Finago Modular -rajapinta

Finago Modular (aiemmin Heeros) -integraation avulla:

• PSA:ssa luodut myyntilaskut siirretään Modular Myyntilaskuihin, josta ne lähetetään operaattorin kautta vastaanottajille.
• Modular Ostolaskuissa tiliöidyt ja maksetut ostolaskut siirretään PSA:han projektin kuluseurantaa varten.

Käyttöoikeudet: Admin (rajapinnan käyttöönotto), ominaisuuskohtaiset käyttöoikeudet
PSA-paketit: Growth, Business, Enterprise, Enterprise +

 

Integraation asetukset

Aktivoi integraatio

1. Siirry kohtaan Asetukset > Integraatiot > Kaikki integraatiot.
2. Klikkaa Aktivoi Finago Modular -integraatioruudusta.
   
3. Lisää Finago Modular -tilisi tiedot Autentikoinnin tiedot -kenttiin ja klikkaa Tallenna. Tallennuksen jälkeen integraatiosi on aktiivinen.
   
   Käyttäjätunnus ja salasana ovat ne, joilla kirjaudutaan Finago Modular myynti- ja ostolaskuihin. Voit käyttää omia tunnuksiasi tai perustaa ensin uudet tunnukset PSA:ta varten tarvittavilla käyttöoikeuksilla. Tunnukset syötetään vain kerran rajapinnan käyttöönotossa ja sen jälkeen rajapinta toimii muillekin saman yrityksen PSA-käyttäjille.
   Myös tilitoimistotunnus ja loppuasiakastunnus löytyvät Finago Modular Menusta tai Finago Modular -ohjelman yläpalkista, kun olet kirjautunut sisään. Esimerkiksi alla olevassa kuvassa 12902 on tilitoimistotunnus ja 00010 loppuasiakastunnus.
   
   

 

Myyntilaskut

Määrittele, mihin tilaan siirretyt laskut päätyvät Modular Myyntilaskuissa ja luodaanko/päivitetäänkö asiakas- ja tuotetietoja PSA:sta Modular Myyntilaskujen rekistereihin laskusiirtojen yhteydessä:

• Lähetä laskut asiakkaalle heti Finago Modulariin lähettämisen jälkeen
   
  • Huom! Asetusta ei kannata aktivoida, mikäli myyntilaskuillanne on liitteitä. Kts. kohta Liitteet.
  • Jos asetus on päällä, laskut siirtyvät Lähetetään-tilaan. Ne lähtevät vastaanottajille suoraan siirron yhteydessä, eikä niiden lähetystä voi enää muokata tai peruuttaa. 
  • Jos asetus on pois päältä, laskut siirtyvät Valmis-tilaan. Laskuja voi vielä muokata Modular Myyntilaskujen puolella ja ne tulee lähettää sieltä erikseen.
• Lisää uudet asiakkaat lähetyksen yhteydessä Finago Modulariin
  • Jos asetus on päällä, uudet asiakkaat lisätään Modular Myyntilaskujen asiakasrekisteriin PSA:ssa olevan Finago Modular ID:n mukaisesti. 
  • Jos asetus on pois päältä, uudet asiakkaat tulee lisätä ensin Modular Myyntilaskuihin ja täydentää niille PSA:han käsin Finago Modular ID (Modular Myyntilaskujen asiakasnumero). 
• Päivitä olemassa olevien asiakkaiden tiedot lähetyksen yhteydessä Finago Modulariin
  • Jos asetus on päällä, asiakastietojen muutokset päivitetään Modular Myyntilaskujen asiakasrekisteriin PSA:ssa olevan Finago Modular ID:n mukaisesti. (Huom! Tyhjä tieto ei korvaa rekisteristä ennestään löytyvää tietoa, esim. yhteyshenkilön nimi.)
  • Jos asetus on pois päältä, asiakastietojen muutokset tulee tehdä käsin Modular Myyntilaskuihin.
• Lisää uudet tuotteet lähetyksen yhteydessä Finago Modulariin
• Päivitä olemassa olevien tuotteiden tiedot lähetyksen yhteydessä Finago Modulariin

 

Myyntitilit

Myyntitilit (Tili nro) on luotava Modular myyntilaskuihin ja lisättävä sitten manuaalisesti PSA:han. Myyntitilin valinta näkyy laskurivillä, voit valita yhden per rivi. Oletusmyyntitili näkyy laskurivillä, ja sitä voi muokata.

