- Määritä käyttöoikeudet ominaisuudelle
- Määritä käyttöoikeudet useille ominaisuuksille kerralla
- Käyttöoikeuksien kuvaukset
Käyttöoikeudet-näkymässä Admin-käyttäjät voivat määrittää käyttöoikeudet yksittäisille käyttäjille ja käyttäjäryhmille eri toimintoihin ja ominaisuuksiin ohjelmassa. Käyttöoikeuksia on kahta tyyppiä ; Muokkaa ja Katsele.
Käyttöoikeudet: Admin
PSA-paketit: Free, Growth, Business, Enterprise, Enterprise+
Määritä käyttöoikeudet ominaisuudelle
Oikeuksia on kahta tyyppiä:
- Katsele-oikeus sallii käyttäjien/ryhmien nähdä tiettyjä ominaisuuksia tai tehdyt muutokset.
- Muokkaa-oikeus sallii heidän tehdä itse muutoksia.
- Siirry kohtaan Asetukset > Käyttäjähallinta > Käyttöoikeudet.
- Selaa halutun ominaisuuden riville ja Muokkaa tai Näytä -kohtaan.
- Klikkaa Käyttäjät ja käyttöoikeusryhmät ja valitse käyttäjät/käyttöoikeusryhmät alasvetovalikosta.
Käyttöoikeudet voi poistaa klikkaamalla rastia käyttäjän/ryhmän nimen perässä.
Määritä käyttöoikeudet useille ominaisuuksille kerralla
Massamuokkaus mahdollistaa seuraavat toimenpiteet:
- Lisää käyttöoikeudet Muokkaa-sarakkeeseen
- Poista käyttöoikeudet Muokkaa- tai Katsele-sarakkeesta
- Siirry kohtaan Asetukset > Käyttäjähallinta > Käyttöoikeudet.
- Selaa halutuille ominaisuuksille/riveille ja klikkaa valintaruutuja ominaisuuksien edessä.
- Palaa sivun yläosaan. Klikkaa Valitse käyttäjät tai käyttöoikeusryhmät ja valitse käyttäjät/käyttöoikeusryhmät alasvetovalikosta.
- Klikkaa Valinnat ja valitse Lisää tai Poista käyttöoikeudet.
- Päivitä sivu ja tarkista, että muutokset on tallennettu.
Käyttöoikeuksien kuvaukset
Admin
Admin-oikeus antaa käyttäjälle muokkausoikeudet yrityksen yhteisiin Asetuksiin. Ilman admin-oikeutta käyttäjät näkevät vain omat asetuksensa.
BI-Raportit
Käyttäjälle voidaan antaa katseluoikeudet eri BI-raportteihin eli Etusivun raportteihin.
Myyntilaskut = Laskutus-raportti
Myynnit BI-raportti = Myyntiputken projektit ja Voitetut projektit -raportit
Asiakkaat
Asiakasoikeuksilla määrittelet, mitä osioita asiakasyritysten tiedoista käyttäjät voivat katsella tai muokata.
Asiakkaat: Antaa oikeuden lisätä/muokata tai vain katsella asiakkaita ja asiakaslistausta.
Asiakas liitteet: Antaa oikeuden lisätä/muokata tai vain katsella asiakaskortin Liitteitä.
Aseta yhtiörakenne: Antaa oikeuden määritellä asiakkaita Emoyhtiöiksi tai Tytäryhtiöiksi.
Budjetointi sitova: Antaa oikeuden lisätä/muokata tai vain katsella Budjetointi-työkalun Sitova-tasoa.
Budjetointi ennuste: Antaa oikeuden lisätä/muokata tai vain katsella Budjetointi-työkalun Ennuste-tasoa.
Budjetointi tavoite: Antaa oikeuden lisätä/muokata tai vain katsella Budjetointi-työkalun Tavoite-tasoa.
Aktiviteetit: Antaa oikeuden lisätä/muokata tai vain katsella asiakaskortin Aktiviteetteja.
Asiakasmuistio: Antaa oikeuden lisätä/muokata tai vain katsella asiakaskortin Muistiota.
Tuntihinnasto: Antaa oikeuden lisätä/muokata tai vain katsella asiakaskortin Tuntihinnastoa.
