Toteutuneista kuluista näet kaikki projektille kohdennetut kulut sekä niiden tilat. Näkymästä voit helposti seurata esimerkiksi onko tuntia tai muuta kulua laskutettu asiakkaalta, millä myyntilaskulla ja mihin hintaan. Projektikuluja ovat:
- Tunnit
- Hyväksytyt osto-, kulu- ja matkalaskut
- Manuaalisesti lisätyt kulurivit
Huom! Osiossa ei siis näy maksuerät, automaattinen laskutus tai kustannuslaskelman rivit.
Näkymässä voit myös vaihtaa laskuttamattoman kulun laskutettavuutta tai kustannuslaskelmaan kohdistusta sekä lisätä manuaalisesti uusia kuluja.
Käyttöoikeudet: Projektit > Toteutuneet kulut
PSA-paketit: Kaikki
Näkymän suodatukset ja järjestäminen
Voit suodattaa projektin toteutuneita kuluja laskutustilan, kulutyypin tai käyttäjän mukaan. Käyttäjälistalla näytetään henkilöt, jotka ovat lisänneet kuluja kyseiselle projektille.
Saraketoiminnot ovat samat kuin muissakin listanäkymissä; voit esim. järjestää rivejä tai piilottaa sekä siirtää sarakkeita.
Kulujen tilat
Toteutuneista kuluista näet, millä laskulla kulu on tai esim. miksi tunnit eivät ole nousseet laskulle. Linkitetty lasku voi olla vielä muokattavassa tilassa (esilasku tai odottava) tai sitten jo lähetetty. Kulujen tilat voivat olla seuraavat:
- Lasku xx : Linkki myyntilaskuun, jolla kulu on.
- Lasku 0: Linkki esilaskuun, jolla kulu on.
- Laskuttamaton: Kulua ei ole laskutettu, mutta on tyypiltään laskutettava.
- Laskuttamaton, kuittaamatta: Tuntimerkintää ei ole vielä kuitattu hyväksyttäväksi eikä hyväksytty, mutta on tyypiltään laskutettava.
- Laskuttamaton, hyväksymätön: Tuntimerkintää ei ole vielä hyväksytty, mutta on tyypiltään laskutettava.
- Ei laskutettava: Kulutyyppi on projektin laskutusasetuksissa ei-laskutettava tai kulu on määritetty rivikohtaisesti ei-laskutettavaksi.
- Ei laskutettava, kuittaamatta: Tuntimerkintää ei ole vielä kuitattu hyväksyttäväksi eikä se ole tyypiltään laskutettava.
- Ei laskutettava, hyväksymätön: Tuntimerkintää ei ole vielä hyväksytty eikä se ole tyypiltään laskutettava.
Vaihda yksittäisen kulun laskutettavuutta
Toteutuneissa kuluissa voit määrittää rivikohtaisia poikkeuksia kulujen laskutettavuuteen. Tämä tulee tehdä ennen kuin kulu on nostettu esilaskulle tai laskulle. Oletuksena kulu on laskutettava, mikäli kyseinen aineistotyyppi (esim. tunnit) on projektin laskutusasetuksissa valittu laskutettavaksi. Ominaisuutta voidaan hyödyntää esimerkiksi tilanteessa, jossa tiettyjä projektille kohdennettuja tunteja ei haluta veloittaa asiakkaalta, vaikka tunnit muuten ovat laskutettavia.
- Klikkaa laskutettava-saraketta laskuttamattomalta riviltä, jota haluat muokata.
- Valitse Ei laskutettava tai Oletus. Tiedot tallentuvat automaattisesti.
Kulujen hintasarakkeet
Toteutuneet kulut -näkymässä näytetään seuraavat hintasarakkeet:
- Omakustannehinta = yrityksellesi aiheutuva kustannus, yksikköhinta
- Omakustannehinta yht. = omakustannehinta x määrä
- Laskutettavat hinnasto = myyntihinta asiakkaalle, yksikköhinta
- Myyntihinta yht. = laskutettavat hinnasto x määrä
- Toteutunut laskutus = laskuaineistossa toteutunut hinta kyseiselle kululle (esim. asiakkaalta veloitettavaa summaa on voitu muuttaa vielä myyntilaskulla).
Lisää kulu manuaalisesti
Tarvittaessa voit lisätä kulun projektille myös manuaalisesti, projektille kohdennettujen tuntien ja laskujen lisäksi. Manuaalisesti lisätty kulurivi muodostuu tyypillä Todelliset kulut, jonka ohjelma käsittää ostolasku-tyyppisenä kuluna. Rivin myyntihinta on lisäysvaiheessa oletuksena 0€. Eli mikäli kulu halutaan laskuttaa asiakkaan myyntilaskulla:
- ostolaskujen tulee olla projektin laskutusasetuksissa laskutettavaa aineistoa
- myyntihinta on annettava riville erikseen.
- Siirry projektin osioon > Talous > Toteutuneet kulut.
- Klikkaa otsikkoriviltä vihreää + kuvaketta.
- Lisää kulun kuvaus, määrä ja hintatiedot. Tiedot tallentuvat automaattisesti.
Kohdista kulu kustannuslaskelmaan
Kuluja on mahdollista kohdistaa pelkän projektin lisäksi myös kustannuslaskelmaan, jos halutaan seurata budjetoituja vs. toteutuneita kuluja ja katteita tarkemmin. Kulun kohdistaminen kustannuslaskelmaan tai kohdistuksen muokkaus voidaan tässä näkymässä tehdä laskuttamattomalle kululle. Kohdistustieto voi näkyä rivillä jo valmiina, jos kohdistus on tehty heti tuntia lisätessä tai kululaskua käsitellessä.
- Klikkaa laskuttamattomalta riviltä kohtaa Kohdista kustannuslaskelmaan.
- Valitse kustannuslaskelman rivi (tai poista tarpeeton kohdistus).
Tieto tallentuu automaattisesti tähän ja luvut päivittyvät kustannuslaskelman Kulujen kohdistus -osioon.