Projektilaskun laskuaineisto

• Laskuaineiston sisältö
• Laskuaineiston valinta ja käsittely
  • Aineiston rajaus
  • Laskurivien ryhmittely
  • Laskuaineiston kolme erillistä summasaraketta
  • Muutosten tallentaminen
• Projektimateriaalin sitominen laskuun/vapauttaminen laskulta jälkikäteen
• Esimerkkejä

Projektilasku koostuu projektille kohdennetusta laskutettavasta materiaalista, jota kutsutaan laskuaineistoksi. Myyntilaskulla hallitset tätä aineistoa Laskuaineisto-painikkeesta avautuvassa näkymässä. Erillinen hallintanäkymä mahdollistaa sen, että laskun kuvalla näkyvät rivit voidaan muokata halutunlaisiksi riippumatta siitä, millä kuvauksilla ja tiedoilla laskuun sidottu materiaali on projektille kirjattu. Laskuaineisto mahdollistaa myös projektimateriaalin sitomisen tiettyyn myyntilaskuun lähetyksen jälkeen laskutetuksi sekä projektiaineiston vapauttamisen myyntilaskulta laskutettavaksi ilman hyvityslaskun luomisen tarvetta. Raporteilla näkyvät laskutukseen liittyvät luvut noudetaan laskuaineistoilta (poislukien tuotteet). 

Laskuaineiston sisältö

Laskuaineisto eli projektin laskutettava materiaali koostuu projektille kohdennetuista ja laskutettavaksi määritetyistä tiedoista:

• Tunnit
• Maksuerät
• Matkalaskut ja kululaskut
• Ostolaskut
• Kustannuslaskelma

Mikäli haluamasi projektimateriaali ei nouse laskulle, tarkista seuraavat: 

• Projektin Laskutustapa: Laskutettava
• Projektin Aktiiviset laskutettavat kohteet: määrittää mitkä kulutyypit ovat kyseisellä projektilla asiakkaalta laskutettavia ja mistä päivästä alkaen.
• Laskun aikaväli: varmista osuuko haluamasi materiaali kyseiselle aikavälille. 
• Tuntikirjausasetukset ja projektin tuntihinnasto: tarkista onko osa työlajeista asetettu ei-laskutettaviksi. 
• Projektin Toteutuneet kulut -näkymä: tarkista onko yksittäinen kulu tai tunti asetettu ei-laskutettavaksi. 

Laskuaineiston valinta ja käsittely

Pääset hallitsemaan laskuaineistoa klikkaamalla laskun muokkaustilassa Laskuaineisto-painiketta.

Laskuaineistonäkymässä voit määrittää uudelleen kyseiselle myyntilaskulle sidottavaa projektimateriaalia sekä kuinka se esitetään myyntilaskun riveillä. 

Aineiston rajaus

• Laskutusmateriaalin ajanjakso: myyntilaskulle aiemmin antamasi aikaväli, jota voit tarvittaessa pidentää tai lyhentää
• Projektit: miltä projekteilta laskuaineistoa haetaan tälle laskulle
• Laskuaineisto: minkä tyyppistä laskuaineistoa haetaan tälle laskulle, esim. tunnit ja maksuerät

Kun näkymälle on rajattu haluttu projektimateriaali ajanjakson, tyypin ja projektin perusteella, voit vielä valintaruutuja klikkaamalla valita, mitkä yksittäiset materiaalit sidotaan tälle laskulle (rasti ruudussa) ja mitkä jätetään myöhemmin laskutettaviksi (tyhjä valintaruutu). 

Alla näkyvässä kuvassa kaksi ylintä tuntimerkintää on jätetty pois tältä laskulta. 

Laskurivien ryhmittely

Määrittele, kuinka erityyppiset projektiaineistot ryhmitellään eli näytetään laskuriveillä.

Projektien ja tehtävien ryhmittely: 

• Projekteittain
• Ei projektiryhmittelyä
• Projekteittain ja tehtävittäin

Työtuntien ryhmittely:

• Työntekijöittäin
• Työntekijöittäin ja työlajeittain
• Työlajeittain
• Kaikki yhdessä, näytä määrä: kaikki tuntimerkinnät yhdellä rivillä, tuntimääränä kaikkien työtuntien kokonaismäärä, jos niiden myyntihinta on sama (1, jos myyntihinta eroaa).
• Kaikki yhdessä, määrä 1: kaikki tuntimerkinnät yhdellä rivillä, tuntimääränä 1 (summa lasketaan taustalla).
• Tuntimerkinnöittäin, näytä käyttäjä: rivillä näkyy pvm, työntekijä, työlaji ja kuvaus. 
• Tuntimerkinnöittäin, piilota käyttäjä: rivillä näkyy pvm, työlaji ja kuvaus. 
• Työntekijöittäin ja tuntimerkinnöttäin: rivillä näkyy työntekijä, pvm, työlaji ja kuvaus. 

Matkalaskujen ryhmittely:

• Matkalaskut kaikki yhdessä: kaikki matkalaskun sisältö yhdellä rivillä. 
• Päiväraha-, matkakorvaus- ja muut kulut eriteltynä
• Päiväraha- ja matkakorvauskulut yhdessä, muut kulut eriteltynä.

