Netvisor-rajapinta

PSA-Netvisor-rajapinnassa onnistuu:

• Myyntilaskujen lähetys PSA:sta Netvisoriin (sis. myyntitili, tuotteet ja laskentakohteet)
• Ostolaskujen vastaanotto Netvisorista PSA:han, sekä ostolaskujen tai niiden hyväksyntätiedon lähetys PSA:sta Netvisoriin
• Kulu- ja matkalaskujen lähetys PSA:sta Netvisoriin.

Käyttöoikeudet: Admin (rajapinnan aktivointi), ominaisuuskohtaiset oikeudet
PSA-paketit: Growth, Business, Enterprise, Enterprise+

Aktivoi Netvisor-rajapinta

Luo tunnisteet Netvisorissa

1. Kirjaudu Netvisoriin.
2. Klikkaa yrityksen nimeä vasemmasta yläkulmasta.
3. Valitse Ohjelmistorajapinta > Ohjelmistorajapintatunnukset. 
4. Klikkaa Luo uusi rajapintatunnus. Ota talteen Käyttäjätunniste ja Avain. 
5. Valitse seuraavaksi Ohjelmistorajapinta > Rajapintaresurssien käyttöoikeudet. Tarkista, että rajapinnassa on oikeudet niihin ominaisuuksiin, joita rajapinnassa halutaan käyttää: Asiakastiedot, tilaukset ja laskut, myyntisuoritukset, ostot ja matkalaskut.

Täytä saadut tunnistetiedot PSA:n Netvisor-asetuksiin alla olevien ohjeiden mukaisesti.

Lisää tunnisteet PSA:n rajapinta-asetuksiin

1. Varmista että Y-tunnus ja osoite ovat oikein kohdassa Asetukset > Yrityksen tiedot > Osoite.
2. Siirry osioon: Asetukset > Integraatiot > Netvisor > Aktivoi. 
3. Täydennä edellisessä kohdassa Netvisorissa luomasi Käyttäjän ID ja Netvisor API-avain.
4. Tallenna.

Rajapinnan asetukset

Asiakasrekisterin täsmäyttäminen

Ennen rajapinnan käyttöä asiakasrekisterit pitää olla täsmäytetty ohjelmien välillä olemassaolevien asiakkaiden osalta. 

• Rajapinta-asetuksista löytyy Päivitä asiakkaiden Netvisor ID -painike, joka päivittää Netvisor ID:t suoraan PSA:n asiakaskorteille Netvisor ID -kohtaan niille asiakkaille, jotka tunnistetaan y-tunnuksella.
  
• Mikäli osaa asiakkaista ei tunnistettu y-tunnuksen perusteella, saat csv-tiedoston näistä asiakkaista ja voit täydentää tiedon näille PSA:han käsin. 
  • Täydennettävä tieto on asiakkaan Netvisor-kantanumero (löytyy Netvisorin asiakaskortin URL-osoitteesta), ei asiakasnumero. 
  • Jos asiakasta ei ole PSA:ssa ollenkaan, puuttuvat asiakkaat voidaan lisätä PSA:han tämän ohjeen avulla. 

Jos PSA:ssa olevia asiakkaita ei vielä löydy Netvisorista, ne luodaan sinne automaattisesti myyntilaskujen siirrossa. Siirron yhteydessä myös PSA:n asiakastietoihin päivittyy Netvisor ID.

Huom. Netvisorin "toimipaikka"-ominaisuus ei ole tuettu rajapinnassa, vaan kaikki asiakkaan laskutettavat toimipaikat pitää löytyä omina asiakkuuksinaan rekistereistä. 

Myyntitilit

Voit täydentää Finago PSA:han kirjanpitäjältäsi saadut myyntitilit, mikäli tilit halutaan valita myyntilaskuriveille jo PSA:n päässä. Voit myös valita oletusmyyntitilin, joka on esivalittuna laskuriveillä. 

Ostotilit

Voit täydentää Finago PSA:han kirjanpitäjältäsi saadut ostotilit, mikäli PSA:ssa luotuja tai Maventasta tuotuja ostolaskuja lähetetään Netvisoriin. 

1. Siirry osioon Asetukset > Integraatiot > Netvisor.
2. Klikkaa Lisää tili.
3. Määritä ostotilille nimi ja tilin numero.