Tunnit (BI-raportti): Antaa oikeuden katsella asiakaskortin Raportit-välilehden Tunnit BI-raporttia.
Laskutus: Antaa oikeuden katsella asiakaskortin Raportit-välilehden Laskutus yleiskatsaus BI-raporttia.
Tulot & menot: Antaa oikeuden katsella asiakaskortin Raportit-välilehden Tulot & menot BI-raporttia.
Erikoisoikeudet: Antaa muokkausoikeuden tehdä käyttöoikeuksien poikkeavuuksia asiakaskortin eri ominaisuuksiin. Toimintaperiaate on sama kuin yleisissä käyttöoikeuksissa, mutta asiakaskohtaisilla erikoisoikeuksilla voidaan tehdä yleisistä asetuksista poikkeava käyttöoikeus. Esimerkiksi: Yleisissä käyttöoikeuksissa kaikki asiakastiimin jäsenet näkevät asiakkaiden tuntihinnastot, mutta erikoisoikeudella voidaan halutulta asiakaskortilta rajata vain sen asiakasvastaavalle pääsy tuntihinnastoon.
Aliyksiköt: Antaa oikeuden lisätä/muokata tai vain katsella Aliyksiköiksi määriteltyjä asiakkaita ja näiden asiakaskortin Yritysrakennetta eli Pääyksikkö/Aliyksikkö-hierarkiaa.
Yhteyshenkilöt
Yhteyshenkilön omistaja: Antaa oikeuden lisätä/muokata tai vain katsella yhteyshenkilöiden omistajia.
Yhteyshenkilöt: Antaa oikeuden lisätä/muokata tai vain katsella yhteyshenkilöitä ja yhteyshenkilölistausta.
Käyttäjät: Antaa oikeuden katsella muiden käyttäjien perustietoja Yhteystiedot > Työntekijät -käyttäjälistauksessa. (Vain admin-käyttäjillä on oikeus hallinnoida käyttäjiä.)
Projektit
Projektit-moduulin oikeuksilla hallitset projektilistan ja -kortin osioiden näkymistä ja muokkaamista käyttäjille/käyttäjäryhmälle.
Projektit: Antaa pääoikeuden lisätä/muokata tai vain nähdä projektikorttia ja projektilistausta.
Projektin liitteet: Antaa oikeuden lisätä/muokata tai vain nähdä projektikortin Liitteet.
Taulut: Antaa oikeuden Taulut-ominaisuuteen (beta-ominaisuus, ei tueta)
Tunnit (BI-raportti): Antaa oikeuden katsella projektikortin Raportit-välilehden Tuntien yhteenveto BI-raporttia.
Tuntiraportti: Antaa oikeuden nähdä projektilistauksessa projektin Tuntiraportin (rivin vasemmassa laidassa ikoni, josta aukeaa raportti).
Laskutus: Antaa oikeuden katsella projektikortin Raportit-välilehden Laskutusyhteenveto BI-raporttia.
Resursointi: Näytä vain omat tehtävät: Antaa nähdä Resursointi-moduulin vasemmalla navigointimenussa sekä rajoitetun oikeuden lisätä/muokata tai vain nähdä itselle kohdistettuja tehtäviä.
Tulot & menot: Antaa oikeuden katsella projektikortin Raportit-välilehden Tulot & menot BI-raporttia.
Projektin toteutuneet kulut: Antaa oikeuden lisätä/muokata tai vain nähdä projektin Toteutuneet kulut. Talous > Toteutuneet kulut -osiossa näkyy projektille kohdistetut tuntimerkinnät, matkalaskut, kululaskut ja ostolaskut.
Projektin laskutustiedot: Antaa oikeuden lisätä/muokata tai vain nähdä projektin Maksuerät ja Automaattisen laskutuksen.
Kustannuslaskelmat: Antaa oikeuden lisätä/muokata tai vain nähdä projektikortin Kustannuslaskelman.
Aktiviteetit: Antaa oikeuden lisätä/muokata tai vain nähdä projektin Aktiviteetit.
Projektimuistio: Antaa oikeuden lisätä/muokata tai vain nähdä projektikortin Muistion.
