Työlajien ja ammattinimikkeiden avulla voit luokitella, hinnoitella ja raportoida työtunteja.
Työtuntien hinnoittelu voidaan muodostaa kolmesta elementistä:
-
Työlajit (esim. sisäinen, suunnittelu, toteutus) ovat tuntikirjausasetuksissa määriteltäviä tuntien luokittelutekijöitä, joka on pakollinen tieto tuntikirjauksessa.
-
Ammattinimikkeet (esim. SKOL-luokat) määritellään ensin tuntikirjausasetuksissa, jonka jälkeen niitä voidaan lisätä käyttäjille. Ammattinimike ei ole pakollinen tieto.
-
Käyttäjän tuntihinnalla voidaan määritellä käyttäjäkohtaisesti työtuntien laskutushinta. Tämä tieto määritellään käyttäjäkortille.
Asetuksiin määritellyistä työlajien ja ammattinimikkeiden oletuslaskutushinnoista voidaan poiketa asiakas- ja/tai projektikohtaisesti. Näistä ensisijaisena on projektille määritellyt hinnat > mikäli näitä ei ole, nousee laskulle asiakkaalle määritellyt hinnat > mikäli näitäkään ei ole, nousee laskulle asetuksista löytyvät hinnat.
Käyttöoikeudet: Admin
PSA-paketit: Free, Growth, Business, Enterprise, Enterprise+
Työlajit
Voit luoda tuntimerkintöjen luokitteluun ja hinnoitteluun erilaisia työlajeja kuten tuotanto, kehitys, myynti, markkinointi, sisäinen palaveri jne. Sen jälkeen käyttäjät voivat valita työtuntikirjauksiinsa työlajin (pakollinen tieto). Käytössä olevia työlajeja voidaan rajata projektikohtaisesti.
Oletuksena uudet työlajit ovat laskutettavia. Määrittämällä työlaji ei-laskutettavaksi, voidaan esim. sisäiset tunnit tai palaverit kohdistaa projektille, ilman että ne nousevat asiakkaan laskulle. Kun työlajille on valittu "ei laskutettava", näkyy tällainen tuntimerkintä projektin Toteutuneet kulut -näkymässä ei-laskutettavana. Asetuksen mahdolliset muutokset vaikuttavat takautuvasti niille projektimateriaaleille, joita ei ole vielä laskutettu (paitsi mikäli tunnille on käsin valittu projektin Toteutuneissa kuluissa "ei-laskutettava").
Työlajien lisääminen asetuksissa
- Siirry osioon Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Tuntikirjaus > Työlajit.
- Klikkaa Lisää työlaji.
- Nimeä työlaji.
- Määritä työlajille tuntihinta.
- Määritä työlaji aktiiviseksi.
- Määritä onko työlaji laskutettava vai ei.
- (Jos olet integroinut kirjanpito-ohjelmistosi Heeros PSA:han, saattaa viimeisenä sarakkeena näkyä siihen liittyvä sarake, jossa voit antaa työlajille kirjanpitotietoja.)
Työlajin arkistointi
Työlajeilla on eri tiloja ja asetuksissa näkymät ovat jaettu niiden mukaisesti:
- Aktiivinen: Kaikki tällä hetkellä käytössä olevat työlajit. Poista työlaji käytöstä klikkaamalla vaihtopainiketta.
- Ei käytössä: Kaikki työlajit, jotka eivät tällä hetkellä ole käytössä. Nämä voidaan aktivoida uudelleen kytkemällä vaihtopainike päälle.
- Arkistoitu: Kaikki arkistoidut työlajit, joita ei enää käytetä. Näitä ei voida aktivoida uudelleen.
- Kaikki: Kaikki työlajit
Voit tarvittaessa arkistoida tarpeettoman työlajin. Arkistoitu työlaji säilyy vanhoilla tuntimerkinnöillä, joihin se on aiemmin liitetty ja sitä voidaan käyttää myös raportoinnissa entiseen tapaan.
- Siirry osioon Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Tuntikirjaus - Työlajit.
- Klikkaa kolmea pistettä (...) arkistoitavan työlajin rivin edessä.
- Valitse Arkistoi.
- Vahvista arkistointi klikkaamalla OK.