1. Siirry kohtaan Asetukset > Integraatiot > Kaikki integraatiot > Finago Modular > Muokkaa.
2. Klikkaa Lisää myyntitili.
3. Syötä tilin nimi ja tilin numero.
   Myyntitilin numero on oltava sama molemmissa ohjelmissa (nimellä ei ole väliä).
4. Aseta myyntitili oletukseksi tarpeen mukaan. Rivi tallennetaan automaattisesti.

Näkymä Modular Myyntilaskuissa: Myyntitilit

 

Myyntilaskun ALV-koodit

ALV-koodit on luotava Modular Myyntilaskuihin ja lisättävä sitten manuaalisesti PSA:han. Varmistathan, että ohjelmien alv-koodit vastaavat toisiaan. 

ALV-koodin valinta näkyy laskurivillä, voit valita yhden per rivi. Oletuskoodi näkyy laskurivillä, ja sitä voidaan muokata. Mikäli alv-koodi jätetään laskurivillä tyhjäksi, siirtyy rajapinnassa alv-koodina "S" ja rivillä oleva alv-prosentti. 

1. Siirry kohtaan Asetukset > Integraatiot > Kaikki integraatiot > Finago Modular > Muokkaa.
2. Klikkaa Lisää ALV-koodi.
3. Syötä ALV-koodi, ALV-koodin nimi ja ALV %.
4. Aseta ALV-koodi oletukseksi tarpeen mukaan. Rivi tallennetaan automaattisesti.

Näkymä Modular Myyntilaskuissa: ALV-koodit

 

Myyntilaskun laskentakohteet

Laskentakohteet (kustannuspaikat/dimensiot) tulee luoda Modular Myyntilaskuissa ja lisätä sitten samat tiedot manuaalisesti PSA:han. Laskentakohdetyyppejä voi olla kolmella tasolla, esim. kustannuspaikka, projekti ja osasto.
 

1. Siirry kohtaan Asetukset > Integraatiot > Kaikki integraatiot > Finago Modular > Muokkaa.
2. Klikkaa Lisää kustannuspaikka.
   
    
3. Kirjoita laskentakohteen tason/tyypin nimi (esim. Kustannuspaikka). Tallenna vihreällä painikkeella. 
4. Valitse rivin edestä kolmen pisteen takaa Lisää. Syötä laskentakohteen nimi (esim. Helsinki) ja koodi. Aseta halutessasi oletusvalinnaksi. Tallenna vihreällä painikkeella.
5. Lisää samalla tavalla kaikki tarvittavat laskentakohdetasot (max 3) ja niiden sisältämät laskentakohteet.

Näkymä Modular Myyntilaskuissa: Laskentakohteet

 

Laskentakohteet laskulla

Laskentakohdetyyppien järjestys määritellään ensin Modular Myyntilaskujen yleisissä asetuksissa ja samat tiedot tulee lisätä manuaalisesti PSA:n.
 

1. Siirry kohtaan Asetukset > Integraatiot > Kaikki integraatiot > Finago Modular > Muokkaa.
2. Aseta pudotusvalikoista laskentakohdetyypit samaan järjestykseen kuin ne ovat Modular Myyntilaskuissa. Valinnat tallentuvat automaattisesti.

Näkymä Modular Myyntilaskuissa: Laskentakohteet 1-3

 

Ostolaskun tarkastuskierrot

Finago Modular Ostolaskuihin vastaanotetut ostolaskut käsitellään maksuun saakka Modular Ostolaskujen puolella. Sen jälkeen ostolaskut voidaan siirtää myös PSA:n puolelle projektin kuluseurantaa varten.
Modular Ostolaskujen asetuksissa siis määritetään ensin ostolaskujen tarkastuskierrot ja niiden vaiheet. Sen jälkeen tällä PSA:n integraation asetuksella määritellään, mikä tarkastuskierron vaihe Modular Ostolaskuissa käynnistää laskujen tuonnin PSA:han. Jos et lisää tarkastuskiertoa PSA:han integraation asetuksiin, järjestelmä tuo kaikki laskut.

