Fennoa rajapinta

• Fennoan aktivointi
• Fennoan asetuksien asettaminen ennen käyttöönottoa
• Myyntilaskujen hallinta ja käyttö

• Tuotteiden toiminta ja hyödyntäminen tiliöinnissä

Fennoa on kirjanpito-ohjelma. Heeros PSA:sta voidaan siirtää Fennoaan REST-rajapinnalla myyntilaskut (laskukohtainen myyntitili, tuotteet ja laskentakohteet).

Fennoan aktivointi

Mene PSA:n asetuksiin > Integraatiot > Fennoa

Pyydä tilitoimistoltasi tai Fennoan yhteyshenkilöltäsi seuraavat tunnukset:

• Yrityksen tunnus

• Api-avain

Fennoan asetuksien asettaminen ennen käyttöönottoa

Tässä on kuvattu rajapinnan aktivoiminen vaiheittain:

1. Asiakasrekisterin täsmäytys

2. Myyntitilit (Ei pakollinen)

3. Tuote (Ei pakollinen)

4. Laskentakohteet eli kustannuspaikat alias dimensiot (Ei pakollinen)

Huom! Laskut eivät siirry, jos laskuja on luotu ennen edellä mainittuja vaiheita. Tämä johtuu siitä, että tehdyissä laskuissa ei ole tarvittavia tietoja tiedonsiirtoon.

1 Asiakasrekisterin täsmäyttäminen

Ennen käyttöönottoa asiakasrekisterit pitää olla täsmäytetty. Heeros PSA asiakaskortin perustiedoissa on kohta Integraatio ID, johon täytetään Fennoassa olevan asiakkaan ID.

HUOM!

• PSA:n Integraatio ID kenttä hyväksyy toistaiseksi ainoastaan numeroita. 
• Tuotteet ja asiakkaat luodaan siirrossa uusina tietueina Fennoaan, jos täsmälleen niitä vastaavia ID:itä ei löydy Fennoassa.
• Jos käyttöönotossa Fennoan asiakasrekisteri on tyhjä, täytyy silti PSA:n asiakasrekisterissä olla Fennoan ID - esimerkiksi 1 alkaen juokseva numerointi.
• Kun uusi yritys luodaan PSA:n asiakasrekisteriin, laskee PSA sille automaattisesti seuraavan Fennoa ID:n. (Tämä vaatii sen että PSA:n asiakasrekisterissä on ennestään vähintään yksi yritys, jolla on Fennoa ID.)
• Laskutusosoitteen maa pitää olla kaksimerkkinen, eli Suomi --> FI jne.

2 Myyntitilit

Täytä asetuksiin kirjanpitäjältäsi saadut myyntitilit. Nämä tilit valitaan laskurivikohtaisesti.

3 Tuotteet

Heeros PSA:han voidaan lisätä Fennoan tuotteita.

Kun tuotteet on syötetty PSA:han, voidaan PSA:n tuoterekisterissä yhdistää Fennoan tuote ID PSA rekisterin tuotteelle. Tämä mahdollistaa tiliöinnin siirtymisen rajapinnassa. 

Tuotekohdistus voidaan myös tehdä työlajeille. Tämä antaa mahdollisuuden tiliöintiin myös työajan suhteen.

HUOM!

• Tällöin laskuriviöinti tapahtuu sen mukaisesti, että tiliöinti on mahdollista hallita rivikohtaisesti. Toisin sanoen jokainen tuntimerkintä, joka omaa saman työlajin, voidaan ryhmitellä laskuriville.

Tuotteet ja asiakkaat luodaan suoraan siirron yhteydessä, jos niitä vastaavia ID:itä ei ole Fennoassa.

4 Laskentakohteet eli kustannuspaikat alias dimensiot

Heeros PSAiin voidaan asettaa Fennoan laskentakohteita. Näillä pystyt kohdistamaan laskurivejä laskentakohteille.

• Laskentakohteiden otsikot. Tämä on laskentakohteiden juuritaso.

• Laskentakohteet. Tämä on toinen taso, jolla voidaan tarkentaa kohdistamista.

HUOM! 

• Laskentakohteessa määrittävä tekijä on numero. Laskentakohteen tyypin nimi täytyy olla sama Heeros PSAssa ja Fennoassa, mutta itse laskentakohteen otsikon nimellä ei ole väliä.

• Laskentakohteet löytyy Fennoasta: Kirjanpito → Laskentakohteet.

5 Fennoan laskujen läpilaskutus

Asetukset > Integraatiot > Fennoa

Heeros PSAssa voidaan laskuttaa Fennoan lasku, läpilaskutuksena Heeros PSAssa oleville asiakkaille.

Läpilaskutuksen aktivointi lisää Heeros PSA tuotehinnastoon Fennoan kategorian ja lisää Fennoan tuotteet. (Heeros PSAssa on yksi tuote versio, joka pitää tarkistaa ennen käyttöönottoa).

