Projektilaskun luominen

• Projektilaskun lisääminen
• Projektilaskun perustiedot ja asetukset
  • Laskun tiedot
  • Laskun asetukset
  • Laskun liitteet
  • Laskun saaja, maksutiedot, viesti ja lähettäjä
• Projektilaskun laskuaineisto
• Projektilaskun laskurivien hallinnointi
  
  • Laskurivin lisääminen manuaalisesti
  • Tuotelaskutuksessa huomioitavaa
  • Laskurivin poistaminen ja seliterivi
  • Laskurivin kirjanpitotiedot
• Laskun tallennus ja lähetys

Projektilaskutus tarkoittaa myyntilaskun luomista projektille kohdennettujen kustannuslaskelman, tuntien, maksuerien sekä kulu- ja ostolaskujen pohjalta. Tätä projektin laskutettavaa materiaalia kutsutaan PSA:ssa laskuaineistoksi. Projektikortilla määritellään, mitkä kulutyypit ovat kyseisellä projektilla asiakkaalta laskutettavia ja mitkä eivät. 

Voit valita saman asiakkaan useilta projekteilta materiaalit samalle myyntilaskulle halutulta aikaväliltä sekä hallinnoida myyntilaskulla laskutettavaa aineistoa Laskuaineisto-ikkunassa.

Projektilaskuja voidaan muodostaa myös automaattisella laskutuksella tai massalaskutuksella. 

Myyntilasku voidaan tulostaa PDF:ksi, lähettää sähköpostiin tai integroidun taloushallinnon rajapinnan kautta. 

Käyttöoikeudet: Myyntilaskut, Projektit
PSA-paketit: Free, Growth, Business, Enterprise, Enterprise+

Projektilaskun lisääminen

Voit luoda uuden laskun useammasta eri kohdasta:

1. Myyntilaskulistalla tai projektikortilla klikkaamalla +Lisää myyntilasku
2. Ylävalikon +Lisää Uusi -valikosta valitsemalla Myyntilasku
3. Pikahaku -toiminnosta kirjoittamalla Lisää
   

Valitse laskutustapa: Laskuta projektiaineistolla.

Projektilaskun perustiedot ja asetukset

Laskun tiedot

Määritä laskun perustiedot laskunäkymän oikean laidan kenttiin. 

• Yhtiö (ainoastaan Enterprise+ moniyhtiöasennuksissa): Määritä laskuttava yhtiö. 
• Asiakas: Asiakas, jonka projekteille myyntilasku luodaan. Valittavana ainoastaan asiakkaat, joiden projekteilla on laskuttamatonta laskuaineistoa eli projektimateriaalia. 
• Projektit: Asiakkaan projektit, joiden laskuaineistoa nostetaan laskulle. Vain saman laskutusosoitteen sisältävät projektit voidaan valita samalle laskulle.
• Hae laskutettavaa aineistoa aikaväliltä: Aikaväli, jolta laskuttamaton laskuaineisto otetaan mukaan laskulle. Aikavälin määrittäminen helpottaa esimerkiksi maksuerien rajaamisessa oikein myyntilaskulle.

Laskun asetukset

Huom! Kentät ja niiden alla näkyvät vaihtoehdot voivat periytyä yleisistä asetuksista tai vaihdella käytössänne olevan taloushallinnon rajapinnan asetusten mukaan. 

• Toimitustapa: Esim. verkkolasku, sähköposti tai paperilasku (vaihtoehdot voivat perustua taloushallinnon rajapinnan asetuksiin)
• Laskun Alv%: (vaihtoehdot voivat perustua taloushallinnon rajapinnan asetuksiin)
• Tulostusasetukset: Voit määrittää piilotetaanko PSA:ssa tulosteelta esim. alv tai yhteensä-sarake. 
• Laskun kieli: Laskun tulostuskieli (vaihtoehdot määritellään Yrityksen oletusasetuksissa)
• Ajan muoto: Päivämäärän esitysmuoto (oletusmuoto määritellään Yrityksen oletusasetuksissa)
• Tulosta viivakoodi: Määritä tulostetaanko laskulle viivakoodi (ominaisuus ensin aktivoitava Myynti- ja ostolaskut -asetuksissa)
• Näytä aiemmin laskutettujen laskujen summa laskulla: Määritä näytetäänkö myyntilaskulla aiemmin projektilta laskutettu kokonaissumma otsikkorivinä laskurivien jälkeen.
• Näytä laskutettavaa aineistoa aikaväli: Määritä näytetäänkö myyntilaskulla laskuaineiston aikaväli otsikkorivinä laskurivien jälkeen.
• Valuutta: (vaatii valuutta-lisäosan sekä asetusten täydentämisen kohdassa Myynti- ja ostolaskut > Valuutta-asetukset)

Laskun liitteet

Tallennuksen jälkeen laskun asetusten alle ilmestyy uusi otsikko Laskun liitteet.

• Lisää liitetiedosto koneeltasi pudottamalla tai klikkaamalla tekstiä Valitse tiedosto.
• Lisää halutessasi projektin tuntiraportti tai laskutushistoriaraportti. 
• Poista tiedosto tarvittaessa kolmen pisteen takaa.

Laskun saaja, maksutiedot, viesti ja lähettäjä

Näiden toimintalogiikka projektilaskuilla on samanlainen kuin tyhjällä laskupohjalla, lue lisää täältä. 

