Projektikortin Yleiskatsaus-aloitussivulta löydät projektin perustiedot.
Muiden välilehtien kautta pääset kaikkiin projektiin liittyviin tietoihin, kuten kustannuslaskelma, resursointi, talous, aktiviteetit, sekä muistiot ja liitteet.
Perustiedot
Projektikortin vasemmasta reunasta näet projektin perustiedot, joista osa on muokattavissa Muokkaa-painikkeen kautta.
Ylimpänä kooste, joka sisältää mm.
- Projektin väri
- Projektin status
- Projektin laskutustapa
- Projektin nimi, numero ja asiakkuus
- Myyntiarvo, joka nousee kustannuslaskelmalta tai myyntiarvo-kentästä, jos kustannuslaskelmaa ei ole
- Muokattavia tietoja kuten:
- kaupan vahvistuspäivä
- myyjä ja projektivastaava
- myyntiputki ja taso
Projektin tiedot
Osio sisältää projektin nimen, tyypin, kategorian, keston, allokoidut tunnit, budjetin jne. sekä mahdolliset itse määrittelemänne lisäkentät.
Voit päivittää tietoja
- Klikkaa Muokkaa → Sivuun avautuu slider, johon voit täydentää tietoja.
- Täydennä tiedot.
- Tallenna.
Huom! Tietokenttä, jota ei ole täydennetty ei näy projektin perustietokortilla. Esim. mikäli tunnisteita ei ole määritetty, kenttä näkyy ainoastaan Muokkaus-tilassa.
Kenttien kuvaukset:
- Yhtiö: Ainoastaan Enterprise+-paketissa. Osoittaa yhtiön, jolle projekti on luotu.
-
Asiakas: Valitse asiakas alasvetovalikosta. Haku tapahtuu kirjoittamalla asiakkaan nimi kenttään ja valitsemalla sen tai voit lisätä kokonaan uuden asiakkaan, jos asiakasta ei läydy listalta.
-
Projektin väri ja nimi: Nimeä projekti ja vaihda sen väri halutessasi väriä klikkaamalla. Oletusväri on tummansininen. Huom. väri on projektikohtainen, ei käyttäjäkohtainen.
- Liiketoiminta-ala: Valitse alasvetovalikosta.
- Projektin tyyppi: Valitse alasvetovalikosta.
- Asiakasryhmä: Valitse alasvetovalikosta.
- Projektin kesto: Aloitus- ja lopetuspäivämäärät
- Tapahtumapäivät: Projektin aloitus- ja lopetuspäivämäärästä poikkeava aikamerkintä, jolla voidaan osoittaa esimerkiksi messutapahtuman päivät. Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Projektit- asetuksista aktivoitava tieto.
- Kaupan vahvistuspäivä: Kaupan allekirjoituspäivä
- Budjetoidut tunnit: Projektille suunniteltu kokonaistuntimäärä.
- Allokoidut tunnit: Projektille allokoidut tunnit resursoinnin mukaan (mikäli resursointi on käytössä).
- Myyntiarvo: Kustannuslaskelmalta sopimuksen arvo (alv 0 %). Mikäli projektille ei lisätä kustannuslaskelmaa, myyntiarvon voi lisätä manuaalisesti.
- Arvioitu projektikate: Arvioitu projektin kate €
-
Tunnisteet: Tunnisteilla voidaan ryhmitellä ja luokitella projekteja. Tunnisteita voi lisätä joko kaikki käyttäjät tai ne on ennalta määritelty riippuen asetuksistanne.
[Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Tunnisteet ] - Muistiinpanot: Sisäinen muistiinpanokenttä
- Lisätieto: Lisäinformaatiota projektista.
Lisätiedot:
Projektikortin Lisäkentät , jotka on määritelty Admin käyttäjän toimesta projektin asetuksista [ Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Projektit - Lisäkentät ]
Laskutusasetukset
Laskutusasetuksissa määrittelet mm. onko projekti Laskutettava, Ei laskutettava vai Loma/Poissaolo -projekti sekä mitä aineistoa projektilla laskutetaan, tuntisaldokertoimen ja laskuaineiston ryhmittelyn.
