Talenom on kirjanpito-ohjelma, sekä taloushallintopalveluja tarjoava yhtiö. www.talenom.fi
Talenomiin voidaan siirtää:
- Myyntilaskut (laskukohtainen myyntitili, tuotteet ja kustannuspaikat ((*projekti))
- Ostolaskut (ilman kirjanpitotietoja)
Rajapinnan kuvaus ohjeen lopussa.
Pakolliset asetustiedot:
- Verokannat, nämä liitetään myyntitileihin
- Myyntitilit
Vapaaehtoiset tiliöintitiedot:
- Kustannuspaikka
- Tuote
Projekti voidaan viedä myyntilaskun mukana, mutta laskulla voidaan laskuttaa vain yksi projekti. Myyntilaskulla ei voi olla tällöin useamman projektin laskutusta.
Versiot: Growth, Business, Enterprise, Enterprise+
Käyttöoikeudet: Admin (rajapinnan aktivointi), Myyntilaskut, Ostolaskut
*Projektin numeron siirtyminen myyntilaskun kustannuspaikkana vaatii veloituksettoman lisäosan. Olethan tämän lisäämisestä yhteydessä asiakastukeen tukiPSA@heeros.com
Aktivoi Talenom-rajapinta
Jotta voit lähettää laskuja, sinun tulee ensin aktivoida rajapinta käyttöön asetuksista.
- Siirry osioon Asetukset > Integraatiot.
- Klikkaa Aktivoi Talenom-kohdasta.
Tämän jälkeen voit ottaa asetuksissa käyttöön tarpeesi mukaan ostolaskut ja/tai myyntilaskut.
Aktivoi ostolaskut
Ostolaskujen liikkumiselle on kaksi tapaa. Voit lukea niistä tarkemmin täältä.
Mikäli haluat siirtää ostolaskuja Talenomin ja Heeros PSA:n välillä, aktivoi ominaisuus käyttöön. HUOMIOI: Ostolaskujen yhteys katkeaa aina 30 päivän välein. Muista uusia yhteys aktivoimalla.
Ostolaskujen aktivointi:
- Siirry osioon Asetukset > Integraatiot > Talenom.
- Kirjoita Talenom käyttäjätunnus.
- Klikkaa Aktivoi.
Ostolaskun aktivoimisessa siirrytään Talenomiin, jossa aktivointiprosessi jatkuu.
Huomioita ostolaskujen noudossa PSA:han:
- Uudet ostolaskut siirretään Talenomista Heeros PSA:han klo 4.00.
- Ostolaskuja noudetaan max. 60 päivän takaa (laskupäivä).
- Mikäli laskuaineistolta löytyy PR tai PRJ numero, lasku kohdistetaan sille projektille.
- Mikäli laskuaineistolta löytyy US numero, lasku kohdistetaan sille käyttäjälle.
- Mikäli laskuaineistolta löytyy PO numero, lasku kohdistetaan sille ostotilaukselle, projektille ja sen projektivastaavalle.
- Jos em. tietoja ei löydy, lasku kohdistetaan ostolaskujen asetuksissa määritellylle oletusvastaanottajalle.
Huomioita ostolaskujen siirrossa Talenomiin:
- Heeros PSA:n Talenom-asetuksiin pitää ensin asettaa Talenom ID (Asiakasnumero), jotta autentikointi voi onnistua ostolaskujen suhteen.
- Ostolaskujen autentikointi tehdään käyttäjän omilla tunnuksilla. Huom! Vain yhdellä käyttäjällä voi olla oikeus hyväksyä/siirtää Heeros PSA:sta ostolaskuja Talenomiin.
- Mikäli ostolaskuja hyväksytään Heeros PSA:ssa, tulee käyttäjällä olla riittävä rooli ostolaskujen käsittelyyn (hyväksyjä oletuskierrätyslistalla).