Tuotteet

Mikäli PSA:han ei määritetä tuotetietoja, siirtyy kaikilla myyntilaskuriveillä Netvisoriin tuotteeksi TEMP. Lue lisää kohdasta "Rajapinnan käyttäminen".

Tuotteiden käyttäminen PSA:n laskutuksessa antaa mahdollisuuden mm. nopeampaan tiliöintiin, koska Netvisorissa voidaan tehdä tiliöintiohjauksia tuotteille. Kun kirjanpitotuote siirretään laskurivillä Finago PSA:sta Netvisoriin, osaa Netvisor tiliöidä laskentakohteen ja myyntitilin tuotteen mukaan.

Finago PSA:han voidaan kirjata tuotteita:

1. tuotehinnastoon eli tuoterekisteriin, kun käytetään tuotteita sellaisenaan, tai
2. Netvisor-asetuksiin, kun halutaan käyttää erillisiä tiliöintituotteita.

Riippuen käyttötarkoituksesta voidaan tätä hyödyntää seuraavasti;

Tapa 1

Kaikki tuotteet ovat samannimisiä riippumatta rekisteristä. 
Hae tuoterekisteri -napista PSA hakee Netvisorin tuotteet hintoineen ja lisää ne PSA:n tuoterekisteriin (ainoastaan uudet tuotekoodit, joita ei löydy PSA:sta ennestään. Haku ei siis päivitä olemassa olevia tuotteita). 
Tuotteille täydentyy haussa (tai voidaan antaa käsin) integraatio ID eli Netvisorin tuotetunniste.
Tuoterekisterin mukainen tuote valitaan myyntilaskulla Näytä kirjanpito -kohdassa. 

Tapa 2

PSA:n Netvisor-asetuksiin voidaan lisätä tiliöintituotteita käsin kohdasta Lisää tuote.
Esim. Kirjanpidossa meillä on "Johtamisen palvelut" yhtenä kokonaisuutena, joka kirjataan PSA:n Netvisor-asetuksiin tiliöintituotteeksi. PSA:n tuoterekisterissä meillä voi olla erikseen talousjohtaminen, henkilöstöjohtaminen, tuotejohtaminen jne, jotka kuuluvat kaikki Johtamisen palveluiden alle. Tämä antaa mahdollisuuden tiliöidä myynnin laskutuksessa tuotteelle "Johtamisen palvelut", vaikka laskurivillä näkyy tarkempi tuotenimi esim. tuotejohtaminen. 
Tiliöintituote valitaan myyntilaskulla Näytä kirjanpito-kohdassa. 

Laskentakohteet

Finago PSA:han voidaan asettaa Netvisorin dimensioita (laskentakohteen ylätaso 1) ja kustannuspaikkoja (ylätason sisältämät varsinaiset laskentakohteet 2), jolloin pystyt kohdistamaan myynti- ja ostolaskujen laskurivejä laskentakohteille jo PSA:n päässä. Ostolaskujen laskentakohteet siirtyvät Netvisoriin ostolaskujen hyväksynnän (ei lähettämisen) yhteydessä. 

Lisää Finago PSA:n asetuksiin samat laskentakohteet kuin Netvisorissa. Niihin liittyy seuraavia sääntöjä:

• Jos Finago PSA:n asetuksissa oleva kustannuspaikka (taso 2) ei ole Netvisorin asetuksissa, tulee Netvisoriin automaattisesti kyseinen kustannuspaikka (taso 2) laskuaineiston mukaisesti (automaattinen luonti tapahtuu vain 2. tasolle asti). 
• Netvisorissa voidaan jakaa toinen taso vielä kolmanteen tasoon. Netvisoriin tulee luoda manuaalisesti kolmas taso. Finago PSA:ssa voit kirjoittaa kolmannen tason kustannuspaikan nimen kenttään samalla tavoin kuin 2-tasoisessa luokittelussa. Rajapinta tunnistaa kolmannen tason laskentakohteen automaattisesti, jos sekä dimendion otsikko että kustannuspaikan nimi on kirjoitettu molemmissa ohjelmissa täsmälleen samoin.  

