Projektin asetukset

Projektin oletuslaskutustavat, projektitiimin jäsenet, projektin kategoria, projektityypit sekä HR-projektin asetukset

Sisältö

Kuvaus

Projektin asetuksista voit määrittää projekteille oletusasetuksia, jotka nousevat uuden projektin projektikortille. Lisäksi voit määrittää uusia kenttiä projektikortille tarpeidenne mukaisesti ja asettaa niistä tarvittavat pakollisiksi. Voit määritellä Projekteille oletusasetuksia Asetuksissa. Tee asetukset ennenkuin aloitat luomaan projekteja. Saat oletusasetukset siten näkyviin projektikortille.

Asetuksissa voit:

• Aktivoida oletuslaskutustavat

• Määrittää projektin kustannusten kohdistuksen

• Määrittää projektitiimin käsittelyn automatisoinnin

• Lisätä liiketoiminta-aloja ja projektityyppejä

• Määrittää lisäkenttiä projektikortille ja sekä määritellä ovatko ne pakollisia

• Määrittää voitettujen ja hävittyjen projektien syyt (lue lisää erillisestä artikkelista)

• Määrittää HR-projektin

Voit määritellä joitakin asetuksia myös projektikohtaisesti projektikortilla.

Oikeudet: Admin, Projektit, Raportointi

Oletuslaskutustavan määrittäminen

Voit laskuttaa ohjelmassa tunteja, kululaskuja, tarjouksia sekä luoda aikataulutettuja ja toistuvia laskuja. Oletuslaskutustavat tulevat automaattisesti voitetuille projekteille. Voit muokata oletusasetuksia projektikohtaisesti projektikortilta.

Kenttien kuvaukset:

• Aktivoi tuntien laskutus: Laskutettavalle projektille kohdennetut tunnit siirtyvät laskutusaineistolle.
• Aktivoi kululaskuskujen laskutus: Projektille kohdennetut kululaskut siirtyvät laskutusaineistolle.
• Aktivoi maksuerä- ja automaattilaskutus: Ko. laskujen luominen projekteille on mahdollista.
• Aktivoi kustannuslaskelman laskutus: Määritellään voiko Kustannuslaskelmasta luoda laskua.
• Aktivoi ostolaskujen laskutus: Sallitaan projektille kohdennettujen ostolaskujen laskutus asiakkaalta.
• Näytä massalaskutuksessa: Sallitaan projektien näkyminen massalaskutuksessa oletuksena.

1. Siirry osioon Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Projektit - Oletuslaskutustapa.
2. Määritä mitkä oletus asetukset haluat määrittää uusille lisättävälille projekteille klikkaamalla asetuksia päälle.

Kustannuslaskelman asetukset

Kustannuslaskelmaa varten voit määrittää oletus ALV prosentin ja kulujen kohdistamisen.

Kustannuslaskelman ALV-asetus

1. Siirry osioon Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Projektit > Projektiasetukset - Kustannuslaskelman ALV-asetukset.
2. Määritä oletus ALV-prosentti.

Tiedot tallentuvat automaattisesti.

Projektin kustannusten kohdistuksella 

Määritä, näytetäänkö kustannuslaskelman kohdistuksia tuntikirjausten sekä matka- ja kululaskujen lisäämisen yhteydessä.

1. Siirry osioon Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Projektit > Projektiasetukset - Kustannuslaskelman kulujen kohdistus.
2. Aktivoi kulujen kohdistus.

Tiedot tallentuvat automaattisesti.

Tapahtumapäivä

Tapahtumapäivä on päivämäärä kenttä projektikortilla, jolla voit informoida esim. messutapahtuman toteutumisaikavälin, joka nousee myös projektien listanäkymälle sekä on hakukriteerinä Lisää haku-ominaisuudessa.

1. Siirry osioon Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Projektit > Projektiasetukset - Tapahtumapäivä.
2. Aktivoi kulujen kohdistus.

Tiedot tallentuvat automaattisesti.

Myynnin tuloutus

Määritä asetukset myynnin tuloutusta varten. Voit määrittää seuraavat:

• Tuloutuksen tulee olla yhtä kuin projektin arvo tai 0
• Kohdista maksuerät myynnin tuloutukselle
• Lukitse tuloutus edellisille kuukausille päivämäärällä (0 = lukitus ei käytössä)
• Lukitse käyttäjäkohtainen jako edellisille kuukausille
• Näytä ostolaskut: Ostolaskun päivämäärä tai eräpäivä
• Näytä kulu- ja matkalaskut: Lisäyspäivä tai kululaskun päivämäärä ja matkalaskun päätöspäivä
• Näytä ostotilaukset: Tilauspäivä tai arvioitu eräpäivä

Projektin myynnin tuloutus tulee näkyviin asetusten mukaisesti.

1. Siirry osioon Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Projektit > Projektiasetukset - Myynnin tuloutus.
2. Muokkaa asetukset.

Tiedot tallentuvat automaattisesti.

Projektitiimi

Projektitiimiä voit hyödyntää ohjelman eri toiminnoissa esim. tiimin kesken käytävissä chat-keskusteluissa. Voit myös resursoinnissa valita resursoitavat henkilöt projektitiimin mukaisesti.

Aktivoimalla Asetuksissa Projektitiimi valinnan saat tuotua asiakastiimin jäsenet automaattisesti uudelle projektille projektitiimin jäseniksi. Luo ensin asiakaskortille asiakastiimi, tämän jälkeen uudelle projektille kopioituu asiakkaalle määritelty tiimi oletuksena.

