Netvisor-rajapinta

Netvisor on kirjanpito- ja palkanlaskentaohjelma. Heeros PSA:n ja Netvisorin välillä on kaksisuuntainen REST-rajapinta. Myynti-, osto-, kulu- ja matkalaskut voidaan siirtää napin painalluksella Heeros PSA:sta suoraan Netvisoriin. Ostolaskujen läpilaskutus on mahdollista myös Heeros PSA:sta. Netvisorista voidaan myös siirtää ostolaskut Heeros PSA:han kierrätystä, projektikohdistusta ja hyväksyntää varten. Hyväksytyt ostolaskut voidaan siirtää takaisin Netvisoriin maksatukseen. 

Heeros PSA:sta voidaan siirtää Netvisoriin rajapinnan kautta:

• Myyntilaskut (laskukohtainen myyntitili, tuotteet ja laskentakohteet)
• Ostolaskut 
• Kulu- ja matkalaskut 

Tässä on esitetty kaavio Netvisorin rajapinnan kokonaisuudesta.

Käyttöoikeudet: Admin (rajapinnan aktivointi), Myyntilaskut, Ostolaskut, Matka/Kululaskut

PSA-paketit: Growth, Business, Enterprise, Enterprise+

 

 

Netvisor-rajapinnan asetukset

Rajapintayhteys vaatii oman yrityksen Y-tunnuksen. Y-tunnus pitää olla muotoa 123456-7. Ennen rajapinnan käyttöönottoa, varmista että yrityksen tiedot ovat oikein Heeros PSA:n asetuksissa (Asetukset > Yrityksen tiedot > Osoite > Y-tunnus ja Osoite).

 

Luo Netvisor-tunnisteet

Luo Netvisorissa tunnisteet aktivoimista varten:

1. Kirjaudu Netvisoriin.
2. Paina yrityksen nimeä vasemmasta yläkulmasta.
3. Valitse Ohjelmistorajapinta ja tunnisteet.
   
4. Tarkista Rajapintaresurssien oikeudet. 
5. Tarvitset tarkistusta varten: Asiakastiedot, tilaukset ja laskut, myyntisuoritukset, ostot ja matkalaskut.

Täytä saadut autentikointitiedot Heeros PSA:n Netvisor asetuksiin alla olevien ohjeiden mukaisesti.

 

Aktivoi Netvisor-rajapinta

1. Siirry osioon: Asetukset > Integraatiot.
2. Klikkaa Aktivoi Netvisor-osiosta.
3. Kirjoita Käyttäjän ID ja Netvisor API-avain.
4. Klikkaa Tallenna.

Netvisorin asetuksien määrittäminen ennen käyttöönottoa

Netvisor-asetukset tulee määrittää ja tarkistaa ennen kuin laskuja voidaan alkaa lähettämään Netvisoriin. Laskut eivät siirry, jos laskuja on luotu ennen seuraavia vaiheita. Tämä johtuu siitä, että tehdyissä laskuissa ei ole tarvittavia tietoja tiedonsiirtoon.

Rajapinnan aktivoiminen vaiheittain:

1. Asiakasrekisterin täsmäytys
2. Myyntitilien määrittäminen (pakollinen)
3. Ostotilien määrittäminen (pakollinen)
4. Tuotteiden määrittäminen (pakollinen yksi tuote)
5. Laskentakohteet eli kustannuspaikat alias dimensiot (vapaaehtoinen)
6. Kululajit (pakollinen, jos on matka- kululaskut käytössä)
7. Netvisorin läpilaskutus

Asiakasrekisterin täsmäyttäminen

Ennen käyttöönottoa asiakasrekisterit pitää olla täsmäytetty. Heeros PSA:n asiakaskortin perustiedoissa on kohta Netvisor ID, johon täytetään Netvisorissa olevan asiakkaan ID. Voit hakea Netvisorista asiakkaat ohjelmaan Heeros PSA:n asetuksista.