Noudetuille tuotteille pitää asettaa myyntihinta tuotehinnastossa. HUOM. Asiakaskohtaista hinnastoa ei saada.

Fennoan laskun saapuessa, voidaan lasku valita ostolaskulistauksesta ja painaa: Jälleenlaskuta Fennoan ostolasku.

Ostolasku voidaan tehdä myös manuaalisesti. Tarvitset kuitenkin laskutiedoston, joka pitää tallentaa manuaalisesti luotuun ostolaskuun. Laskutiedosto on XML-tiedosto eli Finvoice.

Heeros PSA ilmoittaa mahdollisista virheistä, mutta seuraava polku pitää täyttyä:

1. Heeros PSAssa on asiakas ja sillä Y-tunnus

2. Asiakkaalla on projekti

3. Asiakkaalla on projektilla automaattinen laskutustietue ja valinta: Läpilaskuta. Tällä osoitetaan mihin automaattiseen laskuun läpilaskutus halutaan.

Myyntilaskujen hallinta ja käyttö

Laskun luonti tapahtuu normaalisti Heeros PSAssa. Laskurivikohtaisesti voidaan valita:

• Tuote

• Laskentakohde

• Myyntitili

Laskulle voidaan myös asettaa toimitustapa. Oletusvalinta määritellään integraation asetuksissa ja sitä voi muuttaa laskukohtaisesti. 

• Nopein lähetystapa: tarkistetaan löytyykö asiakkaalta verkkolaskuosoite > sähköposti > postiosoite. 
• Verkkolasku, Sähköposti tai Paperilasku: asiakkaalta tulee löytyä valintaa vastaava osoitetieto. 
• Manuaalinen: käyttäjä valitsee toimitustavan vasta Fennoassa. 

Valuutta otetaan huomioon myyntilaskuilla.

Lasku siirretään Fennoaan valitsemalla myyntilaskut ja avaamalla alasvetolaatikko josta valitaan Lähetä Fennoaan.

HUOM

• Laskut löytyy Fennoasta: Myynnit → Luonnokset

• Yhtiö muodostuu Fennoassa laskutusosoitteen mukaisesti.

• Maksuehto menee oikein, ainakin silloin, jos eräpäivä on asetettu sellaisen päivämäärän päähän, joka vastaa Fennoan alasvetovalikon päiviä. Esim jos laitetaan 30 päivän päähän eräpäivä, niin Fennoassa valiintuu 30 päivää.

• Viivästyskorkoa ei voi viedä laskudatan mukana.

• Huomautusaikaa ei voi viedä laskudatan mukana.

• Otsikkorivi siirretään nollasummaisena laskurivinä. 
• Seliterivejä ei viedä laskudatan mukana.

• Asiakkaan sähköpostikenttään Fennoassa ei tallennu laskun viennin johdosta mitään. Jos ensimmäinen asiakkaan lasku lähetetään sähköpostitse, niin asiakkaan verkkolaskuosoitteeseen Fennoassa tulee sähköpostiosoite (sähköpostiosoite ja verkkolaskuosoite kulkevat samassa tietuessa siirrettävässä laskuaineistossa). 

• Liitteet PDF:nä.

Tuotteiden toiminta ja hyödyntäminen tiliöinnissä

Fennoa mahdollistaa monipuolisen tuote viennin. Tässä on kuvattu tuotteiden kulku ja mahdollisuudet.

Tämä antaa mahdollisuuden virtaviivaiseen tiliöintiin, koska Fennoassa voidaan tehdä tiliöintiohjauksia tuotteille. Tämä tarkoittaa sitä että, kun tuote siirretään laskurivillä Heeros PSA:sta Fennoaan, osaa Fennoa tiliöidä laskentakohteen ja myyntitilin laskurivin mukaan.

Heeros PSAiin voidaan kirjata tuotteita:

1. Fennoan asetukset

2. Tuotehinnastoon = tuoterekisteri

Riippuen käyttötarkoituksesta voidaan tätä hyödyntää seuraavasti

Tapa 1

Kirjanpidossa meillä on tuote nimeltä Johtamisen palvelut yhtenä kokonaisuutena, joka kirjataan PSA:n Fennoan asetuksiin. Tuotehinnastossa meillä voi olla Talousjohtaminen, Henkilöstöjohtaminen, Tuotejohtaminen Jne.

Näin ollen voimme osoittaa kirjanpidolle laskurivillä, että tämä laskurivi kuuluu johtamisen palveluun. Vaikka itse laskurivillä lukee muuta tekstiä.

Tapa 2

Kaikki tuotteet ovat saman nimisiä riippumatta rekisteristä (PSA:n tuotehinnasto ja PSA:n Fennoa asetuksiin).

Tällöin nimi kulkee samanlailla läpi ohjelman.