Projektilaskun laskuaineisto koostuu projektille kohdennetuista laskutettavasta materiaalista, joita voit hallita laskuaineisto ikkunassa.
Sisältö
-
Mitä Laskuaineisto on?
-
Laskuaineiston käsittely
-
Laskuaineiston haku
-
Laskuaineiston valinta
-
Laskuttamatta jätettävän materiaalin liittäminen laskulle
-
Laskumateriaalin vapauttaminen
-
-
Laskurivien ryhmittely
-
Muutosten Tallentaminen
-
Tallenna & Sulje
-
Päivitä laskurivit
-
-
-
Laskuaineiston kentät selitettynä
-
Laskuaineiston kolme erillistä summasaraketta
-
- Huomautukset
Kuvaus
Laskuaineisto on työkalu, josta nähdään mistä laskutettavasta materiaalista myyntilasku koostuu.
Laskuaineiston avulla voit luoda myyntilaskun rivisisältö- ja ulkoasun halutunlaiseksi, riippumatta mistä laskutusmateriaalista myyntilasku rakentuu.
Laskuaineisto mahdollistaa myös laskumateriaalin liittämisen myyntilaskulle lähetyksen jälkeen laskutetuksi sekä vapauttamaan laskumateriaalia myyntilaskulta laskutettavaksi ilman hyvityslaskun luomisen tarvetta.
Laskuaineistosta tulevat laskutusluvut viedään raporteille. Laskun loppusumma ja laskuaineiston summa täsmäävät toisiinsa.
Käyttöoikeudet: Myyntilaskut, Projektit
Mitä Laskuaineisto on?
Laskuaineisto koostuu projektille kohdennetuista ja laskutettavaksi määritetyistä tiedoista (laskumateriaali).
Näitä ovat:
-
Tunnit
-
Maksuerät
-
Ostolaskut (alihankinta/läpilaskutus)
-
Matkalaskut ja Kululaskut
-
Kustannuslaskelma
Pääset muokkaamaan ja käsittelemään laskuaineistoa klikkaamalla Laskuaineisto- painiketta
-
Klikkaa myyntilasku muokkaus -tilaan myyntilaskun Muokkaa painikkeen kautta. Huom. jos myyntilasku on laskutettu avautuu muokkaa napista suoraan laskuaineisto).
-
Klikkaa Laskuaineisto-painiketta
→ Näytölle avautuu laskuaineisto ikkuna, jossa voit tarkastella ja hallinnoida myyntilaskun laskuaineistoa
Huom!
Projektia laskutettaessa Heeros PSA tuo kaikki ne laskumateriaalit laskulle, mitkä on asetettu projektilla laskutettavan.
Laskuaineiston käsittely
Laskuaineisto ikkunassa voit määritellä myyntilaskulle nousevat materiaalit sekä kuinka ne esitetään myyntilaskulla. Laskuaineistossa voit myös valita, mitä laskutetaan ja mitä siirretään myöhemmäksi laskutettavaksi.
Laskuaineiston haku
Voit määritellä Laskuaineisto ikkunassa uudestaan myyntilaskulle tuotavaa aineistoa
-
Laskutusmateriaalin ajanjakso: Oletuksena myyntilaskulla määritelty aikaväli, mutta voit tarvittaessa pidentää tai lyhentää aikaväliä
-
Projektit: Miltä projekteilta laskuaineistoa laskutetaan ko myyntilaskulla
-
Laskuaineisto: Voit valita minkä tyyppistä laskuaineistoa ko myyntilaskulla laskutetaan esim. Tuntimerkintöjä, kustannuslaskelma, maksuerät jne.
Laskuaineiston valinta
Laskutettava laskumateriaali nousee automaattisesti valitulta aikaväliltä sekä projektin asetusten mukaisesti Laskuaineistolle. Valitsemalla laskuaineistolta rivit, saat tuotua ne osaksi myyntilaskua niin kuluna kuin tuottona.
-
Klikkaa myyntilasku muokkaus tilaan.
-
Klikkaa Laskuaineisto
-
Valitse rivit, jotka haluat veloitettavaksi ko myyntilaskulla
-
Määritä laskumateriaalin ryhmittelyt
-
Klikkaa Tallenna&Sulje tai Päivitä Laskurivit Kt. Lisää kohdasta Muutosten Tallentaminen
Esimerkki laskutettavan aineiston käytöstä:
Alla olevassa kuvassa on esitetty tilanne, jossa halutaan laskuttaa Alihankinta ja Development työtunnit. Production työtunteja ei voi vielä laskuttaa, joten ne on valittu pois kyseiseltä laskulta. Valinnat on tehty listauksen vasemmalla puolella olevasta valintalaatikoista.
Heeros PSA laskee automaattisesti tunneille todellista laskutushinnan sarakkeeseen: Asiakas laskutetaan 0%, siinä suhteessa mikä on laskulle asetettu laskutushinta.
