Ryhmät

Ryhmiä käytetään PSA:ssa käyttäjien ryhmittelyyn ja massahallintaan.
Käyttöoikeusryhmälle määritetty käyttöoikeus tai sen muutos otetaan automaattisesti käyttöön kaikilla ryhmän käyttäjillä. On suositeltavaa, että useita käyttäjiä hallitsevat yritykset luovat käyttöoikeusryhmiä ja antavat käyttöoikeudet ryhmille yksittäisten käyttäjien sijaan. 
Muita käyttäjien ryhmittelyjä ovat Tiimit, Ammattinimikkeet ja Esihenkilöt, joita hyödynnetään esimerkiksi resursoinnissa, hinnoittelussa, raportoinnissa ja tuntien hallinnassa (ei suoraan käyttöoikeusryhminä). 

Käyttöoikeudet: Admin
PSA-paketit: Business (vain käyttöoikeusryhmät), Enterprise, Enterprise+

Käyttöoikeusryhmät

PSA-tililläsi on oletuksena muutama käyttöoikeusryhmä, kuten pääkäyttäjät (admin), sekä dynaamiset ryhmät, kuten projektitiimi, projektivastaavat jne. Lisäksi voit rakentaa omia käyttäjäryhmiä.

Oletusryhmät

Admin (pääkäyttäjät)

Kun avaat uuden Heeros PSA-tilin, sinut lisätään automaattisesti Admin-pääkäyttäjäryhmään, jotta sinulla on pääsy ohjelman asetuksiin.

Oletuksena Admin-ryhmän jäsenyys sallii sen jäsenille vain pääsyn ohjelman eri asetuksiin. Ryhmälle on edelleen annettava käyttöoikeudet kaikkiin muihin ohjelman ominaisuuksiin (Asiakkaat, Projektit jne.) Käyttöoikeudet-näkymässä.

Dynaamiset ryhmät

Dynaamiset ryhmät ovat automaattisesti päivittyviä ryhmiä. Näitä ovat: 

• Asiakastiimi ja Asiakasvastaava
  Kun käyttäjä lisätään asiakasvastaavaksi tai asiakastiimiin asiakaskortilla, hänet lisätään automaattisesti Asiakasvastaava-ryhmään tai Asiakastiimi-ryhmään. Nämä ryhmät ovat näkyvissä Käyttöoikeudet-kohdassa vain Asiakkaat-ominaisuuden alla. Kaikilla näiden kahden ryhmän käyttäjillä on automaattisesti pääsy Asiakkaat-ominaisuuksiin, joihin ryhmälle on annettu käyttöoikeus.
• Projektitiimi ja Projektivastaava
  Kun käyttäjä lisätään projektivastaavaksi tai projektitiimiin projektikortilla, hänet lisätään automaattisesti Projektivastaava-ryhmään tai Projektitiimi-ryhmään. Nämä ryhmät ovat näkyvissä Käyttöoikeudet-kohdassa vain Projektit-ominaisuuden alla (kts. kuva alla). Kaikilla näiden kahden ryhmän käyttäjillä on automaattisesti pääsy Projektit-ominaisuuksiin, joihin ryhmälle on annettu käyttöoikeus.
• Yrityksen mukaan nimetty ryhmä
  Kaikki yrityksen käyttäjät lisätään tähän ryhmään automaattisesti.

Käyttöoikeusryhmän lisääminen

Voit tarvittaessa luoda lisää käyttöoikeusryhmiä esim. eri osastojen tai tarvittavien toimintojen mukaan, esim. myynti, tuotantotiimi, laskuttajat jne. Näin voit hallita eri käyttäjäryhmien oikeuksia. 

Asetukset > Käyttäjähallinta > Ryhmät > Käyttöoikeusryhmät

1. Klikkaa Lisää käyttöoikeusryhmä.
2. Anna ryhmälle nimi.
3. Valitse käyttäjiä alasvetovalikosta ja lisää heidät ryhmään.

Konserniryhmät

Mikäli käytössänne on moniyhtiöasennus eli hallinnoitte samalla PSA-tilillä useita yrityksiänne, voit hyödyntää konserniryhmiä käyttöoikeuksien jakamiseen yhtiöiden välillä. 

Tiimit

Mikäli yrityksessänne on useita eri tiimejä, kuten myynti, markkinointi, asiakaspalvelu, talous jne., voit määritellä tiimit käyttäjineen tänne. Tiimejä voidaan hyödyntää Resursointi ja Raportointi-näkymissä tietojen suodattamiseen ja järjestämiseen. Asetuksiin määritellyt tiimin voidaan myös lisätä suoraan projekti- ja asiakastiimeihin. Mikäli näin toimitaan ja tiimiä muokataan myöhemmin asetuksissa, muutokset päivittyvät automaattisesti myös asiakas- ja projektitiimeihin.

Tiimejä ei voi suoraan hyödyntää käyttöoikeusryhminä, vaan tarvittaessa tulee luoda samanniminen ryhmä Käyttöoikeusryhmiin. 

Huom! Tiimi tarkoittaa siis tässä organisaatiorakenteenne mukaista tiimiä (eri asia kuin PSA:n asiakastiimi tai projektitiimi).

Ammattinimikkeet

Mikäli käytössänne on työtuntihinnoittelu ammattinimikkeen mukaan (kuten SKOL-luokitukset tai myyntiedustaja, konsultti, suunnittelija jne.), voit luoda ammattinimikkeet perushintoineen tuntikirjausasetuksissa ja sen jälkeen lisätä henkilöt kyseisiin ryhmiin tässä näkymässä. Hintoja voidaan sen jälkeen muokata myös asiakas- ja projektikohtaisesti. Ammattinimikkeitä voidaan hyödyntää työtuntien hinnoitteluun, luokitteluun ja raportointiin. 

Ammattinimikkeitä ei voi suoraan hyödyntää käyttöoikeusryhminä, vaan tarvittaessa tulee luoda samanniminen ryhmä Käyttöoikeusryhmiin. 

Esihenkilöt

Voit määrittää esihenkilöitä ja heille alaisia. Esihenkilöt voivat käyttöoikeuksistaan riippuen tarkastella alaisiinsa liittyviä raportteja, hyväksyä näiden tunteja ja kululaskuja sekä saada näiden tunteihin liittyviä ilmoituksia. 

Esihenkilöasemaan liittyvät oikeudet löytyvät omina riveinään Käyttöoikeuksien määrittelystä ja Ilmoitusasetuksista. 

Huom! Esihenkilö siis tarkoittaa esimiesasemassa olevaa työntekijää, jolla on alaisia (eri asia kuin PSA:n projektivastaava).