Procountor-rajapinta

• Myyntilaskut (laskukohtainen myyntitili ja kustannuspaikka)
• Ostolaskut (kustannuspaikka)
• Kulu- ja matkalaskut 
• Tunnit (katso erillinen ohje täältä)

Tästä näet Procountorin rajapintakaaviot. Rajapintana käytetään REST-mallia, joka on yleinen arkkitehtuurimalli rajapintojen toteuttamiseen. Se määrittelee, millaisilla operaatioilla palvelinten dataa pyydetään, lisätään ja käsitellään. 

PSA-paketit: Growth, Business, Enterprise, Enterprise+

Käyttöoikeudet: Admin (rajapinnan käyttöönotto)

Procountor-rajapinnan käyttöönotto

Procountorin käyttöönotto vaatii tunnisteavaimen lisäämisen Procountorin asetuksiin sekä Heeros PSA:n asetusten muokkaamista.

Lisää Procountoriin tunnisteavain (API-avain)

API-avain on käyttäjä- ja ympäristökohtainen tunnisteavain, jonka avulla voidaan luoda yhteys toisen ohjelman ja Procountorin välille. API-avaimella annetaan siis valtuutus luoda yhteys rajapinnan kautta.

1. Kirjaudu Procountoriin ja siirry osioon: Perustiedot (1) > API-Avaimet (2).
   
   

2. Klikkaa Uusi API-avain (3).
   Saat näkymän (4), jossa muodostat valitun Procountor käyttäjän ja Heeros PSA:n yhteyden:
   
3. Valitse käyttäjä kenellä on täydet käyttöoikeudet integraatioon. Käyttäjänä voi olla esim. taimer.api
4. Syötä Asiakasohjelmisto tunniste - kenttään taimer2Client
5. Klikkaa Muodosta
6. Klikkaa Kopioi API-avain leikepöydälle
7. Klikkaa Ok

Siirry Heeros PSA:han aktivoimaan rajapinta.

Aktivoi rajapinta Heeros PSA:ssa

Kun olet lisännyt API-avaimen Procountoriin, voit aktivoida rajapinnan käyttöön Heeros PSA:han. 

1. Siirry osioon Asetukset > Integraatiot
2. Klikkaa Aktivoi Procountor-osiosta.
3. Liitä Procountor API-avain sille varattuun kenttään.
4. Klikkaa Kytke.

Mikäli käytössänne on kulu- ja matkalaskujen lähettäminen Procountoriin, tarkista seuraavaksi henkilö ID:t ja hae ne tarvittaessa Procountorista.

Määritä rajapinnan asetukset

• Ostolaskun tila: valitse missä Procountorin tilassa olevat ostolaskut noudetaan päivittäin.
• Hae tilikartta Procountorista: Myyntilasku voidaan kohdistaa myyntitilille. Yleinen myyntitili on 3000 Alv. 24 %
• Oletus myyntitili
• Oletus ostotili
• Hae kustannuspaikat Procountorista: Noutaa aktiiviset kustannuspaikkatasot ja kustannuspaikat. Käytetään sekä myynti- että ostolaskuilla. 
• Hae tuotteet Procountorista: Tuotteilla voidaan tehdä tiliohjaukset Tuotteille ja Työlajeille. Tuotteet menevät Heeros PSA:n tuoterekisteriin ja ovat näin käytettävissä laskutuksessa. Työlajit voi kohdistaa tuotteille, jolloin saadaan Procountorissa työlajikohtaista seurantaa. Tuotteen taakse voidaan tehdä kirjanpito-ohjaukset Procountorissa. Voit hakea tuotteita uudelleen, jos niitä on lisätty Procountoriin. Näin saadaan päivitettyä Procountorin ja Heeros PSA:n tuoterekisteri ajan tasalle.
• Hae matkalaskujen tuotteet Procountorista
  
• Hae Henkilö ID:t Procountorista: Tämä tieto tarvitaan matkalaskujen ja kululaskujen siirtoon. Kun lista on noudettu, pitää Procountor ID:t syöttää Käyttäjien taakse "Procountor ID" kenttään.
• Määritä ALV-status käänteisen ALV:n laskuille
  
  
• Sopimuslaskutus: Sopimuslaskutuksen aktivointi lisää tuoterekisteriin valmiiksi tuotteita sopimuslaskutusta varten. Lisäksi ostolaskulistalle tulee näkyviin valinta, jolla ostolaskusta voi tehdä sopimuslaskutusta projekteille.

