Tuntikirjausasetuksissa on mahdollista aktivoida käyttöön tuntien kuittaamisen ja hyväksynnän toiminnallisuus, jolloin käyttäjä kuittaa tuntikirjauksensa valmiiksi projektipäällikön/esimiehen hyväksyttäväksi. Ilman tätä asetusta tunnit hyväksytään automaattisesti.
Asetuksissa voidaan myös määrittää, onko tuntilaskutus mahdollista ennen tuntien hyväksyntää.
Käyttöoikeudet: Tuntikirjaus > Hyväksy omien alaisten/kaikkien käyttäjien/omien projektien tunnit, Poista tuntimerkinnät (kaikki käyttäjät)
Versiot: Business(upgrade), Enterprise, Enterprise+
Tuntien tilat
Kun tuntien kuittaamisen ja hyväksynnän toiminnallisuus on aktivoitu, tunneille on neljä eri tilaa käytössä. (Ilman asetusta tunnit hyväksytään automaattisesti.)
- Odottava: Oletustila uudelle merkinnälle, työntekijä voi vielä palauttaa tunnit muokattavakseen.
- Lähetetty: Työntekijän kuittaamat tunnit, jotka on lähetetty esimiehen/projektivastaavan hyväksyttäväksi.
- Hyväksytty: Hyväksytyt tunnit, joita ei voida enää muokata, ellei niiden tilaa muuteta.
- Hylätty: Hylätyt tunnit, joille esimies/projektipäällikkö voi antaa hylkäämisen syyn. Työntekijä voi tehdä tarvittavat korjaukset ja kuitata tunnit uudelleen.
Tuntikirjausten kalenterinäkymässä hyväksynnän tilakuvake näytetään tuntimerkinnän oikeassa yläkulmassa.
- Tiimalasi: Lähetetty
- Peukku: Hyväksytty
- Ruksi: Hylätty. Hylkäyksen syy nousee näkyviin, kun viet kursorin ruksin päälle.
- Tyhjä: Odottava
Tuntien tarkastelu
Tuntien hyväksyntä -näkymän hakusuodatuksilla voit rajata näytettäviä tunteja esimerkiksi tietyltä aikaväliltä tai käyttäjäkohtaisesti.
Katso-pudotusvalikosta voit ryhmitellä näkymän listausta (Huom! Pudotusvalikko on saatavilla vain, jos tuntien kuittaus toiminto on käytössä Tuntikirjaus-asetuksissa):
- Tuntien hyväksyntä: kaikki tunnit listauksena.
- Yhteenveto henkilöittäin: tunnit yhteensä käyttäjittäin ja asiakkaittain ryhmiteltynä.
- Yhteenveto projekteittain: tunnit yhteensä asiakkaittain ja käyttäjittäin ryhmiteltynä.
Yhteenvetonäkymissä näet tunnit kokonaisuudessaan sekä voit porautua tarkempiin tuntimerkintöihin.
Näkymän sarakkeita voidaan piilottaa ja tuoda esiin tarpeen mukaan.
- Hyväksy tunnit: näet sinisellä käyttäjäkohtaisesti tunnit, jotka odottavat hyväksyntää. Klikkaamalla tunteja pääset listanäkymään, jossa tunnit on eritelty.
- Kirjatut: valitun aikavälin kirjatut tunnit.
- Työaikaodote: käyttäjän profiilille määritelty työajanodote.
- Loma/poissaolo: kaikki tunnit niissä projekteissa, joiden laskutustavaksi on määritelty Loma/poissaolo.
- Tuntisaldomuutos: tuntisaldon muutos aikajakson ensimmäisen päivän saldoon verrattuna.
- Ylityömuutos: ylityötuntisaldon muutos aikajakson ensimmäisen päivän saldoon verrattuna.
- Asiakastunnit: kaikki tunnit, jotka on kirjattu projekteille, jotka eivät ole oman yhtiön projekteja, sekä projektit joissa Loma/poissaolo laskutustapa.
- Sisäiset tunnit: kaikki tunnit, jotka on kirjattu oman yhtiön projekteihin sekä projekteihin joissa Loma/poissaolo on laskutustapana.
- Kuittaamatta: aikavälin tunnit, joita käyttäjä ei ole vielä kuitannut.
- Kaikki kirjatut h: Kaikki käyttäjän kirjaamat tunnit yhteensä.
- Projektille budjetoitu: Klikkaamalla henkilön nimeä saat näkymän projekteista, joille käyttäjän tunteja on budjetoitu.
- Projektille allokoitu: kyseiselle projektille allokoidut tunnit.
Tuntien hyväksyminen, hylkääminen, muokkaaminen ja poistaminen
Tuntien hyväksyntä -näkymässä (Katso-pudotusvalikossa Tuntien hyväksyntä -ryhmittely), valitse tunnit klikkaamalla rivin edessä olevaa ruutua. Saat tuntien käsittelyvaihtoehdot tuntilistan yläpuolelle.
- Hyväksy: tunnit hyväksytään.
- Aseta odottavaksi: tunnit palautetaan Odottava-tilaan.
- Hylkää: tunnit palautetaan käyttäjälle muokattavaksi. Hylkäämisen jälkeen tulee ikkuna, johon voit kirjata hylkäämisen syyn.
- Vie Exceliin: valitut rivit viedään excel-tiedostoon.
- Muokkaa: muokkaa tuntien tietoja uudessa ikkunassa, esim. päivämäärää, kuvausta, ylityökuvausta, projektia, tehtävää tai työlajia. Käyttäjä voi tarkastella muokattuja merkintöjä tuntimerkintöjen listanäkymän Muokatut merkinnät -osiosta.
- Poista: tunnit poistetaan. Anna uudessa ikkunassa poistamisen syy, jonka käyttäjä näkee tuntimerkintöjen listanäkymän Muokatut merkinnät -osiosta.
Huom! Tuntien muokkaaminen ja poistaminen ei ole mahdollista mikäli:
- tunnit on laskutettu.
- tuntikirjausasetuksissa määritelty lukitsemissääntö täyttyy (Lukitse kuluvaa kuukautta vanhemmat työaikamerkinnät).
- Hyväksyttyjen tuntien muokkaaminen ja poistaminen on mahdollista ainoastaan tuntikirjausten oikeudella Poista tuntimerkinnät (kaikki käyttäjät).