Alihankinta laskutussumma on se, mitä projektikortille on laskutussummaksi asetettu. Tätä summaa voidaan muuttaa laskuaineistossa.
Laskumatta jätettävän materiaalin liittäminen laskulle
Laskuaineistoa voidaan myös käyttää tehtyjen laskujen hallintaan, esimerkiksi liittää tunteja, joita ei voida laskuttaa asiakkaalta tai laskuaineisto kuuluu urakkaan
-
Klikkaa jo laskutettu myyntilasku muokkaustilaan
-
Klikkaa Laskuaineisto ikkuna auki
-
Määritä tarvittaessa aikaväliä pidemmäksi
-
Valitse materiaaleja, jotka haluat merkitä laskutetuiksi klikkaamalla niiden edessä olevaa ruutua
-
Klikkaa Tallenna&Sulje
Laskumateriaalin vapauttaminen
Tilanteissa, joissa laskumateriaali on kohdennettu virheellisesti toiselle myyntilaskulle, voit vapauttaa laskumateriaalia laskuaineistolta ns. uudelleen laskutettavaksi, esimerkiksi kulujen oikein kohdentamisen vuoksi.
-
Klikkaa myyntilasku muokkaus-tilaan
- Klikkaa Laskuaineisto
-
Klikkaa halutun laskumateriaali-rivin edessä oleva ruutu tyhjäksi
-
Tallenna&Sulje
Sulje myyntilasku. Vapautettu laskumateriaali on “Laskuttamaton” -tilassa Projektin toteutuneissa kuluissa ja voit noutaa sen toiselle laskulle projektin laskutusasetusten ja aikavälin puitteissa.
Laskurivien ryhmittely
Laskuaineistoa voidaan ryhmitellä halutulla tavalla seuraavien vaihtoehtojen mukaan:
-
Projekti ja tehtävä ryhmittely: Laskuaineiston ryhmittelyn vaihtoehdot:
-
Projekteittain
-
Ei projektiryhmittelyä
-
Projekteittain ja tehtävittäin
-
-
Työtuntien ryhmittely:
-
Kaikki yhdessä, näytä määrä: Laskurivillä on kuvauksena “Työtunnit” ja määränä näytetään työtuntien kokonaismäärä.
-
Kaikki yhdessä, määrä 1: Laskurivillä on kuvauksena “Työtunnit” ja määränä on aina 1. Summa koostuu kaikkien työtuntien kokonaissummasta.
-
Tuntimerkinnöittäin, näytä työntekijä: Jokainen tuntimerkintä on eriteltynä omilla laskuriveillään, työntekijän nimi tulee näkyviin laskuriville. Päivämäärätieto näytetään ensimmäisenä.
-
Tuntimerkinnöittäin, piilota työntekijä: Jokainen tuntimerkintä on eriteltynä omilla laskuriveillään, työntekijän nimi ei tule laskulle
-
Työntekijöittäin ja tuntimerkinnöittäin: Kaikki tuntimerkinnät ovat omilla laskuriveillään, työntekijän nimi näytetään ensimmäisenä.
-
-
Matkalaskujen erittely:
-
Kaikki yhdellä rivillä: Myyntilaskulla matkakulut ja muut kulut ovat yhdellä rivillä
-
Päivärahat, kilometrikorvaukset ja muut kulut eriteltynä: Kaikki kulut eriteltynä omille riveilleen
-
Päivärahat ja kilometrikorvaukset yhdessä, muut kulut eriteltynä: Matkalaskut näytetään yhdessä, mutta muista kuluista muodostuu omat rivit myyntilaskulle.
-
-
Kustannuslaskelman ryhmittely:
-
Älä tuo seliterivejä kustannuslaskelmalta
-
Tuo seliterivit kustannuslaskelmalta
Muutosten Tallentaminen
Laskuaineiston muutokset voidaan tallentaa joko viemällä muutokset myyntilaskulle tai tallentamalla ne ainoastaan laskuaineistolle.
Tallenna & Sulje
Tallenna & Sulje - painikkeella tallennat laskuaineiston riveille tehdyt muutokset, muuttamatta asiakkaalle lähtevän laskun ulkoasua.
Päivitä laskurivit
Päivitä laskurivit - painikkeella tallennat muutokset laskuaineistolle ja päivität myyntilaskurivit valittujen rivien ja laskun ulkoasu alasvetovalikon mukaisesti.
Huom! Kun muutat Päivitä laskurivit 0% -sarakkeella olevia lukuja ja painat Tallenna & Sulje, vain raportointiin ilmoitettavat summat muuttuvat.
