Fennoa-rajapinta

• Fennoa-rajapinnan aktivointi
• Rajapinnan asetukset
  • Asiakasrekisterin täsmäyttäminen (pakollinen)
  • Oletustoimitustapa
  • Myyntitilit
  • Tuotteet
  • Dimensiot ja laskentakohteet
  • Projektit
  • Ostolaskut
• Rajapinnan käyttäminen
• Virhetilanteet

PSA-Fennoa rajapinnassa voidaan:

• siirtää myyntilaskut PSA:sta Fennoaan (sis, tuotteet, myyntitili ja laskentakohteet)
• vastaanottaa ostolaskut Fennoasta PSA:han.

Fennoa-rajapinnan aktivointi

1. Mene PSA:n asetuksiin > Integraatiot > Fennoa > Aktivoi.
2. Pyydä tilitoimistoltasi tai Fennoan yhteyshenkilöltäsi seuraavat tunnukset. Varmistakaa, että tunnuksella on Fennoan puolella riittävät käyttöoikeudet haluttuihin ominaisuuksiin (esim. myyntilaskut, ostolaskut). 

• Yrityksen tunnus
• Api-avain

Rajapinnan asetukset

Asiakasrekisterin täsmäyttäminen (pakollinen)

Ennen rajapinnan käyttöä asiakasrekisterit pitää olla täsmäytetty ohjelmien välillä, eli PSA:n asiakaskorttien kohtaan Integraatio ID täytetään joko:

• Fennoassa olevan asiakkaan ID, tai 
• jos Fennoan asiakasrekisteri on tyhjä, täytetään esimerkiksi 1 alkaen juokseva numerointi. Ota tarvittaessa yhteyttä sovellustukeemme.

Tarkista samalla että asiakkaiden laskutusosoitteen maa on kaksimerkkinen, eli Suomi = FI jne.

Tämän jälkeen kun uusi yritys luodaan PSA:n asiakasrekisteriin, laskee PSA sille automaattisesti seuraavan Fennoa ID:n. Rajapinta-asetuksissa voit valita, lisätäänkö uusien asiakkaiden Fennoa ID:n alkuun automaattisesti F-kirjain (ilman tätä muodostuu pelkällä juoksevalla numerolla). Asiakkaat luodaan laskujen siirrossa uusina tietueina Fennoaan, jos täsmälleen niitä vastaavia ID:itä ei löydy Fennoassa.

Oletustoimitustapa

Valitse myyntilaskujen oletustoimitustapa. Tapaa voi muuttaa laskukohtaisesti. 

• Nopein lähetystapa: tarkistetaan löytyykö asiakkaalta verkkolaskuosoite > sähköposti > postiosoite. 
• Verkkolasku, Sähköposti tai Paperilasku: asiakkaalta tulee löytyä valintaa vastaava osoitetieto. 
• Manuaalinen: käyttäjä valitsee toimitustavan vasta Fennoassa. 

Myyntitilit

Voit täyttää asetuksiin kirjanpitäjältäsi saadut myyntitilit, jos nämä tiedot halutaan valita laskurivikohtaisesti jo PSA:ssa.

Tuotteet

Tuotteiden käyttäminen laskutuksessa mahdollistaa nopeamman tiliöimisen: kun laskurivillä siirtyy tuote PSA:sta Fennoaan, osaa Fennoa tiliöidä laskuriville laskentakohteen ja myyntitilin tuotteen mukaisesti. Tämä edellyttää, että a) Fennoassa on tehty tiliöintiohjauksia tuotteille ja b) tuoterekisterit on täsmäytetty ohjelmien välillä ID:iden avulla. 
Laskurivillä siityvät tuotteet luodaan suoraan Fennoaan laskusiirron yhteydessä, jos niitä vastaavia ID:itä ei ole Fennoassa.

PSA:han voidaan kirjata tuotteita:

1. tuoterekisteriin, kun käytetään tuotteita sellaisenaan, tai
2. rajapinnan asetuksiin, kun halutaan käyttää erillisiä tiliöintituotteita.

Riippuen käyttötarkoituksesta voidaan tätä hyödyntää seuraavasti;

Tapa 1

Kaikki tuotteet ovat samannimisiä riippumatta ohjelmasta. PSA:n tuoterekisterissä tuotteelle annetaan tunnistetiedoksi integraatio ID, jolla se löytyy Fennoan rekisteristä. Tuoterekisterin mukainen tuote valikoituu myyntilaskulla Näytä kirjanpito -kohdassa. 

