Automaattisella laskutuksella voit luoda ennakkoon toistuvia ja ei-toistuvia laskuja halutulla päivämäärällä, laskuriveillä ja hinnoilla. Voit myös määrittää lisätäänkö projektin laskuaineisto eli projektille kirjattuja muita kuluja (tunnit, maksuerät yms.) suoraan automaattiselle laskulle.
Ohjelma luo laskut määritettynä päivänä Odottava-tilaan Myyntilaskut-osioon. Laskut eivät siis lähde automaattisesti vastaanottajalle, vaan laskua on mahdollista muokata vielä ennen lähettämistä.
Automaattinen lasku sopii hyvin esim. lisenssi- tai vuokramaksujen laskuttamiseen.
Käyttöoikeudet: Myyntilaskut
PSA paketit: Enterprise, Enterprise+
Sarakkeiden kuvaukset
- Laskun otsikko (sisäinen tieto): Laskun aihe eli sisäinen nimi
- Automaattinen laskutus: Kertoo onko laskutustoiminto aktiivisena vai ei
- Laskuaineisto: Aktivoidaan mikäli halutaan lisätä muodostuvalle laskulle myös kyseisen ajankohdan projektikohtaisen laskuaineiston materiaali
- Laskutettu: Kertoo laskun tilan, Laskutettu tai Laskuttamaton
- Lisäyspäivä: Päivämäärä, jolloin lasku muodostuu myyntilaskulistalle Odottava-tilaan
- Laskun päiväys: Laskulle muodostuva laskun päiväys
- Laskutusväli alkaen: Automaattisen laskutuksen aloituspäivämäärä
- Laskutusväli saakka: Automaattisen laskutuksen päättymispäivämäärä
- Toistuvuus: Monenko Aikaväli-sarakkeessa määritetyn aikamääreen välein lasku muodostetaan. Esimerkiksi: lasku halutaan toistuvan kolmen kuukauden välein, tällöin toistuvuus-kenttään merkitään numero 3, aikaväliksi kuukausi. Kentässä on oletuksena numero 0 (= ei toistuva laskutus).
- Aikaväli: Ei toistuvuutta, päivä, viikko, tai kuukausi. Määritetään onko lasku toistuva sekä aikamääre, jonka mukaan toistuvuus lasketaan.
-
Laskutus päättyy: Toistuvan laskun viimeinen luontipäivämäärä. Ei vaikuta laskutettavaan aikaväliin.
Esimerkiksi: kerran kuussa veloitettava vuokra alkaen 01.01.2020: Vuokrasopimus päättyy 31.01.2021 ja tammikuu 2021 veloitetaan. Laskutus päättyy määritetään 31.12.2020, Lisäyspäivä on 20.12.2020. Tällöin viimeinen lasku muodostuu 20.12.2020 tammikuun 2021 vuokrasta. Jos ei haluta laskuttaa tammikuuta 2021, pitää asettaa Laskutus päättyy 30.11.2020, koska Lisäyspäivä on 20.11.2020, lasku koskee joulukuuta 2020. - Summa ALV 0%: Laskun kokonaishinta (Alv 0%)
- Yhteensä: Laskun kokonaishinta (sis. Alv)
- Kirjanpito: Voit kohdentaa laskurivit suoraan kirjanpidon tileille, mikäli rajapinta taloushallinto-ohjelmaan on aktivoituna
- Laskuta kerran: Voit määritellä täppäämällä rivikohtaisesti onko veloitus kertaluonteinen
- Laskurivin teksti: Laskun riville määriteltävä teksti tai tuotteen nimi
- Rivi/tuote: Laskulle mahd. valittu tuote, voidaan valita alasvetovalikosta laskulle. Huom! Automaattinen laskutus hakee tuotetiedon rekisteristä vain ensimmäisen kerran riviä luodessa. Mikäli riville asetetaan toistuvuus, ohjelma käyttää ensimmäisen rivin tietoja uusien rivien pohjana eikä siis hae mahdollisia tuotetietojen muutoksia joka kerta tuoterekisteristä.
- Määrä: Tuotteiden yms. määrä laskulla
- A'hinta: Rivin/tuotteen yksikköhinta (Alv 0%)
- Yhteensä 0%: Laskurivin kokonaissumma (Alv 0%)
- Alv: Rivin/tuotteen Alv%
- Sis. Alv %: Laskurivin kokonaissumma (sis. Alv)
Automaattisen laskun lisääminen projektille
Projekti > (Valittu projekti) > Talous > Automaattinen laskutus
- Klikkaa Lisää-nappia luodaksesi uuden laskun.
- Lisää Laskun otsikko (ei näy asiakkaan laskulla).
- Aktivoi Laskuaineisto, mikäli haluat tuoda automaattiselle laskulle projektille kirjattuja tunteja, kulu/matkalaskuja, ostolaskuja tai maksuerän laskurivit. Voit myös määritellä näytetäänkö tunnit ja kulut erikseen vai ryhmiteltynä.
- Määritä Lisäyspäivä, jolloin lasku muodostuu Odottava-tilaan.
- Aseta laskulle tuleva Laskun päiväys
- Aseta Laskutusväli alkaen ja saakka
- Aseta Toistuvuus ja Aikaväli. (Esimerkkejä ylempänä kohdassa Sarakkeiden kuvaukset.)
- Aseta milloin Laskutus päättyy.
- Lisää Laskurivi tai Tuote. Laskurivit määritellään käsin, kun taas tuoterekisteristä löytyvä tuote valitaan pudotusvalikosta.
- Täppää Laskuta kerran, mikäli kyseisen laskurivin tulee muodostua vain ensimmäiselle laskulle.
- Täydennä Laskurivin teksti, mahdollinen Tuote, Määrä, A'hinta ja Alv ja mahdollinen tiliöinti sarakkeessa Kirjanpito.
- Aktivoi lopuksi Automaattinen laskutus, jotta lasku muodostuu jatkossa määritettynä päivämääränä (Lisäyspäivä).
Automaattisen laskun muodostuminen
Automaattiset laskut muodostuvat kerran vuorokaudessa aamuyöllä Lisäyspäivän mukaan.
HUOM! Mikäli valitset lisäyspäiväksi kuluvan päivän, ensimmäinen lasku muodostuu vasta seuraavana aamuyönä. Mikäli laskun tulee muodostua heti:
- Määritä Lisäyspäiväksi kuluva päivä ja tarkista, että Automaattisen laskutuksen tila on aktiivinen.
- Valitse Tee lasku heti rivin alusta kolmen pisteen takaa. Ensimmäinen lasku muodostuu heti, ja jatkossa Lisäyspäivän sekä Toistuvuuden mukaan.
Automaattisen laskutuksen päättäminen
Jos projekti jää muuten laskutettavaan tilaan, mutta ainoastaan automaattinen laskutus halutaan lopettaa, tilanteesta riippuen voi joko laittaa koko laskumäärityksen Ei aktiivinen -tilaan tai täydentää Laskutus päättyy -päivämäärän.