- Tuntikirjausten perusasetukset
- Tuntikirjausten säännöt ja oikeudet
- Työaikapohjat
- Pyhäpäivät
- Tuntien hyväksyntä ja kuittaaminen
- Työlajit ja Ammattinimikkeet
- Tuo tuntimerkintöjä tiedostolla
Kohdassa Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Tuntikirjaus määrität tuntikirjaamiseen liittyvät yhteiset asetukset yrityksellenne.
Käyttöoikeudet: Admin
PSA-paketit: Kaikki
Tuntikirjausten perusasetukset
Ennen tuntikirjaamisten aloittamista määritä Tuntikirjaus-välilehdellä tuntikirjausten perusasetukset.
- Tuntisaldo: Määritä näytetäänkö tuntisaldo ajanhallinnassa ja käyttäjäkortilla ainoastaan kuluvalta kuukaudelta vai kaikista tuntimerkinnöistä.
- Aloitusaika bulk-merkinnöille: Kun kirjaat tunteja bulk-toiminnolla, päivän tuntikirjausten aloitusaika on tähän määrittämäsi kellonaika.
- Tuntijaksot kalenterinäkymässä (min): Määritä kalenterinäkymän tuntimerkintöjen lisäystarkkuus minuutteina, esim. 15 = tuntimerkintöjen piirtäminen kalenteriin 15min aikavälein.
- Tuntijaksot bulk-näkymässä (min): Määritä bulk-näkymän tuntimerkintöjen lisäystarkkuus minuutteina, esim. 15 = tuntimerkintöjen lisääminen 15min tarkkuudella.
- Tuntisaldon sallittu maksimimäärä: Tuntisaldon yläraja, jonka jälkeen käyttäjät voivat saada ilmoituksen tuntisaldorajan ylittämisestä.
- Tuntisaldon sallittu minimimäärä: Tuntisaldon alaraja, jonka jälkeen käyttäjät voivat saada ilmoituksen tuntisaldorajan ylittämisestä.
Tuntikirjausten säännöt ja oikeudet
- Estä kuluvaa kuukautta vanhempien työaikamerkintöjen lisäys: Aktivoimalla avautuu kenttä, johon määrittelet, monentena päivänä tuntikirjauksia voi vielä lisätä kuunvaihteen jälkeen.
- Lukitse kuluvaa kuukautta vanhemmat työaikamerkinnät: Aktivoimalla avautuu kenttä, johon määrittelet, monentena päivänä tuntikirjauksia voi vielä muokata kuunvaihteen jälkeen.
- Käyttäjät voivat kirjata tunteja vain oman yhtiön projekteille: Käytössä vain Enterprise+ paketissa.
- Estä tuntien lisääminen pääprojektille: Aktivoimalla tämän tunteja voi lisätä projektirakenteessa ainoastaan aliprojekteille.
- Tee kuvauskentästä pakollinen tuntimerkinnöille: Kuvaus-kenttä on avoin tekstikenttä, johon käyttäjä kirjoittaa kuvauksen tehdyistä tunneista.
- Aseta tehtävä pakolliseksi tuntimerkinnöille: Tehtävä-kenttä on pudotusvalikko, joka näyttää käyttäjän tehtävät kyseisellä projektilla.
- Estä päällekkäiset tuntimerkinnät: Aktivoimalla tämän käyttäjä ei voi lisätä useita tuntimerkintöjä täsmälleen samalle ajankohdalle.
Työaikapohjat
Työaikapohjilla määrität, kuinka paljon tunteja työntekijöiden odotetaan kirjaavan kullekin viikonpäivälle. Lue ohjeet täältä.
Pyhäpäivät
Pyhäpäiviksi määritellyt päivämäärät näkyvät tuntikirjaus- ja resursointinäkymissä punaisella taustavärillä, eikä niille ole työajanodotetta. Ohjelma päivittää Suomen pyhäpäivät automaattisesti vuoden alussa, mutta tarvittaessa voit muuttaa pyhäpäiviä yrityksenne käytäntöihin sopiviksi.
Tuntien hyväksyntä ja kuittaaminen
- Hyväksy tunnit ennen laskutusta: Aktivoimalla tämän esihenkilön tai projektivastaavan tulee hyväksyä käyttäjien tunnit, ennen kuin ne nousevat projektin laskuaineistoon laskutettaviksi. Lue lisää täältä.
- Aktivoi tuntien kuittaustoiminto: Aktivoimalla tämän työntekijän tulee erikseen kuitata omat tuntinsa, ennen kuin ne näkyvät esihenkilölle tai projektivastaavalle. Lue lisää täältä.
Työlajit ja Ammattinimikkeet
Työlajeja ja ammattinimikkeitä käytetään työtuntien hinnoitteluun ja raportointiin. Lue ohjeet täältä.
Tuo tuntimerkintöjä tiedostolla
Admin-käyttäjä voi tuoda muille käyttäjille tuntimerkintöjä PSA:han Excel-tiedoston avulla. Toiminnon kuvauksen linkistä saat ladattua tyhjän Excel-tiedostopohjan, johon voit täydentää tuotavien tuntien tiedot:
- Käyttäjän sähköpostiosoite
- Projektin numero
- Käyttäjän yhtiö (oman yrityksenne nimi)
- Tuntimerkinnän pvm
- Tuntimerkinnän aloitusaika
- Tuntimerkinnän kesto
- Työlaji
- Tehtävä (ei pakollinen)
- Kuvaus
Klikkaamalla Tuo tuntimerkinnät pääset valitsemaan tiedoston koneeltasi ja valitsemaan tuotavat sarakkeet. Ohjelma ilmoittaa mahdollisista virheistä.