Lisää allokaatio projektille tai tehtävälle
- Mene käyttäjän tai placeholderin riville ja klikkaa nuolesta.
- Valitse Lisää rivi.
- Valitse projekti tai tehtävä pudotusvalikosta > Lisää.
- Piirrä kalenteriin ilmestyneelle projekti- tai tehtäväriville palkki halutun päivän/viikon/kuukauden ajalle.
-
Täydennä allokaation tiedot avautuvaan ikkunaan. Allokaatio voidaan määrittää:
-kokonaistuntimääränä per päivä tai ajanjakso, tai
-päiväkohtaisina tunteina, tai
-%-osuutena työajanodotteesta per päivä tai ajanjakso, mikäli kyseessä yksittäinen käyttäjä. -
Tallenna allokaatio.
Lisätty allokaatio näkyy nyt riveillä.
- Työntekijän/placeholderin rivillä näet päivitetyn käyttöasteen (allokoidut tunnit/työaika).
- Projekti- tai tehtävärivin alussa näet paljonko projektille tai tehtävälle oli alunperin budjetoitu aikaa, ja paljonko siitä on allokoitu.
Allokaatioiden tarkastelu
Resursointi > Allokaatiot -näkymän yläosassa suodatetaan ensin perusvalinnat:
-
Näytä: valise mitä lukuja näkymässä tarkastellaan:
- Käyttöaste: allokoidut tunnit / työajanodote
- Laskutusaste: allokoidut laskutettavat tunnit / kaikki allokoidut tunnit
- Allokaatiot: absoluuttiset allokoidut tuntimäärät.
-
Suodattimet: suodata tarvittaessa näkymään vain tietty:
- Tiimi
- Myyntiputki
- Projekti
-
Näkymävalinnat:
- Käytä todennäköisyyttä kertoimena: Myyntiputken tason todennäköisyysprosenttia voidaan käyttää kertoimena allokaatioille. Näin saadaan myyntivaiheen projektien allokaatioita tarkastellessa arvio todennäköisestä kuormituksesta.
- Näytä tuntihuomiot: Voit korostaa menneet allokaatiot, joille käyttäjät eivät kirjanneet tunteja.
Valitse näytetäänkö tietoja päivä-, viikko- vai kuukausitasolla. Sivusuunnassa voi liikkua nuolilla.
Voit myös laajentaa näkymän koko näytölle.
Pohja näyttää työntekijöiden työpäivät valkoisella, vapaapäivät viivoitetulla harmaalla ja pyhäpäivät punaisella.
Allokaatio näytetään palkkina. Vapaapäivät ylittävä allokaatio osoitetaan katkoviivoin.
Työaikaodotteeseen täsmäävä allokaatio näytetään vihreänä, alittava keltaisena ja ylittävä punaisena.
Sarakkeen eli päivän, viikon tai kuukauden kokonaistuntimäärä näytetään ruudukon yläpuolella.
Mikäli projektille on lisätty määräpäivä (milestone), se näytetään päivämäärän kohdalla.
Siirrä allokaatiot toiselle käyttäjälle/tiimille
Voit siirtää käyttäjän tai placeholderin allokaatiot toiselle käyttäjälle, esimerkiksi jos allokaatio on suunnitteluvaiheessa tehty placeholderille ja halutaan myöhemmin jakaa todellisille käyttäjille.
- Mene placeholderin riville ja klikkaa nuolesta.
- Valitse Siirrä kaikki allokaatiot.
- Valitse kaikki allokaatiot (kaikki tulevat) tai näkyvissä olevat allokaatiot (ne allokaatiot, jotka oli vaakasuunnassa rajattu näkymälle).
- Valitse käyttäjä/tiimi, jolle allokaatiot siirretään ja Valitse.
- Klikkaa Siirrä.
Käyttöaste
Käyttöaste-näkymä toimii samoin kuin Uudet raporit > Käyttäjät > Käyttöaste -raportti, eli pystyt seuraamaan ja raportoimaan, kuinka suuri osa käyttäjien tietyn aikavälin työaikaodotteesta on allokoitu projekteihin tai tehtäviin.
Käyttöaste lasketaan oletuksena allokaatioista. Mikäli ette käytä allokaatiotoimintoja ollenkaan, voitte yleisissä resursoinnin asetuksissa valita, että käyttöaste lasketaan tehtäville budjetoiduista tunneista.