Kustannuslaskelma

• Kustannuslaskelman rakenne
• Kustannuslaskelman lisääminen
  • Kustannuslaskelman rivien ja sarakkeiden piilottaminen
• Kustannuslaskelman toiminnot
  • Valinnat-painikkeen toiminnot
  • Rivitoiminnot
• Kustannuslaskelman versiohallinta ja saatteet

Kustannuslaskelma on projektidokumentti, jolla määrittelet projektin arvon ja katteen sekä tuotteet ja palvelut omakustanne- ja myyntihintoineen. Kustannuslaskelmaa voidaan hyödyntää monipuolisesti organisaationne tarpeiden mukaan:

• sisäiseen laskentaan: Projektilla voi olla useita kustannuslaskelmia, joista aktiivisten avulla voit seurata projektin talouslukuja. Voit seurata projektille arvioituja ja toteutuneita kuluja sekä muodostaa kustannuslaskelman riveistä ostotilauksia tai myynnin tuloutuksia.
• tarjouksena: Voit lähettää kustannuslaskelman tarjouksena asiakkaan sähköpostiin, ja saada suoraan PSA:han tiedon, onko asiakas hyväksynyt vai hylännyt tarjouksen. Voit lisätä tarjoustiedostoon yrityksenne ulkoasuun sopivan saatteen eli kansilehden tai lisäsivuja. Hyväksytyn tarjouksen riveistä voit luoda suoraan maksueriä tai myyntilaskuja. 
• tehtävien luomiseen: Kustannuslaskelman rivit voivat olla myös osa projektin resursointia, jolloin pystyt seuraamaan, kuinka paljon työtä tarjouksen eri osat vaativat.

Kustannuslaskelman yleiset tiedot

• Saaja: Vastaanottavan yrityksen ja/tai yhteyshenkilön yhteystiedot, pudotusvalikosta tai käsin.
• Lähettäjä: Oman yrityksesi tiedot. yhteyshenkilö on oletuksena kustannuslaskelman muokkaaja.
• Lähetetty: Pvm milloin tarjous on lähetetty asiakkaalle PSA:sta.
• Voimassa: Valitse voimassaolopäivä, jos kyseessä tarjous.
• Toimitettu: Manuaalisesti lisättävä tuotteiden/palveluiden toimituspvm, ei siirry laskulle.

• Valuutta ja valuuttakurssi: Käytössä erillisellä lisäosalla.

  

Kustannuslaskelman rivitiedot

Valitse ensin Sarakkeet-painikkeella, mitkä sarakkeet näytetään.

• Rivi (kuvausteksti), tuotekoodi ja määrä
• Ostohinta: Tuotteen/palvelun/tunnin sisäänostohinta eli sisäinen kustannus. 
• A-hinta: Tuotteen/palvelun/tunnin myyntihinta asiakkaalle sekä alennus%, voidaan määrittää myös kate%:n avulla.
• Alv: Tuotteen/palvelun arvonlisäveroprosentti sekä alvin määrä €.
• Veroton ja Verollinen rivin kokonaishinta.
• Kate: Rivin kate % sekä €. Kateprosentin asettamalla voit myös määrittää myyntihinnan tuotteelle.
• Tyyppi: Rivin tyyppi: tunnit, ostolaskut, palvelut, tuotteet tai kulut. Tyypin valinta voi vaikuttaa projektin talouslukuihin, esim. tuntien omakustannehintaa ei lasketa myyntikatteeseen.
• Lisätty ostotilaukselle: Sininen merkki näyttää, mitkä rivit on lisätty ostotilaukselle.
• Laskutettu: Sininen merkki näyttää, mitkä rivit on laskutettu.
   

• Yhteensä (vaaleanharmaa rivi): saman otsikon alla olevien rivien yhteenlasketut tiedot. Määrä-sarakkeen osalta näytetään, mikäli kaikilla riveillä sama yksikkö. 
• Yhteenveto: kustannuslaskelman kaikkien rivien yhteenveto.

Kustannuslaskelman kulujen kohdistus

Mikäli selainnäkymäsi on zoomattu suureksi, osio näkyy klikkaamalla Kulujen kohdistus -kuvaketta. 

Toiminnon avulla pystyt vertailemaan projektin arvioituja ja toteutuneita kuluja. Lue lisää erillisestä ohjeesta. 

