Myyntilaskujen listanäkymästä näet kaikki myyntilaskut ja voit suorittaa erilaisia hakuja. Pääset muokkaamaan laskujen tilaa, lähettämään ne taloushallinto-ohjelmaanne sekä tulostamaan laskuja.
Käyttöoikeudet: Myyntilaskut
Versiot: Free, Growth, Business, Enterprise, Enterprise+
Myyntilaskulistaus ja haku
Voit hakea myyntilaskuja Tilan ja Aikavälin perusteella tai käyttämällä Hae -vapaasanahakua. Lisää hakukriteereitä saat kohdasta Lisää haku.
Listanäkymän yläosasta näet myyntilaskujen summat tehtyjen hakurajausten perusteella:
- Veroton yht.: Myyntilaskujen veroton summa
- Verollinen yht.: Myyntilaskujen verollinen summa
- Maksettu (sis. alv): Maksettu-tilassa olevien laskujen summa
- Hyvitetty: Hyvitetty-tilassa olevien laskujen summa
- Esilasku (alv 0%): Esilasku-tilassa olevien laskujen summa
Myyntilaskulistauksen sarakkeet
- Myyntilaskun tila: Myyntilaskun tämänhetkinen tila
- Nro: Myyntilaskun (juokseva) numero, jonka aloitusnumeron voi määrittää asetuksissa
- Liittyy myyntilaskuun: Myyntilaskun numero, johon tämä myyntilasku linkittyy. Käytetään hyvityslaskuilla.
- Myyntilaskun pvm: Myyntilaskulle määritelty laskun päivämäärä
- Eräpäivä: Myyntilaskulle määritelty eräpäivä
- Toimituspäivä: Myyntilaskulle määritelty toimituspäivä
- Asiakas: Myyntilaskulle valittu asiakas
- Projekti: Myyntilaskulle valittu projekti
- Aloituspäivä: Myyntilaskulle määritelty laskuaineiston aloituspäivä, mistä alkaen laskuaineisto otetaan mukaan laskulle
- Päättymispäivä: Myyntilaskulle määritelty laskuaineiston päättymispäivä, mihin saakka laskuaineisto otetaan mukaan laskulle
- Myyntilaskun summa Alv 0%: Myyntilaskun veroton summa
- Myyntilasku Yhteensä sis. Alv: Myyntilaskun verollinen summa
- Maksettu (sis. Alv): Myyntilaskun maksettu summa, verollinen
- Maksupäivä: Myyntilaskun maksupäivä
- Muokkaaja: Myyntilaskun viimeisin muokkaaja
- Viitenumero: Myyntilaskun viitenumero
Sarakkeiden toiminnot ovat samat kuin asiakaslistauksessa.
Myyntilaskujen massahallinta
Voit valita listalta useampia myyntilaskuja kerralla tilan manuaalista muuttamista, laskujen tulostamista, taloushallinto-ohjelmaan lähettämistä tai exceliin vientiä varten.
Valitse käsiteltävät laskut yksittäin rivien edestä klikkaamalla tai mikäli haluat valita kaikki, klikkaa laatikkoa listan otsikkoriviltä.
Myyntilaskujen tilat
Myyntilaskuilla on eri tiloja, jotka kertovat käyttäjille, missä vaiheessa tehdyn myyntilaskun käsittely on. Eri tilassa oleville laskuille voidaan tehdä eri toimenpiteitä. Esimerkiksi jo myyntilaskun tallennusvaiheessa voit määritellä, onko lasku ns. virallinen lasku, jolloin myyntilasku saa laskunumeron, vai haluatko luoda siitä luonnoksen eli esilaskun, jolla ei ole vielä laskunumeroa.
- Esilasku: Esilaskuksi tallennettu (luonnos), ei ole vielä laskunumeroa. Muokattavissa ja poistettavissa.
- Odottava: Lasku luotu, muokattava ja odottaa lähetystä.
- Lähetetty: Lasku on lähetetty asiakkaalle. Laskun tila voidaan muuttaa myös manuaalisesti lähetetyksi.
- Hyvitetty: Laskusta tehty hyvityslasku.
- Maksettu: Lasku on maksettu. Taloushallinto-ohjelmasta riippuen tieto tulee rajapinnasta PSA:han. Laskun tila voidaan muuttaa myös manuaalisesti maksetuksi.