1. Siirry osioon Asetukset > Integraatiot > Netvisor.
2. Klikkaa Lisää kustannuspaikka. 
3. Anna dimension eli laskentakohteen ylätason Netvisorista löytyvä nimi (esim. osasto, kaupunki tms.) ja tallenna vihreällä painikkeella.
4. Klikkaa dimension rivillä kolmen pisteen takaa Add item. 
5. Anna kustannuspaikan Netvisorista löytyvä nimi (esim. asiakaspalvelu, Helsinki tms.)
6. Valitse halutessasi liiketoiminta-ala. Tällöin kyseisen liiketoiminta-alan projektien myyntilaskuriveille tulee suoraan oletuksena tämä kyseinen kustannuspaikka. 
7. Valitse täydennetäänkö tämä kustannuspaikka aina oletuksena myyntilaskuriveille. 
8. Lisää muut tarvittavat dimensiot ja kustannuspaikat. Huom. projektidimensiolle on oma asetuksensa, kts. ohjeen seuraava kohta. 

Netvisor-projektidimensio

Aktivoimalla ominaisuuden lisätään dimensio "Projekti" myyntilaskuille, kun ne lähetetään Netvisoriin. Lisäksi voit määritellä muodon, kuinka projektidimensio näytetään laskulla. Jos projektinumeroa ei löydy Netvisorista kustannuspaikkana, se luodaan sinne laskun siirron yhteydessä. 

1. Siirry osioon Asetukset > Integraatiot > Netvisor.
2. Aktivoi Käytä projektidimensioita.
3. Valitse Projektidimension muoto, miten dimensio esitetään myyntilaskulla (nimi, numero tai molemmat).

Netvisor kululaskujen eScan projektidimensio

Kululaskut voidaan lähettää PSA:sta joko suoraan Netvisoriin (kululaskuina) tai sitten eScanin kautta (ostolaskuina). 

Tällä toiminnolla voidaan lisätä projektidimensio automaattisesti kululaskuille, kun ne lähetetään eScaniin. Jos dimensio-otsikkoa ei määritellä erikseen, käytetään otsikkoa "Project". 

Kululajit 

Kululajien täydentäminen on pakollista, mikäli siirretään matka- ja kululaskuja. Näiden pitää vastata Netvisorissa olevia kululajeja.

Huom! Katso myös kohta Muualla tehtävät asetukset

1. Siirry osioon Asetukset > Integraatiot > Netvisor.
2. Klikkaa Lisää kululaji.
3. Anna kululajin nimi.

ALV-koodit

Lisää laskutuksessa käytettävät Netvisorin ALV-koodit prosentteineen, jotta ne ovat valittavissa laskuriveillä. Voit tarkistaa koodivaihtoehdot Netvisorin sivuilta. 

Mikäli tämä kohta jätetään kokonaan täydentämättä, siirretään myyntilaskuilla aina oletuskoodi KOMY (kotimaan myynti) tai EUPM 312 (käännetty verovelvollisuus). 

Netvisor laskujen läpilaskutus

Ostolaskuja voidaan läpilaskuttaa PSA:ssa olevilta asiakkailtanne automaattilaskuilla. 

Läpilaskutuksen aktivointi lisää PSA:n tuoterekisteriin tuotteita, jotka teidän pitää hinnoitella. 

Ostolaskun saapuessa, voidaan lasku valita ostolaskulistauksesta ja klikata Valinnat > Lisää sopimuslaskutus (Netvisor). (Ostolasku voidaan luoda myös manuaalisesti, kunhan siihen liitetään finvoice XML-laskutiedosto). Seuraavien ehtojen pitää täyttyä, jotta läpilaskutus onnistuu:

1. PSAssa on asiakas ja sillä Y-tunnus.
2. Asiakkaalla on projekti.
3. Projektilla on automaattisen laskutuksen määritys ja siellä valinta: Läpilaskuta. Tällä osoitetaan mihin automaattiseen laskuun läpilaskutus halutaan.

Ostolaskutyyppi

Valitse minkä tyyppiset ostolaskut haetaan Netvisorista kerran päivässä (aamulla klo 6 mennessä). Haku tehdään max 1 viikkoa vanhoille laskuille. Jos haetaan hyväksyttyjä laskuja, päiväys katsotaan viimeisestä muokkauspäivästä. Muutoin päiväys katsotaan laskupäivästä. 