Kustannuslaskelman lisääminen

Kustannuslaskelman luonnos muodostuu projektille automaattisesti kohtaan Myynti > Kustannuslaskelma, mikäli annat projektille myyntiarvon. Käsin kustannuslaskelman voi luoda mille tahansa projektille myyntiputkesta riippumatta. Projektilla voi olla useita eri kustannuslaskelmia, joista vain aktiiviset vaikuttavat projektin talouslukuihin.
Kustannuslaskelman sisältö voi koostua eri osioista, jotka on eroteltu otsikoin. Hintarivit voivat olla manuaalisesti lisättyjä rivejä tai tuotekatalogista haettavia tuotteita sekä CPQ-tuotepaketteja.

1. Siirry projektikortin osioon Myynti > Kustannuslaskelma.
2. Klikkaa Muokkaa (jos laskelma löytyy jo) tai Lisää kustannuslaskelma.
3. Nimeä kustannuslaskelma.
4. Täydennä kustannuslaskelman saaja-, lähettäjä- ja päivämäärätiedot.
5. Lisätäksesi uuden rivin kustannuslaskelmalle klikkaa + Lisää uusi ja valitse seuraavista:
   Otsikko: seuraavia rivejä jaotteleva ja kuvaava otsikko
   Kuvaus: edellistä riviä tarkentava teksti
   Rivi: rivi, jonka kaikki tiedot täytetään manuaalisesti
   Tuote: rivi, jonka tuotetiedot haetaan PSA:n tuoterekisteristä
   CPQ ryhmiteltynä: tuotepaketti haetaan tuoterekisteristä ilman erittelyä yhdelle riville
   CPQ riveittäin: tuotepaketti haetaan tuoterekisteristä eriteltynä rivikohtaisesti
   
6. Täydennä tiedot rivin kenttiin.
7. Lisää loput rivit. Pluspainikkeella rivi tulee alimmaiseksi. Jos haluat uuden rivin tiettyyn kohtaan, klikkaa halutun rivin edestä kolmen pisteen takaa > Lisää alle. Voit myös järjestää rivejä uudelleen vetämällä nuolipainikkeen kohdalta. 
   
   
8. Lopuksi klikkaa Tallenna.

Kustannuslaskelman rivien ja sarakkeiden piilottaminen

Voit piilottaa kustannuslaskelman muokkausnäkymästä tai tulosteista rivejä ja sarakkeita, esimerkiksi jos tarjous sisältää sisäisesti tärkeitä kulutietoja, joita ei haluta lähettää asiakkaalle.

Rivin piilottaminen tulosteesta ja laskulta

Rivi voidaan palauttaa näkyväksi samaa reittiä, klikkaamalla Näytä tulosteessa ja laskulla. 

Kustannuslaskelman toiminnot

Valinnat-painikkeen toiminnot

• Lähetä: Voit käyttää kustannuslaskelmaa tarjouksena eli lähettää sen asiakkaan sähköpostiin hyväksyttäväksi. Lue lisää täällä
• Tulosta: Ohjelma avaa uuden ikkunan, jossa voit määrittää kielen, ajan muodon, ja sitten tulostaa kustannuslaskelman PDF:ksi. Kielet ja oletusaikamuoto noudetaan yrityksenne yleisistä asetuksista.
• Vaihda tilaa
• +Lisää saate Mikäli käytät kustannuslaskelmaa asiakkaan tarjouksena, voit lisätä siihen myös yrityksenne ulkoasuun sopivan saatteen eli kansilehden tai lisäsivuja.
• +Lisää ostotilaus: Voit käyttää kustannuslaskelmaa suoraan pohjana ostotilauksen lisäämiseen. Mikäli osa riveistä on lisätty jo aiemmin toiselle ostotilaukselle, uuteen ostotilaukseen lisätään vain uudet rivit. Jos haluat käyttää vain tiettyjä rivejä, katso tämän ohjeen kohta Rivitoiminnot. 
• Uusi tyhjä pohja: Ohjelma lisää projektille uuden tyhjän kustannuslaskelman.
• Lisää hyvityskustannuslaskelma (lisäosa): Voit luoda hyvityskustannuslaskelman, jonka kautta voit luoda myös hyvityslaskun kustannuslaskelmalta luodulle laskulle. Lue lisää täällä
• Tee kopio: Voit tehdä kustannuslaskelmasta useitakin kopioita, esimerkiksi jos haluat tarjouksesta eri versioita ja lopuksi aktivoida niistä yhden käyttöön. Toiminto aukeaa uuteen ikkunaan, jossa määrität nimen, nykyisen ja uuden kustannuslaskelman aktiivisuuden sekä siirretäänkö kohdistukset. Lopuksi kopio aukeaa muokattavaksi. 
• Hae pohja toiselta projektilta: Voit hakea kustannuslaskelmalle pohjan toiselta projektilta, myös suljetulta. Voit esimerkiksi luoda yhden sisäisen projektin "myyntitarjouspohjat" ja sinne valmiita eri tarkoituksiin nimettyjä tarjouspohjia, joita voit sitten helposti noutaa asiakasprojekteille. Toiminto aukeaa uuteen ikkunaan, jossa valitset noudettavan pohjan sekä aktivoidaanko uusi kustannuslaskelma.
• Lisää lasku: Voit käyttää kustannuslaskelmaa suoraan pohjana projektilaskun luomiseen, mikäli tämä on sallittu projektin laskutusasetuksissa. Jos haluat laskuttaa vain tietyt rivit, katso tämän ohjeen kohta Rivitoiminnot.
• Lisää maksueriä Lue lisää täällä
• Tuo rivit kustannuslaskelmalle: Lue lisää alta.

