PSA:ssa voit luoda tai vastaanottaa ostolaskuja sähköisesti, kohdistaa ne yhdelle tai useammalle projektille, tarkastuttaa laskut organisaation sisällä sekä jälleenlaskuttaa ne asiakkailtasi. Huom! Ominaisuudet voivat vaihdella taloushallinnon rajapintasi mukaan.
Käyttöoikeudet: Ostolaskut
PSA-paketit: Business (lisäosa), Enterprise, Enterprise+
Ostolaskulista
Kulut > Ostolaskut
Ostolaskulistauksessa näet kaikki yrityksellesi tulleet ja lisätyt ostolaskut sekä niiden tilan, summat, hyväksyjän ja muita tietoja ostolaskuista. Voit hakea ostolaskuja eri hakukriteereitä hyödyntäen.
- Valinnat: Voit muuttaa usean ostolaskun tilaa kerralla ruksimalla laskut ja klikkaamalla Valinnat-painikkeen alta halutun toiminnon.
- Tulosta & siirrä: Käytössäsi olevaan taloushallinnon rajapintaan liittyvät toiminnot.
- Tila: Suodata näytettävät ostolaskut tilan mukaan.
- Laskun/kirjanpitopäivän/eräpäivän aikaväli: Suodata näytettävät ostolaskut päivämäärän mukaan.
Ostolaskujen eri tilat väreineen:
- Odottava: keltainen, odottaa tarkistusta
- Esihyväksytty harmaa
- Hyväksytty vihreä
- Hylätty pinkki
- Maksuun sininen, valmis maksua varten (siirrettävä rajapintaan)
- Arkistoitu lila, kaikki toimenpiteet tehty PSA:ssa
Ostolaskun lisääminen manuaalisesti
Voit lisätä ostolaskun kulujen seurantaa ja kohdistamista varten.
- Siirry osioon Kulut > Ostolaskut.
- Klikkaa Lisää ostolasku.
- Valitse toimittaja oikealta valikosta. Asiakkaat, joiden tyyppinä on supplier näkyvät (Toimittaja) tiedolla.
- Voit määrittää olemassa olevan asiakkaan toimittajaksi valitsemalla asiakkaan ja seuraamalla ruudun ohjeita.
- Voit myös lisätä uuden toimittajan kirjoittamalla toimittajan nimen ja lisäämällä sen uudeksi asiakkaaksi.
- Voit valita näytetäänkö arkistoidut asiakkaat pudotusvalikossa. - Lisää Laskun tiedot.
- Kirjanpitopäivää voidaan hyödyntää ostolaskukulujen kohdistamiseen eri kuukausille. Asetukset > Myynti- ja ostolaskut -osiossa on valinta, jonka kautta admin-käyttäjät voivat valita kumpaa päivää – ostolaskun päivää vai kirjanpitopäivää – käytetään kulujen kohdistamiseen.
- Lisää saajan Pankkitilin tiedot.
- Lisää laskurivit.
- Kohdista ostolasku projektille tai tarvittaessa ostotilaukseen.
- Klikkaa Tallenna.
- Tallennuksen jälkeen voit lisätä oikeassa laidassa kommentteja tai liitteitä ostolaskulle (tietojen siirtyminen rajapintakohtaista).
Ostolaskujen sähköinen vastaanottaminen
Voit vastaanottaa kaikki ostolaskut sähköisesti Heeros PSA:han (paperilaskut mahd. skannauspalvelun kautta), kun sinulla on käytössä siihen sopiva taloushallinto-ohjelman rajapinta, esim. Heeros Ostolaskut. Kun rajapinta on aktivoitu, sähköisesti vastaanotetut ostolaskut saapuvat suoraan Ostolaskut-moduuliin. Oletuskäsittelijä ja -tila voidaan määritellä asetuksissa. Lue lisää ostolaskujen sähköisestä vastaanottamisesta kohdasta Integraatiot.
Noudettavat tiedot sekä ostolaskuille PSA:ssa suoritettavat jatkotoiminnot voivat vaihdella rajapinnasta riippuen. Esim. kirjanpitopäivä haetaan seuraavista: Procountor, Netvisor, Talenom, Heeros, Merit Aktiva, Fortnox.