• Tuntien siirto Procountoriin

Alla olevat kentät tulee täyttää, mikäli käytössä on tuntien siirto Procountoriin. Lisätietoa tuntien siirrosta löydät täältä.

• Aseta kustannuspaikka projektin kohdistamiselle

Mikäli Procountorissa on käytössä projektit kustannuspaikkoina, määritä tähän kustannuspaikkataso (dimensio), josta projektit tarkistetaan / johon projektit lisätään.

Valitse lisätäänkö projektin mukainen kustannuspaikka jatkossa automaattisesti PSA:ssa myyntilaskun riveille.

- Mikäli asetus aktivoidaan, määritä myös käytetäänkö aliprojektien laskuilla aliprojektin vai pääprojektin kustannuspaikkaa (valinta ilmestyy kun ensimmäinen asetus aktivoitu). 

- Mikäli laskulla on materiaalia usealta projektilta, kustannuspaikka eli projektitieto periytyy otsikkoriviltä laskuriville. Tämä toimii myös lisätessä uusia laskurivejä jo olemassa olevan otsikkorivin alle. HUOM! Jos lisätään uusi otsikkorivi käsin, sen tieto ei periydy. 

• Projektien lisääminen

Valitse lähetetäänkö PSA:ssa luodut projektit automaattisesti Procountoriin ja miten uuden kustannuspaikan nimi muodostetaan (projektin nimi, projektin numero tai molemmat). Olemassaolevat kustannuspaikat pitää olla ensin noudettuna Procountorista PSA:han, kts. ylempänä ohjeessa.

Voit myös lähettää kaikki aktiiviset PSA:sta löytyvät projektit Procountoriin. Kerralla siirtyy 300 projektia eli tee tarvittaessa useampi siirto. 

•  Myyntilaskut

Mikäli asetus on aktiivisena, Procountoriin siirretyt myyntilaskut lähtevät sieltä samantien asiakkaille (Procountor status: sent/not sent). 

Oletuksena asetus ei ole päällä, jolloin siirretyt laskut tulee vielä lähettää Procountorin puolelta (status: unfinished). 

Täydennä muut asetukset

Asetukset > Käyttäjähallinta > Käyttäjät: 

• Procountor ID: Rajapinnan henkilön ID numero, jota käytetään matka- ja kululaskujen siirtoon.
• Procountor käyttäjänumero: Muokattava käyttäjä id, jota käytetään tuntien sisäänluvussa Procountoriin. ID tulee olla sama sekä Procountorissa ja Heeros PSA:ssa.

Asetukset > Yrityksen tiedot > Pankkitili ja laskutus

Varmista, että Heeros PSA:ssa oleva yrityksesi pankkitili vastaa Procountorissa olevaa pankkitiliä. 

