Talenom-rajapinta

PSA-Talenom rajapinnassa voidaan: 

• lähettää myyntilaskut PSA:sta Talenomiin (sis. myyntitili, tuotteet, kustannuspaikat (ja projekti)
  • projektilaskut vain jos Talenomissa projektiseuranta päällä, yksi projekti per lasku. 
• lähettää tai noutaa ostolaskut (ilman kirjanpitotietoja).

Käyttöoikeudet: Admin (rajapinnan aktivointi), Myyntilaskut, Ostolaskut
PSA-paketit: Growth, Business, Enterprise, Enterprise+

Aktivoi Talenom-rajapinta

Aktivoi ostolaskut

Mikäli haluat siirtää ostolaskuja Talenomin ja Finago PSA:n välillä (vastaanotto, lähetys tai hyväksyntä), aktivoi ominaisuus käyttöön. HUOM! Ostolaskujen yhteys katkeaa aina 30 pv välein, muista uusia yhteys aktivoimalla uudelleen.

1. Siirry osioon Asetukset > Integraatiot > Talenom > Aktivoi Talenom-ostolaskut.
2. Kirjoita Talenomin käyttäjätunnus.
3. Klikkaa Aktivoi. Ohjelma siirtää sinut Talenomiin, jossa prosessi tehdään loppuun.

Aktivoi myyntilaskut

Mikäli haluat siirtää myyntilaskuja Finago PSA:sta Talenomiin, aktivoi ominaisuus käyttöön. HUOM! Aktivoi myös maksusuoritusten nouto kohdassa SFTP-tunnukset. 

1. Siirry osioon Asetukset > Integraatiot > Talenom > Aktivoi Talenom-myyntilaskut.
2. Kirjoita Talenom käyttäjätunnus ja salasana.
   -Käyttäjätunnus on Talenomin ilmoittaman "Käyttäjätunnuksen" alkuosan numerosarja (yleensä 5 merkkiä ja sama kuin Talenomin ilmoittama "Client ID")
   -Salasana on Talenomin ilmoittama "HASH" (yleensä 32 merkkiä)
   -(Asiakastunnus jätetään yleensä tyhjäksi, täydennä tähän Talenomin "Client ID" vain silloin jos se on eri kuin "Käyttäjätunnuksen" alkuosan numerosarja)
3. Klikkaa Tallenna.

Aktivoi kirjanpito

Mikäli haluat siirtää projekteja ohjelmien välillä, täydennä tarvittavat tunnistautumistiedot, jotka saat tarvittaessa kirjanpitäjältänne tai Talenomin tuesta. 

Aktivoi maksusuoritusten nouto (SFTP-tunnukset)

Jotta PSA noutaa myyntilaskujen maksusuoritukset Talenomista päivittäin aamuyöllä, tulee aktivoida rajapinta käyttöön SFTP-tunnuksin.

1. Siirry osioon Asetukset > Integraatiot > Talenom > SFTP-tunnukset.
2. Kirjoita Talenom SFTP-tunnuksen käyttäjänimi ja salasana.
3. Tallenna. Maksusuoritukset noudetaan seuraavasta päivästä alkaen.

Rajapinnan asetukset

Asiakasrekisterin täsmäyttäminen (pakollinen)

Ennen rajapinnan käyttöä asiakasrekisterit pitää olla täsmäytetty ohjelmien välillä.

• Talenomista jo löytyvät PSA-asiakkaat: Finago PSA -asiakaskortin perustiedoissa on kohta Talenom ID. Siihen tulee syöttää ID, jolla asiakas löytyy Talenomissa. Kun laskulla siirtyvä ID tunnistetaan Talenomissa, päivitetään myös asiakkaan tiedot Talenomiin laskusiirron yhteydessä. 
• Talenomista puuttuvat PSA-asiakkaat: täydennä Talenom ID kenttään esim. juokseva numerointi suurimmasta vapaasta numerosta alkaen. Kun ID:tä ei löydy Talenomista laskusiirron yhteydessä, luodaan sinne automaattisesti uusi asiakas. 
  • Uusien asiakkaiden lisäys käyttöönoton jälkeen: Kun Finago PSA:han lisätään uusi asiakas, valitsee ohjelma automaattisesti seuraavan vapaan Talenom ID:n. 
• Asiakkaan laskutusosoitteeseen maan tulee olla virallinen kaksimerkkinen maakoodi, esim. FI, ei Suomi. 