- Jos asiakkaalla on Talenomissa useampia kierrätyslistoja, käyttäjältä kysytään mihin kierrätyslistaan laskun ohjataan, ennen kuin laskut siirretään.
- Ostolaskuissa on oltava laskun kuvana pdf-tiedosto, jotta sen voi siirtää Talenomiin. Vain yksi liite siirretään.
- Laskurivien tietoja ei lähetetä. Talenom tekee automaattisesti tiliöintirivin.
- Heeros PSA päässä ei ole ostolaskujen tiliöintiä. Kaikki ostolaskujen tiliöinnit tehdään Talenomin järjestelmässä.
- Ostolaskun viitenumero ja pankkitili ovat pakollisia.
- Ostolaskujen siirtorajapinta ei tue Google Drive ominaisuutta.
- Tarkista, että Asetukset --> Yrityksen perustiedot --> Osoitetiedot Y-tunnus ja pankkitilit on täytetty.
- Laskut eivät siirry, jos laskuja on luotu ennen edellä mainittuja vaiheita. Tämä johtuu siitä, että tehdyissä laskuissa ei ole tarvittavia tietoja tiedonsiirtoon.
Aktivoi myyntilaskut
Mikäli haluat siirtää myyntilaskuja Heeros PSA:sta Talenomiin, aktivoi ominaisuus käyttöön.
- Siirry osioon Asetukset > Integraatiot > Talenom.
- Kirjoita Talenom käyttäjätunnus ja salasana.
-Käyttäjätunnus on Talenomin ilmoittaman "Käyttäjätunnuksen" alkuosan numerosarja (yleensä 5 merkkiä ja sama kuin Talenomin ilmoittama "Client ID")
-Salasana on Talenomin ilmoittama "HASH" (yleensä 32 merkkiä)
-(Asiakastunnus jätetään yleensä tyhjäksi, täydennä tähän Talenomin "Client ID" vain silloin jos se on eri kuin "Käyttäjätunnuksen" alkuosan numerosarja) - Klikkaa Tallenna.
Myyntilaskujen lähetys on mahdollista laskuilta. Kohdistaaksesi laskut oikein tiliöintiä varten, voit lisätä myös verokannat, myyntitilit, kustannuspaikat ja tuotteet.
Nouda maksusuoritukset (SFTP tunnukset)
Jotta voit noutaa maksusuoritukset, sinun tulee aktivoida rajapinta käyttöön SFTP-tunnuksin. Maksusuoritukset noudetaan päivittäin klo 4:30.
- Siirry osioon Asetukset > Integraatiot > Talenom.
- Kirjoita Talenom SFTP-tunnuksen käyttäjänimi ja salasana.
- Klikkaa Tallenna.
Maksusuoritukset noudetaan seuraavasta päivästä alkaen näkyviin myyntilaskuille.
Lisää oletuslähetystapa
Lisää myyntilaskujen oletuslähetystapa.
Lisää verokanta
Voit käyttää määriteltyjä verokantoja myyntilaskuilla, kun ne on kytketty myyntitileihin.
- Siirry osioon Asetukset > Integraatiot > Talenom.
- Klikkaa Lisää verokanta Verokannat-osiosta.
- Anna vero%. Tiedot tallentuvat automaattisesti.
Lisää myyntitili
Voit käyttää määriteltyjä myyntitilejä myyntilaskuilla ja hallinnoida niitä asetuksista. Tilin numeron täytyy löytyä Talenomista.
- Siirry osioon Asetukset > Integraatiot > Talenom.
- Klikkaa Lisää tili Myyntitilit-osiosta.
- Kirjoita myyntilin nimi, tilinumero ja valitse veroprosentti. Tiedot tallentuvat automaattisesti.
Lisää kustannuspaikka
Voit käyttää määriteltyjä kustannuspaikkatietoja myyntilaskuilla ja hallinnoida niitä asetuksista. Mikäli kustannuspaikan numeroa ei löydy Talenomista, luodaan se sinne laskun siirron yhteydessä.