1. Siirry kohtaan Asetukset > Integraatiot > Kaikki integraatiot > Finago Modular > Muokkaa.
2. Klikkaa Lisää tarkastuskierto.
3. Syötä tarkastuskierron nimi ja vaiheen numero. Rivi tallennetaan automaattisesti.

Valitkaa siirtävä tarkastuskiertonne vaihe siten, että laskut ovat:

• tiliöityjä, koska summa- ja alv-tiedot noudetaan tiliöintirivien perusteella. 
• noutohetkellä Modular Ostolaskujen puolella siinä tarkastuskierron vaiheessa, mikä tähän asetukseen määritetään.

Suosittelemme siis siirtämään PSA:han laskut vasta viimeisestä vaiheesta, jolloin PSA:han ei siirry myöskään aiheettomia laskuja. Jos laskutyyppejä ja tarkastuskiertoja on useita, voidaan Modular Ostolaskuihin myös luoda kokonaan oma tarkastuskierto PSA:han siirrettäville laskuille, esim. "Projektilaskut".

Integraation asetuksissa kolme tarkastuskiertoa koskevaa sääntöä ovat:

• Jos vain tarkastuskierron nimi lisätään, kaikki laskut noudetaan kyseisestä tarkastuskierrosta.
• Jos vain vaiheen numero lisätään, kaikki laskut noudetaan tästä vaiheesta kaikissa tarkastuskierroissa.
• Jos molemmat lisätään, vain laskut kyseisen tarkastuskierron kyseisestä vaiheesta noudetaan.

Lue ostolaskujen automaattisesta päivittäisestä tuonnista lisää täällä. 

Näkymä Modular Ostolaskuissa: Tarkastuskierto

 

Ostotilit

Voit tuoda/hakea tilejä automaattisesti Modular Ostolaskuista.

1. Siirry kohtaan Asetukset > Integraatiot > Kaikki integraatiot > Finago Modular > Muokkaa.
2. Klikkaa Hae ostotilit. Kaikki tilit noudetaan asetuksista ja niitä voidaan käyttää laskuilla.

Ostolaskun laskentakohteet

Voit tuoda/hakea kustannuspaikkoja automaattisesti Modular Ostolaskuista.

1. Siirry kohtaan Asetukset > Integraatiot > Kaikki integraatiot > Finago Modular > Muokkaa.
2. Klikkaa Hae laskentakohteet. Kaikki laskentakohteet noudetaan asetuksista ja niitä voidaan käyttää laskuilla.

Ostolaskun Alv-tilit

Voit tuoda/hakea ALV-koodit automaattisesti Modular Ostolaskuista.

1. Siirry kohtaan Asetukset > Integraatiot > Kaikki integraatiot > Finago Modular > Muokkaa.
2. Klikkaa Hae ALV-koodit. Kaikki ALV-koodit noudetaan asetuksista ja niitä voidaan käyttää laskuilla.

Tarkastuskierron tiedot

Mikäli PSA:ssa luodaan manuaalisesti ostolaskuja, määritä kenelle ja mihin tarkastuskierron vaiheeseen kyseiset laskut lähetetään Modular Ostolaskuihin. Valinta on sama kaikille ostolaskuille.

 

Projektit

Voit lähettää PSA:sta projektit Modular Ostolaskuihin laskentakohteina käytettäväksi. Lähetyksen voi tehdä kertaluontoisesti ja/tai aktivoida automaattisen lähetyksen käyttöön tuleville projekteille. Mikäli asetus ei ole päällä, lisäys pitää tehdä manuaalisesti.