Myyntilaskut

• Myyntilaskua luodessa voidaan laskulle asettaa myyntitili (kirjanpitotili) ja kustannuspaikka. Nämä löytyvät oikeasta laidasta laskun luonnin yhteydessä.
• Laskulistauksesta voit valita haluamasi laskut ja siirtää ne kirjanpitoon sekä lähetettäväksi Procountoriin.
• Procountorissa laskulle voi luoda liitteitä vain seuraavissa formaateissa: gif, jpg, PDF ja txt
• Jotta laskujen liitteet siirtyvät laskun mukana Heeros PSA:staista Procountoriin, Heeros PSA-asennuksessa ei voi olla Google Drive -yhteyttä. Jos Google Drive -yhteys halutaan säilyttää, liitteet pitää luoda laskulle Procountorissa. Tämän voi tehdä laskuja lähetettäessä.
• Procountorissa ei ole otsikkorivejä, joten Heeros PSA:n otsikkorivit menevät tavallisina laskuriveinä nolla-arvoina.
• Laskurivin ensimmäinen seliterivi siirtyy Procountoriin rivin kommentiksi.
• Myyntilaskut siirtyvät Procountorista Kesken-tilaan.
• Heeros PSA:ssa on omat laskunumerot ja Procountorissa omat. Kun laskuja siirretään yhdellä kertaa useampia, laskujen numerointi tulee eroamaan Heeros PSA:n ja Procountorin välillä. Procountorissa nähdään alkuperäinen laskunumero (Heeros PSA) ja Procountorin oma.
• Varmista, että myynti-ALV-prosentit on asetettu myös Procountoriin.
• Mikäli kirjanpitotiliä on muokannut rajapinnan kautta, niin se säilyy vahvempana. Mutta mikäli käyttäjä muokkaa kirjanpitoon vaikuttavia laskun tietoja (kuten hintaa, kappaleita tms.) Procountorin käyttöliittymässä laskun luonnin jälkeen, niin kirjanpito luodaan uudelleen. Tällöin rajapinnan kautta muokatut tiedot korvataan oletuksilla. Oletuksia ei saa pois tai estettyä niiden käyttöä tällaisissa yhteyksissä.
• Eri kentissä on tietty maksimimäärä merkeille. 
  • Osoite: 80 merkkiä
  • Asiakkaan nimi: 80 merkkiä
  • Postinumero: 20 merkkiä
  • Postitoimipaikka: 40 merkkiä
  • Y-tunnus: 40 merkkiä

Laskunumerointi

Mikäli Procountorissa on laskuja (eli se on ollut teillä jo aiemmin laskukäytössä), voit tasata laskunumeroinnin Heeros PSA:ssa menemällä asetuksissa kohtaan Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Myynti- ja ostolaskut > Laskutuksen aloitusnumero.

Myyntilaskut lähetetään Procountoriin aina nousevassa laskunumerojärjestyksessä. Tämä auttaa laskunumeroiden pitämisessä yhtenäisenä Procountorin ja Heeros PSA:n välillä.

Procountorin ja Heeros PSA:n laskunumerointi saattaa myöhemmin hajaantua eli Procountorin ja Heeros PSA:n laskunumerot eivät täsmää, esimerkiksi jos laskuja jää virheeseen siirrossa. Tämä ei ole laskureskontran kanssa kirjanpidollinen ongelma. Päälaskureskontra on Procountorissa, josta tieto tulee Heeros PSA:han, kun lasku on maksettu. Procountorin laskulistauksessa on sarake, josta nähdään Heeros PSA-laskunumero, ja näin pystytään hallitsemaan laskunumerointia ristiin.

Ostolaskut

Aktivoinnin jälkeen voit siirtää tai ottaa vastaan ostolaskuja Heeros PSA:han. Ostolaskut otetaan vastaan kirjanpito-ohjelmassa ja siirretään suoraan Heeros PSA:han. Heeros PSA:ssa ostolaskut kierrätetään, kohdistetaan projektille ja hyväksytään. 

Heeros PSA:ssa ei tehdä tiliöintiä!

Ostolaskut kohdistuvat Heeros PSA:ssa oletusvastaanottajalle ilman projektia, ellei laskun tiedoissa ole seuraavia tietoja:

• Kustannuspaikka: Mikäli kustannuspaikat on synkronoitu rajapinnan asetuksissa ja laskuriveiltä löytyy täsmäävä kustannuspaikka/kustannuspaikkoja, kohdistetaan kulut kyseiselle projektille/projekteille. Mikäli laskulla on useita kustannuspaikkoja, kohdistetaan lasku sen projektin projektipäällikölle, jonka projektille on suurin kohdistus. 
• Projektinumero: Mikäli laskuriveillä ei ole kustannuspaikkoja, mutta laskulta löytyy PR tai PRJ numero, kohdistetaan lasku kyseiselle projektille ja sen projektipäällikölle. Projektipäälliköllä pitää olla oikeus ostolaskuihin. 
• Henkilö ID: Jotta lasku kohdistuisi muulle henkilölle kuin projektipäällikölle, laskun tiedoissa pitää olla henkilö-ID. Henkilöllä pitää olla oikeus ostolaskuihin. 
• Ostotilaus nro: Jos laskussa on PO-numero jollain laskun kentällä, lasku kohdistetaan ostotilaukseen liittyvään projektiin ja sen projektivastaavalle.