-
Klikkaa Muokkaa
→ Oikeaan reunaan avautuu ikkuna - Tee tarvittavat muutokset
-
Tallenna.
Kenttien kuvaukset:
-
Laskutustapa:
- Laskutettava: Voitettu projekti on automaattisesti laskutettava projekti.
- Ei laskutettava: Myyntiputkelle tai sisäiseksi projektiksi lisätä projekti on automaattisesti ei laskutettava projekti.
- Loma/Poissaolo: Sisäisen projektin voi määrittää erikseen loma/poissaolo projektiksi. Tällöin projektille merkatut tunnit näkyvät Poissaolot-sarakkeessa laskutusasteraportilla.
-
Aktiiviset laskutettavat kohteet:
- Tunnit: Projektille kirjatut tunnit siirtyvät laskutettaviksi merkitystä päivämäärästä alkaen.
- Kulut: Sallitaan kululaskujen laskuttaminen asiakkaalta määritellystä päivämäärästä alkaen
- Maksuerät: Voidaan laskuttaa erissä
- Ostolaskut: Määritellään hyväksytyt ostolaskut veloitettaviksi asiakkaalta
- Kustannuslaskelma: Sallitaan laskun muodostaminen kustannuslaskelmalta
-
Laskurivien ryhmittely: Laskurivien ryhmittelyllä voit määritellä jo projektikortilla, kuinka laskutusmateriaali ryhmitellään myyntilaskun laskuaineistolla, josta löytyy samat ryhmittelymahdollisuudet.
-
Projekti ja tehtävä ryhmittely:
- Ei valittu
-
Projekteittain
-
Ei projektiryhmittelyä
-
Projekteittain ja tehtävittäin
-
Työtuntien ryhmittely:
- Ei valittu
- Työntekijöittäin ja tehtävittäin:
- Tehtävittäin:
- Kaikki yhdessä, määrä 1: Laskurivillä on kuvauksena “Työtunnit” ja määränä on aina 1. Summa koostuu kaikkien työtuntien kokonaissummasta.
- Tuntimerkinnöittäin, näytä käyttäjä: Jokainen tuntimerkintä on eriteltynä omilla laskuriveillään, työntekijän nimi tulee näkyviin laskuriville. Päivämäärätieto näytetään ensimmäisenä.
- Tuntimerkinnöittäin, piilota käytt'jä: Jokainen tuntimerkintä on eriteltynä omilla laskuriveillään, työntekijän nimi ei tule laskulle
- Työntekijöittäin ja tuntimerkinnöittäin: Kaikki tuntimerkinnät ovat omilla laskuriveillään, työntekijän nimi näytetään ensimmäisenä.
-
Matkalaskujen erittely:
- Ei valittu
-
Kaikki yhdessä: Myyntilaskulla matkakulut ja muut kulut ovat yhdellä rivillä
-
Päiväraha, matkakorvaus ja muut kulut eriteltynä: Kaikki kulut eriteltynä omille riveilleen
-
Päiväraha ja matkakorvaus yhdessä, muut kulut eriteltynä: Matkalaskut näytetään yhdessä, mutta muista kuluista muodostuu omat rivit myyntilaskulle.
-
Kustannuslaskelma ryhmittely:
- Ei valittu
-
Älä tuo seliterivejä kustannuslaskelmalta
-
Tuo seliterivit kustannuslaskelmalta
-
- Massalaskutus:Määrität nouseeko projektin laskuaineisto massalaskutukseen, mikäli ominaisuus on aktivoitu (Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Myynti- ja Ostolaskut - Salli massalaskutus )
-
E-laskun viite: Jos sähköinen laskutus on aktivoitu, projektin aliurakoitsijan tulee lisätä tämä numerosarja sähköiselle laskulleen. Heeros PSA yhdistää numerosarjan avulla laskun suoraan projektille.
-
Viitteenne (laskulle): Laskun viitenumero, joka lisätään automaattisesti projektin tiedoista laskulle.
