Finago Procountor -rajapinta

• Myyntilaskut (sis. rivikohtainen myyntitili ja kustannuspaikka), sekä noutaa niiden maksusuoritukset
• PSA:ssa luodut ostolaskut, tai Procountorista noudettujen ostolaskujen hyväksyntätieto (sis. kustannuspaikka)
• Kulu- ja matkalaskut 
• Tunnit (katso erillinen ohje täältä)

Käyttöoikeudet: Admin (rajapinnan käyttöönotto) + ominaisuuskohtaiset käyttöoikeudet
PSA-paketit: Growth, Business, Enterprise, Enterprise+

Procountor-rajapinnan käyttöönotto

Aktivoi rajapinta

Alla kuvattu toiminto luo tiedonsiirtoon tarvittavat oikeudet Finago PSA:n ja Finago Procountorin välille. 

1. Siirry osioon Asetukset > Integraatiot > Finago Procountor > Aktivoi. 
2. Klikkaa Aktivoi.
3. Sinut ohjataan Procountorin sivulle. Kirjaudu sisään ja seuraa Procountorin ohjeita. Lopuksi sinut ohjataan takaisin PSA:han ja rajapinta on aktivoitunut. 

Määritä rajapinnan asetukset

• Ostolaskun tila: Valitse mistä Procountorin tilasta ostolaskut noudetaan päivittäin PSA:han: ei mitään, kaikki, asiatarkastetut (noutaa vain noutohetkellä kyseisessä vaiheessa olevat laskut) tai hyväksytyt (noutaa myös maksetut). 
• Hae tilikartta Procountorista: Noutaa kirjanpidon tilit, joita voidaan käyttää myynti- tai ostolaskujen riveille.
• Oletusmyyntitili: Mikäli haluat myyntilaskurajapinnan käyttävän tuotteille Procountorin päässä annettuja oletustiliöintejä, jätä tämä kohta tyhjäksi (suosittelemme tätä käyttötapaa). 
  Mikäli tähän kohtaan annetaan oletustili, muodostuu PSA:sta siirtyvälle myyntilaskuriville Procountorissa aina joko tämä oletustili tai PSA:ssa tuoterekisterissä tai laskurivillä annettu myyntitili (eli laskuaineistolla siirtyvä data yliajaa Procountorin päässä tehdyt oletustiliöinnit). 
• Oletusostotili: täydennä mikäli lähetät PSA:ssa tai Maventassa luotuja ostolaskuja Procountoriin. 
• Hae kustannuspaikat Procountorista: Noutaa aktiiviset kustannuspaikkatasot ja kustannuspaikat. Voidaan käyttää sekä myynti- että ostolaskujen riveillä. 
• Hae tuotteet Procountorista: Hae tuotteet -painikkeella voidaan noutaa tuotteet Procountorista PSA:n tuoterekisteriin. Voit tehdä tuotteiden noudon myöhemmin uudelleen, jos uusia tuotteita on lisätty Procountoriin.
  Tuotteiden käyttämisellä voidaan automatisoida myyntilaskurivien tiliöintejä: 
  -Mikäli haluatte myyntilaskurajapinnan käyttävän tuotteille Procountorin päässä annettuja oletustiliöintejä, älä täydennä myyntitilejä PSA:han (asetuksiin, tuoterekisteriin eikä laskuriveille). 
  -Mikäli haluatte myyntilaskurajapinnan käyttävän PSA:ssa annettuja tiliöintejä, täydentäkää asetuksiin oletusmyyntitili sekä tuotekohtaiset tiliöintipoikkeukset tuoterekisteriin. Kun tuotteita käytetään PSA:ssa myyntilaskulla, siirtyy joko oletustili > tuoterekisteriin määritetty tiliöinti > tai laskurivikohtaisesti annettu tiliöinti laskurivin mukana Procountoriin. Lue lisää alempaa kohdasta "myyntilaskujen käyttö".
  Myös työlajit voi PSA:n asetuksissa kohdistaa tuotteille, jolloin saadaan Procountorissa työlajikohtaista seurantaa. 
• Hae matkalaskujen tuotteet Procountorista: Noutaa aktiiviset matka-tyyppiset tuotteet käytettäväksi PSA:ssa tiliöintituotteina matkalaskujen riveillä (ei lisätä PSA:n tuoterekisteriin). Oletustiliöintituote voidaan valita päiväraha- ja kilometrikorvaustyypeille matka- ja kululaskujen asetuksissa. 
• Hae Henkilö ID:t Procountorista: Tämä tieto tarvitaan matka- ja kululaskujen siirtoon. Noutaa txt-tiedoston henkilöiden ID-numeroista, jotka pitää syöttää PSA:ssa käyttäjien taakse Procountor ID -kenttään.
• Määritä ALV-status käänteisen ALV:n laskuille: Valitse listalta mitä alv-statusta käytetään käänteisen alvin laskuille. Mikäli jätetään tyhjäksi, käytetään oletuksena "kotimaa". 
  