1. Siirry osioon: Asetukset > Integraatiot > Netvisor.
2. Klikkaa Päivitä Päivitä asiakkaiden Netvisor ID -kohdassa.
   

Toiminto päivittää asiakkaiden tiedot, mutta kertoo myös mitä asiakkaita puuttuu:

• Jos rajapinta tunnistaa Heeros PSA:n asiakasrekisterissä olevan asiakkaan ja saman Y-tunnuksen, mikä löytyy myös Netvisorista, pystyy ohjelma synkronoimaan Netvisor ID:t Heeros PSA:han automaattisesti.
• Puuttuvat asiakkaat voidaan viedä tiedostona Heeros PSA:han. Löydät ohjeen täältä.
• Jos asiakasta ei löydy Netvisorista, se luodaan automaattisesti myyntilaskujen siirrossa. Siirron yhteydessä myös Heeros PSA:n asiakastietoihin päivittyy Netvisorin asiakas ID.

Netvisor asiakas ID on asiakkaan Netvisor kantanumero, ei asiakaskortilla oleva asiakasnumero. Näet tämän menemällä Netvisorissa asiakaskortille ja tarkastelemalla URL-osoitetta.

 

Myyntitilit

Täytä Heeros PSA:han Netvisor-rajapinnan aktivoinnissa kirjanpitäjältäsi saadut myyntitilit. Nämä tilit valitaan laskurivikohtaisesti.

Oletusmyyntitili voidaan määritellä esivalintaa varten: kun luodaan laskurivi, oletusmyyntitili on esivalittuna.

1. Siirry osioon Asetukset > Integraatiot > Netvisor.
2. Klikkaa Lisää tili myyntitili-osiosta.
3. Määritä myyntitilille nimi ja tilin numero.
   
4. Valitse oletusmyyntitili.
   

 

Ostotilit

Ostotili on vastatili myyntilaskuille. Tämä voidaan asettaa asetuksissa.

1. Siirry osioon Asetukset > Integraatiot > Netvisor.
2. Klikkaa Lisää tili ostotili-osiosta.
3. Määritä ostotilille nimi ja tilin numero.

 

Tuotteet

Heeros PSA:han voidaan asettaa Netvisorin tuotteita, jotta tuotetieto voidaan valita laskulla rivikohtaisesti. Oletustuote voidaan asettaa laskurivin lisäämistä varten, jolloin oletustuote on esivalittuna.

Ohjelma hakee Netvisorin tuoterekisterin ja päivittää tuotteet PSA:n tuoterekisteriin ja Netvisor-asetuksiin kohtaan tuote. Jos haussa löytyy sama tuotekoodi, tällöin tuote ei ylikirjoita olemassa olevaa. Netvisoriin hinnat tulevat mukana siirrossa, mutta ei ylikirjoita Heeros PSA:ssa hinnastossa olevia hintoja. Toisin sanoen siirrossa Heeros PSA:han lisätään ainoastaan uudet tuotteet hintoineen. 

1. Siirry osioon Asetukset > Integraatiot > Netvisor.
2. Klikkaa Hae tuoterekisteri (tai Lisää tuote).
3. Määritä oletustuote.

Laskentakohteet eli kustannuspaikat (dimensiot)

Heeros PSA:han voidaan asettaa Netvisorin laskentakohteita. Näillä pystyt kohdistamaan myynti- ja ostolaskujen laskurivejä laskentakohteille. Ostolaskujen laskentakohteet siirtyvät Netvisoriin ostolaskujen hyväksynnän (ei lähettämisen) yhteydessä. 

• Laskentakohteiden otsikot on laskentakohteiden juuritaso.
• Laskentakohteet on toinen taso, jolla voidaan tarkentaa kohdistamista. 

Laskentakohteet löydät Netvisorista. Laskentakohteet lisätään Heeros PSA:n asetuksiin ja niihin liittyy seuraavia sääntöjä:

• Jos Heeros PSA:n asetuksissa oleva laskentakohde (taso 2) ei ole Netvisorin asetuksissa, tulee Netvisoriin automaattisesti kyseinen laskentakohde (taso 2) laskuaineiston mukaisesti (automaattinen luonti tapahtuu vain toiselle tasolle asti). 
• Netvisorissa voidaan jakaa toinen taso vielä kolmanteen tasoon. Netvisoriin tulee luoda manuaalisesti kolmas taso. Kolmas taso tulee luoda myös Heeros PSA:n asetuksiin. Heeros PSA ja Netvisorin rajapinta tunnistaa kolmannen tason automaattisesti, jos kolmas taso on kirjoitettu täsmälleen samalla tavalla Heeros PSA:n asetuksissa.