- Viitteemme
-
Viesti laskulle
Huom! Ainoastaan projektit, joille on määritelty laskutustavaksi "Laskutettava", on mahdollista laskuttaa projektiaineistolla (tunnit, kustannuslaskelma, kulu- ja ostolaskut).
Osoitteet
Laskutusosoite
Laskutusosoite-kohdasta voit noutaa projektille asiakaskortilta löytyvän laskutusosoitteen tai lisätä poikkeavan osoitteen kyseiselle projektille. Voit tarvittaessa myös määritellä laskutettavaksi asiakkaaksi projektin tilaaja-asiakkaasta poikkeavan asiakkaan, tai jakaa kyseisen projektin laskutuksen %-osuuksina usealle eri asiakkaalle/osoitteelle. Lue lisää täältä.
Toimitusosoite
Määrittele osoite, johon projektille tulevat tuotteet toimitetaan.
Tiimi
Lisää projektitiimin jäsenet yksittäin tai asetuksissa valmiiksi luotuina tiimeinä (kun tiimiä muokataan asetuksissa, muutokset päivittyvät automaattisesti myös asiakas- ja projektitiimeihin).
Yhteyshenkilöt
Voit liittää projektiin asiakkaiden yhteyshenkilöitä tai projektiin liittyviä kumppaneita.
- Mene Projektikortilla kohtaan Yhteyshenkilöt
- Klikkaa Lisää, joko Projektin yhteyshenkilöt tai Kumppanit välilehdellä sen mukaan kumpaa olet lisäämässä.
-
Valitse yhteyshenkilö tai kumppani joko valitsemalla avautuvalta listalta tai kirjoittamalla nimeä haku kenttään.
Tuntihinnasto
Voit määritellä projektille tuntihinnat ammattinimikkeittäin tai työlajeittain ja käyttäjittäin.
Nimen perässä sulkeissa oleva luku kertoo, kuinka monta hintaa kohtaan on merkitty.
Työlajit ovat asetuksissa määriteltäviä tuntien luokittelutekijöitä. Työlajeja voidaan hyödyntää tuntien luokittelussa, raporteilla sekä hinnoittelussa. Se on pakollinen tieto tuntikirjauksessa.
Ammattinimikkeitä voidaan hyödyntää tuntien luokittelussa ja hinnoittelussa. Ammattinimikkeitä voidaan määritellä asetuksissa ja käyttäjiä lisätään Ammattinimike ryhmiin asetuksissa. Ammattinimikkeinä voi olla esimerkiksi SKOL-luokat tms.
Ammattinimikkeet kohdassa voidaan myös määritellä ns. Poikkeava ammattinimike , jossa käyttäjälle määritellään perusasetuksista eriävä ammattinimike ko projektille.
Käyttäjät kohdassa voidaan määritellä projektilla käytettävä käyttäjäkohtainen tuntihinta.
Huom!
Tilanteessa, että asiakas- ja projektihinnoittelussa on sekä työlajeilla, ammattinimikkeillä että käyttäjille määritelty hintoja:
-
käyttäjille kirjattu tuntihinta ylikirjoittaa ammattinimike ja työlajille määritellyt hinnat
-
mikäli käyttäjällä ei ole hintaa ammattinimikkeen hinta ylikirjoittaa työlajin hinnan
-
mikäli käyttäjällä eikä ammattinimikkeillä ei ole hintoja Heeros PSA käyttää työlajille määriteltyä hintaa
Tuntikirjausasetukset
Näet tuntisaldokertoimen, jolla projektille kohdennetut tunnit kerrotaan sekä voit määritellä sallitaanko kaikkien käyttäjien kohdentaa työtunteja projektille ja projektin tehtäville.
Projektin tilastot
Yleiskatsauksen Projektin tilastot -osiosta näet projektin kustannuslaskelman myyntiarvon sekä projektikatteen, Projektille kohdennetut aktiviteetit sekä tuntimerkinnät ja myyntilaskut.