Työlajien ja ammattinimikkeiden avulla voit luokitella työtunteja, määritellä asiakas- ja projektikohtaisen hinnaston sekä asettaa projektilla käytettävät työlajit. Voit hyödyntää työlajeja ja ammattinimikkeitä myös raportoinneissa.
Työtuntien hinnoittelu voidaan muodostaa kolmesta elementistä, joille voidaan määritellä oletuslaskutushinnat asetuksissa:
-
Työlajit ovat asetuksissa määriteltäviä tuntien luokittelutekijöitä, joka on pakollinen tieto tuntikirjauksessa. Työlajeja voidaan hyödyntää tuntien luokittelussa sekä hinnoittelussa.
-
Ammattinimikkeitä voidaan hyödyntää tuntien luokittelussa ja hinnoittelussa. Ammattinimikkeitä voidaan määritellä asetuksissa ja käyttäjiä lisätään ammattinimikkeille. Ammattinimikkeinä voi olla esimerkiksi SKOL-luokat tms. Ammattinimike ei ole pakollinen tieto.
-
Käyttäjän tuntihinta määrittelee käyttäjän kirjaamien laskutettavien työtuntien hinnan, joka tulee laskuille veloitushinnaksi. Huom. tämä tieto määritellään käyttäjäasetuksiin.
Asetuksiin määritellyistä oletuslaskutushinnoista voidaan kuitenkin poiketa asiakas- ja/tai projektikohtaisesti. Eli projektille ja asiakkaalle määritellyt tuntihinnat ylikirjoittavat asetuksissa olevat tuntihinnat. Näistä ensisijaisena on projektille määritellyt hinnat - mikäli näitä ei ole, nousee laskulle asiakkaalle määritellyt hinnat. Mikäli kummallekaan ei ole määritelty hinnastoa, laskulle nousee asetuksissa määritellyt tuntihinnat.
Käyttöoikeudet: Admin
Versiot: Free, Growth, Business, Enterprise, Enterprise+
Työlajit
Voit luoda tuntimerkintöjen luokitteluun ja hinnoitteluun erilaisia työlajeja kuten tuotanto, kehitys, myynti, markkinointi, sisäinen palaveri jne. Sen jälkeen käyttäjät voivat valita työtuntikirjauksiinsa työlajin.
Oletuksena uudet työlajit ovat laskutettavia. Määrittämällä työlaji ei-laskutettavaksi, voidaan esim. sisäiset tunnit tai palaverit kohdistaa projektille, ilman että ne nousevat asiakkaan laskulle. Kun työlajille on valittu "ei laskutettava", näkyy tällainen tuntimerkintä projektin Toteutuneet kulut -näkymässä ei-laskutettavana. Asetuksen mahdolliset muutokset vaikuttavat takautuvasti niille projektimateriaaleille, joita ei ole vielä laskutettu (paitsi mikäli tunnille on käsin valittu projektin Toteutuneissa kuluissa "ei-laskutettava").
Työlajien määrittäminen asetuksissa
- Siirry osioon Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Tuntikirjaus > Työlajit.
- Klikkaa Lisää työlaji.
-
Nimeä työlaji.
-
Määritä työlajille tuntihinta.
- Määritä työlaji aktiiviseksi.
- Määritä onko työlaji laskutettava vai ei.
Työlajin arkistointi
Työlajeilla on eri tiloja ja asetuksissa näkymät ovat jaettu niiden mukaisesti:
- Aktiivinen: Kaikki tällä hetkellä käytössä olevat työlajit. Poista työlaji käytöstä klikkaamalla vaihtopainiketta.
- Ei käytössä: Kaikki työlajit, jotka eivät tällä hetkellä ole käytössä. Nämä voidaan aktivoida uudelleen kytkemällä vaihtopainike päälle.
- Arkistoitu: Kaikki arkistoidut työlajit, joita ei enää käytetä. Näitä ei voida aktivoida uudelleen.
- Kaikki: Kaikki työlajit
Tilanteessa, jossa lisätty työlaji ei ole enää tarpeellinen, voit arkistoida tarpeettoman työlajin. Arkistoitu työlaji tallentuu tuntimerkinnöille, joihin se on aiemmin liitetty ja niitä voidaan käyttää myös raportoinnissa entiseen tapaan.
- Siirry osioon Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Tuntikirjaus - Työlajit.
- Klikkaa kolmea pistettä (...) arkistoitavan työlajin rivin edessä.
- Valitse Arkistoi.
- Vahvista arkistointi klikkaamalla OK.
Kirjanpito-ohjelmat
Jos olet integroinut kirjanpito-ohjelmistosi Heeros PSA:han, voit liittää työlajin tiettyihin kirjanpitotuotteisiin tai -toimintoihin kirjanpitojärjestelmässä.
