Projektivastaavat, esihenkilöt tai muut asetuksissa määritellyt henkilöt voivat hyväksyä, hylätä tai arkistoida muiden käyttäjien luomia kulu- ja matkalaskuja PSA:ssa käyttöoikeuksistaan riippuen. Hyväksytyt kulu- ja matkalaskut voidaan korvata työntekijälle käytössänne olevan taloushallinnon ohjelman kautta.
Käyttöoikeudet: Matka- ja kululaskut: Hyväksy/Projektivastaava voi hyväksyä/Esihenkilö voi hyväksyä matka-ja kululaskut
PSA-paketit: Kululaskut: Growth, Business, Enterprise, Enterprise+
Matkalaskut: Business, Enterprise, Enterprise+
Kulu- ja matkalaskujen hyväksyminen, hylkääminen ja arkistoiminen
Käyttöoikeuksistasi riippuen voit hyväksyä, hylätä tai arkistoida kulu- ja matkalaskuja.
- Siirry osioon Kulut > Kululaskut tai Kulut > Matkalaskut.
- Tila-suodattimen avulla voit tarkastella kaikkia tällä hetkellä Odottava-tilassa olevia laskuja.
- Valitse haluamasi laskut ruksimalla rivin edestä.
- Klikkaa Valinnat ja haluamasi toiminto.
Yksittäiselle riville samat toiminnot löytyvät myös rivin alusta kolmen pisteen takaa.
Kulu- ja matkalaskujen korvaaminen työntekijälle
Korvauksella tarkoitetaan tässä sitä, että työntekijälle maksetaan takaisin hänelle työn puolesta aiheutuneita kuluja. Esim. työntekijä on tarjonnut lounaan asiakkaalle tai käynyt työmatkalla.
Työntekijän luoma kulu- tai matkalasku on ensin hyväksyttävä tai hylättävä PSA:ssa. Hyväksytyt kulu- ja matkalaskut voidaan korvata työntekijälle joko manuaalisesti tai siirtämällä laskut rajapinnan kautta käytössänne olevaan taloushallinnon ohjelmaan.
Manuaalisesti
Mikäli haluat toimittaa PDF-tiedoston matka- tai kululaskuista kirjanpito/palkanlaskentatiimillesi maksua varten:
- Siirry osioon Kulut > Kululaskut tai Matkalaskut.
- Tila-suodattimen avulla voit tarkastella kaikkia tällä hetkellä Hyväksytty-tilassa olevia laskuja.
- Valitse laskut klikkaamalla valintaruutua rivien alussa.
- Klikkaa Tulosta & vie > Lähetä sähköpostilla. (Mikäli haluat lähettää tiedostot omasta sähköpostiohjelmastasi, valitse Tulosta & vie -valikosta Tulosta.)
- Valitut laskut tulostuvat omille sivuilleen yhteen tiedostoon. Kirjoita vastaanottajan osoite, sähköpostin viesti ja Lähetä.
Alla mallikuva saapuvasta sähköpostista.
Taloushallinnon rajapinnan kautta
Mikäli olette aktivoineet Heeros PSA:sta rajapinnan käytössänne olevaan taloushallinto-ohjelmaan, esim. Procountor tai Netvisor, hyväksytyt kulut voidaan lähettää kyseiseen ohjelmaan maksusuoritusta varten.
- Siirry osioon Kulut > Kululaskut tai Matkalaskut.
- Tila-suodattimen avulla voit tarkastella kaikkia tällä hetkellä Hyväksytty-tilassa olevia laskuja.
- Klikkaa valintaruutua rivin alussa.
- Klikkaa Tulosta & vie ja valitse käytössänne oleva ohjelma.
- Maksusuoritus tehdään toisesta ohjelmasta.