Määritä Ominaisuuksien asetukset > Projektit -sivulla projekteille oletusasetukset, joita käytetään automaattisesti uusilla projekteilla. Lisäksi voit määrittää projekteille luokittelutietoja sekä lisätä kokonaan uusia kenttiä tarpeidenne mukaan.
Voit määritellä joitakin asetuksia myös projektikohtaisesti projektikortilla.
Käyttöoikeudet: Admin
PSA-paketit: Muokattavat asetukset voivat vaihdella paketista riippuen
Oletuslaskutustapa
Heeros PSA mahdollistaa tuntien, kulujen, laskujen ja tarjousten laskuttamisen sekä ajastetun ja toistuvan laskutuksen määrittämisen. Uudet laskutettaviksi merkityt projektit, jotka on merkitty voitetuiksi Won Deals -osiossa ja luotu siellä, käyttävät automaattisesti Asetuksissa määritettyjä laskutusmenetelmiä, ja projektin laskutustyypiksi asetetaan Laskutettava. Aktivoidut laskutusmenetelmät näkyvät projektikortilla uutta projektia luodessa, ja niitä voi tarvittaessa vapaasti muokata.
- Aktivoi tuntien laskutus: Laskutettavalle projektille kohdistetut tunnit siirtyvät laskutusmateriaaliksi
- Aktivoi kululaskujen laskutus: Laskutettavalle projektille kohdistetut kulut siirtyvät laskutusmateriaaliksi
- Aktivoi maksuerä- ja automaattilaskutus: Mahdollistaa ajastetun ja automaattisen laskutuksen
- Aktivoi kustannuslaskelman laskutus: Määritä, onko myyntitarjous laskutettava vai ei
- Aktivoi ostolaskujen laskutus: Mahdollistaa asiakkaan laskuttamisen projektille kohdistetuista ostolaskuista
- Näytä massalaskutuksessa
Muuta oletuslaskutusmenetelmää:
- Siirry kohtaan: Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Projektit – Oletuslaskutustapa.
- Käytä kytkimiä haluamiesi laskutusmenetelmien aktivoimiseksi tai deaktivoinniksi.
Kustannuslaskelman asetukset
Kustannuslaskelman ALV-asetukset
Määritä kustannuslaskelmien oletus alv%.
Kustannuslaskelman kulujen kohdistus
Määritä, voidaanko tuntikirjaukset sekä matka- ja kululaskut kohdistaa suoraan kustannuslaskelman riville niiden lisäämisen yhteydessä.
Kustannuslaskelman tekeminen muissa valuutoissa (lisäosa)
Mikäli käytössänne on valuutta-lisäosa, valitse voidaanko myyntilaskujen lisäksi myös kustannuslaskelmia tehdä eri valuutoissa.
Tapahtumapäivä
Tapahtumapäivä on valinnainen lisäpäivämääräkenttä projektikortilla. Sillä voidaan määrittää projektin aloitus- ja lopetuspäivistä poikkeavaa aikaa, esim. messutapahtuman tai remontin toteutuspäivät. Tietoa voidaan käyttää myös haku- ja raportointitietona.
Myynnin tuloutus
Mikäli käytätte myynnin tuloutusta, määritä seuraavat asetukset.
Projektitiimi
Projektitiimiä (=projektiin nimetyt työntekijänne) voit hyödyntää ohjelman eri toiminnoissa esim. tiimin kesken käytävissä chat-keskusteluissa tai tehtävien resursoinnissa. Aktivoi tässä tarvittaessa projektitiimien luomiseen liittyvät asetukset.
Mikäli sallitaan vain oman yhtiön käyttäjät projektitiimin valinnassa, ei freelancer-käyttäjiä (kaikki PSA-paketit) tai muiden yhtiöidenne käyttäjiä (Enterprise+ moniyhtiöpaketissa) voida lisätä projektitiimeihin.
Liiketoiminta-ala
Projekteille voidaan valita luokittelutiedoksi liiketoiminta-ala, mitä voidaan hyödyntää esim. laskutuksen tai tuntien raportoinnissa. Voit lisätä haluamanne liiketoiminta-alat joko yhdellä tasolla tai hierarkisesti, sekä määrittää oletusalan, joka lisätään automaattisesti uusille projekteille.