Projektilaskun laskuaineisto

Projekteille kohdennettu laskumateriaali nousee myyntilaskulle projektin laskutusasetusten sekä valitun aikavälin mukaisesti.
Mikäli haluamasi projektimateriaali ei nouse laskulle, tarkista seuraavat: 

• Projektin Laskutustapa: Laskutettava
• Projektin Aktiiviset laskutettavat kohteet: määrittää mitkä kulutyypit ovat kyseisellä projektilla asiakkaalta laskutettavia ja mistä päivästä alkaen.
• Laskun aikaväli: varmista osuuko haluamasi materiaali kyseiselle aikavälille. 
• Tuntikirjausasetukset ja projektin tuntihinnasto: tarkista onko osa työlajeista asetettu ei-laskutettaviksi. 
• ProjektinToteutuneet kulut -näkymä: tarkista onko yksittäinen kulu tai tunti asetettu ei-laskutettavaksi. 

Laskuaineisto-painikkeen kautta voit hallita myyntilaskulle sidottua projektimateriaalia, esimerkiksi vapauttaa laskuaineistoa myöhemmin laskutettavaksi. Lisäksi voit määrittää, miten tunnit, kululaskut ym. ryhmitellään laskuriveille. Tarkemmin aiheesta artikkelissa: Laskuaineisto

Huom!

• Laskurivin poistaminen laskun kuvalta ei vapauta aineistoa laskuttamattomaksi. Mikäli projektille kohdistettu materiaali halutaan veloittaa toisella laskulla, vapauttaminen tulee tehdä laskuaineistolla.
• Laskutusraporteille tuodaan tiedot laskuaineistolta, tuotteita lukuunottamatta.
  
  

Projektilaskun laskurivien hallinnointi

Projektilasku voi sisältää ns. tavallisia laskurivejä (teksti, määrä ja summa) tai tuoterekisteristä löytyviä tuotteita ja tuotemäärittelyjä (tuotepaketteja). Projektilta nousevan materiaalin lisäksi laskulle voidaan lisätä uusia rivejä myös manuaalisesti. 

Huom! Käytössäsi oleva taloushallinnon rajapinta voi vaikuttaa siihen, miten erilaiset rivityypit siirtyvät eteenpäin rajapinnassa.

Laskurivin lisääminen manuaalisesti

1. Valitse lisättävän laskurivin tyyppi: 

• + Laskurivi: vapaa laskurivi, jolle voit määritellä vapaasti tekstin, määrän hinnan ja alvin.
• + Tuote: valitse tuote tuoterekisteristä.
• + Tuotemäärittely (CPQ): valitse tuotepaketti tuoterekisteristä (koostuu useista tuotteista/riveistä).
• + Otsikko: summaton tekstirivi, esim. väliotsikko jolla jäsennät myyntilaskua.

2. Täydennä laskurivin tiedot. Pääset hiirellä, enterillä tai Tab-näppäimellä siirtymään kentästä toiseen.

Tuotelaskutuksessa huomioitavaa

• Heeros PSA:ssa otetaan laskutusraporteille laskun sisältämän aineiston tiedot laskuaineistonäkymästä, paitsi tuotteilta. Tuotteen täytyy siis olla laskurivillä, jotta se raportoituu oikein.
• Tuotteen myyntihinta otetaan raporteille riippuen siitä, miten tuote on laskutettu:
  • Tuote on lisätty myyntilaskulle +Tuote -toiminnolla: hinta ja tuote saadaan raporteille laskuriviltä.
  • Tuote on tullut myyntilaskulle maksuerältä tai automaattisella laskutuksella (projektikortilta): tuotteen pitää näkyä laskurivillä, MUTTA tuotteen hinta otetaan laskuaineistosta.

Laskurivin poistaminen ja seliterivi

Laskurivin edessä olevan kolmen pisteen kautta voit

• Lisätä Seliterivin: laskuriviä tarkentava kuvaustieto. 
• Poistaa laskurivin.
  Huom! Projektilta nouseen laskurivin poistaminen pelkästään laskun kuvalta ei vapauta kyseistä projektiaineistoa laskuttamattomaksi. Mikäli materiaali halutaan vapauttaa toisella laskulla laskutettavaksi, tulee laskurivin poistamisen lisäksi vapauttaa kyseinen rivi laskuaineistolta. Ohjelma antaa tästä alla oranssilla näkyvän ilmoituksen. 

Laskurivin kirjanpitotiedot

Näytä kirjanpito -painikkeista pääset tarkastelemaan tai kohdentamaan myyntilaskun rivit taloushallinto-ohjelman myyntitileille/tuotteille/laskentakohteille. Kentät ja niiden vaihtoehdot riippuvat käytössänne olevasta taloushallinnon rajapinnasta.

Laskun tallennus ja lähetys

Voit tallentaa laskun kahteen eri tilaan: 

• Tallenna esilaskuksi: Laskuluonnos, jolla ei ole virallista laskunumeroa ja on vielä poistettavissa myyntilaskulistalta rivin edessä olevien kolmen pisteen kautta.
• Tallenna: "Virallinen" odottava-tilainen lasku, jolla on laskunumero. Myytilasku voidaan lähettää Toiminnot-painikkeesta tai myyntilaskulistalta.