiputken muutospäivän perusteella (tieto nousee raportille, kun yksi näistä osuu aikaväliin).
Pienin yksikkö (esim. yksi rivi) on kustannuslaskelman rivi.
Ennuste
Aikavälin suodatus tapahtuu projektidatan perusteella.
Pienin yksikkö (esim. yksi rivi) on projekti kuukausittain.
Näkymä ja toiminnot
Raporttien päänäkymä koostuu seuraavista:
1. Välilehtipalkki
Tämän avulla voit valita raporttimoduulin ja raporttipohjan. Sisältää painikkeet Lisää raportti, Tallenna raportti ja avaa Raporttigalleria.
2. Työkalupalkki taulukon yläpuolella
Tämän avulla voit valita Valuutan, Raportin aikavälin ja Materiaalin aikavälin. Näyttää aktiiviset suodattimet ja sisältää painikkeet Avaa/Sulje kaikki ryhmät sekä Vie Exceliin/CSV:nä.
3. Päätaulukko
Näyttää raportin sisällön, antaa suorittaa pikahaun sarakkeittain, kiinnittää sarakkeita jne.
4. Työkalupalkki oikealla puolella
Sisältää painikkeet Sarakkeet ja Suodattimet -valikkojen avaamiseen.
5. Summapalkki
Sisältää lasketut summat olennaisille sarakkeille.
6. Kiinteä alatunniste
Sisältää rivien määrän ja joitakin lukuja valituista soluista (min, max, keskiarvo, summa jne.)
Sarakkeiden valitseminen
Voit avata Sarakkeet-valikon oikealla puolella olevasta työkalupalkista.
Täällä voit valita näkyvät sarakkeet napsauttamalla niiden valintaruutuja. Sarakkeet on järjestetty aakkosjärjestykseen, ja asiakkaiden ja projektien mukautetut lisäkentät ovat luettelon lopussa. Voit myös etsiä sarakkeita hakukentän avulla ylhäältä.
Tietojen ryhmittely
Tietojen ryhmittely tapahtuu samasta Sarakkeet-valikosta – vedät vain haluamasi sarakkeen vetopainikkeesta (neliö pisteillä valintaruudun vieressä) ja pudotat sen Ryhmäsarakkeet-ruutuun alapuolella. Voit ryhmitellä rivejä useilla tasoilla, joten voit vetää tänne useita sarakkeita ja muuttaa niiden järjestystä tarpeen mukaan.
Päätason arvot ryhmitellyissä tiedoissa
Päätason arvot ryhmitellyille tiedoille (mitä arvoja päärivin solut näyttävät) määritetään Arvot-ruudussa. Täällä voit valita, haluatko päärivin näyttävän alatason rivien summan/keskiarvon/minimimäärän/maksimimäärän jne. Toiminnon vaihtaminen tapahtuu napsauttamalla riviä Arvot-ruudussa.
Tietojen pivotointi
Pivot-tilassa voit asettaa arvoja sarakkeiksi.
Esimerkiksi, jos haluat raportoida laskutuksen kuukausittain asiakkaiden mukaan: aseta Asiakkaat riviryhmiksi, kuukausi (laskutuspäivä) sarakeotsikoiksi ja summa arvoiksi.
Tietojen suodattaminen
Voit suodattaa taulukon sisältöä joko suoraan sarakkeista (käsitelty seuraavassa kappaleessa) tai avaamalla Suodattimet-valikon oikealla puolella olevasta työkalupalkista.
Täällä voit valita (tai etsiä) sarakkeet, joita haluat suodattaa, ja avata suodatusvaihtoehdot laajentamalla riviä napsauttamalla sitä. Eri suodatustyypit näytetään eri tyyppisille sarakkeille (teksti/numero/päivämäärä). Nollaa-painike täällä (tai Tyhjennä-painike työkalupalkissa) nollaa kaikki suodattimeen tehdyt muutokset, joten kaikki tiedot näytetään uudelleen.
Saraketoiminnot
Järjestä sarakkeita uuteen järjestykseen vetämällä ja pudottamalla.
Lajittele sarakkeen sisältö nousevaan tai laskevaan järjestykseen käyttämällä nuolipainiketta.
Aseta toisen tai kolmannen tason lajittelu pitämällä shift-näppäintä painettuna ja napsauttamalla sarakkeita tarvittavassa järjestyksessä. (Oletusraporteissa lajittelut on jo käytössä.)
Suorita pikahaku sarakkeesta kirjoittamalla syöttökenttään. Taulukon rivit suodatetaan vastaamaan hakua (tarkka arvo löytyy alla olevasta solusta).
Jos tarvitaan laajempi haku, suodatinvalikko voidaan avata napsauttamalla syöttökentän vieressä olevaa suodatinikonia. Täällä voidaan suorittaa kehittyneempiä & yhdistettyjä hakuja. Eri suodatustyypit näytetään eri tyyppisille sarakkeille (teksti/numero/päivämäärä).
Lisää saraketoimintoja voidaan tehdä napsauttamalla sarakevalikkoa:
Kiinnitä sarakkeet vasemmalle tai oikealle, jotta tarvittava sarake pysyy paikallaan, kun vierität sivua vaakasuunnassa.