Huom! Mikäli rajapinnasta tuotujen ostolaskujen muokkaus on sallittu PSA:n asetuksissa, tulee laskun muokkaajan tarkistaa rivien lopulliset summat. Lue lisää täältä.
Ostolaskun kohdistaminen asiakkaalle/projektille sekä kustannuslaskelmalle
Voit kohdistaa ostolaskun joko yhdelle tai useammalle asiakkaalle/projektille ja kustannuslaskelmalle. Projektille kohdistettu kulu mahdollistaa sekä seurannan että kulujen jälleenlaskuttamisen myyntilaskulla.
- Ostolaskut näkyvät projektin kuluissa, kun ne ovat Hyväksytty-tilassa.
- Jälleenlaskutetus on mahdollista, kun
- ostolaskun tila on Hyväksytty
- projektin laskutustapa on Laskutettava
- projektin aktiivisena laskutettavana kohteena on Ostolaskut.
- Siirry osioon Kulut > Ostolaskut > [Valittu ostolasku].
- Klikkaa Muokkaa
- Klikkaa ylhäältä Kohdista projektin kustannuslaskelmalle ja vihreätä + merkkiä.
- Hae Asiakas/projekti.
- Tarvittaessa Kohdista kustannuslaskelman riville. Saat avattua projektin uuteen välilehteen silmän kuvakkeesta.
- Lisää Kuvaus, joka näkyy projektin kuluissa ja asiakkaan myyntilaskulla.
- Lisää Jako% eli osuus, joka ostolaskusta kohdentuu valitulle projektille ja kustannuslaskelmalle. Summa jakautuu automaattisesti määritetyn jako%:n mukaan.
- Klikkaa Tallenna.
Ostolaskun kohdistaminen ostotilaukselle
Mikäli ostolasku liittyy projektille jo aiemmin luotuun ostotilaukseen, eivätkä nämä ole kohdistuneet toisiinsa automaattisesti (toimittaja ei ole käyttänyt pyydettyä viitettä ostolaskulla), voit tehdä kohdistuksen seuraavasti. Ilman kohdistusta kulu näkyy joillakin raporteilla tuplana: ostotilaus ennusteena ja ostolasku toteutuneena kuluna.
- Siirry osioon Kulut > Ostolaskut > [Valittu ostolasku].
- Klikkaa Muokkaa > Ostotilauksen kohdistus.
- Klikkaa vihreästä + painikkeesta ja valitse avautuvassa sliderissa oikea ostotilaus klikkaamalla Kohdista.
- Tallenna ostolaskun muutokset.
Ostolaskun hyväksyntäkierto
Vaihtamalla ostolaskun tilaa voit osoittaa ostolaskun seuraavan käsittelijän. Käsittelijällä tulee olla käyttöoikeudet ostolaskujen hallintaan sekä ostolaskujen ilmoitukset päällä.
Tila voidaan vaihtaa yksittäin tai ostolaskulistalta useille laskuille kerralla. Huom! Sama viesti tallentuu kaikille samalla kerralla muutettaville laskuille.
- Klikkaa avatun ostolaskun yläosassa seuraavaa vaihetta.
- Uusi ikkuna avautuu. Valitse käyttäjä kenelle lasku osoitetaan.
- Kirjoita viesti vastaanottajalle. Viesti tallentuu myös ostolaskun Viestit & loki kenttään.
- Klikkaa OK. Seuraava käyttäjä saa ilmoituksen ostolaskusta, mikäli hänellä on ostolaskujen ilmoitusasetukset päällä.
Maksaminen
Ohjelmassa ei voi maksaa ostolaskuja suoraan. Riippuen käytössä olevasta taloushallinto-ohjelmasta, voidaan hyväksytyt ostolaskut lähettää taloushallinto-ohjelmaan maksatusta varten ostolaskujen listanäkymästä.
-
Valitse maksuun lähetettävät ostolaskut klikkaamalla rivien edessä olevaa ruutua.
-
Valitse yläosan Tulosta & siirrä -valikosta toiminto esim. Lähetä Procountoriin. (Näkyvissä olevat toiminnot riippuvat käytössäsi olevasta taloushallinto-ohjelmasta.)