Kustannuslaskelman ryhmittely:

• Älä tuo seliterivejä kustannuslaskelmalta
• Tuo seliterivit kustannuslaskelmalta

Laskuaineiston kolme erillistä summasaraketta

• Myyntihinta 0%: Määrä x materiaalin hinta projektilla. 
• Valitut laskurivit 0%: Tässä voit tarvittaessa muuttaa kustannuslaskelman, maksuerien, ostolaskujen sekä matka-ja kululaskujen hintoja, jotka laskulle viedään. Huom! Tuntihintoja ei voi muuttaa, koska laskenta tapahtuu automaattisesti käyttäjän, ammattinimikkeiden ja työlajien hintojen perusteella. 
• Asiakasta laskutetaan 0%: Materiaalin todellinen laskutushinta, joka kirjataan raporteille. 

Muutosten tallentaminen

Laskuaineiston muutokset voidaan tallentaa joko ainoastaan laskuaineistolle tai päivittäen myös laskurivit muutoksen mukaisiksi. 

Tallenna & Sulje

Tallenna & Sulje -painikkeella tallennat laskuaineiston riveille tehdyt muutokset, muuttamatta asiakkaalle lähtevän laskun rivejä. 

Esim. Kun muutat Valitut laskurivit 0% -sarakkeessa ostolaskun hintaa ja painat Tallenna & Sulje, vain raportointiin ilmoitettava ostolaskun hinta muuttuu. Asiakkaalle lähtevän laskun summa ei muutu. 

Päivitä laskurivit

Päivitä laskurivit -painikkeella tallennat muutokset laskuaineistolle ja päivität samalla myyntilaskun rivit tehtyjen muutosten mukaisesti.

Esim. Kun muutat Valitut laskurivit 0% -sarakkeessa ostolaskun hintaa ja painat Päivitä laskurivit, sekä raportointiin ilmoitettava ostolaskun hinta että asiakkaalle lähtevän laskun summa muuttuu.

Projektimateriaalin sitominen laskuun/vapauttaminen laskulta jälkikäteen

Projektimateriaalin sitominen laskuun jälkikäteen

Laskuaineiston avulla voidaan tarvittaessa kiinnittää projektiaineistoa jo laskutetuille laskuille. Esimerkiksi tunteja voidaan tällä tavoin muuttaa laskutetuiksi, jos ne ovat kuuluneet jo laskutettuun urakkaan. 

1. Klikkaa jo laskutettu myyntilasku muokkaustilaan.
2. Laskuaineisto aukeaa. 
3. Määritä tarvittaessa Laskumateriaalin ajanjakso pidemmäksi.
4. Valitse liitettävät eli laskutetuiksi merkittävät materiaalit klikkaamalla niiden edessä olevaa ruutua.
5. Klikkaa Tallenna & Sulje.

Projektimateriaalin vapauttaminen laskulta jälkikäteen

Jos projektimateriaalia on liitetty virheellisesti myyntilaskulle, voit vapauttaa materiaalit jälkikäteen laskuaineistolta, esimerkiksi kulujen oikein kohdentamisen vuoksi. Näin kyseinen materiaali vapautuu uudelleen laskuttamaton-tilaan ilman, että tarvitsee tehdä hyvityslaskua. 

1. Klikkaa jo laskutettu myyntilasku muokkaustilaan.
2. Laskuaineisto aukeaa.
3. Valitse vapautettavat eli laskuttamattomaksi merkittävät materiaalit klikkaamalla niiden edessä oleva ruutu tyhjäksi.
4. Klikkaa Tallenna & Sulje.

Esimerkkejä

Esimerkki 1

Projektilla on laskutettavaa aineistoa yksi ostolasku 1000€ ja tuntimerkintöjä 5000€ (100h * 50€). Laskun loppusummaksi näistä tulisi 6000€.

Asiakkaan kanssa oli kuitenkin sovittu 5000€ loppusummasta. Näin ollen käyttäjä poistaa laskurivit laskukuvalta (kolmen pisteen takaa) ja luo uuden laskurivin halutulle summalle. 

Kun käyttäjä sen jälkeen katsoo laskuaineistoa, ohjelma on laskenut tuntimerkinnöille uuden todellisen laskutushinnan raportointia varten. (Ohjelma ei muuta automaattisesti osto-, kulu- tai matkalaskujen laskutushintaa vaan ainoastaan tuntien.) Tuntien todellinen laskutushinta siis muuttui 50€ > 40€. Käyttäjä klikkaa laskuaineistolta Tallenna & sulje ja laskulla Tallenna. 

Esimerkki 2

Yksittäinen tuntimerkintä poistetaan laskukuvalta rivin edestä kolmen pisteen takaa.

Ohjelma ilmoittaa, että kyseinen materiaali on silti edelleen laskuaineistolla sidottuna laskuun. 

Laskuaineistolla kyseinen rivi on edelleen täpättynä eli kiinnitetty tähän laskuun, mutta sen veloitushinnaksi on muuttunut 0€.

Mikäli tämä on ok, klikataan Peruuta. 

Mikäli tuntimerkintä halutaan laskuttaa myöhemmin toisella laskulla, otetaan täppä pois ja valitaan Päivitä laskurivit.