Kulut-osio Finago PSA:ssa sisältää ostotilaukset ja -laskut, matkalaskut ja kululaskut. Se on tarkoitettu yrityksen projekti- ja liiketoimintakulujen hallintaan, seurantaan, hyväksyntään ja mahdolliseen edelleenlaskutukseen asiakkaalle. Sen avulla kulut voidaan kohdistaa projekteille ja näin seurata niiden kannattavuutta. Rajapintojen avulla kulutietoja voidaan siirtää myös PSA:n ja taloushallinnon ohjelman välillä.
Käyttöoikeudet: Matka- ja kululaskut, Ostolaskut, Ostotilaukset
PSA-paketit:
Ostolaskut ja -tilaukset: Enterprise, Enterprise+
Kululaskut: kaikki paketit
Matkalaskut: Business, Enterprise, Enterprise+
Asetukset ja käyttöoikeudet
Kulu- ja matkalaskujen asetuksissa määritellään:
- Kululaskujen maksutavat ja kulutyypit
- Kilometrikorvausten ja päivärahojen arvot sekä valuuttakurssit
Ostolaskujen asetuksissa määritellään:
- Rajapinnasta noudettujen laskujen oletusvastaanottaja, oletustila ja muokkauksen salliminen
- Ostolaskujen kulupäivän valinta
Käyttöoikeudet voidaan määritellä työntekijän roolin mukaisesti. Esimerkiksi peruskäyttäjällä on oikeus käsitellä vain omia kulu- tai ostolaskuja, mutta taloustiimi näkee kaikki.
- Moniyhtiöasennuksissa käyttäjät voivat luoda kulu- ja matkalaskuja vain omalle yhtiölleen.
- Freelancer-käyttäjät eivät voi luoda matka- ja kululaskuja, vaan heidän kulut käsitellään ostolaskuina.
Kulutyypit
- Ostotilaukset: hankintojen tekemiseen ja kulujen ennakointiin.
- Ostolaskut: toimittajien laskujen vastaanottamiseen, käsittelyyn, projektikohdistukseen ja hyväksyntään.
- Matkalaskut: työmatkoista aiheutuneiden kulujen, kuten matkustus-, majoitus- ja ateriakulujen, kohdistamiseen ja korvaamiseen.
- Kululaskut: muiden työhön liittyvien kulujen, esimerkiksi liikelounaiden, toimistotarvikkeiden ja muiden pienhankintojen, kohdistamiseen ja korvaamiseen.
- Voit lisätä myös manuaalisesti lisäkuluja projektin toteutuneet kulut -näkymässä, mikäli kulusta ei ole laskua PSA:ssa.
Kulujen tilat
Kulu- ja matkalaskujen prosessi:
- Luonnos - näkyy vasta käyttäjälle itselleen > muutetaan odottavaksi.
- Odottava - näkyy myös hyväksyjille > hyväksytään tai hylätään.
- Hyväksytty - lasku on valmis korvattavaksi työntekijälle ja laskutettavaksi asiakkaalta > arkistoidaan.
- (Hylätty - laskua ei korvata tai laskuteta, tai se vaatii muutoksia.)
- Arkistoitu - lasku on korvattu/siirretty taloushallinnon ohjelmaan korvattavaksi työntekijälle. Tilaa ei voida enää muokata.
Ostolaskujen prosessin vaiheet PSA:ssa riippuvat siitä, tehdäänkö tarkastuskierto PSA:ssa vai taloushallinnon ohjelmassa:
- Odottava: odottaa tarkistusta
- Esihyväksytty: valinnainen tarkastusvaihe
- Hyväksytty: lasku on todettu validiksi ja täydennetty projekti- ja kirjanpitotiedoiltaan
- (Hylätty: lasku ei ole validi, tai se vaatii muutoksia)
- Maksuun: valmis maksua varten (siirrettävä taloushallinnon rajapintaan)
- Arkistoitu: kaikki toimenpiteet tehty PSA:ssa.
Ilmoitukset
Voit saada ilmoituksia esim. alla mainituista tapahtumista. Valittavana olevat ilmoitukset riippuvat roolistasi ja oikeuksistasi. Määrittele ilmoitusasetuksesi kohdassa Asetukset > Oma profiili > Ilmoitukset
- Ostotilausten lisäämisestä tai kohdistamisesta
- Ostolaskujen lisäämisestä, kohdistamisesta tai erääntymisestä
- Kulu- ja matkalaskujen lisäämisestä, hyväksymisestä tai hylkäämisestä
Seuranta ja raportointi
Kulut-osion listanäkymien lisäksi voit tarkastella kuluja mm. näistä näkymistä:
- Uudet raportit > Kulut. Täältä löytyy valmiita raportteja sekä voit luoda uusia.
- Etusivu > Tulot & Menot tai Laskutus.