- Kustannuslaskelman rakenne
- Kustannuslaskelman lisääminen
- Kustannuslaskelman rivien ja sarakkeiden piilottaminen
- Kustannuslaskelman tulostusasetukset
-
Valinnat-painike
- Kustannuslaskelman versiohallinta
Kustannuslaskelma on projektidokumentti, jolla määrittelet projektin arvon ja katteen sekä tuotteet ja palvelut omakustanne- ja myyntihintoineen. Kustannuslaskelmaa voidaan hyödyntää monipuolisesti organisaationne tarpeiden mukaan sisäiseen laskentaan, tarjouksena tai tehtävien luomiseen.
Projektilla voi olla useita kustannuslaskelmia. Aktiivisten kustannuslaskelmien summien avulla voit seurata projektin talouslukuja sekä muodostaa niiden avulla myynnin tuloutuksia, maksueriä tai luoda laskun.
Kustannuslaskelman rivit voivat olla myös osa projektin resursointia, jolloin pystyt seuraamaan kuinka paljon työtä tarjouksen eri osat vaativat.
Käyttöoikeudet: Projektit > Kustannuslaskelma
PSA-paketit: Free, Business, Growth, Enterprise, Enterprise+
Kustannuslaskelman rakenne
- Aktiivinen/Ei aktiivinen: Aktiivinen kustannuslaskelma vaikuttaa projektin taloustietoihin. Ei aktiivinen voi olla esimerkiksi tarjouksen eri vaiheita.
- Laskutettu/Osittain laskutettu/Laskuttamaton: Näet onko kustannuslaskelma laskutettu vai ei. Status muuttuu laskutetuksi vasta, kun koko kustannuslaskelma on laskutettu.
- Kustannuslaskelman tila: Luonnos, odottava, lähetetty, katselmointi, hyväksytty tai hylätty
Lähettäjä: Myyjä yrityksen tiedot Huom! Ohjelma valitsee automaattisesti yhteyshenkilöksi kustannuslaskelman muokkaajan, voit valita toisen lähettäjän yhteyshenkilön alasvetovalikosta.
Lähetetty: Pvm milloin kustannuslaskelma/tarjous on lähetetty asiakkaalle.
Voimassa: Valitse kustannuslaskelman voimassaolo päivämäärä
Toimitettu: Manuaalisesti lisättävä päivämäärä. Ei siirry laskulle.
Kustannuslaskelman rivitiedot:
-
Arvo: Kertoo montako kappaletta tuotetta kustannuslaskelmalle lisätään ja mikä on kyseisen tuotteen/palvelun kappalemäärä ja yksikkö.
- Ostohinta: Tuotteen/palvelun sisäänostohinta
- Myyntihinta: Määrität mikä on tuotteen/palvelun myyntihinta sekä alennus%. Voit määrittää myyntihinnan myös kate % avulla.
-
ALV: Tuotteen/palvelun arvonlisäveroprosentti sekä alv - summa
- Alv yht: Arvonlisä euroissa
- Kate alv 0%: Saat tuotteen katteen summan sekä %. Kentän kautta voit myös määrittää myyntihinnan tuotteelle katetuotto % asettamalla.
- Tyyppi: Voit määrittää kullekin riville kulutyypin. Tyyppeinä voi olla esimerkiksi: Tunnit, palvelut, tuotteet, matkalaskut jne.
-
Laskutettu: Laskutetuille riveille tulee merkki, josta erottaa helposti, mitkä rivit on laskutettu.
Yhteensä rivit:
Kustannuslaskelmalta näet yhteensä summat ja kate% myös otsikoittain kustannuslaskelman kokonaisyhteenvedon lisäksi.
- Yhteensä: Otsikon alla olevien rivien yhteensä summat ja kate%.
- Yhteenveto: Kustannuslaskelman kaikkien rivien yhteenveto.
Kustannuslaskelman kulujen kohdistus
Tyypin määrittäminen ja kulujen kohdentaminen kustannuslaskelman riveille mahdollistaa toteutuneiden kulujen vertaamista kustannuslaskelmaan ja tehtyyn arvioon. Vertailun näet kustannuslaskeman oikeassa laidassa kohdassa kulujen kohdistus. Kulujen kohdentaminen aktivoidaan erikseen asetuksista: Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Projektit - Kustannuslaskelman kulujen kohdistus
Kustannuslaskelman lisääminen
Kustannuslaskelman voi luoda projektille myyntiputkesta riippumatta. Kustannuslaskelma luodaan aina projektikohtaisesti ja projektilla voi olla useita eri kustannuslaskelmia. Kustannuslaskelman sisältö voi koostua eri osioista, jotka on eroteltu otsikoin. Hintarivit voivat olla manuaalisesti lisättyjä rivejä tai tuotekatalogista haettavia tuotteita, tai CPQ tietoja ryhmiteltyinä tai eriteltyinä.