 

Ottaessasi integraation käyttöön ensimmäistä kertaa:

1. Aktivoi toiminto
2. Valitse Projektilaskentakohteen nimi -kohtaan Modular Ostolaskuista löytyvä laskentakohteen tyyppi (esim. "Projekti")
   
3. Klikkaa Lataa kaikki aktiiviset... -toimintoa. Ohjelma siirtää ne projektit, joiden numerolla ei löydy ennestään laskentakohdetta Modular Ostolaskuista. Projekteja siirretään enintään 1000 kpl kerralla. Mikäli projekteja on enemmän, käy toistamassa toiminto n. 1h kuluttua.

Näkymä Modular ostolaskuissa: Laskentakohteet

 

Tuoterekisterin käyttö

Voit käyttää myyntilaskuilla Modular Myyntilaskujen tuotteita lisäämällä ne PSA:n tuoterekisteriin. Katso lisätietoja tuotteiden tuontityökalusta artikkelista Tuotteiden tuonti.
Tuoterekisterissä on sarake nimeltä "Integraatiotunnus", kun Finago Modular -integraatio on aktivoitu. Tähän kenttään tulee syöttää Modular Myyntilaskuissa käytettävä tuotekoodi. Integraatiotunnusta käytetään lähetettäessä laskuja rajapinnassa.
Tuotekoodi vaaditaan tiedonsiirrossa kaikille laskuriveille, joten käytämme yleistä tuotekoodia laskuriveille, joilla ei ole omaa tuotekoodia.
Tuotteen taakse voi asettaa oletus alv-koodin (välilehdellä Tuotetiedot), myyntitilin sekä laskentakohteet kolmella tasolla (välilehdellä Kirjanpitotiedot).

Tuoterekisterin tuotteita voidaan linkittää myös työlajeille tuntikirjausasetusten kohdassa Työlajit > Linkitetty tuote. Näin jatkossa tuntityötä laskutettaessa tuote nousee automaattisesti myyntilaskurivin tietoihin. Huom. jotta tieto siirtyy myös rajapinnassa eteenpäin, eri työlajien tuntimerkintöjä ei saa ryhmitellä samalle laskuriville.

 

Myyntilaskun lähettäminen Modular Myyntilaskuihin

Asiakastiedot

• Jos asiakastietojen lisäys ja päivitys on aktivoituna rajapinnassa (kts. ohjeen kohta Myyntilaskut), laskusiirrossa käytetään asiakkaan tunnistustietona Modular Myyntilaskujen asiakasnumeroa, joka löytyy PSA:n asiakaskortilta kentästä Finago Modular ID.
• Mikäli asiakkaita on PSA:ssa jo ennen kuin myyntilaskurajapinta otetaan käyttöön, tulee vanhoille PSA-asiakkaille numeroida Finago Modular ID käyttöönoton yhteydessä.
• Rajapinnan käyttöönoton jälkeen suosittelemme luomaan uudet asiakkaat (laskun saaja) aina PSA:ssa, jossa niille muodostuu asiakastietojen luonnin yhteydessä seuraava vapaa Finago Modular ID. Kun Modular Myyntilaskuihin lähetetään tällaisen PSA-asiakkaan ensimmäinen lasku, tiedonsiirto luo uuden asiakkaan samalla asiakasnumerolla myös Modular Myyntilaskujen asiakasrekisteriin. 
• Huom! Jos asiakas kuitenkin luodaan ensin Modular Myyntilaskuissa (=asiakastietojen lisäys ei ole rajapinnassa aktiivisena), sinun on luotava asiakas manuaalisesti PSA:han ja lisättävä sille Finago Modular ID (Modular Myyntilaskujen asiakastunnus) käsin asiakastietoihin.
• Laskutusosoitteen Maa-kenttään tulee virallisia standardeja vastaava maakoodi, ei maan nimeä. Esim. FI (ei Suomi). 
• Laskutusosoitteen Yhteyshenkilö ui Modular Myyntilaskujen as. rekisteriin saajan yhteyshenkilöksi. Huom! Kerran siirtynyt yhteyshenkilö nousee Modular Myyntilaskuissa kaikille saajan laskuille niin kauan, kunnes uudella laskulla tulee uusi yhteyshenkilö tai tieto käsin tyhjennetään Modular Myyntilaskujen as. rekisteristä.

