Tuntikirjausasetuksissa on mahdollista aktivoida käyttöön tuntien hyväksynnän toiminnallisuus, jolloin käyttäjän kirjaamia työtunteja ei voida laskuttaa projektilaskuilla ennen projektipäällikön/esihenkilön hyväksyntää. Ilman tätä asetusta tunnit ovat automaattisesti laskutettavissa projektilaskuilla.
Asetuksissa voidaan myös määrittää, pitääkö käyttäjän erikseen kuitata tuntinsa hyväksyttäväksi.
Laskuttamattomia tuntimerkintöjä voidaan myös tarvittaessa muokata jälkikäteen oikeuksista ja asetuksista riippuen.
Käyttöoikeudet: Tuntikirjaus > Hyväksy omien alaisten/kaikkien käyttäjien/omien projektien tunnit, Poista tuntimerkinnät (kaikki käyttäjät)
PSA-paketit: Enterprise, Enterprise+
Tuntien tilat
Kun tuntien kuittaamisen ja hyväksynnän toiminnallisuus on aktivoitu, tunneille on neljä eri tilaa käytössä. (Ilman asetusta tunnit hyväksytään automaattisesti.)
- Odottava: Oletustila uudelle merkinnälle, työntekijä voi vielä palauttaa tunnit muokattavakseen.
- Lähetetty: Työntekijän kuittaamat tunnit, jotka on lähetetty esimiehen/projektivastaavan hyväksyttäväksi.
- Hyväksytty: Hyväksytyt tunnit, joita ei voida enää muokata, ellei niiden tilaa muuteta.
- Hylätty: Hylätyt tunnit, joille esimies/projektipäällikkö voi antaa hylkäämisen syyn. Työntekijä voi tehdä tarvittavat korjaukset ja kuitata tunnit uudelleen.
Tuntikirjausten kalenterinäkymässä hyväksynnän tilakuvake näytetään tuntimerkinnän oikeassa yläkulmassa.
- Tiimalasi: Lähetetty
- Peukku: Hyväksytty
- Ruksi: Hylätty. Hylkäyksen syy nousee näkyviin, kun viet kursorin ruksin päälle.
- Tyhjä: Odottava
Tuntien tarkastelu
Tuntien hyväksyntä -näkymän hakusuodatuksilla voit rajata näytettäviä tunteja esimerkiksi tietyltä aikaväliltä tai käyttäjäkohtaisesti.
Katso-pudotusvalikosta voit ryhmitellä näkymän listausta (Huom! Pudotusvalikko on saatavilla vain, jos tuntien kuittaus toiminto on käytössä Tuntikirjaus-asetuksissa):
- Tuntien hyväksyntä: kaikki tunnit listauksena.
- Yhteenveto henkilöittäin: tunnit yhteensä käyttäjittäin ja asiakkaittain ryhmiteltynä.
- Yhteenveto projekteittain: tunnit yhteensä asiakkaittain ja käyttäjittäin ryhmiteltynä.
Yhteenvetonäkymissä näet tunnit kokonaisuudessaan sekä voit porautua tarkempiin tuntimerkintöihin.
Näkymän sarakkeita voidaan piilottaa ja tuoda esiin tarpeen mukaan.
- Hyväksy tunnit: näet sinisellä käyttäjäkohtaisesti tunnit, jotka odottavat hyväksyntää. Klikkaamalla tunteja pääset listanäkymään, jossa tunnit on eritelty.
- Kirjatut: valitun aikavälin kirjatut tunnit.
- Työaikaodote: käyttäjän profiilille määritelty työajanodote.
- Loma/poissaolo: kaikki tunnit niissä projekteissa, joiden laskutustavaksi on määritelty Loma/poissaolo.
- Tuntisaldomuutos: tuntisaldon muutos aikajakson ensimmäisen päivän saldoon verrattuna.
- Ylityömuutos: ylityötuntisaldon muutos aikajakson ensimmäisen päivän saldoon verrattuna.
- Asiakastunnit: kaikki tunnit, jotka on kirjattu projekteille, jotka eivät ole oman yhtiön projekteja, sekä projektit joissa Loma/poissaolo laskutustapa.
- Sisäiset tunnit: kaikki tunnit, jotka on kirjattu oman yhtiön projekteihin sekä projekteihin joissa Loma/poissaolo on laskutustapana.
- Kuittaamatta: aikavälin tunnit, joita käyttäjä ei ole vielä kuitannut.
- Kaikki kirjatut h: Kaikki käyttäjän kirjaamat tunnit yhteensä.
- Projektille budjetoitu: Klikkaamalla henkilön nimeä saat näkymän projekteista, joille käyttäjän tunteja on budjetoitu.
- Projektille allokoitu: kyseiselle projektille allokoidut tunnit.
Tuntien hyväksyminen, hylkääminen, muokkaaminen ja poistaminen
Tuntien hyväksyntä -näkymässä (Katso-pudotusvalikossa Tuntien hyväksyntä -ryhmittely), valitse tunnit klikkaamalla rivin edessä olevaa ruutua. Saat tuntien käsittelyvaihtoehdot tuntilistan yläpuolelle.
- Hyväksy: tunnit hyväksytään.
- Aseta odottavaksi: tunnit palautetaan Odottava-tilaan.
- Hylkää: tunnit palautetaan käyttäjälle muokattavaksi. Hylkäämisen jälkeen tulee ikkuna, johon voit kirjata hylkäämisen syyn.
- Vie Exceliin: valitut rivit viedään excel-tiedostoon.
- Muokkaa: muokkaa tuntien tietoja uudessa ikkunassa, esim. päivämäärää, kuvausta, ylityökuvausta, projektia, tehtävää tai työlajia. Käyttäjä voi tarkastella muokattuja merkintöjä tuntimerkintöjen listanäkymän Muokatut merkinnät -osiosta.
- Poista: tunnit poistetaan. Anna uudessa ikkunassa poistamisen syy, jonka käyttäjä näkee tuntimerkintöjen listanäkymän Muokatut merkinnät -osiosta.
Huom! Tuntien muokkaaminen ja poistaminen ei ole mahdollista mikäli:
- tunnit on laskutettu.
- tuntikirjausasetuksissa määritelty lukitsemissääntö täyttyy (Lukitse kuluvaa kuukautta vanhemmat työaikamerkinnät).
- Hyväksyttyjen tuntien muokkaaminen ja poistaminen on mahdollista ainoastaan tuntikirjausten oikeudella Poista tuntimerkinnät (kaikki käyttäjät).