- Siirry osioon Projekti > valittu projekti > Myynti > Kustannuslaskelma.
- Klikkaa Muokkaa.
- Nimeä kustannuslaskelma.
- Täydennä kustannuslaskelman saaja-, lähettäjä- ja päivämäärätiedot.
- Lisätäksesi uuden rivin kustannuslaskelmalle klikkaa + Lisää uusi ja valitse alasvetovalikosta rivi-tyyppi, jonka haluat lisätä kustannuslaskelmalta. Valittavana on:
Otsikko: Kustannuslaskelman otsikko (esim. Mainoskampanja)
Kuvaus: Voit lisätä seliterivejä kullekin riville
Rivi: Lisäämällä rivin voit syöttää manuaalisesti haluamasi tiedot
Tuote: Voit tuoda yksittäisiä tuotteita järjestelmän tuotehinnastosta
CPQ ryhmiteltynä: Tuo tuotemäärittely ilman erittelyä yhdelle riville
CPQ riveittäin: Voit tuoda luodun tuotemäärittelyn eriteltynä rivikohtaisesti -
Lisää riville tiedot.
Kustannuslaskelman rivit sisältävät useita tietoja. Klikkaamalla kutakin kenttää saat näkyviin ikkunan, jossa voit määritellä tiedot. - Voit lisätä kustannuslaskelman rivien alapuolelle seliterivejä sekä laskurivejä tarpeen mukaan suoraan laskurivin edestä.
- Klikkaa Tallenna.
Kustannuslaskelman rivien ja sarakkeiden piilottaminen
Voit piilottaa kustannuslaskelman tulosteista sekä itse kustannuslaskelmanäkymästä rivejä ja sarakkeita esimerkiksi silloin, kun tarjous sisältää sisäisesti tärkeätä informatiivista tietoa, mutta tietoa ei haluta lähettää asiakkaalle.
Rivin piilottaminen tulosteesta ja laskulta
Piilotetun rivin eteen tulee kuvake, joka kertoo mitkä rivit kustannuslaskelmalta on piilotettu tulosteesta ja laskulta. Tallennetulla kustannuslaskelmalla piilotettu rivi on vaaleammalla harmaalla.
Rivin palauttaminen tulosteeseen ja laskulle
Rivin poistaminen
Näytettävien sarakkeiden määrittäminen
Sarakkeiden osalta voit määrittää erikseen mitä sarakkeita näytetään PDF -tulosteella tai itse kustannuslaskelmalla.
- Klikkaa Sarakkeiden näkyvyysasetukset- painiketta kustannuslaskelmalla.
- Valitse sarakkeet, jotka haluat näyttää PDF-tulosteessa tai kustannuslaskelmalla.
Kustannuslaskelman tulostusasetukset
Tulostuskielen valinta
Voit määritellä kustannuslaskelmalle oletuskielestä poikkeavan kielen tulostamista varten.
Valitse kieli tulostuskieli-kentästä.
Huom!
Kielivaihtoehdot riippuvat yhtiön asetuksista. Oletustulostuskielen lisäksi valittavissa olevat kielet voidaan määritellä Admin oikeuksilla Asetukset > Yrityksen oletusasetukset - Muut tulostuskielet - kohdasta (valittavana: suomi, ruotsi, englanti ja viro).
Kustannuslaskelman aikamuodon määrittäminen
Ajanmuodolla määrittelet päivämäärien esittämismuodon, mikäli se halutaan määritellä kustannuslaskelmalle yrityksen oletuksena olevasta aikamuodosta poikkeavaksi.
Valitse aikamuoto ajan muoto-kentästä.
Valinnat-painike
Valinnat-painikkeen kautta löydät seuraavat toiminnot:
- Lähetä Lue lisää täällä
-
Tulosta
- Vaihda tilaa
- +Lisää saate Lue lisää täällä
- +Lisää ostotilaus Lue lisää täällä
-
Uusi tyhjä pohja: Voit luoda projektille uuden tyhjän kustannuslaskelman, jota voit muokata tarpeen mukaan.
