- Asetukset ja käyttöoikeudet
- Tuntien kirjaustavat
- Tuntien ilmoitukset
- Tuntien tilat
- Tuntien laskuttaminen
- Tuntisaldojen seuranta
- Tuntien raportointi
PSA:n Ajanhallinta mahdollistaa monipuoliset tuntikirjaustavat, hyväksyntäprosessin, tuntikertymän seurannan, ilmoitukset ja raportointityökalut, joiden avulla työntekijät, esihenkilöt ja projektivastaavat voivat hallita, seurata ja laskuttaa työaikaa tehokkaasti. Ajanhallinnan työkalut parantavat tuntikirjausten tarkkuutta ja ajantasaisuutta, mikä tukee projektien seurantaa.
Katso myös videot! Tehokas työajanseuranta -video (6 min) ja Tuntien kirjaaminen -webinaaritallenne
Asetukset ja käyttöoikeudet
- Ajanhallinnan käyttöoikeudet voidaan mukauttaa roolikohtaisesti: kirjaa, hyväksy tai muokkaa/poista tunteja. Tämä mahdollistaa esimerkiksi projektivastaaville seurannan projektitiimin työtunteihin.
- Tuntikirjausten asetuksia voidaan määrittää yrityksen tarpeiden mukaan, esim. hyväksytäänkö tunnit ennen laskutusta ja sallitaanko vanhojen tuntimerkintöjen muokkaus.
Tuntien kirjaustavat
Tunteja voidaan kirjata useilla eri tavoilla:
-
- kalenterista piirtämällä tai raahaamalla
- bulk-merkintänä kerralla useille päiville
- start/stop kellon avulla
- mobiilisovelluksesta
- integroidun kalenterin tapahtumalle
Tuntien ilmoitukset
Ilmoitukset ohjelman sisällä tai sähköpostiin auttavat työntekijöitä ja esihenkilöitä seuraamaan tuntikirjauksia ja niihin liittyviä toimenpiteitä.
-
- Muistutukset puuttuvista tuntikirjauksista
- Ilmoitukset hyväksyntää odottavista tunneista
- Ilmoitukset saldorajan ylittymisestä
Tuntien tilat
Ohjelmassa voidaan ottaa käyttöön tuntien kuittaus- ja/tai hyväksyntäominaisuudet, joilla varmistetaan, että kaikki kirjatut tunnit tarkistetaan ennen niiden hyväksyntää tai laskutusta. Itse luotuja tuntiraportteja on myös mahdollista suodattaa tuntien tilojen perusteella. Tunnit voivat näkyä odottavina, lähetettyinä, hyväksyttyinä tai hylättyinä.
-
- Oma hyväksyntä eli tuntien kuittaaminen
- Esihenkilön tai projektivastaavan hyväksyntä
- Ylityötuntien hyväksyntä
Tuntien laskuttaminen
Tuntilaskutuksen avulla voidaan muodostaa todellisiin työtunteihin perustuvia projektilaskuja. Tunneista aiheutuva kulu eli sisäinen omakustannehinta asetetaan käyttäjäkohtaisesti. Tuntien laskutettavuutta ja myyntihintaa taas voidaan määritellä eri tavoin kuten työlaji- tai projektikohtaisesti.
Työtunnit voidaan ryhmitellä laskuilla esim. työntekijöittäin sekä tarvittaessa lisätä PDF-tuntiraportti laskun liitteeksi. Tuntiperusteiset projektilaskut voidaan luoda
- manuaalisesti
- automaation tai
- massalaskutuksen avulla.
Tuntisaldojen seuranta
Työtuntien kertymistä voidaan seurata saldojen avulla.
- Tuntisaldo muodostuu automaattisesti työajanodotteen ylittävistä tai alittavista tunneista.
- Ylityötunnit käyttäjä merkkaa itse ylityöksi.
Tuntien raportointi
Ohjelmasta löytyy laajat mahdollisuudet tuntien raportointiin.
- Tuntien graafinen BI-raportti
- Uusien raporttien oletustuntiraportit
- Uusia tuntiraportteja voi luoda itse halutuilla sarakkeilla, suodatuksilla ja ryhmittelyillä