Aktivoi Fortnox-rajapinta lähettääksesi myyntilaskuja Heeros PSA:sta Fortnoxiin tai noutaaksesi ostolaskuja hyväksyttäväksi Fortnoxista PSA:han. Hyväksyttyjen matka- ja kululaskujen kirjanpitotiedot voidaan lähettää Fortnoxiin.
Käyttöoikeudet: Admin (rajapinnan aktivointi), Myyntilaskut, Ostolaskut
PSA-paketit: Growth, Business, Enterprise, Enterprise+
Rajapinnan aktivointi
- Mene kohtaan Asetukset > Integraatiot > Fortnox
- Klikkaa Kytke Fortnox
- Sivu ohjautuu Fortnoxin tunnistautumissivulle. Etene sivun ohjeiden mukaan.
- Onnistuneen tunnistautumisen jälkeen palaat takaisin PSA:n asetussivulle, jossa voit jatkaa ohjeen mukaan.
Määrittele tuotavien ostolaskujen tila
Rajapinnan asetuksissa voit valita, missä tilassa olevia laskuja Fortnoxista tuodaan Heeros PSA:han päivittäin. Valinnan avulla saat ostolaskuja Fortnoxista Heeros PSA:han hyväksyttäväksi, jonka jälkeen voit maksaa ne Fortnoxin puolella.
Vaihtoehdot noudettavien ostolaskujen tilaksi:
- Ei haeta ostolaskuja
- Maksettu
- Maksamaton
- Maksamaton ja erääntynyt
- Tiliöimätön
- Odottaa maksua
- Odottaa hyväksyntää
- Kaikki
Ostolasku kohdistetaan PSA:ssa ostolaskujen oletusvastaanottajalle ilman projektikohdistusta, ellei laskulta löydy jokin seuraavista tiedoista (vain yksi kohdistusviite per lasku):
-
- Jos laskussa on PR/PRJ-numero (sama kuin PSA-projektin E-laskun viite -kentässä) jollain laskun kentällä, lasku kohdistetaan automaattisesti kyseiseen projektiin ja sen projektivastaavalle.
- Jos laskussa on PO-numero jollain laskun kentällä, ja vastaava ostotilaus löytyy tallennettuna PSA:han, lasku kohdistetaan ostotilaukseen, siihen liittyvään projektiin ja sen projektivastaavalle.
- Jos laskussa on US-numero jollain laskun kentällä, lasku kohdistetaan kyseiselle käyttäjälle.
- Jos laskulle on valittu projekti Fortnoxissa, ostolasku kohdistetaan PSA:ssa samalle projektille ja sen projektivastaavalle.
Päivitä asiakasnumerot
Voit päivittää asiakasnumerot Fortnoxista Heeros PSA:han.
Päivitetyt asiakasnumerot näkyvät asiakaskortin tiedoissa.
Hae tilikartta
Voit hakea tilikartat Fortnoxista Heeros PSA:han. Noudettavissa tileissä on kuitenkin joitain rajoituksia. Lisäksi tilien täytyy olla aktiivisena Fortnoxissa.
Määritä kululaskujen maksutavat
Voit määrittää yrityksen kortin ja oman rahan maksutavat kulu- ja matkalaskujen tiliöintiä varten.
Rajapinnan käyttö
Myyntilaskut
Myyntilaskut lähetetään PSA:sta Fortnoxiin valitsemalla laskut myyntilaskulistasta ja klikkaamalla Tulosta & Vie > Lähetä Fortnoxiin.
Myös liitteet siirtyvät tiedonsiirrossa.
Laskuilla voidaan käyttää Fortnoxin asetuksista löytyviä valuuttoja.
Mikäli laskun asiakasnumeroa ei löydy Fortnoxista, luodaan sinne uusi asiakastieto laskun siirron yhteydessä.
Laskujen maksusuoritukset noudetaan Fortnoxista päivittäin.
Ostolaskut
Heeros PSA:ssa voit hyväksyä saapuneen ostolaskun. Ostolaskun hyväksymisestä lähtee automaattisesti tieto Fortnoxiin (hyväksytty + ajankohta).
Kun menet ostolaskulle, näet sieltä mahdolliset viestit ja tapahtumalokin oikeassa laidassa.
Kulu- ja matkalaskut
Hyväksytyistä matka- ja kululaskuista voidaan lähettää kirjanpitotiedot Fortnoxiin valitsemalla laskut listalta > Tulosta & Vie > Lähetä Fortnoxiin. Kululaskun maksutavan valinnasta nousee kululaskuriveille kirjanpitotili, jotta kirjanpitotieto voidaan siirtää Fortnoxiin.
Yleisimpiä virhetilanteita
| Matka- ja kululaskut | "Ogiltigt konto" | Kululaskun maksutapa puuttuu laskulta tai Fortnoxin asetuksista. Tarkista ja täydennä nämä. |
| Myyntilaskut | "Värdet innehåller ej tillåtna tecken. ({Value})" | Mainittu arvo sisältää kiellettyjä merkkejä. Esim. jos tekstiä on kopioitu muualta laskulle, saattaa kenttä sisältää ylimääräisiä välilyöntejä. Muokkaa tietoa, tallenna ja kokeile uudelleen. |
| "GLN number can only contain numbers" | Tämä viittaa kenttään "Verkkolaskuosoite". Muokkaa tietoa, tallenna ja kokeile uudelleen. |