- Lisää hyvityskustannuslaskelma: Voit luoda hyvityskustannuslaskelman, jonka kautta voit luoda myös hyvityslaskun, kustannuslaskelmalta luodulle laskulle. Lue lisää täällä
- Tee kopio Lue lisää alta
-
Hae pohja toiselta projektilta: Voit hakea toiselta projektilta kustannuslaskelman (myös suljetulta), mikäli sinulla on jo olemassa projektille soveltuva kustannuslaskelma jollain toisella projektilla. Lue lisää täällä
-
Lisää lasku: Voit luoda laskun suoraan kustannuslaskelmalta ja sen riveistä. Mikäli kustannuslaskelmalta ei ole tarkoitus laskuttaa kuin osan kustannuslaskelman riveistä ja tuotteista, voit määritellä laskutettavien tuotteiden määrät sekä laskutettavat rivit myyntilaskun laskuaineistolla. Lue lisää täällä
- Lisää maksueriä Lue lisää täällä
- Tuo rivit kustannuslaskelmalle: Lue lisää alta
Kopioi kustannuslaskelma
Ohjelman avulla voit luoda useita kopioita ja siten muokata useita versioita tarjouksesta sekä aktivoida niistä halutut käyttöön. Projektilla voi olla useita kustannuslaskelmia aktiivisena.
- Klikkaa halutulta kustannuslaskelmalta Valinnat > Tee kopio
- Nimeä kustannuslaskelman kopio
- Määrittele:
- Aktivoidaanko kopio heti
- Siirretäänkö kustannuslaskelman kohdistukset uuteen versioon
- Klikkaa Kopioi
- Uusi kopio aukeaa näkyviin muokattavaksi.
Voit tuoda rivejä kustannuslaskelmalle excelin avulla, esim. jos käytät toistuvia malleja tai sinulla on edistyneempiä hintalaskelmia.
Tiedoston luominen:
Lataa ensin Excel-pohja koneellesi kohdassa Valinnat > Tuo rivit kustannuslaskelmalle näyttöön avautuvasta ikkunasta ja täydennä se. Huom! Exceliin tulee täyttää Row type, Unit ja Type englanniksi, vaikka PSA:n käyttökielenä olisi suomi.
- Row type: Header (otsikko), Row (tavallinen tai tuoterivi) tai Description (kuvausrivi)
- Product code: kirjoita ohjelmasta löytyvä tuotekoodi
- Unit: kirjoita englanniksi ohjelmasta löytyvä yksikkö
- Type: Services (palvelut), Hours (tunnit), Produtcs (tuotteet), Sub-contracting (ostolaskut) tai Expenses (kulut)
- Kuvauksen voit täyttää sillä kielellä, minkä haluat näkyvän asiakkaalle.
Tiedoston tuonti PSA:han:
- Valinnat > Tuo rivit kustannuslaskelmalle
- Valitse tiedosto ja Jatka
- Tarkista että tuotavan tiedon sarakkeet täsmäävät ohjelman sarakkeisiin ja Jatka.
- Ohjelma näyttää validit rivit, klikkaa Tuo.
Mikäli ohjelma löytää sisällöstä virheitä, klikkaa Takaisin ja korjaa tuotava tiedosto. - Ohjelma ilmoittaa onnistuneiden rivien määrän, klikkaa Sulje.
Kustannuslaskelman versiohallinta
Kustannuslaskelman Versiot & Tiedot osiossa näet kaikki projektille lisätyt kustannuslaskelmat sekä mitkä näistä on aktiivisena. Voit myös avata kustannuslaskelmalle liitetyn saatteen tai lisätä uuden saatteen sekä tarvittaessa poistaa tai tulostaa kustannuslaskelman saatteineen.
Kustannuslaskelman aktivointi
Klikkaa kustannuslaskelman edessä oleva painike aktiiviseksi. Huom! Projektilla voi olla useampia kustannuslaskelmia aktiivisena
Kustannuslaskelman poistaminen
- Klikkaa kustannuslaskelman jäljessä olevaa kolmea pistettä
- Valitse Poista kustannuslaskelma
- Vahvista poistaminen klikkaamalla OK avautuvassa ikkunassa
Saatteen tarkastelu/lisääminen
Tilanteissa, että kustannuslaskelmalle on jo lisätty saate, pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan sitä.
-
Klikkaa Näytä saate
Tilanteissa, että kustannuslaskelmalla ei ole saatetta voit lisätä uuden.
- Klikkaa Lisää saate