- Miten varmistan onko meillä laskuttamatonta aineistoa?
- Miksi laskuaineistolla näkyy tunteja, vaikka projektilla ei ole valittu tunteja laskutettavan?
- Miten saan yksittäiset työtunnit ”ei laskutettavaksi”, vaikka muutoin työtunnit on laskutettavia?
- Voiko laskutettuja tunteja palauttaa laskutettavaksi?
- Miten saan ylitöistä aiheutuvat lisäveloitukset laskulle?
- Miten voin korjata jo taloushallinto-ohjelmaan lähettämäni laskun?
- Voiko myyntilaskulle tehdä osahyvityksen?
- Mistä myyntilaskujen laskutusosoite tulee?
- Voiko projektin myyntilaskuja lähettää useammalle eri yhtiölle?
- Miksi myyntilaskun status ei vaihdu, vaikka se on maksettuna taloushallinto-ohjelmassa?
- Miten lähetän asiakkaalle maksumuistutuksen?
- Voiko poistetun laskun laskunumeroa käyttää uudelle laskulle?
- Voinko kopioida aiemman laskun?
- Mistä tiedän, onko myyntilasku muodostettu ns. tyhjänä laskuna vai projektilaskuna?
- Voinko lisätä automaattiselle laskulle laskutettavaa muilta projekteilta?
Miten varmistan onko meillä laskuttamatonta aineistoa?
Näet tämän esimerkiksi raportilta Etusivu > Laskutus > Laskuttamaton laskuaineisto tyypeittäin.
Huom! Varmista, että yleisissä projektiasetuksissa on sopivat oletusasetukset ja käyttäjillänne on selkeät toimintatavat projektien luomisessa, jotta projektit luodaan aina sovituilla laskutusasetuksilla ja siten oikeat projektimateriaalit nousevat laskutettavaksi.
Miksi laskuaineistolla näkyy tunteja, vaikka projektilla ei ole valittu tunteja laskutettavan?
Jos tunnit on määritelty projektilla ei-laskutettavaksi aineistoksi, mutta käytetty työlaji on laskutettava, näkyvät tunnit projektilaskun laskuaineistolla harmaana ja Laskuaineisto-kentässä selitteellä Liitetty tunti. Ohjelmaan on rakennettu logiikka, että tunnit kuittaantuvat tällä tavoin nollasummaisina pois projektien laskuaineistojen kautta ilman, että niitä veloitetaan asiakkaalta.
Tuntimerkintöjä voi muokata vain, kun niitä ei ole vielä "laskutettu" eli sidottu lähetettyyn laskuun.
Miten saan yksittäiset työtunnit ”ei laskutettavaksi”, vaikka muutoin työtunnit on laskutettavia?
Voit määritellä yksittäiset työtunnit ja matkakulut "ei laskutettavaksi" projektin Toteutuneet kulut -osion Laskutettava-sarakkeesta. Tämä täytyy tehdä ennen kuin tunteja on sidottu laskuaineistoon.
Voiko laskutettuja tunteja palauttaa laskutettavaksi?
Kyllä voi. Voit vapauttaa halutun projektimateriaalin aiemmin muodostetun laskun laskuaineistolta ruksimalla rivin ja tallentamalla laskuaineiston muutokset. Näet projektin Toteutuneista kuluista, millä laskulla kulu on laskutettu. Materiaalia voi samalla logiikalla myös liittää laskuaineistoon jälkikäteen.
Miten saan ylitöistä aiheutuvat lisäveloitukset myyntilaskulle?
Poikkeavia tuntihintoja/määriä voi joko korjata myyntilaskulla tai sitten rakentaa etukäteen projektin (tai sen aliprojektin) tuntihinnastoon erilaista hinnoittelua esim. viikonlopputöille. (PSA:sta löytyy ylityö-toiminto, mutta se ei tällä hetkellä sellaisenaan vaikuta laskutukseen, sen avulla ylityö ainoastaan kertyy ylityötuntisaldoon sisäiseksi tiedoksi.)
Miten voin korjata jo taloushallinto-ohjelmaan lähettämäni laskun?
Ohjeistus voi vaihdella käytettävästä rajapinnasta riippuen. Varmista asia rajapinnan ohjeista tai sovellustuestamme.
1)Mikäli laskua ei ole vielä toimitettu asiakkaalle, Lähetetty-statuksella oleva lasku voidaan PSA:n asetusten tai laskulistan kautta palauttaa Odottava-tilaan, jolloin sitä voi muokata ja lähettää uudelleen. HUOM! Joihinkin rajapintoihin saman laskun uudelleenlähetys ei onnistu, jolloin lasku voidaan PSA:ssa merkitä lähetetyksi ja samat muutokset tulee tehdä taloushallinto-ohjelmassa olevalle myyntilaskulle.
