Matkalaskun lisääminen ja siirtäminen hyväksyttäväksi

• Matkalaskun lisääminen
• Matkalaskun muokkaaminen
• Matkalaskun siirtäminen hyväksyttäväksi
• Matkalaskun lisääminen kopioimalla
• Matkakulun lisääminen tuntikirjauksesta

Matkakulut ovat työntekijälle työmatkasta aiheutuneita kuluja, kuten matkaliput tai kilometrikorvaukset, päivärahat ja muut matkasta aiheutuneet kulut.

Käyttöoikeudet: Matka- ja kululaskut > Lisää matka- ja kululaskuja
PSA-paketit: Business, Enterprise, Enterprise+

Matkalaskun lisääminen

1. Siirry osioon Kulut > Matkalaskut.

2. Klikkaa Lisää matkalasku tai ylävalikosta Lisää uusi > Matkalasku
   

3. Lisää Matkalaskun tiedot uudessa avautuvassa näkymässä:
   
   1. Valitse Projekti, jolle kulu kohdennetaan.
   2. Mikäli kulujen kohdistuksen toiminto on aktivoituna asetuksissa, valitse tarvittaessa Kustannuslaskelma ja Kustannuslaskelman rivi. 
   3. Lisää Kuvaus (matkan aihe).
   4. Lisää Matka (kuljettu reitti esim. HKI-Turku-HKI).
      
   5. Lisää Aloituspäivä ja -aika, Lopetuspäivä ja -aika. 
   6. Mikäli projekti on laskutettavassa tilassa ja matkalasku tullaan veloittamaan asiakkaalta, laita ruksi kohtaan Laskuta asiakasta
      
4. Klikkaa Lisää kulurivit
5. Lisää tarvittaessa Kilometrikorvaukset klikkaamalla Lisää rivi, täydennä tiedot ja Tallenna.
   Tyyppi-pudotusvalikon vaihtoehdot haetaan asetuksista.
   
6. Lisää tarvittaessa Päivärahat klikkaamalla Lisää rivi, täydennä tiedot ja Tallenna.
   Tyyppi-pudotusvalikon päivärahatyypit haetaan asetuksista. Mikäli sopiva tyyppi puuttuu, ole yhteydessä admin-käyttäjäänne. 
   Ateriat-kohta tulee näkyviin, mikäli yrityksenne kotimaa on Suomi ja valitun päivärahatyypin nimessä mainitaan "Suomi" tai "Finland". Valitut ateriat vähentävät päivärahan määrää verottajan ohjeen mukaisesti. Toiminto on käytössä vain Suomen päivärahoille.
   
   
   
   
7. Lisää tarvittaessa muut Kulurivit klikkaamalla Lisää rivi, täydennä tiedot ja Tallenna.
   Kulutyyppi-pudotusvalikon vaihtoehdot haetaan asetuksista.
   
   
8. Lisää Liitteet, mikäli et lisännyt niitä jo rivikohtaisesti.
   
9. Klikkaa Esikatsele
10. Tarkista Matkalaskun tiedot ja klikkaa joko:
    
    • Tallenna luonnoksena: Luonnos näkyy ainoastaan käyttäjälle itselleen, mikä mahdollistaa esim. matkalaskun luonnin ennakkoon.
    • Tallenna: Tallennettu matkalasku siirtyy Odottava-tilaan odottamaan hyväksyjän toimenpiteitä.
11.  Sulje näkymä klikkaamalla Valmis tai Näytä matkalasku.

Matkalaskun muokkaaminen

• Lisää matka- ja kululaskuja -käyttöoikeudella laskun tekijä voi muokata:
  Luonnos sekä Odottava-tilaisen laskunsa sisältöä, mikäli sitä ei ole vielä laskutettu asiakkaalta. 
• Muokkaa kaikkia matka- ja kululaskuja -käyttöoikeudella voi muokata:
  Odottava, Hyväksytty, Hylätty ja Arkistoitu -tilaisten laskujen sisältöä, mikäli niitä ei ole vielä laskutettu asiakkaalta.
• Huom! Asiakkaalta jo veloitetun tai rajapintaan siirretyn matkalaskun sisältöä ei voi enää muokata.

Matkalaskun saa avattua listalta joko klikkaamalla sen numerosta tai kolmen pisteen takaa Näytä.

Matkalaskun siirtäminen hyväksyttäväksi

Mikäli et tallentanut matkalaskua suoraan Odottava-tilaan jo sen luomisvaiheessa, voit siirtää sen hyväksyttäväksi alla mainituilla tavoilla: 

Yksittäinen lasku

• Ruksimalla rivin ja klikkaamalla rivin edestä kolmen pisteen takaa (tai Valinnat-valikosta) Aseta odottavaksi
  
  
• TAI avaamalla matkalaskun ja klikkaamalla Toiminnot > Siirrä odottava tilaan
  
  

Useita laskuja

• Valitse laskut ruksimalla ja klikkaa Valinnat > Aseta Odottavaksi
  
  

Matkalaskun lisääminen kopioimalla

Voit kopioida vanhan matkalaskun pohjaksi uudelle matkalaskulle. Kopioinnissa siirtyvät kaikki vanhan laskun tiedot liitteitä lukuunottamatta.

1. Siirry osioon Kulut > Matkalaskut.
2. Klikkaa kopioitavan matkalaskurivin edessä kolmea pistettä > Kopioi.
3. Uuden matkalaskun käsittely avautuu uuteen näkymään. Tarkista ja tallenna tiedot.
   
   

Matkalaskun lisääminen tuntikirjauksesta

Voit lisätä matkakulut Tuntikirjauksessa. Tuntikirjausmerkinnän lisäysnäkymässä:

1. Valitse alhaalta Lisää uusi > Kilometrikorvaus, Päiväraha tai Muu kulu
   

2. Täytä tiedot rivikohtaisesti.
   

3. Klikkaa Tallenna. Matkalasku tallentuu suoraan Odottava-tilaan eli siirtyy hyväksyttäväksi.