Tuo rivit kustannuslaskelmalle

Voit tuoda rivejä kustannuslaskelmalle excelin avulla, esim. jos käytät toistuvia malleja tai sinulla on edistyneempiä hintalaskelmia. 

Tiedoston luominen: 

Lataa ensin Excel-pohja koneellesi kohdassa Valinnat > Tuo rivit kustannuslaskelmalle näyttöön avautuvasta ikkunasta ja täydennä se. Huom! Exceliin tulee täyttää Row type, Unit ja Type englanniksi, vaikka PSA:n käyttökielenä olisi suomi. 

• Row type: Header (otsikko), Row (tavallinen tai tuoterivi) tai Description (kuvausrivi)
• Product code: kirjoita ohjelmasta löytyvä tuotekoodi
• Unit: kirjoita englanniksi ohjelmasta löytyvä yksikkö
• Type: Services (palvelut), Hours (tunnit), Produtcs (tuotteet), Sub-contracting (ostolaskut) tai Expenses (kulut)
• Kuvauksen voit täyttää sillä kielellä, minkä haluat näkyvän asiakkaalle. 

Tiedoston tuonti PSA:han: 

1. Valinnat > Tuo rivit kustannuslaskelmalle
2. Valitse tiedosto ja Jatka
3. Tarkista että tuotavan tiedon sarakkeet täsmäävät ohjelman sarakkeisiin ja Jatka.
4. Ohjelma näyttää validit rivit, klikkaa Tuo.
   Mikäli ohjelma löytää sisällöstä virheitä, klikkaa Takaisin ja korjaa tuotava tiedosto.
5. Ohjelma ilmoittaa onnistuneiden rivien määrän, klikkaa Sulje. 

Rivitoiminnot

Rivitoiminnot näkyvät silloin kun kustannuslaskelma ei ole muokkaustilassa, vaan ns. perustilassa. 

Täppäämällä osan tai kaikki kustannuslaskelman riveistä, voit tehdä seuraavia toimintoja: 

• Vie Exceliin
• Lisää ostotilaus
• Lisää lasku
• Lisää maksueriä

Kustannuslaskelman versiohallinta ja saatteet

Näkymän oikeassa laidassa näet kaikki projektin kustannuslaskelmat. Voit siirtyä niiden välillä klikkaamalla rivejä.

Listalta voit hallita kustannuslaskelmien tilaa ja saatteita:

• Aktiivisuus: Aktiivinen kustannuslaskelma vaikuttaa projektin taloustietoihin. Ei aktiivinen voi olla esimerkiksi tarjouksen eri vaiheita.
• Tila: Luonnos, odottava, lähetetty, katselmointi, hyväksytty tai hylätty. Lue lisää täältä.
• Lisää/Näytä saate: Mikäli käytät kustannuslaskelmaa asiakkaan tarjouksena, voit lisätä tästä uuden saatteen tai muokata nykyistä saatetta. Lue lisää täältä.
• Poista tarpeeton kustannuslaskelma kokonaan kolmen pisteen takaa.