Lähetystapa

Valitse myyntilaskujen oletuslähetystapa ja sähköpostilaskun oletuslähetystapa: lähteekö lasku asiakkaalle sähköpostissa linkkinä vai PDF-liitteenä (jotkin vastaanottavat järjestelmät eivät välttämättä pysty käsittelemään esim. linkkejä.)

Verokannat (pakollinen)

Tässä lisätyt verokannat kytketään myyntitileihin. 

1. Siirry osioon Asetukset > Integraatiot > Talenom > Verokannat.
2. Lisää ne verokannat, joita myyntilaskuillanne voidaan käyttää. 

Myyntitilit (pakollinen)

Myyntitili on pakollinen tieto laskusiirrossa. Mikäli myyntitiliä ei erikseen valita laskuriville, käytämme siirroissa oletuksena tiliä 3000 ja oletus alv-prosenttia. 

1. Siirry osioon Asetukset > Integraatiot > Talenom > Myyntitilit.
2. Täydennä myyntilaskuillanne käytettävät myyntitilit samassa muodossa, kuin ne löytyvät Talenomista. Jos samaa tiliä voidaan käyttää usealla eri verokannalla, tulee jokainen yhdistelmä näkyä tässä omana rivinään. 

Kustannuspaikat

Voit myyntilaskulla kohdistaa myyntilaskun rivejä tässä määritellyille kustannuspaikoille. Mikäli kustannuspaikan numeroa ei löydy Talenomista, luodaan se sinne laskun siirron yhteydessä. 

1. Siirry osioon Asetukset > Integraatiot > Talenom > Kustannuspaikat. 
2. Lisää kustannuspaikan nimi ja numero samassa muodossa, kuin ne ovat Talenomissa. 

Tuotteet

Voit myyntilaskulla kohdistaa myyntilaskun rivejä tässä määritellyille kirjanpitotuotteille. Tämä helpottaa laskun tiliöintiä silloin, jos teillä on Talenomin puolella tietyt tuotteet yhdistetty valmiiksi oikeisiin myyntitileihin ja kustannuspaikkoihin. Mikäli tuotteen numeroa ei löydy Talenomista, luodaan se sinne laskun siirron yhteydessä. 

1. (Lisää tuotteet ensin Finago PSA:n tuoterekisteriin, jos haluat käyttää niitä esim. maksuerillä, kustannuslaskelmilla ja laskuriveillä, joko tuontitiedoston avulla tai manuaalisesti.)
2. Siirry osioon Asetukset > Integraatiot > Talenom > Tuotteet. 
3. Lisää tuotteen nimi ja tuote ID samassa muodossa kuin ne ovat Talenomissa. 

Projektit

Admin-käyttäjä voi lähettää PSA:sta projektit Talenomiin laskentakohteina käytettäväksi. Lähetys onnistuu massana rajapinta-asetuksista, sekä yksittäin joko projektilistalta (kolmen pisteen takaa) tai projektikortilta (Toiminnot-valikosta).

Asetuksissa voi myös aktivoida automaattisen lähetyksen käyttöön tuleville projekteille. PSA:ssa jo olemassa olevien projektien lähetys voidaan tehdä asetuksista löytyvällä painikkeella massana. Kerran lähetettyä projektia ei voi lähettää uudelleen (lähetystieto näkyy projektilistalta omana sarakkeenaan). Massalähetyksessä siirtyy max 300 projektia kerralla (jos enemmän projekteja, tee useampi lähetys). Projektin nimestä siirretään 50 ensimmäistä merkkiä.