 

ALV-koodit

Laskun perusnäkymällä voit valita alv-koodin jokaiselle laskuriville erikseen tai oikeasta sivupalkista kerralla saman alv-koodin kaikille riveille.

HUOM! Yleensä alv-koodi periytyy laskuriveille oletusasetuksista tai projektimateriaalin tiedoista (esim. tunnit, maksuerät). Kun käytetään automaattista laskutusta, laskuriveille periytyy ainoastaan alv-prosentti ja alv-koodi jää tyhjäksi. Alv-koodit pitää tällöin vielä täydentää laskunäkymässä. Mikäli lasku lähetetään ilman alv-koodeja, siirtyy rajapinnassa alv-koodina "S" ja riveillä olevat alv-prosentit (tämä voi aiheuttaa lisätyötä Modular Myyntilaskujen ja Kirjanpidon puolella). 

 

Myyntitili ja laskentakohteet

Näytä kirjanpito -näkymässä näet laskurivien myyntitilit ja laskentakohteet. Oletustiedot tulevat tuoterekisteristä. Voit muokata tietoja laskurivikohtaisesti tai oikean reunan kopiointitoiminnolla kopioida samat valinnat kaikille riveille.
Ohjelma ilmoittaa virheilmoituksella näkymän yläosassa, mikäli laskentakohteiden järjestys laskulla poikkeaa asetuksista.

 

Liitteet

Liitteet voivat olla vain PDF-muotoisia ja yhteensä enintään 2 Mt per lasku. HUOM! Liitteet siirtyvät Modular Myyntilaskuihin vasta PSA:n tekemän status-tarkistuksen yhteydessä, kts. alla (Lähetetään-tilaisen laskun liitteet eivät vielä ole siirtyneet). 

 

Myyntilaskun siirtyminen

Voit siirtää laskut Modular Myyntilaskuihin Tulosta & Vie > Lähetä Finago Modulariin -toiminnolla.

Lähetetty lasku muuttuu PSA:ssa aina ensin Lähetetään-tilaan.

PSA tekee klo 6-18 välillä 15 min välein tarkistuksen, joka tuo Modular Myyntilaskuihin onnistuneesti siirretyille laskuille Lähetetty-statuksen, virheeseen jääneille laskuille virheilmoitukset (kts. kohta Virhetilanteet) ja maksetuille laskuille Maksettu-statuksen. Klo 18 jälkeen lähetetyille laskuille status päivittyy seuraavana aamuna. 

HUOM!

• Myyntilaskun mahdolliset liitteet siirtyvät Modular Myyntilaskuihin vasta PSA:n tekemän status-tarkistuksen yhteydessä (Lähetetään-tilaisen laskun liitteet eivät vielä ole siirtyneet). 
• Jos Modular Myyntilaskut tunnistaa PSA:n laskuaineistossa saapuvan pankkitilin (sama pankkitili löytyy myös Modular Myyntilaskujen asetuksista), se valitsee vain sen eli yhden pankkitilin laskulle. Jos Modular Myyntilaskut ei tunnista PSA:n laskuaineistossa saapuvaa tilinumeroa (samaa pankkitiliä ei löydy Modular Myyntilaskujen asetuksista), se valitsee kaikki asetuksistaan löytyvät pankkitilit asiakkaalle lähtevälle laskulle. Jos siis laskulla pitää näkyä useita pankkitilejä, lisää ne Modular Myyntilaskujen asetuksiin ja lisää PSA:n asetuksiin yksi "valepankkitili", joka valitaan PSA:ssa laskuille.

Jos päätät viedä laskun Finvoice XML-muodossa manuaalisesti Modular Myyntilaskuihin, sinun on muokattava XML-tiedostoa ennen kuin se voidaan tuoda.

Virhetilanteet

Mahdolliset myyntilaskujen virhetilanteet näkyvät oikeassa ylälaidassa, sieltä valinta: Näytä laskut, tuo virheelliset laskut listaukseen. Klikkaamalla kolmea pistettä laskun edellä, voit valita Käsittele virhe.

Virheet näkyvät myös listauksessa huutomerkillä merkittyinä rivin alussa.