   
• Sopimuslaskutus

Ostolaskuja voidaan läpilaskuttaa PSA:ssa olevilta asiakkailtanne automaattilaskuilla. 

Sopimuslaskutuksen aktivointi lisää PSA:n tuoterekisteriin tuotteita, jotka teidän pitää hinnoitella. 

Ostolaskun saapuessa, voidaan lasku valita ostolaskulistauksesta ja klikata Valinnat > Lisää sopimuslaskutus (Finago Procountor). (Ostolasku voidaan luoda myös manuaalisesti, kunhan siihen liitetään finvoice XML-laskutiedosto). Seuraavien ehtojen pitää täyttyä, jotta läpilaskutus onnistuu:

1. PSAssa on asiakas ja sillä Y-tunnus.
2. Asiakkaalla on projekti.
3. Projektilla on automaattisen laskutuksen määritys ja siellä valinta: Läpilaskuta. Tällä osoitetaan mihin automaattiseen laskuun läpilaskutus halutaan.

• Tuntien siirto Procountoriin

Alla olevat kentät tulee täyttää, mikäli käytössä on tuntien siirto Procountoriin. Lisätietoa tuntien siirrosta löydät täältä.

• Aseta kustannuspaikka projektin kohdistamiselle

Mikäli Procountorissa on käytössä projektit kustannuspaikkoina, klikkaa Valitse kustannuspaikka ja määritä tähän kustannuspaikkataso (dimensio), josta projektit tarkistetaan / johon projektit lisätään. Valinta voidaan tarvittaessa tehdä erikseen pää- ja aliprojekteille aktivoimalla Käytä erillistä kustannuspaikkaa aliprojekteille. 

Valitse myös lisätäänkö projektin mukainen kustannuspaikka jatkossa automaattisesti PSA:ssa myyntilaskun riveille. Mikäli laskulla on materiaalia usealta projektilta, kustannuspaikka eli projektitieto periytyy otsikkoriviltä laskuriville. Tämä toimii myös lisätessä uusia laskurivejä jo olemassa olevan otsikkorivin alle. HUOM! Jos lisätään uusi otsikkorivi käsin, sen tieto ei periydy. 

Valitse myös käytetäänkö aliprojektien myynti-, kulu-, matka- ja ostolaskuilla pääprojektidimensiota. Mikäli asetus ei ole päällä, aliprojektien laskuilla siirtyy aliprojektin dimensio. 

• Projektien lisääminen

Valitse lähetetäänkö PSA:ssa luodut projektit automaattisesti Procountoriin ja miten uuden kustannuspaikan nimi muodostetaan (projektin nimi, projektin numero tai molemmat). Olemassaolevat dimensiotasot pitää olla ensin noudettuna Procountorista PSA:han, kts. ylempänä ohjeessa.

Voit myös lähettää kaikki aktiiviset PSA:sta löytyvät projektit Procountoriin. Kerralla siirtyy 300 projektia eli tee tarvittaessa useampi siirto. 

•  Myyntilaskut

Mikäli haluat, että Procountoriin siirretyt myyntilaskut lähtevät sieltä samantien asiakkaille (Procountor status: sent/not sent), aktivoi tämä asetus. Kun asetus ei ole päällä, laskut siirtyvät Procountoriin kesken-tilaan (status: unfinished), ja ne tulee vielä lähettää Procountorin puolelta.