Rajapinnan käyttäminen

Myyntilaskut

• Laskun lisääminen tapahtuu normaalisti. HUOM! Jotta projektilaskut siirtyvät, Talenomissa on oltava projektiseuranta päällä ja vain yksi projektitieto voidaan viedä myyntilaskun mukana.
• Laskut siirretään myyntilaskulistan yläosasta Tulosta & Vie > Lähetä Talenomiin. 
• Pystyt valitsemaan laskulle oletustavasta poikkeavan toimitustavan oikeasta laidasta.
• Laskun kieli voi olla suomi, ruotsi tai englanti. 
• Mikäli myyntilasku kuuluu käänteisen ALV:n piiriin, valitse osoitetietojen alta Käänteinen verotus. 

• Näytä kirjanpito -painikkeen takaa on laskurivikohtaisesti valittavana Tuote, Dimensio eli kustannuspaikka ja Myyntitili (jonka taakse määritelty alv). Mikäli myyntitiliä ei valita, käytämme siirroissa tiliä 3000 ja oletus alv-prosenttia. 

  

• Laskun mukana voidaan siirtää 1 PDF-liite. Yksi sivu liitteessä ei saa ylittää yli 2MB (liitteellä voi olla useampia sivuja). 
• Monivaluuttatukea ei ole toistaiseksi tässä rajapinnassa, eli laskut lähetetään aina yhtiön valuutassa.
• Maksusuoritukset noudetaan Talenomista päivittäin aamuyöllä.

Ostolaskut

Ostolaskujen nouto Talenomista PSA:han:

• Uudet ostolaskut noudetaan Talenomista Finago PSA:han kerran päivässä aamuyöllä, max. 60 päivän takaa (laskupäivä). 
• Ostolasku kohdistetaan PSA:ssa ostolaskujen oletusvastaanottajalle ilman projektikohdistusta, ellei laskulta löydy jokin seuraavista tiedoista (vain yksi kohdistusviite per lasku):
  • Jos laskussa on PR/PRJ-numero (sama kuin PSA-projektin E-laskun viite -kentässä) jollain laskun kentällä, lasku kohdistetaan automaattisesti kyseiseen projektiin ja sen projektivastaavalle. 
  • Jos laskussa on PO-numero jollain laskun kentällä, ja vastaava ostotilaus löytyy tallennettuna PSA:han, lasku kohdistetaan ostotilaukseen, siihen liittyvään projektiin ja sen projektivastaavalle.
  • Jos laskussa on US-numero jollain laskun kentällä, lasku kohdistetaan kyseiselle käyttäjälle.

Ostolaskun tai sen hyväksynnän lähettäminen PSA:sta Talenomiin: 

• Ostolaskujen hyväksyntä/lähetys tapahtuu aina sen henkilön nimissä, joka on aktivoinut ostolaskurajapinnan omilla tunnuksillaan. 
• Talenomista saapuneen tai sinne lähetetyn ostolaskun hyväksyntä (pvm ja nimi) voidaan lähettää Talenomiin ostolaskulistan yläosasta Tulosta & Vie > Hyväksy Talenomissa. Hyväksyjän tulee olla Talenomin oletuskierrätyslistalla ostolaskujen hyväksyjä. 
• PSA:ssa luotu ostolasku voidaan lähettää Talenomiin ostolaskulistan yläosasta Tulosta & Vie > Lähetä Talenomiin. 
  • Jos Talenomissa on useampia kierrätyslistoja, käyttäjältä pyydetään oikean listan valintaa uudessa ikkunassa.
  • Ostolaskussa on oltava laskun kuvana pdf-tiedosto (vain yksi), jotta sen voi siirtää Talenomiin. Ostolaskujen siirtorajapinta ei tue Google Drive -ominaisuutta.
  • Finago PSA:ssa ei ole ostolaskujen tiliöintiä, vaan ne tehdään Talenomin päässä.
  • Ostolaskun viitenumero ja pankkitili ovat pakollisia.

Virhetilanteet