Ammattinimikkeet
Ammattinimikkeet ovat toinen luokittelu- ja hinnoittelutapa, jota voidaan käyttää työtuntien raportointiin ja laskutukseen. Esimerkkejä ammattinimikkeistä ovat SKOL-luokitukset, projektipäällikkö, myyntiedustaja, tiimin johto jne.
Määritä ensin ammattinimikkeet ja niiden oletushinnat tuntikirjausasetuksissa. Sen jälkeen voit määrittää käyttäjille ammattinimikkeet kohdassa Käyttäjähallinta > Ryhmät > Ammattinimikkeet tai käyttäjäkortilta.
Ammattinimikkeiden lisääminen asetuksissa
- Siirry osioon Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Tuntikirjaus - Ammattinimikkeet.
- Klikkaa Lisää ammattinimike.
- Nimeä ammattinimike, esimerkiksi projektipäällikkö, asentaja, suunnittelija jne.
- Määritä ammattinimikkeelle tuntihinta.
Ammattinimike tallentuu automaattisesti.
Ammattinimikkeen lisääminen käyttäjille
- Siirry osioon Asetukset > Käyttäjähallinta > Ryhmät > Ammattinimikkeet.
- Näet tuntikirjausasetuksissa lisätyt ammattinimikkeet. Määritä haluamasi käyttäjät kuhunkin ammattinimikeryhmään pudotusvalikosta.
Tieto voidaan lisätä myös yksittäin käyttäjäkortilla.
Käyttäjän tuntihinta
Voit määritellä käyttäjäkohtaisen laskutustuntihinnan käyttäjäkortilta. Tämä hinta nousee kyseisen käyttäjän työtuntien laskutushinnaksi, mikäli asiakas- tai projektikortilla ei ole määritelty kyseiselle käyttäjälle poikkeavaa hintaa.
- Siirry osioon Asetukset > Käyttäjähallinta > Käyttäjät > (Valittu käyttäjä).
- Klikkaa Muokkaa käyttäjän tiedoista.
- Lisää Käyttäjän laskutustuntihinta.
- Klikkaa Tallenna.
Esimerkkejä hinnoittelusta
Case1. Tilanteessa, jossa asiakas- ja projektihinnoittelussa on sekä työlajeille, ammattinimikkeille että käyttäjille määritelty hintoja, myyntilaskulle nousee projektille määritellyt tuntihinnat.
- Käyttäjälle määritelty tuntihinta ylikirjoittaa ammattinimikkeelle ja työlajille määritellyt hinnat
- Mikäli käyttäjällä ei ole hintaa, ammattinimikkeen hinta ylikirjoittaa työlajin hinnan.
- Mikäli käyttäjälle eikä ammattinimikkeelle ole asetettu hintoja, PSA käyttää työlajille määriteltyä hintaa.
Case2. Tilanteessa, jossa asiakaskortille on määritelty hinnat sekä työlajeille, ammattinimikkeille, että käyttäjille ja projektikortilla vain ammattinimikkeelle, johon käyttäjä kuuluu: käyttäjän kyseiselle projektille kohdentamat tunnit veloitetaan projektikortin ammattinimikkeen hinnan mukaan, ylikirjoittaen muut hinnat.
Case3. Mikäli projektille tai asiakkaalle ei ole määritelty poikkeavia tuntihintoja, laskuille nousee tuntikirjaus- tai käyttäjäasetuksissa määritellyt oletushinnat seuraavassa järjestyksessä. Ensin tarkistetaan käyttäjähinta > jollei tätä ole ammattinimikkeen hinta > jollei tätäkään ole käytetään laskutuksessa työlajin hintaa.
Case4. Mikäli ammattinimikkeille asetuksiin määriteltyjä hintoja halutaan nostaa esim. vuodenvaihteessa, muuttuvat uudet hinnat automaattisesti sekä uusille tuntikirjauksille että myös vanhoille laskuttamattomille tunneille. Jos haluatte vielä käyttää vanhoja hintoja aiemmin kirjatuille laskuttamattomille tunneille, voitte luoda vanhojen lisäksi kokonaan uudet ammattinimikkeet lisäten nimeen tunnisteena esim. vuosiluvun.