1. Siirry osioon Asetukset > Integraatiot > Netvisor.
2. Klikkaa Lisää laskentakohteen otsikko.
3. Anna laskentakohteen otsikolle nimi.
4. Klikkaa Lisää laskentakohde.
5. Anna laskentakohteelle nimi.
6. Valitse tuotekategoria.
7. Valitse oletuslaskentakohde (koskee myyntilaskuja).

Netvisor projektidimensio

Aktivoimalla ominaisuuden lisätään dimensio "Projekti" myyntilaskuille, kun ne lähetetään Netvisoriin. Lisäksi voit määritellä muodon, kuinka projektidimensio näytetään laskulla. Jos projektinumeroa ei löydy Netvisorista, se luodaan sinne laskun siirron yhteydessä. 

1. Siirry osioon Asetukset > Integraatiot > Netvisor.

2. Aktivoi Käytä projektidimensioita.

3. Valitse Projektidimension muoto, miten dimensio esitetään myyntilaskulla (nimi, numero tai molemmat).

 

Netvisor kululaskujen eScan projektidimensio

Lisää projektidimension automaattisesti kululaskulle, kun se lähetetään Netvisoriin eScanin kautta. Jos dimensio-otsikkoa ei ole määritelty, määritelmä ’Project’ lisätään sille.

 

Kululajit

Kululajit tarvitaan matka- ja kululaskujen siirtoon. Näiden pitää vastata Netvisorissa olevia matka- ja kululaskujen kululajeja.

1. Siirry osioon Asetukset > Integraatiot > Netvisor.
2. Klikkaa Lisää kululaji.
3. Anna kululajin nimi.

 

ALV-koodit

Lisää laskutuksessa käytettävät Netvisorin ALV-koodit, jotta ne ovat valittavissa laskuriveillä. Voit tarkistaa koodit Netvisorin sivuilta. 

 

Netvisor laskujen läpilaskutus

Heeros PSA:ssa voidaan laskuttaa Netvisorin lasku läpilaskutuksena asiakkaille. Läpilaskutuksen aktivointi lisää tuoterekisteriin Netvisor kategorian ja lisää Netvisor tuotteet. Heeros PSA:ssa on oltava yksi tuoteversio, joka pitää tarkistaa ennen käyttöönottoa. Noudetuille tuotteille pitää asettaa myyntihinta tuoterekisterissä. Asiakaskohtaista hinnastoa ei tueta.

1. Siirry osioon Asetukset > Integraatiot > Netvisor.
2. Aktivoi Netvisor laskujen läpilaskutus -asetus.

 

Ostolaskutyyppi

Valitse minkä tyyppiset ostolaskut haetaan Netvisorista kerran päivässä (aamulla klo 6 mennessä).

Rajapinnan käyttäminen

Myyntilaskut

Myyntilaskujen prosessin yleiskatsaus

 

Myyntilaskujen hallinta ja käyttö

Laskun luonti tapahtuu normaalisti Heeros PSA:ssa ja sen jälkeen valitaan Tulosta&Vie painikkeen alta Lähetä Netvisoriin.

Tiliöintitiedot: Myyntilaskulla voidaan valita Näytä kirjanpito-kohdassa rivikohtaisesti:

• Tuote (oletus tai valitaan listalta)
• Laskentakohde
• Myyntitili

ALV: Netvisor noudattaa Heeros PSA:n laskulla olevia alv %, mutta jos asiakkaan (Netvisorin asiakaskortti) takana on käänteinen verokanta, niin tämä ylikirjaa Heeros PSA:n laskulla olevan alv tiedon.

Toimitustapa: posti, email tai verkkolasku. Siirto noudattaa nopeinta toimitustapaa. 

Valuutta: Myös laskun valuutta voidaan valita. Huom! Raportit ovat euroissa. 