Muualla tehtävät asetukset, mikäli käytössä matka- ja kululaskut

1) Kerää talteen/tarkista nämä tiedot valmiiksi Netvisorissa:

• Kerää talteen palkansaaja Netvisor ID:t
  Netvisorissa: Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus > Muokkaa henkilöä > Palkanlaskennan tiedot > Palkansaajan numero
• Tarkista, että palkansaajille voidaan tallentaa matkalaskuja
  Netvisorissa: Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus > Muokkaa henkilöä > Veloitettavat palvelut > Matkat.
• Kerää talteen kululajit
  Netvisorissa: Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Yrityskohtaiset palkkalajit

2) Määritä nämä asetukset PSA:n kohdassa Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Kulu- ja matkalaskut:

• Kilometrikorvausten määreet
  Määritä kuten PSA:n ohjeessa, mutta anna lisäksi Netvisor-tyyppi. 
• Päivärahojen määreet
  Määritä kuten PSA:n ohjeessa, mutta anna lisäksi Netvisor-tyyppi. 
• Lisäkulujen määreet (kilometrikorvauksen lisämatkustaja)
  Määritä kuten PSA:n ohjeessa, mutta anna lisäksi Netvisor-tyyppi: Netvisor lisämatkustaja

3) Määritä nämä asetukset PSA:n kohdassa Asetukset > Käyttäjähallinta > Käyttäjät

• Palkansaaja Netvisor ID
  Täydennä henkilöille PSA:han Netvisor palkansaajan numero.

Rajapinnan käyttäminen

Myyntilaskut

Myyntilaskujen luominen ja lähettäminen

Laskun luonti tapahtuu normaalisti Finago PSA:ssa ja sen jälkeen valitaan Tulosta&Vie painikkeen alta Lähetä Netvisoriin.

Myyntilaskujen maksusuoritusten nouto: Maksusuoritukset haetaan päivittäin Netvisorista. Huom! Netvisorissa pitää olla sallittu nouto kohdassa "Rajapintaresurssien käyttöoikeudet > Myyntisuorituslistan nouto Netvisorista." Jos suoritus vastaa laskun loppusummaa, laskun tilaksi muuttuu Maksettu. 

Viivästyskorko ja huomautusaika: tulee Netvisorin puolelta.

ALV: Netvisor noudattaa PSA:n laskulla olevia alv %, mutta jos asiakkaan (Netvisorin asiakaskortti) takana on käänteinen verokanta, niin tämä ylikirjaa PSA:n laskulla olevan alv tiedon.

Toimitustapa: posti, email tai verkkolasku. Siirto noudattaa nopeinta toimitustapaa. 

Valuutta: Myös laskun valuutta voidaan valita.

Liitteet: Vain PDF-muotoiset. Liitetiedosto lähtee automaattisesti Netvisorista eteenpäin ainoastaan verkkolaskujen mukana. Muilla toimitustavoilla liitetiedosto siirtyy Finago PSA > Netvisor laskun mukana, mutta ei lähde automaattisesti, ellei Netvisorissa tehdä toimenpiteitä.

Merkkimäärät ja rivien siirtyminen: 

1. Osoitteen maakoodi on pakollinen. 
2. Otsikkorivillä tai tavallisella laskurivillä ei ole merkkimäärärajoitusta. 
3. Laskurivi lähetetään otsikkorivinä, jos rivin määrä-tietona on 0.
4. Ensimmäisen seliterivin merkkimäärä on 255 merkkiä. Toinenkin seliterivi siirtyy, mutta kohdistuu laskun kommenttiriviksi, ei merkkimäärärajoitusta.
5. Tuotetietojen ja rivikuvausten siirtyminen: lue ohjeen seuraavat kohdat. 

Tiliöintitiedot: Myyntilaskulla voidaan valita Näytä kirjanpito-kohdassa rivikohtaisesti:

• Tiliöintituote (oletus tai valitaan listalta). Jos jätetään tyhjäksi, Netvisorissa valikoituu rivin tuotteeksi joko PSA:n laskurivin tuote tai sen puuttuessa "TEMP". 
• Laskentakohde
• Myyntitili

Tuotetietojen ja rivikuvausten sijoittuminen laskusiirrossa PSA > Netvisor:

• Jos PSA:ssa laskuriville ei ole annettu tiliöintituotetta Näytä kirjanpito -kohdassa, niin Netvisorissa laskurivillä tulee näkymään:
  • PSA:n laskurivin tuotekoodi & nimi (tuoterekisterissä oltava tälle integraatio ID) tai sen puuttuessa "TEMP"-koodi & TEMP-tuotteen nimi Netvisorin rekisterissä, ja
  • seliterivinä PSA:ssa annettu laskurivin kuvausteksti.
• Jos PSA:ssa laskuriville on annettu tiliöintituote Näytä kirjanpito -kohdassa (joko tuoterekisterin tuote tai rajapinta-asetusten tuote), niin Netvisorissa laskurivillä tulee näkymään: 
  • PSA:ssa oleva tiliöintituotteen koodi & nimi, ja
  • seliterivinä PSA:ssa annettu laskurivin kuvausteksti.

