Ostotilausten hallinnointi

Kuinka ostotilauksia hallitaan ja kohdistetaan ostolaskuihin.

Sisältö

Kuvaus

Lisää ja lähetä ostotilauksia alihankkijoille ja muille toimittajille helposti, jopa suoraan kustannuslaskelmasta. Ostotilaus on toimittajalle tai alihankkijalle lähetettävä asiakirja, jolla voit tilata heiltä tuotteita tai palveluita. Periaatteessa se on lista tuotteista ja palveluista, joita sinun pitää ostaa projekteja varten. Ostotilauksen avulla voit luoda ennusteita tulevista projektille kohdentuvista kuluista. Voit lisätä ostotilauksen kahdella tavalla: listanäkymässä tai suoraan kustannuslaskelmalta.

Versiot: Business(lisäosa), Enterprise, Enterprise+

Käyttöoikeudet: Ostotilaukset

Ostotilausten listanäkymä

Ostotilauksia voidaan luoda useammasta eri kohdasta, mm. Ostotilausten listanäkymästä tai suoraan kustannuslaskelmalta. Listanäkymästä näet kaikki ohjelmassa olevat ostotilaukset.

Voit rajata listaa esimerkiksi ostotilauksen statuksen perusteella, luontipäivämäärän mukaan tai Lisää haku -filttereiden avulla.

Kulut >  Ostotilaukset

Ostotilauksen lisääminen listanäkymästä

1. Klikkaa Ostolaskut-osion oikeassa ylälaidassa olevaa ostoskärry-kuvaketta nähdäksesi listan ostotilauksista. Luodaksesi ostotilauksen klikkaa vihreää +Lisää ostotilaus -painiketta.
   
2. Määritä ostotilausnäkymän oikeassa reunassa tilaukselletoimittaja.
   

3. Kohdista ostotilausasiakkaalle ja projektille.

4. Määritä yhteyshenkilö.

5. Valitse tilauspäivämäärä Tilauspvm-kohdasta klikkaamalla kalenterikuvaketta.

6. Valitse arvioitu maksupäivämäärä Arvioitu maksupvm-kohdasta klikkaamalla kalenterikuvaketta. Arvioitu maksupäivämäärä auttaa raportoinnissa ja kulujen ennustamisessa.

7. Valitse toimituspäivämäärä Toimituspvm-kohdasta klikkaamalla kalenterikuvaketta.

8. Valitse Toimitusosoite.

9. Lisää tuotteita ostotilaukselle klikkaamalla +Lisää uusi ostotilauksen rivien alta.

10. Voit lisätä muistiinpanoja ostotilauksen alareunassa olevalla “Lisää toimittajalle muistiinpanoja”.

11. Klikkaa Tallenna.

Kun ostotilaus on tallennettu, voit tulostaa ja lähettää sen toimittajalle tai alihankkijalle, vaihtaa ostolaskun tilan lähetetyksi ja lisätä kommentin ostotilaukseen.

Ostotilauksen kohdistaminen ostolaskulle

Voit kohdistaa ostotilauksen ostolaskulle, jonka saat tilauksestasi. Kohdennuksen jälkeen ostotilauksen tila muuttuu Synkronoiduksi, koska kulut ovat toteutuneet. Synkronoitu ostotilaus ei ole enää ennuste vaan kuluna raporteilla.

1. Klikkaa Kohdista ostolaskulle.
   
   → Saat näkyviin ikkunan, jossa on valitun toimittajan ostolaskut.

2. Valitse ostolasku, johon ostotilaus tulee kohdentaa. Tässä näkymässä voit myös suodattaa ostolaskuja niiden tilan mukaan valitsemalla tilan Tila-kentästä.

3. Klikkaa Kohdista.

Ostotilauksen kohdistettuasi näet ostotilausnäkymässä, mitkä ostolaskut on kohdistettu ostotilaukselle. Listassa näkyy ostolaskun numero, toimittaja, summa (alv. 0%) ja ostolaskun tila.

• Voit kohdentaa ostotilauksen useammalle ostolaskulle klikkaamalla vihreätä +-merkiä.

• Rivin edessä olevan kolmen pistettä klikkaamalla voit poistaa kohdistuksen.

• Ostolaskun numeroa klikkaamalla, pääset ostolaskulle, jolle ostotilaus on kohdistettu.

Näet kohdistuksen myös ostolaskun Viestit & loki -ikkunasta, sekä ostolaskujen listanäkymästä.

Kohdistuksen näet Ostolaskujen listanäkymän Kohdistettu ostotilaukselle - sarakkeesta

Ostotilauksen lisääminen kustannuslaskelma

Voit luoda ostotilauksen suoraan kustannuslaskelmalta, tai kustannuslaskelman tuote- tai CPQ-riviltä, valitsemalla Kustannuslaskelma-näkymän oikeasta reunasta Ostotilaus-kuvakkeen.

Kustannuslaskelman riviltä

1. Klikkaa kustannuslaskelman tuote- tai CPQ-rivin edessä olevaa kolmea pistettä.

2. Valitse Lisää ostotilaus.

Ostotilaus generoituu automaattisesti kohdentuen projektille. Lisää ostotilaukselle tarvittavat tiedot ostotilausnäkymässä. 

Huom! Mikäli valitulle tuotteelle on määritetty oletustoimittaja tuoterekisterissä, Toimittajaksi ostotilaukselle tulee oletustoimittaja. Tieto on vaihdettavissa Ostotilauksella.

Ostotilaukseen liittyvät ilmoitukset

Voit aktivoida ilmoituksen eri ostolaskujen tapahtumista, esim. kun ostotilaus on luotu ja/tai kohdennettu projekteille, joissa olet projektivastaavana, myyjänä tai tiimin jäsenenä. Lue lisää täältä. 

Ostotilauksen käyttöoikeudet

Asetukset > Käyttäjähallinta > Käyttöoikeudet

Ostotilausten katseluun ja muokkaamiseen voidaan antaa oikeudet joko projektitasolla tai kaikkiin ostotilauksiin.

Käyttöoikeudet projektien ostotilauksiin

Käyttöoikeudet-listan Projektit-osion alla löydät Ostotilaus-kohdan. Täältä voit määrittää käyttöoikeudet projekteille kohdennettujen ostotilausten katsomiseen tai muokkaamiseen. Edellytyksenä on, että käyttäjät ovat kyseisen projektitiimin jäseniä.

Käyttöoikeudet kaikkiin ostotilauksiin

Käyttöoikeuksien Ostotilaukset-kohdassa voidaan käyttäjille antaa katselu- tai muokkausoikeudet kaikkiin Heeros PSA:han lisättyihin ostotilauksiin.