Kun olet lisännyt projektin, sinun on määriteltävä projektin tiedot projektikortille.
Projektin yleiskatsauksesta löydät projektin perustiedot sekä näet yhteenvedot Yleiskatsaus, Talous, Tulot & menot, Tunnit, Aktiviteetit, Kustannuslaskelma, Resursointi, Sähköposti, Liitteet, Muistio, Taulut ja Lomakkeet.
Projektin yleisnäkymän vasemmassa reunassa on projektikortti, jossa määritellään projektin yksityiskohtaiset tiedot, kuten kenen asiakkaan projektista on kyse, projektin tiimi ja yhteyshenkilöt sekä laskutuksen yksityiskohdat.
Projektitiedot
Vasemman reunan projektikortilla näet projektin perustiedot, jossa osa tiedoissa on muokattavia.
Ylimpänä kooste, joka sisältää mm.
- Tiedon laskun statuksesta
- Onko kyseessä laskutettava vai ei laskutettava projekti
- Myyntiarvon, joka nousee kustannuslaskelmalta tai myyntiarvo kentästä, jos kustannuslaskelmaa ei ole
- Muokattavia tietoja kuten:
- kaupan vahvistuspäivän
- myyjän ja projektivastaavan
- myyntiputken ja tason
Tiiminjäsenet
Voit liittää projektin asiakkaiden yhteyshenkilöitä tai projektiin liittyviä kumppaneita.
- Mene Projektikortilla kohtaan Yhteyshenkilöt
- Klikkaa Lisää, joko Projektin yhteyshenkilöt tai Kumppanit välilehdellä sen mukaan kumpaa olet lisäämässä.
-
Valitse yhteyshenkilö tai kumppani joko valitsemalla avautuvalta listalta tai kirjoittamalla nimeä haku kenttään.
Tieto tallentuu automaattisesti.
Näet projektille liitetyt henkilöt projektin perustietokortilta
-
Vie kursori "Projektiin liitetyt yhteyshenkilöt" kohtaan
→ Saat listan liitetyistä henkilöistä näkyviin
Projektiin liitettyjen yhteyshenkilöiden tarkastelu
Voit tarkastella liitettyjä yhteyshenkilöitä tarkemmin tarvittaessa.
- Klikkaa yhteyshenkilön tai kumppanin kohdalla olevaa kolmen pisteen kuvaketta
- Valitse "Näytä yhteyshenkilö"
→ Saat yhteyshenkilön kortin auki
Projektin tiedot
Osio sisältää projektin nimen, tyypin, kategorian, keston, allokoidut tunnit, budjetin jne.
Voit päivittää tietoja
-
Klikkaa Muokkaa
→ Sivuun avautuu slider, johon voit täydentää tietoja. - Täydennä tiedot
- Tallenna
Huom! Tietokenttä, jota ei ole määritelty ei näy projektin perustietokortilla. Esim. mikäli tunnisteita ei ole määritetty, kenttä näkyy ainoastaan Muokkaus-tilassa.
Kenttien kuvaukset:
- Yhtiö:Ainoastaan Moniyhtiöasennus. Osoittaa yhtiön jolle projekti on luotu.
-
Asiakas: Valitse asiakas alasvetovalikosta. Haku tapahtuu kirjoittamalla asiakkaan nimi kenttään ja valitsemalla sen tai voit lisätä kokonaan uuden asiakkaan, jos asiakasta ei läydy listalta.
-
Projektin nimi: Uuden projektin nimi
- Liiketoiminta-ala:Käytä liiketoiminta-alaa sisäisessä raportoinnissa, mittaamisessa ja analysoidessasi, millaisia tuotteita ja palveluita yrityksesi myy.
- Projektin tyyppi: Projektin tyyppi helpottaa hallinnoimaan projekteja sekä saamaan raportteja siitä, minkälaisia projekteja sinulla on liideinä ja voitettuina projekteina.
- Asiakasryhmä: Valitse alasvetovalikosta asiakasryhmä. Asiakasryhmiä voit määritellä [ Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Asiakkaat ]
- Projektin kesto: Aloitus- ja lopetuspäivämäärät
- Tapahtumapäivät: Projektin aloitus- ja lopetuspäivämäärästä poikkeava aikamerkintä, jolla voidaan osoittaa esimerkiksi messutapahtuman päivät.Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Projektit- asetuksista aktivoitava tieto.
- Kaupan vahvistuspäivä: Kaupan allekirjoituspäivä
- Allokoidut tunnit: Projektille allokoidut tunnit resursoinnin mukaan (mikäli resursointi on käytössä).
- Myyntiarvo: Kustannuslaskelmalta sopimuksen arvo (alv 0 %). Mikäli projektille ei lisätä kustannuslaskelmaa, myyntiarvon voi lisätä manuaalisesti.
- Arvioitu projektikate: Arvioitu projektin kate €
-
Tunnisteet: Tunnisteilla voidaan ryhmitellä ja luokitella projekteja. Tunnisteita voi lisätä joko kaikki käyttäjät tai ne on ennalta määritelty riippuen asetuksistanne.
[Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Tunnisteet ] - Muistiinpanot: Sisäinen muistiinpanokenttä
- Lisätieto: Lisäinformaatiota projektista.
Lisätiedot:
Projektikortin Lisäkentät , jotka on määritelty Admin käyttäjän toimesta projektin asetuksista [ Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Projektit - Lisäkentät ]
Laskutusasetukset
Laskutusasetuksissa määrittelet mm. onko projekti Laskutettava, Ei laskutettava vai Loma/Poissaolo projekti sekä mitä tietoja projektilla laskutetaan, tuntisaldokertoimen ja laskuaineiston ryhmittelyn.
Näet Projektin perustietokortilta onko projekti laskutettava projekti ja mitä osioita on materiaalista on määritetty laskutettavaksi.
Laskutustietojen muokkaus
-
Klikkaa Muokkaa
→ Oikeaan reunaa avautuu ikkuna
- Tee tarvittavat muutokset
- Tallenna
Kenttien kuvaukset:
-
Laskutustapa:
- Laskutettava: Voitettu projekti on automaattisesti laskutettava projekti.
- Ei laskutettava: Myyntiputkelle tai sisäiseksi projektiksi lisätä projekti on automaattisesti ei laskutettava projekti.
- Loma/Poissaolo: Sisäisen projektin voi määrittää erikseen loma/poissaolo projektiksi. Tällöin projektille merkatut tunnit näkyvät Poissaolot-sarakkeessa laskutusasteraportilla.
-
Aktiiviset laskutettavat kohteet:
- Tunnit: Projektille kirjatut tunnit siirtyvät laskutettaviksi merkitystä päivämäärästä alkaen.
- Kulut: Sallitaan kululaskujen laskuttaminen asiakkaalta määritellystä päivämäärästä alkaen
- Maksuerät: Voidaan laskuttaa erissä
- Ostolaskut: Määritellään hyväksytyt ostolaskut veloitettaviksi asiakkaalta
- Kustannuslaskelma: Sallitaan laskun muodostaminen kustannuslaskelmalta
-
Laskurivien ryhmittely: Laskurivien ryhmittelyllä voit määritellä jo projektikortilla, kuinka laskutusmateriaali ryhmitellään myyntilaskun laskuaineistolla, josta löytyy samat ryhmittelymahdollisuudet.
-
Projekti ja tehtävä ryhmittely:
- Ei valittu
-
Projekteittain
-
Ei projektiryhmittelyä
-
Projekteittain ja tehtävittäin
-
Työtuntien ryhmittely:
- Ei valittu
- Työntekijöittäin ja tehtävittäin:
- Tehtävittäin:
- Kaikki yhdessä, määrä 1: Laskurivillä on kuvauksena “Työtunnit” ja määränä on aina 1. Summa koostuu kaikkien työtuntien kokonaissummasta.
- Tuntimerkinnöittäin, näytä käyttäjä: Jokainen tuntimerkintä on eriteltynä omilla laskuriveillään, työntekijän nimi tulee näkyviin laskuriville. Päivämäärätieto näytetään ensimmäisenä.
- Tuntimerkinnöittäin, piilota käytt'jä: Jokainen tuntimerkintä on eriteltynä omilla laskuriveillään, työntekijän nimi ei tule laskulle
- Työntekijöittäin ja tuntimerkinnöittäin: Kaikki tuntimerkinnät ovat omilla laskuriveillään, työntekijän nimi näytetään ensimmäisenä.
-
Matkalaskujen erittely:
- Ei valittu
-
Kaikki yhdessä: Myyntilaskulla matkakulut ja muut kulut ovat yhdellä rivillä
-
Päiväraha, matkakorvaus ja muut kulut eriteltynä: Kaikki kulut eriteltynä omille riveilleen
-
Päiväraha ja matkakorvaus yhdessä, muut kulut eriteltynä: Matkalaskut näytetään yhdessä, mutta muista kuluista muodostuu omat rivit myyntilaskulle.
-
Kustannuslaskelma ryhmittely:
- Ei valittu
-
Älä tuo seliterivejä kustannuslaskelmalta
-
Tuo seliterivit kustannuslaskelmalta
-
- Massalaskutus:Määrität nouseeko projektin laskuaineisto massalaskutukseen, mikäli ominaisuus on aktivoitu (Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Myynti- ja Ostolaskut - Salli massalaskutus )
-
E-laskun viite: Jos sähköinen laskutus on aktivoitu, projektin aliurakoitsijan tulee lisätä tämä numerosarja sähköiselle laskulleen. Heeros PSA yhdistää numerosarjan avulla laskun suoraan projektille.
-
Viitteenne (laskulle): Laskun viitenumero, joka lisätään automaattisesti projektin tiedoista laskulle.
- Viitteemme
-
Viesti laskulle
Huom! Ainoastaan projektit, joille on määritelty laskutustavaksi "Laskutettava projekti", on mahdollista laskuttaa projektiaineistolla (tunnit, kustannuslaskelma, kulu- ja ostolaskut).