Arvon kokoaminen määrittää, mitä arvoja päätason solut näyttävät ryhmitellyille tiedoille (sama toiminto Sarakkeet-osiossa).
Mukauta automaattisesti levennetyt sarakkeet.
Ryhmä -valinnalla voit ryhmitellä raportin tiedot valitun sarakkeen mukaan (sama toiminto Sarakkeet-osiossa).
Palauta saraakkeet nollaa kaikki sarakeasetukset.
Laajenna tai Kutista kaikki riviryhmät.
Hiiren oikean painikkeen taulukkotoiminnot
Oikeanpuoleinen hiiren napsautus taulukon solussa avaa toimintovalikon. Jos useita soluja valitaan napsauttamalla ja vetämällä, vain valitut rivit sisältyvät toimintaan. Jos mitään ei ole valittu ja oikea napsautus tapahtuu yhdessä solussa, koko taulukko sisältyy.
Kopioi/otsikoiden kanssa/ryhmäotsikoiden kanssa
Kaavion alue antaa mahdollisuuden luoda kaavioita (esimerkki ympyräkaaviosta alla). Huomaa, että tämä voi vaatia tietojen ryhmittelyä ensin.
Vie sisältö joko Excel-tiedostona tai .csv-muodossa (sama toiminto löytyy työkaluriviltä taulukon yläpuolelta). Huom. Vain ruudulla näytettävät rivit viedään, eli mikäli tietoja on ryhmitelty, laajenna tai kutista riviryhmät sen mukaan, halutaanko viedä ainoastaan päärivit vai myös niiden alatason rivit.
Raporttipohjat
Heeros on luonut sinulle valmiiksi joitakin oletusraportteja. Lisäksi voit luoda omia raporttipohjia.
Uuden raporttipohjan luominen
Uuden raporttipohjan luominen "tyhjästä" tapahtuu plus-painikkeen kautta välilehtipalkissa.
Täällä sinun täytyy määrittää raportin aikaväli, raportin nimi, raportin kuvaus ja kenelle raportti jaetaan. Kun kaikki tarvittavat tiedot on täytetty, raportti tallennetaan napsauttamalla Lisää raportti-painiketta.
Aluksi tämä uusi pohja luodaan ilman suodattimia tai ryhmittelyjä ja kaikki sarakkeet näkyvissä. Luomisen jälkeen näitä valintoja on mahdollista muuttaa. Muutosten tallentaminen raporttipohjaan kuvataan seuraavaksi tarkemmin.
Raporttipohjan tallentaminen
1. Kun olet tehnyt muutoksia tällä hetkellä tarkastelemasi raportin tietoihin, voit tallentaa määritykset napsauttamalla Tallenna raportti-painiketta oikeassa yläkulmassa. Aktiiviset määritykset tallennetaan raporttipohjaksi:
- Näkyvät sarakkeet
- Sarakkeiden järjestys
- Riviryhmittelyt
- Ryhmittelyn arvot
- Suodattimet
- Valuuttavalinta
-
Projektimoduulin Materiaalin aikaväli
2. Tallennus avaa uuden valintaikkunan. Jos tarkastelemasi ja muokkaamasi raportti on luotu alunperin sinun toimesta, voit tallentaa muokkaukset nykyiseen pohjaan (Tallenna raportti). Muussa tapauksessa tallennat muutoksesi uutena raporttipohjana (vaihe 3).
3. Uutta raporttipohjaa varten sinun täytyy määrittää uusi nimi ja kuvaus.
Voit myös valita jakaa pohjan muillekin käyttäjille organisaatiossasi (käyttöoikeuksistasi riippuen). Voit jakaa raportin:
- Kaikille
- Jollekin yritykselle moniyhtiöasennuksessa (Enterprise+)
- Jollekin tiimille yrityksessä
- Jollekin käyttäjälle yrityksessä
Näkyvät yritykset/tiimit/käyttäjät määritellään käytetyn moduulin lukuoikeuksien perusteella (muokattavissa pääkäyttäjän toimesta asetuksissa).
Jos valitulla käyttäjällä ei ole tarvittavia oikeuksia tai vain rajoitetut oikeudet raportin tarkastelemiseen, ohjelma ilmoittaa siitä (esimerkiksi vain oikeus tarkastella tunteja omille projekteille, eikä näin ollen kaikki tiedot näy).
Raporttien tarkastelu ja avaaminen
Raporttien tarkastelu tapahtuu Raporttigalleria-kuvakkeen kautta oikeassa yläkulmassa.
Täällä näet kaikki oletusraportit, itse luomasi tai toisten sinulle jakamat raportit.
Heeroksen oletusraportit on merkitty plus-kuvakkeella:
Muiden käyttäjien sinulle jakamat raportit on merkattu liilalla kuvakkeella, ja hiiren ollessa sen päällä näkyy kuka on jakanut tämän raportin kanssasi ja milloin:
Voit avata raportin napsauttamalla sitä listalla. Muut toiminnot raporttigalleriassa:
- Hae tai Näytä tiettyjä raportteja
- Muokkaa tai Poista raportteja: muokkaa nimeä, kuvausta tai jakamisvaihtoehtoja.
- Kiinnitä raportteja: merkitse raportti tähdellä suosikiksi ja se kiinnitetään välilehtipalkkiin helpompaa käyttöä varten.