Tuntihinnasto: Antaa oikeuden lisätä/muokata tai vain nähdä projektikortin Tuntihinnaston.
Resursointi: Antaa oikeuden nähdä Resursointi-moduulin vasemmalla navigointimenussa ja lisätä/muokata tai vain nähdä tehtäviä projekteille.
Saate: Antaa oikeuden lisätä/muokata tai vain nähdä Saate-työkalun kustannuslaskelman yhteydessä.
Ostotilaus: Antaa oikeuden lisätä/muokata tai vain nähdä Ostotilaus-työkalun kustannuslaskelman yhteydessä.
Myynnin tuloutus: Antaa oikeuden lisätä/muokata tai vain nähdä Myynnin tuloutus -työkalun kustannuslaskelman yhteydessä.
Erikoisoikeudet: Antaa muokkausoikeuden tehdä käyttöoikeuksien poikkeavuuksia projektikortin eri ominaisuuksiin. Toimintaperiaate on sama kuin yleisissä käyttöoikeuksissa, mutta projektikohtaisilla erikoisoikeuksilla voidaan tehdä yleisistä asetuksista poikkeava käyttöoikeus. Esimerkiksi: Yleisissä käyttöoikeuksissa kaikki projektitiimin jäsenet näkevät projektien tuntihinnastot, mutta erikoisoikeudella voidaan halutulta projektikortilta rajata vain sen projektivastaavalle pääsy tuntihinnastoon.
Tuotteet ja tuotemäärittely (CPQ)
Antaa käyttäjälle oikeuden nähdä Muut > Tuotteet -osion sekä lisätä/muokata tai vain katsella Tuotteita, Tuotemäärittelyjä (tuotepaketteja) sekä Tuotekatalogeja.
Tuntikirjaus
Tuntikirjaus-oikeuksissa hallinnoit, kuka voi lisätä, muokata, hyväksyä tai poistaa tuntimerkintöjä.
Huom. laskutettuja tunteja ei voi muokata.
Salli tuntikirjaus: Antaa oikeuden lisätä ja muokata omia odottavia tuntimerkintöjä.
Hyväksy omien alaisten tunnit: Antaa esihenkilölle oikeuden nähdä alaisten odottavat tunnit sekä hyväksyä, hylätä ja muokata niitä.
Hyväksy kaikkien käyttäjien tunnit: Antaa oikeuden nähdä kaikkien käyttäjien odottavat tunnit sekä hyväksyä, hylätä ja muokata niitä.
Hyväksy omien projektien tunnit: Antaa projektivastaavalle oikeuden nähdä projektin odottavat tunnit sekä hyväksyä, hylätä ja muokata niitä.
Poista tuntimerkinnät (kaikki käyttäjät): Antaa oikeuden muokata ja poistaa kaikkien käyttäjien hyväksyttyjä tunteja. Huom! Ei ole mahdollista mikäli:
- tunnit on laskutettu.
- tuntikirjausasetuksissa määritelty lukitsemissääntö täyttyy (Lukitse kuluvaa kuukautta vanhemmat työaikamerkinnät).
Myyntilaskut
Hallinnoi myyntilaskuja: Antaa oikeuden lisätä/muokata ja nähdä kaikkia myyntilaskuja.
Hallinnoi omien projektien myyntilaskuja: Antaa oikeuden lisätä/muokata ja nähdä kaikkia omien projektien myyntilaskuja.
Matka- ja kululaskut
Matka- ja kululaskujen oikeuksissa hallinnoit, kuka voi lisätä, muokata tai hyväksyä matka- ja kululaskuja.
Huom. laskutettuja tai rajapintaan siirrettyjä matka- ja kululaskuja ei voi muokata. Arkistoitujen laskujen tilaa ei voi muuttaa.
Hyväksy matka- ja kululaskut: Antaa näkyvyyden kaikkiin kuluihin, lukuunottamatta muiden luomia luonnoksia. Antaa oikeuden muuttaa kaikkien matka- ja kululaskujen tilaa. Ei anna muokkausoikeutta.
Projektivastaava voi hyväksyä kulu- ja matkalaskut: Antaa näkyvyyden kuluihin, jotka on luotu projekteihin, joissa käyttäjä on projektivastaava, lukuunottamatta luonnoksia. Antaa oikeuden muuttaa em. matka- ja kululaskujen tilaa. Ei anna muokkausoikeutta.