Liitteet: Vain PDF-muotoiset. Liitetiedosto lähtee automaattisesti Netvisorista eteenpäin ainoastaan verkkolaskujen mukana. Muilla toimitustavoilla liitetiedosto siirtyy Heeros PSA > Netvisor laskun mukana, mutta ei lähde automaattisesti, ellei Netvisorissa tehdä toimenpiteitä.

Viivästyskorko ja huomautusaika: tulee Netvisorin puolelta.

Merkkimäärät ja rivien siirtyminen: 

1. Osoitteen maakoodi on pakollinen. 

2. Merkkimäärä rajaa ei ole otsikkorivillä.

3. Merkkimäärä rajaa ei ole laskurivillä.

4. Laskurivi lähetetään otsikkorivinä, jos rivin määrä on 0.

5. Ensimmäinen seliterivin merkkimäärä on 255 merkkiä. Siirto onnistuu Netvisoriin, mutta teksti katkeaa merkin 255 kohdalta. Heeros PSA:n seliterivi kohdistuu Netvisorissa riviselite kohtaan.

6. Toinen seliterivi, siirtyy Netvisoriin, mutta kohdistuu Netvisorissa laskun kommenttiriviksi. Tässä ei ole merkkimäärä rajoitetta.

7. Laskutettavien tuoterivien siirrosta lisää artikkelin lopussa. Huom! Heeros PSA:n tuotenimi ylikirjoittaa Netvisorissa mahdollisen tuotenimen!

Myyntilaskujen maksusuoritusten nouto: Maksusuoritukset haetaan päivittäin Netvisorista. Huom! Netvisorissa pitää olla sallittu nouto kohdassa "Rajapintaresurssien käyttöoikeudet > Myyntisuorituslistan nouto Netvisorista." Jos suoritus vastaa laskun loppusummaa, laskun tilaksi muuttuu Maksettu. 

 

Ostolaskut

Ostolaskut prosessin yleiskatsaus

Ostolaskujen hallinta ja käyttö

Heeros PSA:han voidaan ottaa vastaan ostolaskuja seuraavasti:

1. Maventa > Heeros PSA > Netvisor

2. Maventa > Netvisor > Heeros PSA -- (hyväksyntä tieto) > Netvisor

Saapunut ostolasku kierrätetään ja hyväksytään PSA:ssa. Tämän jälkeen se voidaan siirtää Netvisoriin maksua varten.

Netvisor ostolaskujen haku tapahtuu joka aamu klo 6 mennessä. Rajapinnan asetuksista pitää ensin valita minkä tyyppisiä ostolaskuja haetaan Heeros PSA:han. Haku tehdään max 1 viikkoa vanhoille laskuille. Jos haetaan hyväksyttyjä laskuja, päiväys katsotaan viimeisestä muokkauspäivästä. Muutoin päiväys katsotaan laskupäivästä. 

Ostolasku kohdistetaan PSA:ssa ostolaskujen oletusvastaanottajalle ilman projektikohdistusta, ellei laskulta löydy jokin seuraavista tiedoista (vain yksi kohdistusviite per lasku):

• • Jos laskussa on PR/PRJ-numero (sama kuin PSA-projektin E-laskun viite -kentässä) jollain laskun kentällä, lasku kohdistetaan automaattisesti kyseiseen projektiin ja sen projektivastaavalle.
  • Jos laskussa on PO-numero jollain laskun kentällä, ja vastaava ostotilaus löytyy tallennettuna PSA:han, lasku kohdistetaan ostotilaukseen, siihen liittyvään projektiin ja sen projektivastaavalle.
  • Jos laskussa on US-numero jollain laskun kentällä, lasku kohdistetaan kyseiselle käyttäjälle.

• Jos yhtiöllä on asetettu Netvisoriin henkilökohtaiset hyväksyntäoikeudet, pitää rajapinnalle myös antaa nämä oikeudet. Tämä tapahtuu kuvan osoittamalla tavalla.

• Jokaisen henkilön pitää luoda rajapintaoikeus itselleen ja toimittaa ne Heeros PSA:han.

