- Rajapinnan aktivoiminen
- Myyntilaskujen käyttö
-
Osto-, kulu- ja matkalaskujen käyttö
eFina-rajapinnassa voidaan: - lähettää myyntilaskuja, ja niillä kustannuspaikkoja sekä tuotteita.
- noutaa ostolaskuja.
- noutaa kulu- ja matkalaskuja.
Käyttöoikeudet: Pääkäyttäjä (Admin), ominaisuuskohtaiset oikeudet (rajapinnan käyttäminen)
PSA-paketit: Growth, Business, Enterprise, Enterprise+
Rajapinnan aktivoiminen
- Mene kohtaan Asetukset > Integraatiot > eFina > Aktivoi.
- Täydennä eFinan tunnistautumistiedot myyntilaskujen siirtoa ja/tai osto- ja kululaskujen noutoa varten.
Rajapinnan asetukset
-
Lisää projektin kustannuspaikka: Mikäli asetus aktivoidaan, PSA lisää automaattisesti projektin kustannuspaikan eFinaan. Ennen asetuksen aktivoimista ostolaskujen rajapinta pitää olla aktivoituna.
-
Kustannuspaikat (ei pakollinen)
- Kustannuspaikat yhdistetään liiketoiminta-alaan (näkyvät asetuksissa vasta kun yhteys aktivoitu), jolloin projektin luonnin yhteydessä saadaan yhdistettyä projekti haluttuun kustannuspaikkaan. Käyttäjä pystyy kuitenkin aina hallitsemaan kustannuspaikkoja myös manuaalisesti laskurivillä Näytä kirjanpito -kohdassa.
-
Tuotteet (ei pakollinen).
- Tuotteiden käyttämisellä voidaan automatisoida myyntilaskurivien tiliöintejä. Kun tuotteet on synkronoitu ohjelmien välillä, ja kyseisiä tuotteita käytetään PSA:ssa myyntilaskulla kirjanpidon tuotteena, osaa eFina tiliöidä myyntilaskurivin automaattisesti tunnistetun tuotteen perusteella.
Lisää tarvittavat eFinan tuotteet tähän, minkä jälkeen niitä voidaan määrittää tuntikirjausasetuksissa työlajien taakse ("kirjanpidon tuote" -sarake) sekä valita myyntilaskuriveille laskun Näytä kirjanpito -kohdassa.
- Tuotteiden käyttämisellä voidaan automatisoida myyntilaskurivien tiliöintejä. Kun tuotteet on synkronoitu ohjelmien välillä, ja kyseisiä tuotteita käytetään PSA:ssa myyntilaskulla kirjanpidon tuotteena, osaa eFina tiliöidä myyntilaskurivin automaattisesti tunnistetun tuotteen perusteella.
- Laskun oletuslähetystapa: Tähän valittu tapa valikoituu automaattisesti uusille laskuille, mutta voidaan vaihtaa tarvittaessa laskukohtaisesti.
Myyntilaskujen käyttö
-
Myyntilaskut lähetetään laskulistalta valitsemalla Tulosta & Vie > Lähetä eFinaan. Laskuaineisto siirtyy eFinaan finvoice-tiedostona.
- Kun valitset laskujoukon lähetettäväksi, tulisi sinun pysyä laskulistanäkymässä sen aikaa, kun ohjelma tekee lähetystä. Esim. lähetät 100 laskua > ohjelma ilmoittaa oikeassa yläkulmassa miten lähetys etenee esim. 3/100 lähetetty, 6/100 lähetetty jne. > siirrettyjen laskujen tilaksi muuttuu Lähetetty. Jos poistut sivulta kesken prosessin, osan laskuista joutuu lähettämään uudelleen.
- Kun valitset laskujoukon lähetettäväksi, tulisi sinun pysyä laskulistanäkymässä sen aikaa, kun ohjelma tekee lähetystä. Esim. lähetät 100 laskua > ohjelma ilmoittaa oikeassa yläkulmassa miten lähetys etenee esim. 3/100 lähetetty, 6/100 lähetetty jne. > siirrettyjen laskujen tilaksi muuttuu Lähetetty. Jos poistut sivulta kesken prosessin, osan laskuista joutuu lähettämään uudelleen.
- Myyntilaskun Näytä kirjanpito -näkymässä saadaan tarvittaessa annettua laskurivikohtaisia kustannuspaikkoja sekä tuotteita.
- Täydennä asiakkaan laskutusosoitteen maaksi virallinen maakoodi, jotta eFina tunnistaa maan oikein.
- Maksusuoritukset noudetaan eFinasta PSA:han kerran päivässä.
- Myyntilaskut voidaan lähettää vain euroissa (muita valuuttoja ei käytettävissä).
Osto-, kulu- ja matkalaskujen käyttö
- PSA tarkistaa ostolaskujen noudossa, että ostolaskulla oleva projektinumero löytyy PSA:sta. Mikäli ostolaskulla ei ole projektinumeroa, sitä ei noudeta rajapinnasta. Lasku kohdistetaan kyseiselle projektille ja sen projektivastaavalle (kunhan tällä on oikeus ostolaskujen käsittelyyn).
- PSA tarkistaa kulu- ja matkalaskujen noudossa, että laskulla oleva projektinumero löytyy PSA:sta sekä laskulla oleva henkilön etu- ja sukunimi löytyy käyttäjänä PSA:ssa. Muussa tapauksessa laskua ei noudeta.
- Noudettavat rivit tulevat PSA:ssa matkalaskun Muut kulut -kohtaan.
- Osto-, kulu- ja matkalaskut voidaan vastaanottaa vain euroissa (muita valuuttoja ei käytettävissä).