PDF-laskukuva Netvisorissa:

Ostolaskut

Finago PSA:han voidaan vastaanottaa ostolaskuja seuraavasti:

1. Maventa > Finago PSA > Netvisor, tai
2. Maventa > Netvisor > Finago PSA -- (hyväksyntätieto) > Netvisor. 

Netvisorista ostolaskujen haku tapahtuu joka aamu klo 6 mennessä. Rajapinnan asetuksista pitää ensin valita minkä tyyppisiä ostolaskuja haetaan Finago PSA:han. Haku tehdään max 1 viikkoa vanhoille laskuille. Jos haetaan hyväksyttyjä laskuja, päiväys katsotaan viimeisestä muokkauspäivästä. Muutoin päiväys katsotaan laskupäivästä. 

Saapunut ostolasku kohdistetaan automaattisesti PSA:ssa ostolaskujen oletusvastaanottajalle ilman projektikohdistusta, ellei laskulta löydy jokin seuraavista tiedoista (vain yksi kohdistusviite per lasku):

• Jos laskussa on PR/PRJ-numero (sama kuin PSA-projektin E-laskun viite -kentässä) jollain laskun kentällä, lasku kohdistetaan automaattisesti kyseiseen projektiin ja sen projektivastaavalle.
• Jos laskussa on PO-numero jollain laskun kentällä, ja vastaava ostotilaus löytyy tallennettuna PSA:han, lasku kohdistetaan ostotilaukseen, siihen liittyvään projektiin ja sen projektivastaavalle.
• Jos laskussa on US-numero jollain laskun kentällä, lasku kohdistetaan kyseiselle käyttäjälle.

Saapunut ostolasku kierrätetään, kohdistetaan projektille ja hyväksytään PSA:ssa. Tämän jälkeen ostolasku/ostolaskun hyväksyntätieto voidaan siirtää Netvisoriin valitsemalla PSA:n ostolaskulistalla Tulosta & siirrä > Lähetä Netvisoriin / Hyväksy Netvisorissa. (Huom! Ostolaskun hyväksyjän tulee tarkistaa summien oikeellisuus ennen maksuun siirtoa.)

Huom. Jos yhtiöllänne on asetettu Netvisoriin henkilökohtaiset ostolaskujen hyväksyntäoikeudet, pitää myös rajapinnalle antaa nämä oikeudet. Ole tällöin yhteydessä FInago PSA -asiakaspalveluumme.

Matka- ja kululaskut

Matka- ja kululaskut luodaan pääosin samoin kuin PSA:n perusohjeissa:

• Matkalaskun lisääminen ja siirtäminen hyväksyttäväksi
• Kululaskun lisääminen ja siirtäminen hyväksyttäväksi

HUOM! Seuraavat seikat kuitenkin poikkeavat kulu- ja matkalaskujen luomisessa kun käytössä on Netvisor-rajapinta:

• Jokainen liite pitää olla kohdistettu johonkin kuluriviin. Jos yhdelle kuitille on useampia kulurivejä, pitää laittaa yhtä monta kuittia kuin on kulurivejä.
• Kuvaus on pakollinen.
• Mahdollinen lisämatkustaja lisätään kilometrikorvauksen yhteydessä valitsemalla Lisämatkustajat kenttään lisämatkustajien määrä. Ohjelma laskee korvauksen määrän laskutoimituksella: lisämatkustajien määrä x kulu- ja matkalaskujen asetuksista löytyvän lisäkulun korvausmäärä (lisäkulu jolla Netvisor tyyppinä "Netvisor lisämatkustaja"). Alla esimerkkikuvassa tavallinen km-korvaus on 0,57€/km ja lisämatkustajan korvaus 0,04€/km  = yhteensä 0,61€/km. 
  
  

Virhetilanteet