Valitse lisäksi, siirretäänkö Procountoriin laskuriveillä rivikohtaisen kuvauksen lisäksi PSA:n tuoterekisterin:

• tuotekoodi: siirtyy tuoterivin tietoihin ja näkyy laskuriveillä Procountorissa.
• tuotenimi: tuotteen nimi menee laskurivin tekstisisällöksi Procountorissa ja rivikohtainen kuvaus menee laskurivin selitekenttään (jos samat, siirretään pelkkä tuotenimi). 

Kun asetus ei ole päällä, Procountoriin siirretään vain laskurivin kuvausteksti. 

Täydennä muut asetukset

1. Asetukset > Käyttäjähallinta > Käyttäjät: 

Täydennä seuraavat, mikäli siirrätte rajapinnassa kulu- ja matkalaskuja tai tunteja.

• Procountor ID: Työntekijän Procountor ID -numero, jota tarvitaan matka- ja kululaskujen siirtoon. Kts. ohjeen kohta "hae henkilö ID:t Procountorista". 

• Procountor käyttäjänumero: Työntekijän Procountor käyttäjänumero, jota tarvitaan tuntien siirtoon. Kts. tarkempi ohje täällä. 

  
  

2. Asetukset > Yrityksen tiedot > Pankkitili ja laskutus

Varmista, että Finago PSA:ssa oleva yrityksesi pankkitili vastaa Procountorissa olevaa pankkitiliä. 

Myyntilaskujen käyttö

• Myyntilaskujen lähettäminen: valitse laskulistauksesta haluamasi laskut ja klikkaa Tulosta & Vie > Lähetä Procountoriin. 
  • Myyntilaskut siirtyvät Procountoriin oletuksena "kesken"-tilaan. Voit kuitenkin määrittää PSA:n integraatioasetuksissa niiden lähtevän Procountorista myös suoraan eteenpäin (suosittelemme aloittamaan rajapinnan käytön oletusasetuksella). 
  • Laskun toimitustapa valikoituu Procountorissa sen mukaan, löytyykö laskulta verkkolaskuosoite > sähköpostiosoite > postiosoite. 
• Laskuriveille voidaan asettaa Näytä kirjanpito -kohtaan: tuote, myyntitili ja kustannuspaikka. Näin saadaan jo siirtyvän laskudatan mukana määritettyä tiliöintitietoja Procountoriin. 
  • Tämän ohjeen kohdassa "Määritä rajapinnan asetukset" on kuvattu tarkemmin, milloin käytetään Procountorissa annettuja oletustiliöintejä ja milloin PSA:n laskudatalla siirtyviä tiliöintejä. 
  • Mikäli käyttäjä muokkaa kirjanpitoon vaikuttavia laskun tietoja (kuten hintaa, kappaleita tms.) vasta Procountorin päässä, niin kirjanpito luodaan uudelleen. Tällöin rajapinnasta laskudatalla saapuneet tiedot (kuten myyntitili) korvataan Procountorin oletuksilla. 
• Laskun otsikkorivit (esim. projektin nimi) siirtyvät sellaisenaan Procountoriin, mikäli niiden alla on myös tavallisia laskurivejä (esim. laskutettavat tunnit). 
  • "Yksinäiset" otsikkorivit, joiden alla ei ole tavallisia laskurivejä, niputetaan Procountorissa samaan otsikkoon alemman kanssa ja erotellaan rivinvaihdolla toisistaan (yhteismerkkimäärä max 512), tai mikäli yksinäinen otsikkorivi on alimmainen, se siirtyy Procountorin laskun "lisätietoja"-kenttään.
• Tavallinen laskurivi voi sisältää joko pelkän kuvauksen tai lisäksi tuoterekisteristä löytyvän tuotekoodin ja -nimen.
  • Määritä PSA:n integraatioasetuksissa, siirretäänkö laskurivillä Procountoriin pelkkä kuvausteksti vai myös mahdollinen tuotekoodi ja -nimi. 
• Laskurivien seliterivit siirtyvät sellaisenaan Procountoriin.
• Viitteemme ja laskun viesti siirtyvät Procountorin laskun "lisätietoja"-kenttään (laskurivien yläpuolelle, yhteismerkkimäärä max 10000). 
• Laskuaineiston aikaväli (projektilaskuilla) tai toimituspäivä (ei-projektilaskuilla) siirtyvät Procountoriin laskun toimituspäiväksi. 
• Viesti laskuttajalle siirtyy Procountoriin sisäiseksi tiedoksi. 
• Kenttien maksimimerkkimäärät Procountorin päässä:
  • Lasku- tai otsikkorivi: 80 merkkiä 
  • Asiakkaan nimi: 80 merkkiä
  • Katuosoite: 80 merkkiä
  • Postinumero: 20 merkkiä
  • Postitoimipaikka: 40 merkkiä
  • Y-tunnus: 40 merkkiä
• Laskun kieli voi olla suomi, ruotsi, viro tai englanti. 
• Laskuja voidaan lähettää eri valuutoissa mikäli PSA:ssa on valuuttalisäosa käytössä. 
• Liitteitä voi lisätä seuraavissa formaateissa: gif, jpg, PDF ja txt.
  • Jotta liitteet siirtyvät laskun mukana Procountoriin, PSA:ssa ei voi olla Google Drive -yhteyttä päällä. Jos yhteys halutaan säilyttää, liitteet pitää luoda laskulle vasta Procountorin päässä.
• Myyntilaskujen maksusuoritukset noudetaan Procountorista PSA:han kerran päivässä aamuyöllä. Tämä edellyttää, että API-avaimeen määritetyllä käyttäjällä on riittävät oikeudet Procountorissa, lue lisää kohdasta "Virhetilanteet". Yleisissä myyntilaskuasetuksissa voit määritellä, kuinka paljon hyväksytyn maksusuorituksen summa saa erottaa laskun loppusummasta (oletus 0,02€). 