- Siirry osioon Asetukset > Integraatiot > Talenom.
- Klikkaa Lisää dimensioKustannuspaikka-osiosta.
- Kirjoita kustannuspaikan nimi ja numero. Tiedot tallentuvat automaattisesti.
Lisää tuote
Voit käyttää määriteltyjä tuotteita myyntilaskuilla ja hallinnoida niitä asetuksista. Mikäli tuotteen numeroa ei löydy Talenomista, luodaan se sinne laskun siirron yhteydessä.
- Siirry osioon Asetukset > Integraatiot > Talenom.
- Klikkaa Lisää tuoteTuotteet-osiosta.
- Kirjoita tuotteen nimi ja tuote ID. Tiedot tallentuvat automaattisesti.
Poista rajapinta käytöstä
Kun et enää tarvitse myyntilaskujen siirtoa Talenomiin, ostolaskujen siirtoa Talenomista tai maksusuoritusten synkronointia Talenomista, voit poistaa kyseisen yhteyden käytöstä.
- Siirry osioon Asetukset > Integraatiot > Talenom.
- Klikkaa Poista käytöstä myyntilaskut, ostolaskut tai SFTP-tunnukset kohdasta.
- Kyseisen osion tiedonsiirto ei enää ole käytössä.
Asiakasrekisterin täsmäyttäminen
Ennen käyttöönottoa asiakasrekisterit pitää olla täsmäytetty keskenään. Heeros PSA asiakaskortin perustiedoissa on kohta Talenom ID. Siihen syötetään se ID -numero, mikä vastaa Talenomissa olevaa asiakasta. Kun Heeros PSA:han syötetään uusi asiakas, luo Heeros PSA automaattisesti seuraavan vapaan asiakas ID:n.
ID siirtyy laskun mukana Talenomiin. Mikäli ID:tä ei löydy Talenomista, luodaan sinne siirrossa uusi asiakas. Mikäli ID löytyy, päivitetään asiakkaan tiedot siirron yhteydessä.
Muista myös syöttää asiakkaan laskutusosoitteen Maa-kenttään virallisia standardeja vastaava maakoodi - ei maan nimeä. Esim. jos lasku lähtee Suomeen Maa-kenttään tulee kirjoittaa FI.
Myyntilaskujen käyttö ja hallinta
Laskun lisääminen tapahtuu normaalisti.
Monivaluuttatukea ei ole toistaiseksi tässä rajapinnassa, eli laskut lähetetään aina yhtiön valuutassa.
Pystyt valitsemaan laskulle oletustavasta poikkeavan toimitustavan oikeasta laidasta (vaihtoehdot tulevat integraation asetuksista).
Mikäli myyntilasku kuuluu käänteisen ALV:n piiriin, valitse osoitetietojen alta Käänteinen verotus.
Näytä kirjanpito -painikkeen takaa on laskurivikohtaisesti valittavana Tuote, Dimensio eli kustannuspaikka ja Myyntitili (jonka taakse määritelty alv).
Mikäli myyntitiliä ei valita, käytetään siirrossa tiliä 3000 ja oletus alv-prosenttia.
(Projektikortilla olevassa automaattisessa laskutuksessa voidaan myös rivikohtaisesti tiliöidä laskurivit.)
Laskujen mukana voidaan siirtää liitteitä. Liitteillä on rajapinnan kautta tietyt vaatimukset:
- Laskulla ei saa olla kuin yksi liite.
- Liite voi olla vain PDF tiedosto.
- Yksi sivu liitteessä ei saa ylittää yli 2MB (liitteellä voi olla useampia sivuja).
Liite ei tue Google Drive -tallennusta.
Yleisimpiä ongelmia laskujen siirrossa Talenomiin
-
Asiakasrekisteri on tästämäyttämättä: asiakas ID puuttuu.
-
Laskutusosoitteessa pitää olla kaksimerkkinen maatunnus. Esim. FI, ei Suomi.