Työlajien, ammattinimikkeiden ja käyttäjähintojen avulla voit hinnoitella ja raportoida työtunteja. Työtuntien hinnoittelu voidaan siis muodostaa kolmesta elementistä:
- Työlajit ovat tuntikirjausasetuksissa määriteltäviä, työn luonnetta kuvastavia luokitteluja. Tämä on pakollinen tieto jokaisessa tuntikirjauksessa. (esim. sisäinen, suunnittelu, toteutus)
- Ammattinimikkeet määritellään ensin tuntikirjausasetuksissa ja lisätään sitten käyttäjille. Tämä ei ole pakollinen tieto. (esim. SKOL-luokat tai designer, consultant)
- Käyttäjän tuntihinta lisätään käyttäjäkortille, mikäli halutaan määritellä käyttäjäkohtaisesti työtuntien laskutushinta. Tämä ei ole pakollinen tieto.
Asetuksiin ja käyttäjäkorteille määritellyistä oletuslaskutushinnoista voidaan poiketa asiakas- ja/tai projektikorteilla. Myyntilaskuille noudetaan siis ensisijaisesti projektille määritellyt hinnat > mikäli näitä ei ole, nousee laskulle asiakkaalle määritellyt hinnat > mikäli näitäkään ei ole, nousee laskulle asetuksista ja käyttäjäkorteilta löytyvät hinnat tarkistusjärjestyksessä: käyttäjät > ammattinimikkeet > työlajit.
Katso myös video! Tuntilaskutus haltuun -video
Käyttöoikeudet: Admin
PSA-paketit:
Enterprise, Enterprise+: kaikki hinnoittelutavat.
Free, Growth, Business: ei käyttäjä- ja ammattinimikehinnoittelua.
Työlajit
Voit luoda tuntimerkintöjen luokitteluun ja hinnoitteluun työlajeja kuvaamaan työn luonnetta, kuten tuotanto, kehitys, myynti, markkinointi, sisäinen palaveri jne. Tämän jälkeen käyttäjät voivat valita tuntikirjauksiinsa työlajin (pakollinen tieto). Työlajit voidaan ryhmitellä työlajiryhmiin ja käytössä olevia työlajeja voidaan rajata projektikohtaisesti.
Oletuksena uudet työlajit ovat laskutettavia. Määrittämällä työlaji ei-laskutettavaksi, voidaan esim. sisäiset tunnit tai palaverit kohdistaa projektille, ilman että ne nousevat asiakkaan laskulle. Kun työlajille on valittu "ei laskutettava", näkyy tällainen tuntimerkintä projektin Toteutuneet kulut -näkymässä ei-laskutettavana.
Asetuksen mahdolliset muutokset vaikuttavat takautuvasti niille projektimateriaaleille, joita ei ole vielä laskutettu (paitsi mikäli tunnille on käsin valittu projektin Toteutuneissa kuluissa "ei-laskutettava").
Työlajiryhmät
Työlajien ryhmittelyllä helpotat useiden työlajien valitsemista kerralla asiakkaalle tai projektille, esim. projektikohtaista hinnoittelua varten.
Työlajiryhmiä voidaan lisätä, muokata ja poistaa kohdassa Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Tuntikirjaus > Työlajiryhmät. Mikäli poistat ryhmän, häviää kyseinen ryhmävalinta niiltä työlajeilta, joille se oli aiemmin valittu.
Työlajien lisääminen asetuksissa
- Siirry osioon Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Tuntikirjaus > Työlajit.
- Klikkaa Lisää työlaji.
- Nimeä työlaji.
- Määritä työlajiryhmä tarvittaessa.
- Määritä asiakkaalta veloitettava tuntihinta.
- Määritä työlaji aktiiviseksi.
- Määritä onko työlaji laskutettava vai ei.
- (Jos olet integroinut kirjanpito-ohjelmistosi Finago PSA:han, saattaa lisäksi näkyä siihen liittyvä sarake. Esim. Procountor-rajapinnalla "Kirjanpidon tuote", johon valittu Procountor-tuote nousee jatkossa automaattisesti kyseisen työlajin tuntilaskutukseen, helpottaen myyntilaskurivien tiliöimistä.)
Työlajin muokkaaminen, käytöstä poisto ja arkistointi
Työlajeilla on eri tiloja ja asetuksissa niiden mukaiset välilehdet.
Aktiivinen: Tällä hetkellä käytössä olevat työlajit.
- Jos työlajin nimeä, hintaa tai laskutettavuutta muokkaa rivillä suoraan vanhan tiedon päälle, muuttuu tiedot myös vanhoille laskuttamattomille tuntimerkinnöille.
- Poista tarvittaessa työlaji käytöstä klikkaamalla Aktiivinen-vaihtopainiketta. Vanhat tuntimerkinnät voidaan yhä laskuttaa, mutta uusia ei voi luoda tälle työlajille.
Ei käytössä: Työlajit, jotka eivät tällä hetkellä ole käytössä.
- Aktivoi takaisin käyttöön klikkaamalla Aktiivinen-vaihtopainiketta.
- Arkistoi tarvittaessa työlaji kokonaan rivin edestä kolmen pisteen takaa. Vanhat tuntimerkinnät voidaan yhä laskuttaa, mutta uusia ei voi luoda tälle työlajille.
- Jos työlajin nimeä, hintaa tai laskutettavuutta muokkaa rivillä suoraan vanhan tiedon päälle, muuttuu tiedot myös vanhoille laskuttamattomille tuntimerkinnöille.
Arkistoitu: Arkistoidut työlajit, joita ei enää tarvita.