Osoitteet
Laskutusosoite
Laskutusosoite kohdasta voit noutaa projektille asiakkaan laskutusosoitteet. Voit tarvittaessa myös määritellä laskutettavaksi yhtiöksi projektin tilaajaasiakkaasta poikkeavan yhtiön.
Mikäli osoite on puutteellinen voit lisätä uuden, muokata olemassa olevaa tai vaihtaa toisen osoitteen
Osoitteen Lisääminen
- KlikkaaLisää
→ Täytä osoitetiedot oikeaan reunaa avautuvaan ikkunaan
- Tallenna
Osoitteen vaihtaminen:
- Klikkaavaihda
→ Valitse oikea osoite hakukentästä - Tallenna
Osoitteen muokkaaminen:
- Klikkaa kolme pistettä ->Muokkaa
- Muokkaaosoitetietoja oikealle avautuvassa ikkunassa
- Tallenna
Osoitteen määrittäminen toiselle yhtiölle:
- Klikkaa "Määritä laskutettava asiakas" kenttää
→ Laskutusosoitteeksi nousee yhtiölle määritetty laskutusosoite
Huom!laskutettavia asiakkaita voi olla ainoastaan yksi/projekti,
Toimitusosoite:
Määrittele osoite, johon projektille tulevat tuotteet toimitetaan.
Tiimi
Lisää projektitiimin jäsenet yksittäin tai asetuksissa valmiiksi luotuina tiimeinä (kun tiimiä muokataan asetuksissa, muutokset päivittyvät automaattisesti myös asiakas- ja projektitiimeihin).
Yhteyshenkilöt
Liitä projektille asiakkaan yhteyshenkilöt tai kumppanit.
Kumppanit: Määritellään projektilla toimivia Toimittajia
Projektin yhteyshenkilö
Lisää asiakkaan yhteyshenkilöitä projektille
- Valitsethakukentästä yhteyshenkilö joko listalta tai hae kirjoittamalla nimeä kenttään.
Mikäli yhteyshenkilö-tietoa ei ole vielä ohjelmassa, voit lisätä hänet suoraan Lisää yhteyshenkilö -kentästä.
- Kirjoita yhteyshenkilön nimeäLisää yhteyshenkilö -kenttään.
- Valitse Lisää yhteyshenkilö
→ Oikeaan reunaan avautuu slider - Täytä yhteyshenkilön tiedot.
- Tallenna
Huom! Yrityssuhdetyyppi- kentässä määrittelet onko yhteyshenkilön suhde yhteyshenkilö vai yhteistyökumppani, jolloin hän on "Toimittaja".
Kumppani
Voit lisätä projektille projektilla toimivia yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöitä.
- Asloita kirjoittamaan yhteyshenkilön nimeäLisää kumppani- kenttään
- Valitse yhteyshenkilö avautuvasta valikosta.
tai - Lisää yhteyshenkilö samalla tapaa kuin asiakkaan yhteyshenkilö.
Tuntihinnasto
Voit määritellä projektille tuntihinnat ammattinimikkeittäin tai työlajeittain ja käyttäjittäin.
Nimen perässä sulkeissa oleva luku kertoo, kuinka monta hintaa kohtaan on merkitty.
Työlajit ovat asetuksissa määriteltäviä tuntien luokittelutekijöitä. Työlajeja voidaan hyödyntää tuntien luokittelussa, raporteilla sekä hinnoittelussa. Se on pakollinen tieto tuntikirjauksessa.
Ammattinimikkeitä voidaan hyödyntää tuntien luokittelussa ja hinnoittelussa. Ammattinimikkeitä voidaan määritellä asetuksissa ja käyttäjiä lisätään Ammattinimike ryhmiin asetuksissa. Ammattinimikkeinä voi olla esimerkiksi SKOL-luokat tms.
Ammattinimikkeet kohdassa voidaan myös määritellä ns. Poikkeava ammattinimike , jossa käyttäjälle määritellään perusasetuksista eriävä ammattinimike ko projektille.
Käyttäjät kohdassa voidaan määritellä projektilla käytettävä käyttäjäkohtainen tuntihinta.
Huom!
Tilanteessa, että asiakas- ja projektihinnoittelussa on sekä työlajeilla, ammattinimikkeillä että käyttäjille määritelty hintoja:
-
käyttäjille kirjattu tuntihinta ylikirjoittaa ammattinimike ja työlajille määritellyt hinnat
-
mikäli käyttäjällä ei ole hintaa ammattinimikkeen hinta ylikirjoittaa työlajin hinnan
-
mikäli käyttäjällä eikä ammattinimikkeillä ei ole hintoja Heeros PSA käyttää työlajille määriteltyä hintaa
Tuntikirjausasetukset
Näet tuntisaldokertoimen, jolla projektille kohdennetut tunnit kerrotaan sekä voit määritellä sallitaanko kaikkien käyttäjien kohdentaa työtunteja projektille ja projektin tehtäville.
Projektin tilastot
Yleiskatsauksen Projektin tilastot -osiosta näet projektin kustannuslaskelman myyntiarvon sekä projektikatteen, Projektille kohdennetut aktiviteetit sekä tuntimerkinnät ja myyntilaskut.