Ennen kuin alat lisäämään uusia asiakkaita ohjelmaan, tulee sinun määrittää Asiakkaat-osion asetukset. Asiakkaille voidaan määrittää asiakastyypit, asiakasryhmät, yritysryhmät ja lisäkenttiä. Lisäksi voit määrittää yleisiä näkyvyys- ja toiminnallisuusasetuksia tai asiakasnumeroinnin asetukset.

Käyttöoikeudet: Pääkäyttäjä

Versiot: Free, Growth, Business, Enterprise, Enterprise+

Asiakaslistauksen yrityksien näkyminen ja hallinta

Tämä osio on ainoastaan moniyhtiöillä käytössä. Määritykset vaikuttavat kaikkiin yhtiöihin.
Voit määrittää moniyhtiöille:

• Salli kaikkien käyttäjien nähdä asiakas listauksessa muiden yhtiöiden asiakkaat ja perustiedot
• Estä käyttäjää näkemästä asiakaslistauksessa toisen yhtiön asiakasvastaavaa, tiimiä, asiakastiimiä, asiakasryhmää ja tunnisteita
• Aseta oletussuhde asiakkaille, jotka lisätään konsernin muissa yhtiöissä. (Myös yhteyshnekilöä lisätessä annetaan suhde yhtiölle)
• Jaa yritysrakenne kaikille yhtiöille
• Salli asiakkuuksille asiakasvastaava kaikista yhtiöistä
• Tee asiakasryhmästä pakollinen

Hallinnoi asetuksia:

1. Siirry osioon Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Asiakkaat.
2. Klikkaa haluttu ominaisuus aktiiviseksi asiakaslistauksen yrityksien näkyminen ja hallinta -osiosta.

Asiakastyyppien määrittäminen

Asiakastyyppien avulla voit segmentoida asiakkaita ja käyttää näitä myös hakukriteereinä sekä raportointiin. Oletuksena ohjelmassa tyyppeinä on "Asiakas" ja "Alihankkija" . Alihankkijä -segmentointia tarvitaan ostolaskuosiossa. Voit myös määritellä sallitaanko myyntilaskujen luominen eri tyyppisille asiakkuuksille.

Voit luokitella asiakkaasi käyttämällä erilaisia asiakastyyppejä, esimerkkityyppejä voisi olla esimerkiksi yhteistyökumppanit, asiakkaat, prospektit ja alihankkijat. Kustakin asiakastyypistä saadaan muodostettua raportteja myöhemmin sekä niitä voidaan käyttää eri listausten segmentoimiseen ohjelmassa. Oletusasiakastyyppi lisätään uudelle asiakkaalle automaattisesti.

Ohjelmistoon on määritetty oletuksena kaksi eri asiakastyyppiä: asiakas & alihankkija. Alihankkija-asiakastyypistä on hyötyä, kun aktivoit Ostolaskut-osion käyttöösi.

1. Siirry osioon Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Asiakkaat.

2. Klikkaa Lisää asiakastyyppi.

3. Anna asiakastyypille nimi.

4. Valitse onko lisättävä asiakastyyppi oletusasiakastyyppi, oletusalihankkija tai oletuskuluttaja-asiakas ja sallitaanko sille laskutus.

Asiakasryhmien määrittäminen

Voit määrittää asiakkaan kuuluvaksi johonkin tiettyyn asiakasryhmään. Asiakasryhmillä voidaan segmentoida asiakkaat kuuluvaksi esimerkiksi käyttäjän mukaan nimettyihin asiakasryhmiin tai jaotella asiakkaat vaikkapa isoihin ja pieniin yrityksiin. Myöhemmässä vaiheessa saadaan muodostettua raportteja määriteltyjen asiakasryhmien mukaisesti. Yksi asiakas voi kuulua samanaikaisesti vain yhteen asiakasryhmään.

1. Siirry osioon Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Asiakkaat.

2. Klikkaa Lisää asiakasryhmä.

3. Anna asiakasryhmälle nimi.

4. Määritä integraatio ID, mikäli sinulla on käytössä integraatio ID:tä käyttävä rajapinta.

Yritysryhmien määrittäminen

Yritysryhmä on yksi tapa ryhmitellä asiakkaita raportointia varten. Voit lisätä tarvitsemasi yritysryhmät asiakasasetuksista.

1. Siirry osioon Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Asiakkaat.

2. Klikkaa Lisää yritysryhmä.

3. Anna yritysryhmälle nimi.

Asiakaslistauksen oletusasetus pääyksikön- ja aliyksikön määrittäminen

Tämä koskee ainoastaan moniyhtiöitä.

Asiakaslistausta varten voidaan määrittää millaiset asiakkaat siinä näytetään kun käytössä on asiakashierarkiarakenne (pää- ja aliyksiköt). Voit valita näkyviin kaikki, pääyksiköt, aliyksiköt tai asiakkaat, joita ei ole liitetty hierarkiarakenteeseen.

1. Siirry osioon Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Asiakkaat.
2. Valitse haluamasti vaihtoehto Yksikkö-kentästä.

Asiakasnumeroinnin muuttaminen manuaaliseksi

Normaalisti ohjelman asiakasnumerot on automaattinen juoksevanumerointi. Halutessasi voit käyttää myös omaa numerointia tai kirjainyhdistelmiä, jolloin määrittelet asiakasnumeron jokaisen asiakkaan lisäyksen yhteydessä erikeen.

1. Siirry osioon Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Asiakkaat.
2. Valitse Manuaalinen luonti asiakasnumeron luonti kohdasta.

Asiakkaan lisäkenttien määrittäminen

Mikäli tarvitset asiakastietoihin enemmän tietoja, kuin mitä ohjelma oletuksena tarjoaa, voit määrittää lisäkenttiä asiakastietoja varten. Lisäkentät voidaan määrittää sisältämään ennalta määriteltyjä vaihtoehtoja, vapaata tekstiä, päivämääriä tai linkkejä. Lisäkentät näkyvät asiakaslistauksessa sekä asiakaskortin yleisissä tiedoissa. Voit hakea tietoja asiakaslistalta lisäkenttien mukaan.

1. Klikkaa Lisää kenttä.

2. Valitse lisättävän kentän tyyppi: teksti, tekstialue, pudotusvalikko, päivämäärä, valinta, monivalinta tai linkki.

3. Määritä kentän tiedot: kentän nimi tai vaihtoehdot.

   • Voit järjestää vaihtoehtoja rivin alussa olevilla nuolilla tai poistaa tarpeettoman vaihtoehdot.

4. Klikkaa tallenna kuvaketta rivin alusta.

Lisäksi voit määrittää näytetäänkö lisäkenttä:

• kenttä asiakastiedoissa ja -listalla
• onko kyseinen kenttä pakollinen
• näytetäänkö kyseinen kenttä raporteilla
• Jos sinulla on käytössä HubSpot-rajapinta, voit määrittää myös HubSpot ID:n tietojen synkkaamista varten.

Olemassa olevan asiakasrekisterin tuominen ohjelmaan

Voit tuoda olemassa olevan asiakasrekisterisi Heeros PSA:han ohjelmassa olevan tuontitiedostopohjan avulla. Saat tarkemmat ohjeet "Lue lisää asiakastuonnista" artikkelista.