Lisää tehtäviä
Tehtävän lisääminen
Aloita tehtävän lisääminen valitsemastasi kohdasta ohjelmassa:
-
Ylävalikosta Lisää uusi -painikkeesta
-
Oma päivä -etusivulta plus-painikkeesta
-
Resursoinnin kanban-, gantt- tai listanäkymältä Lisää tehtävä -painikkeesta
-
Kustannuslaskelman riviltä kolmen pisteen takaa
-
Projektikortilta Lisää uusi -painikkeesta
-
Aiemmalta tehtävältä kopioiden tiedot Tehtävänhallinta > Kopioi tehtävä -painikkeesta.
Tehtävän tiedot
- Tehtävän nimi*
- Tehtävän projekti*
- Näkyvyys: näytetäänkö tehtävä kaikille (käyttöoikeuksien mukaan) vai ainoastaan siihen valituille jäsenille.
- Muokkaa osioita: lisää tai poista tehtävälle täytettäviä kenttiä.
- Toistuva: lue lisää ohjeen seuraavasta kohdasta.
- Päivät: valitse joko eräpäivä tai aikaväli.
- Tila: vaihtoehdot haetaan resursoinnin asetuksista.
- Prioriteetti: vaihtoehdot haetaan resursoinnin asetuksista.
- Tunnisteet: tehtäville voidaan valita tageja tunnistetiedoiksi. Tunnisteita hallinnoidaan asetuksissa.
-
Jäsenet: oikealla näet paljonko projektille budjetoiduista kokonaistunneista on jäljellä.
Lisää jäsen -kohdasta valitse tiimi, käyttäjä tai placeholder, jolle tehtävä kohdistetaan sekä tuntimäärä ja työlaji per jäsen. Placeholder voidaan valita suunnitteluvaiheessa, kun tehtävän toteuttajaa ei ole vielä päätetty, ja nämä tunnit voidaan myöhemmin kohdistaa todelliselle käyttäjälle tai tiimille jako-kuvakkeesta. - Hinnoittelu: valitse seuraavista, ja sallitaanko laskutus vasta, kun tehtävä on merkitty tehdyksi
-Oletushinnoittelu: tehtävälle kirjatut tunnit laskutetaan muualla määritetyn hinnoittelun mukaan.
-Oma hinnoittelu: tässä voit määrittää jäsenille tehtäväkohtaisen tuntihinnan, joka yliajaa muut hinnoittelut laskutuksessa.
-Kiinteä hinta: tässä voit lisätä projektille tehtäväkohtaisen maksuerän, joka laskutetaan työtuntien sijaan.
-Ei-laskutettava: tehtävälle kirjatut tunnit merkitään ei-laskutettaviksi. - Kuvaus
- Tehtävälista: lisää tarvittaessa tehtävän eri vaiheet. Asetuksissa voidaan määrittää, onko kaikki vaiheet täpättävä suoritetuiksi ennen tehtävän merkitsemistä valmiiksi.
- Liitteet
- Tallenna tehtävä*.
Toistuvat tehtävät
Mikäli kyseessä on tietyin väliajoin toistuva tehtävä, voit määrittää tässä toistuvuuden tiheyden sekä päättymisen. Esim. laskutus joka kuukauden 5. päivä vuoden loppuun saakka.
Toistuva tehtävä on merkitty kanban-näkymässä kalenterikuvakkeella, joka kertoo toistumiskertojen jäljellä olevan määrän.
Esim. voit raahata tämän kuukauden toistuvan tehtävän seuraavalle In progress -tasolle, jolloin seuraavien kuukausien tehtävät jäävät odottamaan To do -tasolle.
Tehtävien edistyminen (tilat) ja muokkaaminen
Tehtävän edistyminen ja valmistuminen
Kun tehtävän toteuttaminen etenee, voit raahata sitä eteenpäin seuraavaan tilaan kanban-näkymässä tai vaihtaa tehtävän tilaa esim. tehtäväkortilla. Ohjelman oletustilat ovat To do, In Progress & Done, mutta voitte luoda asetuksissa myös lisää tiloja.
Tehtävä merkitään valmiiksi raahaamalla se viimeiseen tilaan kanban-näkymässä tai klikkaamalla esim. Oma päivä -etusivulla Merkitse tehdyksi.
Tehtävän tietojen muokkaaminen ja tehtävälista
Pääset tarvittaessa muokkaamaan tehtävän tietoja avaamalla tehtävän esim. kanban-näkymästä klikkaamalla.
Muokkausnäkymässä pystyt myös merkkaamaan tehtävän omat tuntisi tehdyksi, tai mikäli tehtävällä on tehtävälista, voit merkitä sen vaiheita tehdyksi täppäämällä.
Tehtävien tarkastelu eri näkymissä
Resursoinnin Tehtävät-osiota voi tarkastella kolmella eri tavalla, ja lisäksi tehtäviä näytetään myös muualla PSA:ssa.
Resursointinäkymien yläosassa voit suodattaa näytettäviä tehtäviä esim. aikavälin, projektin tai myyntiputken mukaan.
Kanban-näkymä
Kanban-näkymä visualisoi tehtävien etenemisvaiheet tasoihin, jotka voitte asetuksissa määrittää täysin yrityksenne tarpeiden mukaan.
Listanäkymä
Listanäkymä on hyödyllinen esim. silloin, kun haluat näyttää vain erääntyneet tehtävät tai viedä tehtävät Exceliin.
Gantt-näkymä
Gantt-näkymä on aikajananäkymä, jossa näet miten tehtävät sijoittuvat projektin aikavälille. Voit myös ryhmitellä tehtäviä projektin, käyttäjän tai tärkeyden mukaan. Gantt-näkymässä voit myös lisätä ja tarkastella alitehtäviä.
Tehtävien tarkastelu muualla ohjelmassa
Resursointi-moduulin lisäksi voit tarkastella tehtäviäsi myös muualla ohjelmassa sekä tilata niihin liittyviä ilmoituksia.
- Oma päivä -etusivulla näet ajankohtaiset tehtävät ja allokaatiot.
- Ajanhallinnan työaikakalenterissa voit kirjata tunteja suoraan päivän tehtäville.
- Uusilla raporteilla voidaan listata esim. koko yrityksen Erääntyneet tehtävät.