Tapa 2

PSA:n tuoterekisterissä meillä voi olla erikseen talousjohtaminen, henkilöstöjohtaminen, tuotejohtaminen jne, mutta kirjanpidossa ne kuuluvat kaikki johtamisen palveluiden alle. Tällöin PSA:n Fennoa-asetuksiin voidaan lisätä tiliöintituote "Johtamisen palvelut". Tämä antaa mahdollisuuden valita laskurivin tiliöintituotteeksi "Johtamisen palvelut", vaikka kustannuslaskelmalla tai laskun kuvalla näkyy asiakkaalle tarkempi tuotenimi. Tiliöintituote vaihdetaan myyntilaskulla Näytä kirjanpito-kohdassa. 

Myös työlajit voidaan kohdistaa tuoterekisterin tuotteille kohdassa Ominaisuuksien asetukset > Tuntikirjaus > Työlajit, mikä helpottaa laskutettavien työtuntien tiliöintiä. HUOM! Tällöin työtunnit on ryhmiteltävä laskuriveille joko yksittäin tai työlajeittain, jotta tiliöinti on mahdollista hallita työlajikohtaisesti. Tuoterekisterin mukainen tuote valikoituu myyntilaskulla Näytä kirjanpito -kohdassa. 

Dimensiot ja laskentakohteet

Voit täyttää asetuksiin kirjanpitäjältäsi saadut laskentakohteet, jos nämä tiedot halutaan valita laskurivikohtaisesti jo PSA:ssa. 

• Dimensiot: Tämä on laskentakohteen tyyppi eli ylätaso (esim. projekti, kaupunki, osasto). 
• Laskentakohteet: Varsinainen laskentakohde, esim. "Helsinki" tai "projekti X". 

Laskentakohteessa määrittävä tekijä on numero. Laskentakohteen tyypin nimi täytyy olla sama PSA:ssa ja Fennoassa, mutta itse laskentakohteen otsikon nimellä ei ole väliä. Laskentakohteet löytyy Fennoasta kohdassa: Kirjanpito > Laskentakohteet.
 

Fennoa-sopimuslaskutus (läpilaskutus)

Ostolaskuja voidaan läpilaskuttaa PSA:ssa olevilta asiakkailtanne automaattilaskuilla. 

Sopimuslaskutuksen aktivointi lisää PSA:n tuoterekisteriin tietyt Fennoa-tuotteet, jotka teidän pitää hinnoitella (asiakaskohtaista hinnoittelua ei voida käyttää). 

Ostolaskun saapuessa, voidaan lasku valita ostolaskulistauksesta ja klikata Valinnat > Jälleenlaskuta Fennoan ostolasku. (Ostolasku voidaan luoda myös manuaalisesti, kunhan siihen liitetään finvoice XML-laskutiedosto). Seuraavien ehtojen pitää täyttyä, jotta läpilaskutus onnistuu:

1. PSAssa on asiakas ja sillä Y-tunnus.
2. Asiakkaalla on projekti.
3. Projektilla on automaattisen laskutuksen määritys ja siellä valinta: Läpilaskuta. Tällä osoitetaan mihin automaattiseen laskuun läpilaskutus halutaan.

Projektit

Admin-käyttäjä voi lähettää PSA:sta projektit Fennoaan laskentakohteina käytettäväksi. Asetuksiin täytyy ensin määritellä, mihin Fennoan dimensioon projektit siirretään. Sen jälkeen lähetys onnistuu massana rajapinta-asetuksista, sekä yksittäin joko projektilistalta (kolmen pisteen takaa) tai projektikortilta (Toiminnot-valikosta).

Asetuksissa voi myös aktivoida automaattisen lähetyksen käyttöön tuleville projekteille. PSA:ssa jo olemassa olevien projektien lähetys voidaan tehdä asetuksista löytyvällä painikkeella massana. Kerran lähetettyä projektia ei voi lähettää uudelleen (lähetystieto näkyy projektilistalta omana sarakkeenaan). Massalähetyksessä siirtyy max 300 projektia kerralla (jos enemmän projekteja, tee useampi lähetys).
 

Ostolaskut

Määritä noudetaanko Fennoasta kerran päivässä kaikki noutamattomat ostolaskut tai vain hyväksytyt. Ostolaskut noudetaan aamuyöllä viimeisen 60 pv:n ajalta laskun luontipäivän mukaan. 