- Erääntynyt: Laskun eräpäivä on ohitettu, eikä maksua ole vielä saapunut.
Myyntilaskun merkitseminen lähetetyksi tai maksetuksi
Voit muuttaa myyntilaskujen tiloja manuaalisesti Valinnat-painikkeen alta tai yksittäisen rivin edestä kolmen pisteen (...) painikkeen takaa.
Osasuoritus jättää myyntilaskun tilan joko lähetetyksi tai erääntyneeksi. Voit tarkistaa maksetun summan myyntilaskulistan Maksettu (sis. alv) -sarakkeesta.
Merkitse maksetuksi -toiminto avaa uuden ikkunan, johon voit määritellä maksetun summan ja klikata OK.
Maksumuistutus erääntyneelle laskulle
PSA:ssa voi luoda maksumuistutuksen erääntyneelle laskulle informatiiviseksi tiedoksi, eli laskutilanteen sisäistä seurantaa varten. Toiminto ei lähetä uutta laskua asiakkaalle tai taloushallinnon rajapinnan kautta.
Maksumuistutuksesta voi halutessaan tallentaa PDF-tiedoston ja lähettää sen manuaalisesti asiakkaalle. Yleensä maksumuistutukset kuitenkin luodaan ja lähetetään omassa taloushallinnon järjestelmässä.
Myyntilaskun lähettäminen
Taloushallinnon ohjelmaan
Mikäli käytössänne on jokin taloushallinto-ohjelma ja rajapinta sinne on kytketty PSA:n integraatioasetuksista käyttöön, voit lähettää laskut suoraan toiseen ohjelmaan esimerkiksi verkkolaskutusta varten.
- Valitse yksi tai useampi myyntilasku klikkaamalla myyntilaskun edessä olevaa valintaruutua.
- Valitse Tulosta & Vie -valikosta Lähetä (xx). Listalla näkyy vaihtoehtoina ne rajapinnat, jotka on integraatioasetuksissa valittu käyttöön.
Sähköpostitse
- Klikkaa kolmea pistettä (...) rivin edessä ja valitse Lähetä sähköpostilla.
- Ruudulle avautuu uusi ikkuna, jossa voit esikatsella laskun, määritellä vastaanottajan ja viestin sisällön.
- Klikkaa Lähetä.
Myyntilaskun tulostaminen
Yhden laskun tulostaminen
Yhtä laskua tulostaessa, saat näkyviin esikatselun, jossa voit määrittää tulosteen kielen ja ajan muodon. Kielivaihtoehdot määritellään asetuksissa ja ne tulevat sen mukaisesti näkyviin valittavaksi.
- Klikkaa kolmen pisteen (...) painiketta rivin alussa ja valitse Tulosta.
- Muuta tarpeen mukaan esikatselunäkymässä tulostusasetuksia; tulostuskieli ja ajan muoto.
- Klikkaa Tulosta. Lasku tulostetaan selaimen asetusten mukaisesti PDF-tiedostoksi.
Useiden laskujen tulostaminen kerralla
- Valitse laskut (n. 10 kpl kerralla)
- Klikkaa Tulosta & Vie > Tulosta tai Tulosta englanniksi
- Valitut laskut tulostetaan selaimen asetusten mukaisesti yhdeksi PDF-tiedostoksi, jossa laskut ovat peräkkäin.
Hyvityslasku
- Valitse lasku ruksimalla ja klikkaa Valinnat-valikon tai rivin alun kolmen pisteen (...) kautta Tee hyvityslasku.
- Ohjelma pyytää varmistusta, klikkaa OK.
- Käsittele Odottava-tilaan muodostunut hyvityslasku eteenpäin haluamallasi tavalla. Veloituslaskun tilaksi on vaihtunut Hyvitetty.
Exceliin vienti
Voit viedä myyntilaskut listanäkymästä Exceliin.
- Valitse listalta ruksimalla myyntilaskut, jotka haluat viedä. Mikäli et valitse yhtään riviä, exceliin tulee kaikki listan rivit.
- Klikkaa Vie Exceliin -kuvaketta. Tiedosto latautuu koneellesi
Asetukset
Mikäli olet ohjelman pääkäyttäjä (admin), voit siirtyä yleisiin myynti- ja ostolaskusetuksiin suoraan näkymältä Asetukset-kuvakkeesta. Lisätietoa asetuksista täällä.