Ostolaskujen hallinnointi

Ohjelmassa hallitset kokonaisvaltaisesti yrityksesi ostoreskontraa. Voit vastaanottaa ostolaskuja sähköisesti, lähettää laskut hyväksyttäväksi organisaation sisällä, kohdistaa ostolaskut yhdelle tai useammalle projektille sekä jälleenlaskuttaa ne asiakkailtasi.

Käyttöoikeudet: Ostolaskut

PSA-paketit: Business(lisäosa), Enterprise, Enterprise+

Ostolaskulista

Kulut > Ostolaskut

Ostolaskulistauksessa näet kaikki yrityksellesi tulleet ja lisätyt ostolaskut sekä niiden tilan, summat, hyväksyjän ja muita tietoja ostolaskuista. Voit hakea ostolaskuja eri hakukriteereitä hyödyntäen.

• Valinnat: Voit muuttaa usean ostolaskun tilaa kerralla ruksimalla laskut ja klikkaamalla Valinnat-painikkeen alta halutun toiminnon. 
• Tulosta & siirrä: Käytössäsi olevaan taloushallinnon rajapintaan liittyvät toiminnot. 
• Tila: Suodata näytettävät ostolaskut tilan mukaan. 
• Laskun/eräpäivän aikaväli: Suodata näytettävät ostolaskut päivämäärän mukaan. 

Ostolaskujen eri tilat väreineen: 

• Odottaa: keltainen, odottaa toimenpidettä
• Esihyväksytty harmaa
• Hyväksytty vihreä
• Hylätty pinkki
• Maksuun sininen, valmis maksettavaksi
• Arkistoitu lila, kaikki toimenpiteet tehty PSA:ssa

Ostolaskun lisääminen manuaalisesti

Voit lisätä ostolaskun kulujen seurantaa ja kohdistamista varten.

1. Siirry osioon Kulut > Ostolaskut.
2. Klikkaa Lisää ostolasku.

3. Valitse toimittaja oikealta valikosta. Listassa ovat ohjelmaan lisätyt asiakkaat. Asiakkaat, joiden tyyppinä on supplier näkyvät (Toimittaja) tiedolla. Voit määrittää olemassa olevan asiakkaan toimittajaksi valitsemalla asiakkaan ja seuraamalla ruudun ohjeita.

   • Voit myös lisätä uuden toimittajan kirjoittamalla toimittajan nimen ja lisäämällä sen uudeksi asiakkaaksi.

4. Lisää Laskun tiedot.
   Kirjanpitopäivää voidaan hyödyntää ostolaskukulujen kohdistamiseen eri kuukausille. Asetukset > Myynti- ja ostolaskut -osiossa on valinta, jonka kautta admin-käyttäjät voivat valita kumpaa päivää – ostolaskun päivää vai kirjanpitopäivää – käytetään kulujen kohdistamiseen.
   

5. Lisää saajan pankkitilin tiedot.

6. Lisää laskurivejä.

7. Klikkaa Tallenna.

Viestit & Loki kenttään voit kirjoittaa ostolaskua koskevia kommentteja. Tästä nähdään myös Ostolaskua koskeva toimintaloki.

Lisää tarvittavat liitteet Ostolaskulle joko selaamalla tiedoston resurssoinneista tai raahaamalla sen liite kenttään

Ostolaskujen sähköinen vastaanottaminen 

Voit vastaanottaa kaikki ostolaskut sähköisesti Heeros PSA:han (paperilaskut mahd. skannauspalvelun kautta), kun sinulla on käytössä siihen sopiva taloushallinto-ohjelman rajapinta, esim. Heeros Ostolaskut. 

Kun rajapinta on aktivoitu, sähköisesti vastaanotetut ostolaskut saapuvat suoraan Ostolaskut-moduuliin "Odottaa" tilaan.

Lue lisää ostolaskujen sähköisestä vastaanottamisesta kohdasta Integraatiot. 

Noudettavat tiedot voivat vaihdella rajapinnasta riippun. Esim. kirjanpitopäivä haetaan seuraavista: 

• Procountor
• Netvisor
• Talenom
• Heeros
• Merit Aktiva
• Fortnox

Ostolaskun lähettäminen hyväksyttäväksi

Vaihtamalla ostolaskun tilaa lähetät ostolaskun seuraavalle käsittelijälle eli Ostolaskun hyväksyntäoikeudet omaavalle henkilölle.

1. Klikkaa avatun Ostolaskun yläosassa olevista vaiheista seuraavaa (esim. Esihyväksytty). 
   

2. Uusi ikkuna avautuu. Valitse käyttäjä kenelle lasku lähetetään tarkastettavaksi.

3. Kirjoita viesti vastaanottajalle.

   • Vastaanottajalle kirjoitettu viesti tallentuu ostolaskun Viesti&loki kenttään.
4. Klikkaa OK.

Maksaminen

Ohjelmassa ei voi maksaa ostolaskuja suoraan. Riippuen käytössä olevasta taloushallinto-ohjelmasta, voidaan hyväksytyt ostolaskut lähettää taloushallinto-ohjelmaan maksatusta varten ostolaskujen listanäkymästä.

1. Valitse maksuun lähetettävä ostolasku klikkaamalla rivin edessä olevaa ruutua.

2. Valitse yläosan Tulosta & siirry -valikosta toiminto esim. Lähetä Procountoriin. (Näkyvissä olevat valikon toiminnot riippuvat käytössäsi olevasta taloushallinto-ohjelmasta.)

Ostolaskun kohdistaminen asiakkaalle/projektille sekä kustannuslaskelmalle

Voit kohdistaa ostolaskun joko yhdelle tai useammalle asiakkaalle/projektille ja kustannuslaskelmalle. Projektille kohdistettu kulu mahdollistaa sekä seurannan että kulujen jälleenlaskuttamisen myyntilaskulla.

• Ostolaskut näkyvät projektin kuluissa kun ne ovat Hyväksytty.

• Jälleenlaskutettavan ostolaskun tulee olla Hyväksytty, lisäksi projektin laskutustapana Laskutettava ja Ostolaskut aktiivisena laskutettavana kohteena. 
  
  

1. Siirry osioon Kulut > Ostolaskut > [Valittu ostolasku].

2. Klikkaa Muokkaa, saat Ostolaskun yläosaan uuden rivin asiakkaan ja Projektin kohdentamiseksi.

3. Klikkaa vihreätä + - merkkiä.

4. Hae asiakas/projekti.
   

5. Kohdenna Kustannuslaskelman riville Huom! Pääset valitulle projektille Kustannuslaskelman kohdistamisrivin jälkeen olevasta silmän kuvasta.
   

6. Lisää kuvaus, joka näkyy myyntilaskulla.

7. Lisää jako% mikä osuus ostolaskusta kohdentuu valitulle kustannuslaskelmalle.

8. Summa jakautuu automaattisesti määritetyn jako%:n mukaan.

9. Klikkaa Tallenna.