Voit myös rajata noudettavaksi ainoastaan sellaiset ostolaskut, joilla löytyy Fennoassa valmiina projektitieto (PR/PRJ-numero tai projekti laskentakohteena). Huom. jos kyseessä koontilasku (useita projekteja Fennoassa), kohdistetaan ostolasku PSA:ssa automaattisesti vain ensimmäiselle projektille.
 

Rajapinnan käyttäminen

Myyntilaskut

• Myyntilaskun lähetys Fennoaan tapahtuu valitsemalla myyntilaskut listalta ja klikkaamalla Tulosta & Vie > Lähetä Fennoaan. 
  • Laskut löytyy Fennoasta kohdassa: Myynnit → Luonnokset.
• Näytä kirjanpito -kohdassa voidaan laskurivikohtaisesti valita kirjanpitotiedot:
  • Tuote
  • Laskentakohde
  • Myyntitili
• Otsikkorivi siirretään nollasummaisena laskurivinä. 
• Seliterivejä, laskun viestiä, viivästyskorkoa tai huomautusaikaa ei viedä laskudatan mukana.
• Maksuehto siirtyy oikein, jos eräpäivä/maksuehto vastaa Fennoan alasvetovalikon päiviä. 
• Viesti laskuttajalle siirtyy laskun sisäiset tiedot -kohtaan (internal notes). 
• Toimitustavan oletusvalinta määritellään rajapinnan asetuksissa ja sitä voi muuttaa laskukohtaisesti. 
  • Asiakkaan sähköpostikenttään Fennoassa ei tallennu laskun viennin johdosta mitään. Jos ensimmäinen asiakkaan lasku lähetetään sähköpostitse, niin asiakkaan verkkolaskuosoitteeseen Fennoassa tulee sähköpostiosoite (sähköpostiosoite ja verkkolaskuosoite kulkevat samassa tietuessa PSA:sta siirrettävässä laskuaineistossa). 
  • Saajan verkkolaskuoperaattorin tunnuksen pitää olla Fennoan vaatimassa muodossa, kts. lista Fennoan sivuilta.  
• Laskun kieli voi olla suomi, ruotsi tai englanti. 
• Valuutta voidaan vaihtaa myyntilaskuilla, mikäli valuutta-lisäosa on PSA:ssa päällä.
• PDF-liitteitä voidaan siirtää myyntilaskun mukana.  
• Tuotteet ja asiakkaat luodaan laskujen siirrossa uusina tietueina Fennoaan, jos Fennoassa ei löydy vastaavia ID:itä kuin laskun mukana saapuu. Kts. tämän ohjeen kohta Rajapinnan asetukset. 

Ostolaskut

Ostolaskut voidaan noutaa Fennoasta PSA:han projektien kuluseurantaa varten. Määritä ensin rajapinnan asetuksissa noudetaanko Fennoasta kerran päivässä kaikki noutamattomat ostolaskut tai vain hyväksytyt, ja noudetaanko ainoastaan sellaiset ostolaskut, joilla löytyy Fennoassa valmiina projektitieto.

Ostolaskujen nouto tapahtuu joka aamu klo 6 mennessä. 

Ostolasku kohdistetaan PSA:ssa ostolaskujen oletusvastaanottajalle ilman projektikohdistusta, ellei laskulta löydy jokin seuraavista tiedoista (vain yksi kohdistusviite per lasku):

• Jos laskussa on PR/PRJ-numero (sama kuin PSA-projektin E-laskun viite -kentässä) jollain laskun kentällä, lasku kohdistetaan automaattisesti kyseiseen projektiin ja sen projektivastaavalle. Huom. jos kyseessä koontilasku (useita projekteja Fennoassa), kohdistetaan ostolasku PSA:ssa automaattisesti vain ensimmäiselle projektille.
• Jos laskussa on PO-numero jollain laskun kentällä, ja vastaava ostotilaus löytyy tallennettuna PSA:han, lasku kohdistetaan ostotilaukseen, siihen liittyvään projektiin ja sen projektivastaavalle.
• Jos laskussa on US-numero jollain laskun kentällä, lasku kohdistetaan kyseiselle käyttäjälle.

Virhetilanteet

Mahdolliset laskusiirron virheviestit tulevat Laskuloki-näkymään.