Myyntilaskujen numerointi

Mikäli Procountorissa on ennestään laskuja (eli se on ollut teillä jo aiemmin laskukäytössä), voit tasata laskunumeroinnin PSA:n kohdassa Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Myynti- ja ostolaskut > Laskutuksen aloitusnumero.

Myyntilaskut lähetetään Procountoriin aina nousevassa laskunumerojärjestyksessä. Tämä auttaa laskunumeroiden pitämisessä yhtenäisenä Procountorin ja PSA:n välillä.
Laskunumerointi saattaa kuitenkin myöhemmin hajaantua, eli laskunumerot eivät enää täsmää ohjelmien välillä esimerkiksi jos laskuja jää virheeseen siirrossa. Tämä ei ole laskureskontrassa kirjanpidollinen ongelma. Päälaskureskontra on Procountorissa, josta maksusuorituksen tieto siirtyy PSA:han. Procountorin laskulistauksessa on sarake, josta nähdään PSA-laskunumero, ja näin pystytään tarkastelemaan laskunumerointia ristiin.

Ostolaskujen käyttö

Ostolaskujen vastaanottaminen Procountor > PSA

PSA:n asetuksissa määritetään, missä Procountorin tilassa olevat ostolaskut noudetaan päivittäin PSA:han (ei mitään, tarkastetut, hyväksytyt tai kaikki). Valitkaa näistä omaan ostolaskuprosessiinne sopivin tila. Esimerkiksi ostolaskut vastaanotetaan, tarkastetaan ja tiliöidään ensin Procountorissa > automaattinen nouto PSA:han > projektille kohdistaminen ja hyväksyntä PSA:ssa > maksatus Procountorissa.

Saapuvat ostolaskut kohdistuvat PSA:ssa oletusvastaanottajalle ilman projektia, ellei laskun tiedoissa ole seuraavia tietoja:

• Kustannuspaikka: Mikäli kustannuspaikat on synkronoitu rajapinnan asetuksissa ja laskuriveiltä löytyy täsmäävä kustannuspaikka/kustannuspaikkoja, kohdistetaan kulut kyseiselle projektille/projekteille. Mikäli laskulla on useita kustannuspaikkoja, kohdistetaan lasku sen projektin projektipäällikölle, jonka projektille on suurin kohdistus. 
• Projektinumero: Mikäli laskuriveillä ei ole kustannuspaikkoja, mutta laskulta löytyy PR tai PRJ numero, kohdistetaan lasku kyseiselle projektille ja sen projektipäällikölle. Projektipäälliköllä pitää olla oikeus ostolaskuihin. 
• Henkilö ID: Jotta lasku kohdistuisi muulle henkilölle kuin projektipäällikölle, laskun tiedoissa pitää olla henkilö-ID. Henkilöllä pitää olla oikeus ostolaskuihin. 
• Ostotilaus nro: Jos laskussa on PO-numero jollain laskun kentällä, lasku kohdistetaan ostotilaukseen liittyvään projektiin ja sen projektivastaavalle.