Oikeudet:

Henkilö voi joko:

• Nähdä kaikki laskut
• Nähdä vain laskut, mitkä hänelle on kohdistettu
• Vain esihyväksyä ostolaskut.

Ostolaskujen siirtäminen

Kun ostolaskuja siirretään Heeros PSAista Procountoriin, menevät laskut Procountorissa Kesken-tilaan.

1. Siirry osioon Ostolaskut.
2. Valitse ostolaskut, jotka haluat siirtää.
3. Valitse Lähetä Procountoriin.

Ostolaskujen hyväksyntä

Ostolaskut, jotka ovat tulleet Procountorista Heeros PSA:han voidaan hyväksyä Heeros PSA:ssa.

1. Siirry osioon Ostolaskut.
2. Valitse hyväksyttävät ostolaskut.
3. Valitse Hyväksy Procountorissa. Tieto menee Procountoriin ja ostolasku siirtyy Hyväksytty-tilaan.

Matka- ja kululaskut

Varmista ennen matka- ja kululaskujen siirtoa Procountoriin, että:

• Olet hakenut henkilö ID:t Heeros PSA:n Procountor-asetuksissa.
• Olet asettanut ID:n henkilön profiilin tietoihin Heeros PSA:ssa. Lisää tiedot henkilölle, joka siirtää, ja henkilölle, jonka matka- ja kululaskuja siirretään.
• Olet lisännyt pankkitilinumeron niiden käyttäjien taakse, joille matka- ja kululaskuja tehdään.
• ALV-prosentit vastaavat Procountorissa olevaa.
• Matkalaskujen tuotteet on noudettu Procountorista. 

Jos yrityksessä on kaksi maksutapaa, eli kululaskuja, jotka on maksettu omalla rahalla ja/tai yrityksen rahalla, omalla rahalla olevat kustannukset maksetaan henkilölle ja yrityksen rahalla (kortilla) maksetut kululaskut viedään vain kirjanpitoon. 

Jotta toiminta olisi selkeää, lajittele vienti kahteen osioon. Järjestyksellä ei ole väliä, mutta erottele seuraavat viennit:

Omalla rahalla - Omalla rahalla maksetut kulut maksetaan henkilökunnalle. Vie nämä ensin Procountoriin ja maksa ne aina Procountorissa viennin yhteydessä.

Yrityksen rahalla - Koska maksu on suoritettu, pitää kuitit viedä kirjanpitoon. Näitä kuluja ei makseta, vaan ne merkitään maksetuksi muualla (Procountorin toiminto). Tärkeää on, että jokainen kuitti merkitään maksetuksi sille päivälle, jolloin maksutapahtuma on tapahtunut. Ohjeista henkilöitä tarkkaavaisuuteen kululaskujen luomisessa Heeros PSA:ssa ja varsinkin, että kululaskun päivämäärä koskee maksusuoritepäivää eikä päivää, jolloin kululasku on tehty. Näin henkilön on helppo katsoa kululaskusta Procountorissa, milloin maksutapahtuma on tapahtunut, ja merkitä se maksetuksi muualla.

Kun Matkalaskujen tuotteet on noudettu Procountorista, ne tulevat näkyville Matkalaskujen yhteyteen. Klikkaamalla Tuote-sarakkeesta, voit valita käytettävän tuotteen, jonka mukaan Procountorissa tapahtuu kirjanpidon ohjaus. Myös PSA:han on perustettava Matkalaskutyypit, vaikka käytettäisiin Procountorin matkalaskutuotteita.

Valitse matka- ja kululaskut ja siirrä ne Procountoriin:

1. Siirry osioon Matkalaskut tai kululaskut.
2. Valitse matka- tai kululaskut.
3. Valitse Lähetä Procountoriin valikosta. Matka- ja kululaskujen liitteet siirtyvät laskuaineiston mukana Procountoriin.

Virhekoodit

Mikäli laskujen lähettämisessä on ongelmia, Procountor antaa Heeros PSA:han virhekoodin, joka antaa viitteitä mistä ongelmasta voi olla kyse.

Esim. ERROR_OPERATOR
Kuvaus: Invalid Einvoice operator: Operaattorin tunnus on virheellinen

Voit tarkistaa Procountorin antamat kuvaukset virhekoodeista Procountorin sivuilta.

Takaisin ylös