Esihenkilö voi hyväksyä kulu- ja matkalaskut: Antaa näkyvyyden kuluihin, jotka on luotu omien alaisten toimesta, lukuunottamatta luonnoksia. Antaa oikeuden muuttaa em. matka- ja kululaskujen tilaa. Ei anna muokkausoikeutta.
Muokkaa kaikkia matka- ja kululaskuja: Antaa näkyvyyden kaikkiin kuluihin, lukuunottamatta muiden luomia luonnoksia. Antaa oikeuden muokata toisten käyttäjien kuluja/kulurivejä, jos niitä ei ole laskutettu tai siirretty rajapintoihin. Ei anna oikeutta muuttaa tilaa.
Lisää matka- ja kululaskuja: Antaa oikeuden nähdä omat laskut ja luoda matka- ja kululaskuja luonnoksena tai odottavassa tilassa. Antaa oikeuden muuttaa tilaa luonnoksesta odottavaan. Antaa oikeuden muokata omia laskuja luonnos- tai odotustilassa.
Ostolaskut
Hallinnoi ostolaskuja: Antaa oikeuden lisätä/muokata ja nähdä kaikkia ostolaskuja.
Esihyväksy ostolaskuja: Antaa oikeuden käsitellä ja esihyväksyä ostolaskuja, jotka on kohdistettu käyttäjälle.
Ostotilaukset
Antaa oikeuden lisätä/muokata tai nähdä kaikkia ostotilauksia.
Raportit
Ilman alla mainittuja oikeuksia käyttäjä näkee vain omat tuntiraporttinsa.
Huom! Tämä ohjeen kohta koskee vanhempaa Raportit-osiota. Uudet raportit -osion oikeudet annetaan ohjeen seuraavassa kohdassa.
Ennusteraportit: Antaa oikeuden nähdä kaikki Ennuste-raportit.
Laskutusraportit: Antaa oikeuden nähdä kaikki Myynnit- ja Laskutus-raportit.
Tuoteraportit: Antaa oikeuden nähdä kaikki Tuotteet-raportit.
Kannattavuus: Antaa oikeuden nähdä kaikki Kannattavuus-raportit.
Tuntiraportit: Antaa oikeuden nähdä kaikki Tunnit-raportit ja kaikki tunnit.
Johdonraportit: Antaa oikeuden nähdä kaikki tunnit Johdonraporit > Asiakastunnit henkilöittäin -raportilla.
Johdonraportit: omien alaisten asiakastunnit: Antaa esimiehelle oikeuden nähdä alaisten tunnit Johdonraporit > Asiakastunnit henkilöittäin -raportilla.
Tuntiraportit ilman HR-projekteja: Antaa oikeuden nähdä kaikki tuntiraportit ja kaikki tunnit poislukien niiden projektien tunnit, jotka on asetettu HR-projekteiksi kohdassa Ominaisuuksien asetukset > Projektit. Hr-projekti on ns. "sensitiivinen" projekti esim. vuosilomat tai muut poissaoloprojektit.
Omien projektien (projektivastaava) tuntiraportit: Antaa oikeuden projektivastaavalle nähdä omien projektien tunnit.
Omien alaisten tuntiraportit: Antaa oikeuden esimiehille nähdä omien alaisten tunnit.
Myynnin tuloutus: Antaa oikeuden nähdä Myynnin tuloutus -raportit.
Alihankintaraportit: Antaa oikeuden nähdä kaikki Ostolaskut-raportit.
Uudet raportit
Uudet raportit -osion moduulit näkyvät käyttäjille näiden asetusten mukaan. Voit myös määrittää käyttäjät, joilla on oikeus jakaa itse luomiaan raporttipohjia muille. Huom. Projektit-moduuli vaatii tämän valinnan lisäksi lukuoikeuden projekteille.
Tiimi chat
Antaa oikeuden nähdä ja kirjoittaa viestejä Chat-osiossa (ohjelman oikea yläreuna). Chat-viestejä voi lähettää omien projektien tiimeille tai itse luoduille ryhmille.