Liiketoiminta-ala

Liiketoimita-alaa voidaan käyttää sisäisessä raportoinnissa tai esimerkiksi mitataksesi ja analysoidaksesi yrityksesi myymiä tuotteita tai palveluita. Liiketointa-aloja voi olla esim.  Myynti, Suunnittelu, toimitus jne.  Voit valita yhden kategorian per projekti. Asetuksissa määritelty oletuskategoria näkyy liiketoiminta-ala kentässä automaattisesti uusilla projekteilla. Voit tarvittaessa muokata projektin liiketoiminta-alaa.

• Liiketoimita-ala on pakollinen, mikäli olet luonut asetuksiin projekteille liiketoimitan-aloja

• Huom! voit poistaa asetuksista kaikki liiketoiminta-alat, jolloin projektilla ei pakoteta valintaa.

• Kun seuraavan kerran käsittelet olemassa olevalle projektille, joille ei vielä ole määritelty liiketoiminta-alaa, voit lisätä sille liiketoiminta-alan. Saat asiasta ilmoituksen.

Liiketoiminta-alan lisääminen

1. Siirry osioon Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Projektit > Projektiasetukset - Liiketoiminta-ala.
2. Klikkaa Lisää uusi.

3. Anna liiketoiminta-alalle nimi.

4. Jos liiketoiminta-ala halutaan tulevan uusille projekteille oletuksena, valitse Oletusvalinta täppä.

Alakategorian lisääminen liiketoiminta-alalle

Voit luoda kategorioille hierargioita luomalla alikategorioita. Voit lisätä useita alikategorioita.

1. Siirry osioon Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Projektit > Projektiasetukset - Liiketoiminta-ala.

2. Lisää alikategorian klikkaamalla kategorian edessä olevaa kolmea pistettä.

3. Valitse "Lisää ala-kategoria".

4. Nimeä ala-kategoria.

Liiketoiminta-alan poistaminen/arkistointi

Voit poistaa liiketoiminta-alan niin kauan kun se ei ole käytössä millään projektilla. Mikäli kategoria on käytössä, mutta sitä ei tarvita enää, voit arkistoida sen.

1. Siirry osioon Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Projektit > Projektiasetukset - Liiketoiminta-ala.
2. Klikkaa (...)-kolmipistevalikkoa riviltä, jonka haluat poistaa/arkistoida.
3. Valitse Arkistoi tai Poista.
4. Mikäli poistat, vahvista poistaminen klikkaamalla OK.

Projektityypit

Projektityypillä kerrot millaisesta projektista on kyse. Niiden avulla pystyt luokittelemaan projektit ja suorittamaan hakuja. Projektityypit ovat ohjelmassa täysin muokattavissa yrityksenne tarpeita vastaavaksi.

Yhdelle projektille on mahdollisuus lisätä useampi projektityyppi, mutta voit myös määrittää asetuksista, että yhdellä projektilla voi olla ainoastaan yksi projektityyppi kerrallaan valittuna.

Projektityypin lisääminen

1. Siirry osioon Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Projektit > Projektiasetukset - Liiketoiminta-ala.

2. Lisää uusi projektityyppi klikkaamalla "Lisää tyyppi"-nappia.

3. Nimeä projektityyppi.

4. Uusi tyyppi tallentuu automaattisesti.

5. Mikäli projektityyppiä halutaan käyttää oletustyyppinä, klikkaa rivin lopussa olevasta painikkeesta.
   • Oletustyyppi tulee uusille projekteille automaattisesti.

Projektin lisäkentät

Voit lisätä projektikortille kenttiä yrityksenne tarpeiden mukaan. Lisäkentille voidaan asettaa näytetäänkö lisäkentän tiedot projektitiedoissa ja -listalla sekä kentän pakollisuus.

Lisäkentän lisääminen

1. Siirry osioon Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Projektit > Projektiasetukset - Projektin lisäkentät.

2. Klikkaa Lisää kenttä.
   

3. Valitse lisäkentän tyyppi.

   1. Voit luoda useamman eri tyyppisiä lisäkenttiä: Teksti- , Tekstialue- , Pudotusvalikko- , Päivämäärä- , Valinta- , Monivalinta- tai Linkki-kenttiä.
      

4. Täytä tiedot. Lisää uusi -kohdasta saat lisättyä kenttään enemmän vaihtoehtoja.
   

5. Tallenna rivin edessä olevasta vihreästä painikkeesta.

6. Määritä näytetäänkö kentän tiedot projektilistalla ja -tiedoissa.

7. Määritä onko kenttä pakollinen.

HR-projektit

HR-projektin määrittäminen

HR-projektilla voit määrittää projektit, joiden tuntiraporttien tarkasteluoikeutta halutaan rajata.

1. Siirry osioon Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Projektit - HR-projektit.

2. Klikkaa Lisää HR-projekti.

3. Hae projekti, jonka tuntiraporttien tarkasteluoikeuden haluat rajata.

HR-projektin poistaminen

Voit poistaa valitun HR-projektin. Projektin poistaminen HR-projektien listalta ei poista projektia ohjelmasta. Projektin tuntiraportteja pääsee tarkastelemaan jatkossa tuntiraporteilta raportin yleisoikeuksilla.

1. Siirry osioon Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Projektit - HR-projektit.

2. Klikkaa HR-projektiksi määritellyn projektin edessä olevaa poistakuvaketta.

3. Vahvista poistaminen valitsemalla OK.