2)Mikäli virheellinen lasku on jo toimitettu asiakkaalle, voit luoda sille hyvityslaskun. Tämä vapauttaa laskuaineiston uudelleen laskutettavaksi.
Voiko myyntilaskulle tehdä osahyvityksen?
Ohjelma ei tällä hetkellä tue osahyvitystä. Jotta raportoinnit toimivat oikein, myyntilasku tulee aina hyvittää kokonaan sellaisenaan. Hyvityslasku vapauttaa alkuperäiseen myyntilaskuun sidotun projektimateriaalin, jolloin se voidaan laskuttaa uudelleen korjatuilla tiedoilla tai merkitä ei-laskutettavaksi.
Mistä myyntilaskujen laskutusosoite tulee?
Laskutusosoite noudetaan ensisijaisesti projektikortin laskutusosoitteesta myyntilaskua luodessa. Projektin osoite puolestaan noudetaan asiakkaalta, ellei projektille ole lisätty erillistä osoitetta.
Laskun tallennuksen jälkeen mahdolliset muutokset asiakkaan tai projektin osoitteeseen eivät päivity suoraan laskulle, vaan Laskun saaja -kohdassa tulee valita osoitetieto uudelleen, jotta tieto päivittyy.
Mikäli asiakas on saanut sähköpostilaskun sijaan paperisen myyntilaskun, tulee varmistaa, onko laskutuksen sähköpostiosoite oikein asiakaskortilla.
Voiko projektin myyntilaskuja lähettää useammalle eri yhtiölle?
Projektille voi valita useita laskutusosoitteita/asiakkaita, mikäli se ei aiheuta ongelmaa käytettävän taloushallinnon rajapinnan kanssa. PSA:n raportoinnissa laskuja voidaan tällöin tarkastella joko projektin tai laskun asiakkaan mukaan.
Projektin laskutus voidaan jakaa myös prosentuaalisesti tasan usealle maksajalle, lue lisää täältä.
Kolmas vaihtoehto usean asiakkaan laskuttamiseen on luoda aliprojekteja pääprojektille.
Miksi myyntilaskun status ei vaihdu, vaikka se on maksettuna taloushallinto-ohjelmassa?
Tarkista, onko maksusuoritus koko loppusummalle. Ohjelmassa status muuttuu vasta, kun summa on kokonaan maksettu. Näet tiedot myyntilaskujen listanäkymässä sarakkeista: Myyntilasku yhteensä sis alv% ja Maksettu sis alv.
Mikäli kyseessä on vasta päälle kytketty rajapinta, tarkista myös että rajapinnan aktivoimisessa käytetyillä tunnuksilla on oikeudet myyntilaskujen maksusuorituksiin taloushallinto-ohjelmassa.
Miten lähetän asiakkaalle maksumuistutuksen?
Maksumuistutukset lähetetään taloushallinto-ohjelmasta asiakkaalle. PSA:n maksumuistutus-toiminto on vain informatiivinen tieto ohjelman sisällä.
Voiko poistetun laskun laskunumeroa käyttää uudelle laskulle?
Ohjelma ottaa uudelle laskulle seuraavan vapaan laskunumeron. Mikäli poistettu lasku on viimeisin, laskunumero tulee käyttöön, mutta jos poistetun laskun jälkeen on muita laskuja, ko. numero jää käyttämättä.
Voinko kopioida aiemman laskun?
Tämä ei ole mahdollista. Voit kuitenkin kopioida projektin, ja sen mukana kustannuslaskelman, maksuerät tai automaattisen laskutuksen rivit, joista projektilasku luodaan.
Mistä tiedän, onko myyntilasku muodostettu ns. tyhjänä laskuna vai projektilaskuna?
Projektilaskuille tulee Laskuaineisto-painike, kun lasku on muokkaustilassa. Tyhjällä laskulla tätä ei ole.
Voinko lisätä automaattiselle laskulle laskutettavaa muilta projekteilta?
Mikäli automaattiseen laskutukseen ei ole valittu laskuaineistoa eli projektimateriaalia (tunnit, kulut), muodostuneelle odottavalle laskulle ei voida valita myöskään muita projekteja ja niiden materiaalia. Jos automaattisella laskulla on projektimateriaalia, laskulle voidaan valita myös muita saman asiakkaan projekteja laskuaineistoineen.