Ostolaskujen hyväksyntätiedon lähettäminen PSA > Procountor

Ostolaskut, jotka ovat tulleet alunperin Procountorista PSA:han, voidaan hyväksyä PSA:ssa, ja tieto hyväksymisestä siirtyy Procountoriin. 

1. Siirry osioon Ostolaskut.
2. Valitse hyväksyttävät ostolaskut listalta.
3. Valitse Tulosta & Siirrä > Hyväksy Procountorissa. Tieto menee Procountoriin ja ohjelma kysyy, haluatko arkistoida hyväksytyt laskut PSA:ssa. 

PSA:ssa luotujen ostolaskujen siirtäminen PSA > Procountor

Jos PSA:ssa luotuja (tai esim. Maventasta PSA:han noudettuja) ostolaskuja siirretään Procountoriin, menevät laskut Procountorissa Kesken-tilaan.

1. Siirry osioon Ostolaskut.
2. Valitse listalta ostolaskut, jotka haluat siirtää.
3. Valitse Lähetä Procountoriin.

Matka- ja kululaskujen käyttö

Varmista etukäteen, että:

• PSA:n käyttäjärekisterissä on Procountor ID:t henkilölle, joka siirtää laskuja sekä henkilöille, joiden laskuja siirretään.
• Olet lisännyt pankkitilinumeron käyttäjille, joille matka- ja kululaskuja tehdään.
• Procountorissa löytyy kaikki tarvittavat ALV-prosentit.
• PSA:n rajapinta-asetuksissa on noudettu matkalaskujen tuotteet.
• PSA:n matka- ja kululaskujen asetuksissa on eritelty maksutavat (oma raha/yrityksen raha, jos kaksi maksutapaa käytössä), ja oletustiliöintituote valittu päiväraha- ja kilometrikorvaustyypeille.

PSA:han noudetut matkalaskujen tuotteet tulevat näkyville matkalaskuja luodessa. Matkalaskun riviä lisätessä käyttäjä valitsee Tuote-pudotusvalikosta tuotteen, jonka mukaan Procountorissa tapahtuu kirjanpidon ohjaus.

Matka- ja kululaskujen lähettäminen PSA > Procountor

Matka- ja kululaskut siirtyvät Procountoriin unfinished-tilaan. 

Jos yrityksessä on kaksi maksutapaa, eli kululaskuja voidaan maksaa joko omalla tai yrityksen rahalla/kortilla, nämä kannattaa selkeyden vuoksi siirtää Procountoriin kahdessa erässä. Kululasku-näkymästä löytyy erottelua varten Maksutapa-pudotusvalikko. 

• Omalla rahalla - nämä maksetaan henkilökunnalle takaisin. Vie nämä ensin Procountoriin ja maksa ne aina Procountorissa viennin yhteydessä.
• Yrityksen rahalla - nämä merkitään maksetuksi muualla (Procountorin toiminto) ja kuitit viedään kirjanpitoon. Jokainen kuitti tulee merkitä maksetuksi todelliselle maksutapahtuman päivälle. Ohjeista siis käyttäjiä huomioimaan kululaskujen luomisessa PSA:ssa, että kululaskun päivämääräksi tulee maksusuoritepäivä eikä päivä, jolloin kululasku on tehty. Näin kululaskulta nähdään helposti Procountorissa maksutapahtuman päivä ja merkitään se oikein maksetuksi muualla.
   

1. Siirry osioon Matkalaskut tai kululaskut.
2. Rajaa tarvittaessa laskut maksutavan perusteella.
3. Valitse matka- tai kululaskut listalta.
4. Valitse Lähetä Procountoriin valikosta. Matka- ja kululaskujen liitteet siirtyvät laskuaineiston mukana Procountoriin.

Virhetilanteet

Mikäli rajapinnan tiedonsiirrossa on ongelmia, Procountor antaa Finago PSA:han virhekoodin, joka antaa viitteitä mistä ongelmasta voi olla kyse. Voit tarkistaa Procountorin antamat kuvaukset virhekoodeista Procountorin sivuilta.