Kulu- ja matkalaskuja käytetään kulujen seuraamiseen ja työhön liittyvien korvausten maksamiseen. Heeros PSA tarjoaa kahdenlaista kulujen seurantaa (katso täältä eri PSA pakettien sisältämät ominaisuudet):
- Kululaskut - Kaikki muut kulut ja kustannukset kuin matkakulut, esim. liikelounaat ja kokoustarvikkeet.
- Matkalaskut - Työhön liittyvän matkan kulut, esim. matkat, majoitus, ateriat ja muut liikematkasta aiheutuneet kulut.
Työntekijä luo kululaskun liitteineen ja taloushallinto tai esimies hyväksyy sen PSA:ssa ennen korvauksen maksamista. Kululaskut voidaan korvata henkilöstölle suoraan tai siirtää rajapinnalla käytössänne olevaan taloushallinnon ohjelmistoon maksettavaksi. Voit myös lisätä kulut projektille laskuttaaksesi ne asiakkaaltasi.
Käyttöoikeudet: Matka- ja kululaskut
PSA-paketit: Kululaskut: Free, Growth, Business, Enterprise, Enterprise+
Matkalaskut: Business, Enterprise, Enterprise+
Asetukset ja käyttöoikeudet
Kulu- ja matkalaskujen asetuksissa määritellään:
- Yhteiset ja käyttäjäkohtaiset maksutavat
- Kulutyypit raportoinnin helpottamiseksi
- Kilometrikorvausten ja päivärahojen arvot sekä valuuttakurssit
Käyttöoikeudet voidaan määritellä ao. kuvan mukaisesti.
- Moniyhtiöasennuksissa käyttäjät voivat luoda kulu- ja matkalaskuja vain omalle yhtiölleen.
- Freelancer-käyttäjät eivät voi luoda matka- ja kululaskuja, vaan heidän kulut käsitellään ostolaskuina.
Ilmoitukset
Voit saada ilmoituksia kululaskujen (ei sis. matkalaskuja) lisäämisestä projektille ja niiden hyväksymisestä/hylkäämisestä. Valittavana olevat ilmoitukset riippuvat roolistasi ja oikeuksistasi. Määrittele ilmoitusasetuksesi kohdassa Asetukset > Oma profiili > Ilmoitukset
Tilat
Kulu- ja matkalaskuilla on ohjelmassa seuraavat tilat:
- Luonnos - näkyy vasta käyttäjälle itselleen
- Odottava - tallennettu lasku näkyy myös hyväksyjille
- Hyväksytty - lasku on valmis korvattavaksi työntekijälle
- Hylätty - laskua ei korvata työntekijälle
- Arkistoitu - lasku on korvattu/ siirretty taloushallinnon ohjelmaan korvattavaksi työntekijälle
Kululaskujen seuranta
Kululaskut/Matkalaskut-listanäkymän lisäksi voit tarkastella kululaskujen raportointia:
- Raportit > Laskutus > Kulut aikavälillä
- Etusivu > Laskutus -BI-raportilta. Tee haluamasi aikarajaus ja vieritä sivua alaspäin Kululaskujen yhteenvetoon saadaksesi selville kokonaiskulut kulutyypeittäin.