PSA:ssa on kaksi tapaa seurata "plussatunteja": tavalliseen tuntisaldoon kertyy yli työajanodotteen tehdyt tunnit automaattisesti, kun taas ylityötunnit käyttäjän täytyy itse merkata nimenomaan ylityöksi.
Voit ottaa ylityön seurannan käyttöön tuntikirjausten asetuksissa. Ylityötä voidaan kirjata projekteille tuntimerkinnältä löytyvän valinnan avulla.
Kun kertynyttä ylityösaldoa pidetään vapaana tai maksetaan pois, voidaan ylityösaldoa vähentää määrätyn sisäisen projektin avulla tai asetusten kautta.
Aloittaaksesi seurannan, tulee Admin-käyttäjän täyttää ylityöhön liittyvät asetusvalinnat ja tuntikertoimet.
Käyttöoikeudet: Admin
PSA-paketit: Enterprise, Enterprise+
Ylityötuntien asetukset
Ylityötuntien hallinta
- Aktivoi ylityöseuranta: Asetuksen ollessa päällä, ylityöhön liittyvät ominaisuudet näkyvät ohjelman tuntikirjauksessa ja raporteilla.
- Hyväksy ylityötunnit ennen laskutusta: Asetuksen ollessa päällä, ylityötunnit tulee hyväksyä ennen kuin ne voidaan lisätä asiakkaan laskulle.
- Hyväksy ylityötunnit ennen lisäämistä ylityösaldoon: Asetuksen ollessa päällä, ylityötunnit tulee hyväksyä ennen kuin ne näkyvät käyttäjän ylityösaldoissa.
- Ylityötuntien kuvaus on pakollinen: Asetuksen ollessa päällä, ylityötuntimerkinnöillä on pakollista lisätä kuvaus.
-
Ylityösaldolaskennassa otetaan huomioon päiväkohtainen työaika: Asetuksen ollessa päällä, käyttäjän normaalin työajanodotteen tulee täyttyä ensin päivältä, ennen kuin sen ylittävät tunnit voidaan merkitä ylityöksi.
Ylityötuntien kirjaamisprojekti ylitöiden kuluttamista varten
Tähän kohtaan tulee valita sisäinen projekti, jolle pois pidettävät/maksettavat ylityösaldot merkitään tuntimerkintöinä. Jatkossa tälle projektille merkatut tunnit siis vähentävät käyttäjän ylityösaldoa. Toinen tapa vähentää ylityösaldoa löytyy asetuksista alempaa kohdassa "Ylityötuntisaldo".
Ylityökerroin
Ylityötunneille voidaan määrittää kertoimet, joilla merkatut tunnit kerrotaan lopullista ylityösaldoa varten. Kertoimet määritetään erikseen arkipäiville, lauantaille ja sunnuntaille/pyhäpäiville.
- Siirry näkymään Asetukset > Ominaisuuksien asetukset >Tuntikirjaus > Ylityö > Ylityökerroin.
- Valitse Tyyppi eli määritätkö kertoimet arkipäiville, lauantaille vai sunnuntaille/pyhäpäiville.
- Klikkaa Lisää.
- Määritä Alku, Loppu ja Kerroin, eli tuntimäärä, mistä alkaen ja mihin asti ylityötunnit lasketaan kyseisellä kertoimella. Muutokset tallennetaan automaattisesti.
Esimerkki: Käyttäjä on kirjannut 3 tuntia ylityötä arkipäivänä.
- Ensimmäinen ylityötunti (0-1) on kertoimella 1: ylityösaldoa kertyy tästä jaksosta 1h.
- Seuraavat ylityötunnit (1 - päivän loppu) ovat kertoimella 1,5: ylityösaldoa kertyy tästä jaksosta 3h.
Käyttäjälle kertyy tällöin 3 tunnin ylityöstä ylityösaldoa yhteensä 4h.
Ylityötuntisaldo
Käyttäjien ylityösaldoa voidaan muuttaa manuaalisesti esimerkiksi silloin, kun ylityösaldoja maksetaan käyttäjälle palkkana ja ylityösaldo halutaan muokata oikeaksi. Kokonaisuudessaan ylityösaldoja voi tarkastella esim. Raportit > Tunnit -osiosta löytyvältä ylityöraportilta.
Ylityösaldojen muutosten tarkasteleminen
- Siirry näkymään Asetukset > Ominaisuuksien asetukset >Tuntikirjaus > Ylityö > Ylityötuntisaldo.
- Valitse tarkasteltava Aikaväli.
- Valitse Käyttäjä, jonka ylityösaldon muutoksia haluat tarkastella. Lista suodattuu valintojen mukaan.
Tietoja voi tarkastella myös yksittäisten käyttäjäkorttien kautta.
Ylityösaldon muokkaaminen
- Siirry näkymään Asetukset > Ominaisuuksien asetukset >Tuntikirjaus > Ylityö > Ylityötuntisaldo.
- Klikkaa Muokkaa ylityösaldoa.
- Määritä Käyttäjä.
- Määritä Muutospäivä, eli päivä, jolloin muutos tehdään ylityösaldoihin.
- Määritä Tunnit eli ylityötuntisaldon muutos.
- Mikäli haluat vähentää esim. 10 tuntia, syötä tieto muodossa -10.
- Mikäli haluat lisätä esim. 10 tuntia, syötä tieto muodossa 10.
- Lisää Saldomuutoksen kuvaus, esim. syy ja kirjaaja. Muutokset tallennetaan automaattisesti.