Ammattinimikkeet
Ammattinimikkeet ovat toinen luokittelu- ja hinnoittelutapa, jota voidaan käyttää raportointiin ja laskutukseen. Voit määrittää tuntihinnat ammattinimikkeille yleisellä tasolla asetuksista sekä projektikohtaisesti projektikortilta. Esimerkkejä Ammattinimikkeistä ovat SKOL-luokitukset, projektipäällikkö, myyntiedustaja, tiimin johto jne. Käyttäjä valitsee ammattinimikkeen tuntikirjauksen yhteydessä.
Ammattinimikkeen lisääminen asetuksissa
Voit määrittää ammattinimikkeiden hinnat asetuksissa. Asiakas- ja projektikortilla ammattinimikkeelle määritelty tuntihinta ylikirjoittaa asetuksissa määritellyn tuntihinnan.
-
Siirry osioon Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Tuntikirjaus - Ammattinimikkeet.
-
Klikkaa Lisää ammattinimike.
-
Nimeä ammattinimike, esimerkiksi projektipäällikkö, asentaja, suunnittelija jne.
-
Määritä ammattinimikkeelle tuntihinta.
Ammattinimike tallentuu automaattisesti.
Käyttäjien lisääminen ammattinimikkeeseen
Kun käytössänne on työtuntihinnoittelu ammattinimikkeillä asiakkaille tai projekteille, voit määritellä asetuksissa ammattinimikeryhmiä. Luo ammattinimikkeitä tarpeenne mukaan ja lisää käyttäjät ammattinimikkeille.
-
Siirry osioon Asetukset > Käyttäjähallinta > Ryhmät > Ammattinimikkeet.
-
Valitse Ammattinimikkeet välilehti.
-
Määritä jäsenet kuhunkin ammattinimikeryhmälle.
Käyttäjän tuntihinta
Käyttäjille voidaan määritellä käyttäjäkohtainen laskutustuntihinta Käyttäjäkortilta. Tämä hinta siirtyy tuntiveloitusten laskutukseen mikäli asiakas- tai projektikortilla ei ole määritelty käyttäjälle poikkeavaa hintaa. Asiakas- tai Projektikortilla määritelty käyttäjähinta ylikirjoittaa käyttäjäkortin tuntiveloitushinnan.
- Siirry osioon Asetukset > Käyttäjähallinta > Käyttäjät > (Valittu käyttäjä).
- Klikkaa Muokkaa käyttäjän tiedoista.
- Lisää käyttäjän laskutustuntihinta.
- Klikkaa Tallenna.
Esimerkkejä hinnoittelun rakenteista:
Case1. Tilanteessa, jossa asiakas- ja projektihinnoittelussa on sekä työlajeilla, ammattinimikkeillä että käyttäjille määritelty hintoja, myyntilaskulle nousee projektille määritellyt tuntihinnat.
-
Käyttäjälle määritelty tuntihinta ylikirjoittaa ammattinimikkeelle ja työlajille määritellyt hinnat
-
Mikäli käyttäjällä ei ole hintaa, ammattinimikkeen hinta ylikirjoittaa työlajin hinnan
-
Mikäli käyttäjällä eikä ammattinimikkeillä ole asetettu hintoja, PSA käyttää työlajille määriteltyä hintaa
Case2. Tilanteessa, jossa Asiakaskortille on määritelty hinnat sekä työlajeille, ammattinimikkeille, että käyttäjille ja Projektikortilla ammattinimikkeelle, johon käyttäjä kuuluu, on erillinen hinta. Käyttäjän projektille kohdentamat tunnit veloitetaan Projektikortin ammattinimike hinnan mukaan, ylikirjoittaen muut hinnat.
Case3. Mikäli projektille eikä asiakkaalle ole määritelty tuntihinnastoja, laskuille nousee asetuksissa määritellyt hinnat seuraavassa järjestyksessä. Ensin tarkistetaan Käyttäjähinta, jollei tätä ole Ammattinimikkeen hinta ja mikäli tätä ei ole käytetään laskutuksessa Työlajin hintaa.
Case4. Mikäli ammattinimikkeille asetuksiin määriteltyjä hintoja halutaan nostaa esim. vuodenvaihteessa, muuttuvat uudet hinnat automaattisesti sekä uusille tuntikirjauksille että myös vanhoille laskuttamattomille tunneille. Jos haluatte vielä käyttää vanhoja hintoja aiemmin kirjatuille laskuttamattomille tunneille, voitte luoda vanhojen lisäksi kokonaan uudet ammattinimikkeet lisäten nimeen tunnisteena esim. vuosiluvun.