- Ei voida aktivoida tai muokata. Arkistoitu työlaji säilyy vanhoilla tuntimerkinnöillä sekä raportoinnissa.
- Poista tarvittaessa kokonaan arkistosta rivin edestä kolmen pisteen takaa (esim. virheellinen työlaji jota ei ole koskaan käytetty).
Kaikki: Kaikki työlajit koottuna samaan listaan.
Ammattinimikkeet
Ammattinimikkeitä voidaan käyttää tuntimerkintöjen luokittelutapana, mikäli työtä halutaan hinnoitella tai raportoida työntekijän roolin mukaan. Esimerkkejä ammattinimikkeistä ovat SKOL-luokitukset, suunnittelija, konsultti jne. Käytössä olevat ammattinimikkeet oletushintoineen määritellään ensin tuntikirjausasetuksissa, minkä jälkeen voit asettaa ammattinimikkeet käyttäjillenne.
Käyttäjälle voidaan tarvittaessa myös määrittää normaalista poikkeava ammattinimike projektikohtaisesti.
Asetuksen mahdolliset muutokset vaikuttavat takautuvasti niille projektimateriaaleille, joita ei ole vielä laskutettu.
Ammattinimikkeiden lisääminen asetuksiin ja käyttäjille
Määritä käytössä olevat ammattinimikkeet
- Siirry osioon Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Tuntikirjaus > Ammattinimikkeet.
- Klikkaa Lisää ammattinimike.
- Nimeä ammattinimike.
- Määritä nimikkeelle tuntihinta. Tiedot tallentuvat automaattisesti.
Aseta ammattinimikkeet käyttäjille
- Siirry osioon Asetukset > Käyttäjähallinta > Ryhmät > Ammattinimikkeet.
- Näet tuntikirjausasetuksissa lisätyt ammattinimikkeet. Valitse käyttäjät ammattinimikeryhmiin pudotusvalikoista.
Tieto voidaan lisätä myös yksittäin käyttäjäkortilla, esim. uutta käyttäjää luodessa.
Ammattinimikkeen muokkaaminen ja poistaminen
- Jos ammattinimikkeen nimeä tai hintaa muokkaa rivillä suoraan vanhan tiedon päälle, muuttuu tiedot myös vanhoille laskuttamattomille tuntimerkinnöille. Lue lisää kohdasta Esimerkkejä
- Jos ammattinimikkeen poistaa kokonaan roskakorin kuvakkeesta, valinta häviää käyttäjiltä ja heidän tuntien osalta sovelletaan tarkistusjärjestyksessä seuraavaa hinnoitteluperustetta.
Muokkaus ja poisto voidaan tehdä myös kohdassa Käyttäjähallinta > Ryhmät > Ammattinimikkeet.
Käyttäjän tuntihinta
Työtunteja voidaan hinnoitella myös käyttäjäkohtaisesti, mikäli työntekijän tunnit veloitetaan aina samalla hinnalla työn luonteesta riippumatta. Voit määritellä käyttäjäkohtaisen laskutustuntihinnan käyttäjäkortilta. Käyttäjäkortilla
- Siirry osioon Asetukset > Käyttäjähallinta > Käyttäjät > (Valittu käyttäjä).
- Klikkaa Muokkaa käyttäjän tiedoista.
- Lisää Käyttäjän laskutustuntihinta.
- Tallenna.
Mikäli muutat hintaa jälkikäteen, muuttuu tiedot myös vanhoille laskuttamattomille tuntimerkinnöille.
Esimerkkejä työtuntien hinnoittelusta
Esimerkki 1.
Tilanteessa, jossa sekä asiakkaan että sen projektin hinnastoon on määritetty hintoja sekä työlajeille, ammattinimikkeille että käyttäjille, myyntilaskulle noudetaan tuntihinnat ensisijaisesti projektihinnastosta seuraavasti:
- Käyttäjän tuntihinta yliajaa ammattinimikkeen ja työlajin hinnan.
- Mikäli käyttäjällä ei ole hintaa, ammattinimikkeen hinta yliajaa työlajin hinnan.
- Mikäli käyttäjällä tai ammattinimikkeellä ei ole hintaa, käytetään työlajin hintaa.
Mikäli projektikortilla ei ole käyttäjälle, hänen ammattinimikkeelle tai tunnin työlajille hintaa, tarkistetaan nämä seuraavaksi asiakkaan hinnastosta > käyttäjäkorteilta > tuntikirjausasetuksista.
Esimerkki 2.
Tilanteessa, jossa asiakaskortille on määritelty hinnat sekä työlajeille, ammattinimikkeille että käyttäjille, mutta projektikortilla vain ammattinimikkeelle, johon käyttäjä kuuluu:
käyttäjän kyseisen projektin tunnit veloitetaan projektikortin ammattinimikkeen hinnan mukaan.
Esimerkki 3.
Mikäli ammattinimikkeille asetuksiin määriteltyjä hintoja muutetaan esim. vuodenvaihteessa, muuttuvat uudet hinnat automaattisesti sekä uusille tuntikirjauksille että myös vanhoille laskuttamattomille tunneille. Jos haluatte vielä käyttää vanhoja hintoja aiemmin kirjatuille laskuttamattomille tunneille, voitte joko
- laskuttaa vanhat tunnit ennen hinnanmuutoksia, tai
- luoda vanhojen lisäksi kokonaan uudet ammattinimikkeet, lisäten nimeen tunnisteena esim. vuosiluvun, ja vaihtaa ne käyttäjille haluttuna päivänä.