• Rajapintaoikeudet ovat yhtenäisiä ja kohdistuu kaikille Api-avaimille.

• Jokaisella käyttäjällä, joka tekee ostolaskujen hyväksyntää ja/tai siirtää ostolaskuja pitää olla Api-avaimen tunnukset Heeros PSA:ssa.

Läpilaskutuksen käyttäminen

Netvisorin laskun saapuessa, voidaan ostolasku valita listauksesta ja jälleenlaskuttaa asiakkaalta. (Ostolasku voidaan tehdä myös manuaalisesti. Tarvitset kuitenkin laskutiedoston, joka pitää tallentaa manuaalisesti luotuun ostolaskuun. Laskutiedosto on XML-tiedosto eli Finvoice.)

Ohjelma ilmoittaa mahdollisista virheistä, mutta seuraava polku pitää täyttyä:

1. Heeros PSA:ssa on asiakas ja sillä Y-tunnus.
2. Asiakkaalla on projekti.
3. Asiakkaalla on projektilla automaattisen laskutuksen tietue ja sillä valinta: Läpilaskutus. Tällä osoitetaan, mihin automaattiseen laskuun läpilaskutus halutaan.

Matka- ja kululaskut

Matkalaskujen ja kululaskujen hallinta ja käyttö

Käyttöönotto - kerää nämä tiedot valmiiksi ennen ominaisuuden aktivointia Heeros PSA:ssa:

Henkilön ID-numerot Netvisorissa

Netvisorissa: Palkat > Henkilö, Palkansaajalistaus > Muokkaa henkilö > Palkanlaskennan tiedot

Kululajit
Netvisorissa: Palkat > Palkkalaskenta, Palkkamallien hallinta > Yrityskohtaiset palkkalajit > Palkkalaji numero (ID)

Huom! Voit myös lisätä kululajit: Lisää uusi palkkalaji > Matkalaskun kulurivi

Henkilöllä on resurssihallintaoikeus. 

Netvisorissa: Palkat > Henkilö, Palkansaajalistaus > Muokkaa henkilö > Veloitettavat palvelut

Tämä ominaisuus pitää olla henkilön asetuksissa päällä.

Huom!

Seuraavat asetukset pitää olla tehtynä Netvisorissa, jotta resurssoininhallinnan ominaisuus saadaan päälle henkilöiden asetuksiin.

Tämä pitäisi olla kirjanpitäjän tiedossa, jotta saadaan matka- ja kululaskunäkymä aktivoitua.

Asetusten määrittäminen ja ominaisuuden aktivointi

• Kilometrikorvausten määreet
  Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Kulu- ja matkalaskut. 

Tässä osiossa yhdistät kilometrikorvaustyypin ja annat tälle nimen sekä hinnat. Muista myös korotukset.

• Päivärahamääreet
  Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Kulu- ja matkalaskut. 

Tässä kohdassa yhdistä päivärahatyyppi vapaamuotoiseen tekstiin ja määritä

päivärahakorvaukset.

• Kululajit Asetukset > Netvisor > kululajit
  Nämä pitää vastata Netvisorissa olevia matka- ja kululaskujen kululajeja.

• Käyttäjän Netvisor ID
  Asetukset > Käyttäjän tiedot > Muokkaa käyttäjää. 

Tämä on Netvisorissa palkansaajan numero.

Huom! Matka- ja kululaskun siirtäminen ja tekemisessä otettavat huomiot.

• Jokainen liite pitää olla kohdistettu johonkin kuluriviin. Jos yhdelle kuitille on useampia kulurivejä, pitää laittaa niin monta kuittia, kun on kulurivejä.

• Kuvaus on pakollinen Netvisor-rajapinnan vaatimuksien suhteen.

Tuotteet

Tuotteiden toiminta ja hyödyntäminen tiliöinnissä

Netvisor mahdollistaa monipuolisen tuote viennin. Tässä on kuvattu tuotteiden kulku ja mahdollisuudet. 

Tämä antaa mahdollisuuden virtaviivaiseen tiliöintiin, koska Netvisorissa voidaan tehdä tiliöintiohjauksia tuotteille. Tämä tarkoittaa sitä että, kun tuote siirretään laskurivillä Heeros PSA:sta Netvisoriin, osaa Netvisor tiliöidä laskentakohteen ja myyntitilin laskurivin mukaan.

