Ennen kuin lisäät uusia asiakkaita ohjelmaan, tulee sinun määrittää Asiakkaat-osion perusasetukset. Asiakkaille voidaan määrittää asiakastyypit, asiakasryhmät, yritysryhmät ja lisäkenttiä. Lisäksi voit määrittää yleisiä näkyvyys- ja toiminnallisuusasetuksia tai tuoda valmiin asiakasrekisterin tiedostolla ohjelmaan.
Käyttöoikeudet: Admin
PSA-paketit: Free, Growth, Business, Enterprise, Enterprise+
Asiakaslistauksen yrityksien näkyminen ja hallinta (Enterprise+ paketissa)
Mikäli käytössänne on Enterprise+ moniyhtiöasennus, aktivoi tässä kohtaa halutut asetukset. Määritykset vaikuttavat kaikkiin yhtiöihin.
Asiakastyypit
Asiakastyyppien avulla voit luokitella, hakea ja raportoida asiakastietoja. Oletuksena ohjelmassa löytyy "Asiakas" (tavalliset asiakkaat) ja "Alihankkija" (ostolaskujen toimittajat). Voit myös määritellä sallitaanko myyntilaskujen luominen eri tyyppisille asiakkuuksille. Oletusasiakastyyppi lisätään uudelle asiakkaalle automaattisesti.
- Siirry osioon Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Asiakkaat.
- Klikkaa Lisää asiakastyyppi.
- Anna asiakastyypille nimi.
- Valitse onko lisättävä asiakastyyppi oletustyyppi ja sallitaanko sille laskutus.
Asiakasryhmät
Asiakasryhmien avulla voit luokitella, hakea ja raportoida asiakastietoja asiakastyyppiä tarkemmalla tasolla. Luokittelu voi tapahtua esim. sopimustyypin tai koon mukaan. Yksi asiakas voi kuulua samanaikaisesti vain yhteen asiakasryhmään.
- Siirry osioon Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Asiakkaat.
- Klikkaa Lisää asiakasryhmä.
- Anna asiakasryhmälle nimi.
- Määritä integraatio ID, mikäli käytössänne on integraatio ID:tä käyttävä rajapinta.
Yritysryhmät
Yritysryhmä on kolmas taso ja tapa luokitella, hakea ja raportoida asiakastietoja.
- Siirry osioon Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Asiakkaat.
- Klikkaa Lisää yritysryhmä.
- Anna yritysryhmälle nimi.
Asiakaslistauksen oletusasetus pää- ja aliyksikölle
Mikäli luotte ohjelmaan hierarkisia asiakkuuksia eli pää- ja aliyksiköitä samalle y-tunnukselle, määritä millaiset asiakkaat näytetään oletuksena asiakaslistalla.
Asiakasnumeron lisäys automaattisesti tai manuaalisesti
Oletuksena ohjelman asiakasnumerot luodaan automaattisesti juoksevalla numeroinnilla. Halutessanne voitte käyttää myös omaa numerointia tai kirjainyhdistelmiä, jolloin määrittelet asiakasnumeron jokaisen asiakkaan lisäyksen yhteydessä erikeen.
Huom! PSA:n asiakasnumero ei välttämättä ole sama kuin muissa ohjelmissanne olevat asiakasnumerot. Näitä varten asiakaskortilla voi olla erillinen kenttä integraatio ID:lle. Katso tarkemmat tiedot rajapintojen ohjeista.
Asiakkaan lisäkentät
Mikäli tarvitsette asiakastietoihin enemmän kenttiä, kuin mitä ohjelma oletuksena tarjoaa, voit määrittää lisäkenttiä asiakastietoja varten. Lisäkentät voidaan määrittää sisältämään ennalta määriteltyjä vaihtoehtoja, vapaata tekstiä, päivämääriä tai linkkejä. Voit määrittää kenttien pakollisuutta sekä näyttämistä ohjelman eri osioissa.
- Klikkaa Lisää kenttä.
- Valitse lisättävän kentän tyyppi: teksti, tekstialue, pudotusvalikko, päivämäärä, valinta, monivalinta tai linkki.
- Määritä kentän nimi ja mahdolliset vastausvaihtoehdot.
- Määritä onko kenttä pakollinen ja näytetäänkö se asiakastietojen lisäksi raporteilla.
- Tallenna klikkaamalla vihreää kuvaketta rivin alusta.
Voit järjestää vaihtoehtoja rivin alussa olevilla nuolilla tai poistaa tarpeettomat vaihtoehdot roskakorin kuvasta.Jos käytössä on HubSpot-rajapinta, voit määrittää myös HubSpot ID:n tietojen synkkaamista varten.
Tuo asiakkaita tiedostolla
Voit tuoda olemassa olevan asiakasrekisterinne Heeros PSA:han tiedostolla, sen sijaan että luotte asiakkaita yksitellen. Tarkemmat ohjeet täällä.