Ostotilaus on toimittajalle tai alihankkijalle lähetettävä asiakirja, jolla tilaat heiltä tuotteita tai palveluita projektejasi varten. Voit lisätä ostotilauksen "tyhjästä" tai suoraan kustannuslaskelmalta. Ostotilauksen avulla voit ennustaa projektille myöhemmin muodostuvia kuluja. Ennuste muuttuu todelliseksi kuluksi, kun toimittaja lähettää tilausta koskevan ostolaskun.
Muista myös aktivoida ostotilauksiin liittyvät ilmoitukset ohjelman sisällä tai sähköpostiisi.
Käyttöoikeudet: Ostotilaukset (näkyvyys kaikkiin), Projektit > Ostotilaus (näkyvyys projektien kustannuslaskelmien yhteydessä)
PSA-paketit: Enterprise, Enterprise+
Ostotilausten listanäkymä
Kulut > Ostotilaukset -listanäkymästä näet kaikki ostotilaukset. Voit rajata listaa esimerkiksi dokumentin statuksen tai lisäyspäivän mukaan. Listanäkymässä voit myös lisätä ja tulostaa ostotilauksia sekä viedä tietoja Exceliin.
Ostotilauksen lisääminen
- Aloita lisäys valitsemastasi kohdasta:
- Kulut > Ostotilaukset > +Lisää ostotilaus
- ylävalikon Lisää uusi -painikkeesta
- kustannuslaskelmalta (tällöin osa tiedoista täydentyy valmiiksi). - Valitse toimittaja oikealta valikosta. Asiakkaat, joiden tyyppinä on supplier, näkyvät (Toimittaja) tiedolla.
- Voit määrittää olemassa olevan asiakkaan toimittajaksi valitsemalla asiakkaan ja seuraamalla ruudun ohjeita.
- Voit myös lisätä uuden toimittajan kirjoittamalla toimittajan nimen ja lisäämällä sen uudeksi asiakkaaksi.
- Voit valita näytetäänkö arkistoidut asiakkaat pudotusvalikossa. - Kohdista ostotilaus asiakkaalle ja projektille.
- Voit valita näytetäänkö suljetut projektit pudotusvalikossa. - Lisää toimittajan tiedot vasemmalle. Arvioitu maksupäivämäärä auttaa raportoinnissa ja kulujen ennustamisessa.
- Tarkista tilaajan tiedot.
- Lisää toimitusosoite, jos se poikkeaa tilaajan osoitteesta (tyhjänä ei nouse tulosteelle).
- Lisää rivit eli tilattavat tuotteet tai palvelut otsikoineen ja kuvauksineen.
- Lisää tarvittaessa muistiinpanot eli lisätietoja toimittajalle.
- Klikkaa Tallenna.
Ostotilauksen lisääminen kustannuslaskelmalta
Voit luoda ostotilauksen myös suoraan projektin kustannuslaskelmalta, jolloin se generoituu automaattisesti oikealla projektikohdistuksella ja rivitiedoilla. Ostotilaus voidaan luoda koko kustannuslaskelmasta (Valinnat-painike) tai vain valituista riveistä (rivitoiminnot).
Huom! Mikäli valitulle tuotteelle on määritetty oletustoimittaja tuoterekisterissä, tämä valikoituu toimittajaksi ostotilaukselle. Tieto voidaan vaihtaa myöhemmin.
Ostotilauksen tulostaminen ja lähettäminen
Tallennuksen jälkeen ostotilausnäkymään ilmestyy uusia toimintoja, jolloin pystyt tulostamaan ostotilauksen PDF:ksi. Voit lähettää PDF:n esim. omasta sähköpostistasi toimittajalle ja tämän jälkeen merkitä PSA:ssa ostotilauksen tilaksi "Lähetetty".
- Tulostusasetukset: määritä tiedot tähän ennen PDF:n tulostusta.
- Valinnat ja Muokkaa: tulosta PDF:ksi, poista tai muokkaa ostotilausta.
- Tilavalikko: klikkaa Lähetetty kun olet toimittanut ostotilauksen eteenpäin. Uudessa ikkunassa antamasi valinnainen viesti tulee näkyviin lokiin.
- Loki: näyttää ostotilauksen aiemmat tapahtumat ja mahdolliset lisäkommentit.
- Viiteohjeistus toimittajalle: (vasemmassa yläreunassa) jos toimittaja lisää ostolaskulle tässä ilmoitetun viitteen, saapuva ostolasku tulee kohdistumaan automaattisesti oikealle ostotilaukselle ja projektille.
- Kohdista ostolaskulle: kts. ohjeen seuraava osa.
Ostotilauksen kohdistaminen ostolaskuun
Mikäli toimittaja on lisännyt ostolaskulle ostotilauksella pyydetyn viitteen, saapuva ostolasku kohdistuu automaattisesti oikealle ostotilaukselle ja projektille. Mikäli ei, voidaan kohdistus tehdä myös käsin ostotilauksella tai ostolaskulla. Ilman kohdistusta kulu näkyy joillakin raporteilla tuplana: ostotilaus ennusteena ja ostolasku toteutuneena kuluna.
- Klikkaa ostotilauksella Kohdista ostolaskulle.
- Saat näkyviin ikkunan, jossa on valitun toimittajan ostolaskut. Valitse oikean laskurivin kohdalla Kohdista.
- Ostotilauksen tilaksi muuttuu "Kohdistettu" ja tapahtuma tallentuu lokiin. Kohdista ostolaskulle -kohdassa näet kohdistetut ostolaskut ja voit tarvittaessa lisätä tai poistaa kohdistuksia.