Mikäli olet luonut asetuksiin liiketoiminta-aloja, on tieto tämän jälkeen pakollinen valinta projekteilla. Jos poistat kaikki alat, ei tietoa tarvitse projektilla valita.
- Klikkaa Lisää liiketoiminta-ala.
- Anna alalle nimi.
- Määritä tarvittaessa oletukseksi.
- (Määritä mahdollinen rajapintaa koskeva lisäasetus, jos teille näkyy muita täydennettäviä kenttiä.)
- Mikäli haluat määrittää tälle liiketoiminta-alueelle alatasoja, klikkaa rivin edestä kolmea pistettä > Lisää ala-kategoria.
Kolmen pisteen takaa voit tarvittaessa poistaa liiketoiminta-alan niin kauan kun se ei ole käytössä millään projektilla. Mikäli ala on käytössä, mutta sitä ei tarvita enää uusille projekteille, voit arkistoida sen.
Projektityypit
Projekteille voidaan valita luokittelutiedoksi projektityyppi, mitä voidaan hyödyntää esim. hakutoiminnoissa tai raportoinnissa. Voit lisätä tarvitsemanne projektityypit, määrittää oletustyypin sekä valita, sallitaanko vain yksi vai useita tyyppejä per projekti.
- Klikkaa Lisää projektityyppi -nappia.
- Nimeä projektityyppi.
- Määritä tarvittaessa oletustyypiksi.
Mikäli poistat projektityypin, se jää voimaan vanhoille projekteille, mutta sitä ei voi valita enää uudelleen.
Projektin lisäkentät
Enterprise-paketeissa voit lisätä projektikortille erityyppisiä lisäkenttiä tarpeidenne mukaan. Voit valita useista täyttötavoista (teksti, pvm, monivalinta ym.) ja määrittää kenttien pakollisuutta sekä näkyvyyttä ohjelman eri osioissa.
Tässä luodut lisäkentät tulevat käyttöön kaikille projekteille. Lisäkenttiä voidaan lisätä myös myyntiputkikohtaisesti, lue lisää täältä.
- Klikkaa Lisää kenttä ja valitse haluamasi tyyppi valikosta (esim. teksti, pvm tai monivalinta)
- Anna kentälle kuvaava nimi, määritä sen pakollisuus ja missä kenttä näytetään.
- Jos kyseessä oli valintakenttä tai pudotusvalikko, anna myös vaihtoehtojen nimet. Tallenna vihreällä painikkeella.
Mikäli valitsit kentät näytettäväksi projektitiedoissa ja -listalla, luomasi kentät ilmestyvät sinne.
Voitetun ja hävityn projektin syyt
Voit aktivoida käyttöön voitettujen ja hävittyjen kauppojen syiden kirjaamisen, jolloin saatte kerättyä arvokasta tietoa, miksi kaupan vahvistaminen onnistui tai ei. Kun käyttäjä merkitsee projektia voitetuksi tai hävityksi, hänelle avautuu pudotusvalikko, josta valitaan tapahtuman syy sekä mahdolliset lisäkommentit.
Voit aktivoida syiden kirjaamisen vetopainikkeella ja sen jälkeen lisätä eri syyt listaksi.
Voit tarvittaessa myös poistaa syyn, jos sitä ei enää jatkossa tarvita. Poistettu syy ei poistu projekteilta, joille se on jo aiemmin valittu.
HR-projektit
Voit tarvittaessa määrittää tähän yrityksenne sisäiset projektit, joiden tuntiraporttien tarkasteluoikeutta halutaan rajata käyttöoikeuksissa (Huom! Määritellään erikseen "vanhoille" ja uusille tuntiraporteille.) Yleensä tällaisia ovat esimerkiksi henkilöstön poissaoloprojektit.
HR-projektin poistaminen listalta jälkikäteen ei poista projektia ohjelmasta, vaan vaikuttaa siihen, ketkä jatkossa näkevät projektin tunnit.