Heeros PSA:han voidaan kirjata tuotteita:

1. Netvisor asetukset

2. Tuotehinnastoon = tuoterekisteri

Riippuen käyttötarkoituksesta voidaan tätä hyödyntää seuraavasti

Tapa 1

Kirjanpidossa meillä on tuote nimeltä Johtamisen palvelut yhtenä kokonaisuutena, joka kirjataan Heeros PSA:n Netvisor asetuksiin. Tuoterekisterissä meillä voi olla talousjohtaminen, henkilöstöjohtaminen, tuotejohtaminen jne. Näin ollen voimme osoittaa kirjanpidolle ja asiakkaalle laskurivillä, että tämä kuuluu johtamisen palveluun, mutta tarkentava tieto yksilöi laskurivin. Tämä antaa mahdollisuuden kirjanpidollisesti tehdä tuoteohjaukset tuotteelle johtaminen.

Tapa 2

Kaikki tuotteet ovat saman nimisiä riippumatta rekisteristä (Heeros PSA:n tuotehinnasto ja Heeros PSA:n Netvisor asetuksiin). Tällöin nimi kulkee samanlailla läpi ohjelman.

Laskurivitekstien sijoittuminen

Tässä kuvassa on kuvattu kuinka tuotetiedot liikkuvat.

Asetuksiin pitää laittaa Netvisor tuotteet ja niille kohdistetaan numero tai teksti, mikä on Netvisorissa tuotekortille asennettu.

Heeros PSA:n tuotehinnastolle voidaan kirjata tuotteita ja yhdistää Netvisor tuote ID:llä. Näin tuote ID kulkee automaattisesti kun tuotteilla laskutetaan.

 Tässä kuvassa nähdään mistä hallinnoidaan tuote ID:t Netvisorissa.

Huom!

• Netvisorin teksti, mikä kirjoitetaan ei tule laskulle, vaan teksti mikä kirjoitetaan Heeros PSA:n asetuksiin Netvisor tuote kohtaan tulee.

• Kun tuote valitaan laskuriville Heeros PSA:n tuotehinnastosta, tiliöintilaatikossa oleva Netvisor tuote ei valiinnu automaattisesti vaikka tuotteet on yhdistetty ID:n perusteella.

Tässä kuvassa nähdään kuinka tieto näkyy Heeros PSA:n ja Netvisorin laskuriveillä. Yläpuolella on kuvattu mistä laskurivit koostuvat ja ala kuvassa nähdään kuinka tieto sijoittuu Netvisorin laskuriville.

Tärkeät huomiot:

1. Teksti, joka on kirjattu Heeros PSA:n Netvisor asetuksiin tulee Netvisorissa laskurivin tiedoksi. Tämä tieto ei näy Heeros PSA:ssa muualla kuin tiliöinti dialogissa, ei laskurivillä.

2. Tieto, joka on kirjoitettu Heeros PSA:n laskuriville, menee Netvisorissa laskurivin selitekentäksi. 

Tässä kuva miltä rivit näyttävät PDF laskulla Netvisorissa

Huom! Heeros PSA:ssa voidaan kirjoittaa laskuriville eri teksti mikä on tuotteen nimi. Tämä vapaamuotoinen teksti kohta tulee automaattisesti tuotteen nimeksi, mutta on muokattavissa, kuten esimerkistä nähdään.

Työlajien kohdistaminen tuotteelle

Työlajit voidaan Heeros PSA:ssa kohdistaa Netvisor tuotteille. Tämä tarkoittaa että saadaan laskurivikohtaisesti automaattisesti tuntitöille Netvisor tuotteet.

HUOM. Pyydä Heeros PSA:n asiakaspalvelua aktivoimaan ominaisuus Ota yhteyttä

Tässä on hyvä huomioida että laskuaineistossa ei voida kuin ryhmitellä tunnit kolmella jaolla:

Tämä siksi että työlajit saadaan ryhmitettyä laskuriveille tuotteittain.