Lisää ja lukitse käyttäjiä

Käyttäjät ovat henkilöitä, joille annetaan pääsy PSA-ohjelmaan. He voivat olla työntekijöitä, freelancereita tai muita yhteistyökumppaneita, jotka käyttävät järjestelmää esimerkiksi projektien hallintaan, tuntien kirjaamiseen tai raporttien tarkasteluun. Käyttöoikeuksissa määritellään, mihin tietoihin ja toimintoihin käyttäjillä on pääsy ohjelmassa.

Lisenssit ovat ohjelman käyttöoikeuksia, joita yrityksen tulee ostaa niin monta kuin heillä on aktiivisia käyttäjiä. Jos kaikki ostetut lisenssit ovat käytössä (=aktiivisia käyttäjiä on yhtä monta kuin lisenssejä), uusia käyttäjiä ei voi lisätä ennen kuin joko ostetaan lisää lisenssejä tai lukitaan vanhoja käyttäjiä, jotka eivät enää käytä järjestelmää. Käyttäjän lukitseminen vapauttaa lisenssin, mutta säilyttää käyttäjän tiedot myöhempää käyttöä varten. 

• Aktiiviset käyttäjät ovat henkilöitä, joilla on pääsy PSA-ohjelmaan.
• Lukitut käyttäjät eivät pääse PSA-ohjelmaan, mutta näet heidän historiatietojaan ohjelmassa. 
• Lisenssejä tulee olla yhtä monta kuin on aktiivisia käyttäjiä.
• Laskutuksemme tapahtuu lisenssien määrän perusteella, ei käyttäjien. 

Käyttöoikeudet: Admin

PSA-paketit: Growth, Business, Enterprise, Enterprise+

Lisää uusi käyttäjä

1. Voit lisätä uuden käyttäjän tiliisi Työntekijät-listalta tai asetuksista.
   • Yhteyshenkilöt > Työntekijät: Klikkaa Lisää työntekijä.
     
     

1. • Asetukset > Käyttäjähallinta > Käyttäjät. Klikkaa Lisää käyttäjä.
     
2. Valitse käyttäjätyyppi (käyttäjä tai freelancer)
   • Tiedot avulla saat eriteltyä sisäiset käyttäjät ja freelancerit raporteissa.
3. Anna käyttäjän tiedot ja määritä käyttäjärooliryhmä.
   • Pakollisia tietoja ovat etunimi, sukunimi ja sähköposti.
   • Sähköposti toimii käyttäjän tunnuksena sisään kirjauduttaessa.
4. Lisää henkilölle ammattinimike ja lisää hänet haluaamaasi tiimiin. Ammattinimikkeen avulla voit määritellä henkilölle tuntihinnan.
5. Lisää työsuhteen tiedot: 
   • Lisää työsuhteen aloitus- ja lopetuspäivämäärät; päivä, josta työajan saldojen seuranta alkaa.
   • Valitse työsuhdepohja.
   • Valitse ylityönsaldon alkamispäivä.
   • Klikkaa älä kerrytä tuntisaldoa käyttäjälle -valinta mikäli tuntisaldoja ei kerrytetä käyttäjälle.
6. Määritä käyttäjälle laskutushinta ja sisäinen kulu.
7. Klikkaa Tallenna. Lisätyt käyttäjät saavat sähköpostiinsa automaattisesti kirjautumisohjeet. 

Päivitä käyttäjätiedot 

Huom. Käyttäjä voi päivittää yhteystietojaan Omat tiedot -näkymässä.

1. Siirry osioon Asetukset > Käyttäjähallinta > Käyttäjät > (Valittu käyttäjä) > Omat tiedot.
2. Klikkaa Muokkaa.
3. Muokkaa tarvittavat käyttäjätiedot. Lisäohjeita täällä
4. Klikkaa Tallenna.

Lukitse tai poista käyttäjä

Voit lukita käyttäjän, tai joissain tapauksissa poistaa hänen tietonsa kokonaan (lue lisää alempaa). Suosittelemme aina lukitsemaan käyttäjät poistamisen sijaan, jotta mitään käyttäjätietoja ei poistu ohjelmasta. Huom. laskutuksemme tapahtuu lisenssien määrän perusteella, ei käyttäjien. 

Käyttäjiä lukitaan esimerkiksi silloin kun työsuhde päättyy tai vähän käytetty lisenssi halutaan vapauttaa uuden käyttäjän lisäämiseksi. Lukitun käyttäjän nimen perässä lukee (lukittu) ohjelman eri näkymissä. Käyttäjä ei ole enää aktiivisena ohjelmassa eikä varaa lisenssiä. Hänen historiatietonsa kuitenkin säilyvät ja voit etsiä käyttäjän Lukitut käyttäjät -listalta.

1. Siirry osioon Asetukset > Käyttäjähallinta > Käyttäjät.

2. Valitse Lukitse kolmipistevalikkosta (...) käyttäjäriviltä. 

3. Vahvista lukitseminen valitsemalla Lukitse käyttäjä.

Mikäli käyttäjän poistaminen on vielä mahdollista, se näkyy samassa valikossa kuin lukitseminen. Esimerkiksi vahingossa luodun käyttäjän pystyy samantien poistamaan, kun käyttäjälle ei ole vielä luotu mitään aineistoa. Käyttäjän poistaminen ei ole mahdollista, mikäli hänellä on esimerkiksi laskuttamattomia tuntimerkintöjä.