Laskuaineiston kentät selitettynä
Projekti: Projektin nimi
Luontipäivä: Pvm, jolloin merkintä on lisätty
Laskuaineisto: Laskuaineiston tyyppi esim. tuntimerkintä tai maksuerä
Otsikko: Tuntimerkinnän käyttäjä
Työlaji: Tuntimerkinnän työlaji
Kuvaus: Kuvaus
Määrä: Montako kpl/h laskutettavaa myyntilaskulle siirtyy
A-hinta: Yksikköhinta
Myyntihinta: Määrä x á-hinta
Valitut laskurivit 0%:
Asiakasta laskutetaan 0%: Summa, joka siirtyy laskulle
Laskuaineiston kolme erillistä summasaraketta:
-
Myyntihinta 0%: Sarake osoittaa, mikä on myyntihinta.
-
Valitut laskurivit 0%: Sarake osoittaa rivikohtaisesti summan, joka laskuriveille viennin yhteydessä asetetaan. Tässä voidaan hallinnoida alihankintaa, kustannuslaskelmaa sekä matka- ja kululaskujen myyntihintoja. Huom! Tuntien osalta hallintaa ei ole, koska laskenta tapahtuu automaattisesti Heeros PSAin toimesta.
-
Asiakasta laskutetaan: Heeros PSA laskee todellisen laskutushinnan. Tämä sarake osoittaa rivikohtaisesti, mikä on todellinen laskutushinta, jos laskuriviltä muutetaan laskun loppusummaa. Tämä summa kirjataan raporteille. Näin saadaan todellista laskutettavaa hintaa (ei puhuta ns. nollatunneista).
Esimerkki 1 :
Asiakkaalle on myyty 10h * 100€/h = 1 000€ on laskun veroton loppusumma.
-
Työhön on kuitenkin käytetty 20h, mutta vain 10h voidaan laskuttaa. Tällöin laskennallisesti todellinen laskutettava tuntihinta on 50€/h
-
Työ on tehty nopeammin 5h, jolloin sopimuksen mukaan laskutetaan 1000€ ja todellinen myyty tuntihinta on 200€/h
Esimerkki 2 :
Asiakkaalle on yksi alihankinta lasku läpilaskutuksessa arvoltaan 1000€ ja tuntimerkintöjä arvolta 5000€ (100h * 50€). Laskun loppusumma on laskennallisesti 6000€.
Kuitenkin, asiakkaan kanssa on sovittu sopimuksella 5000€ loppusumma.
Tällöin laskuaineistossa kaikki tunnit merkitään laskutettavaksi, mutta Heeros PSA laskee todellisen laskutushinnan, siinä suhteessa mikä on laskun loppusumma.
Jos laskulla laskutetaan kuluja esim alihankintaa. Heeros PSA ei muuta laskutettavaa arvoa automaattisesti näissä laskutettavissa tiedoissa. Ainoastaan tuntilaskutuksen osuutta.
Tällä esimerkillä kun laskun loppusumma on 5000€, niin alihankinta laskutetaan samalla 1000€ arvosta, ellei käyttäjä muuta laskuaineistossa alihankinnan myyntihintaa. Tuntihinnan osuudeksi tulee laskennallisesti 40€/h alkuperäisen 50€/h sijasta, koska oman työn osuus on 4000€ laskun kokonaissumasta.
Ongelmatilanteissa huomioitavia seikkoja:
Mikäli laskutusaineisto ei nouse laskulle tai et pysty muodostamaan laskua projektille, varmista, että:
-
Projektin pitää olla laskutettava, jotta laskuaineisto nousee laskutettavaksi
-
Laskutustyypit pitää olla aktivoituna jotta aineisto nousee laskulle
-
Jos on tuntien hyväksyntä päällä, niin tunnit on hyväksytty
-
"Laskutus alkaen" -päivämääräkentästä voidaan määrittää, mistä alkaen tunnit ja/tai matka- tai kululaskut nousevat laskuaineistoon.
Huomautukset
Myyntilaskuille on lisätty huomautuksia, mikäli laskurivejä poistetaan tai laskuaineiston summa on poikkeava.
- Rivin poistaminen myyntilaskulta: Mikäli poistat rivin myyntilaskulta saat huomautuksen, että rivi on edelleen liitettynä laskulle. Mikäli haluat vapauttaa laskuaineiston seuraavalle laskulle. Poista rivi myös laskuaineistolta.
- Mikäli muutat maksuerien tai kustannuslaskelmien hintoja tai vapautat materiaalia laskuaineistolla, siten että hinnat jakautuvat jäljelle jääville riveille, saat ilmoituksen poikkeavista hinnoista. Laskuaineistolle tulee näkyviin painike, jonka kautta voit palauttaa hinnat eikä jakoa tapahdu.
Esimerkissä toiseksi ylin rivin veloitus on vapautettu myöhemmin laskutettavaksi, jolloin summa jakautuu jäljelle olevien rivien kesken.
Palauta rivihinnat - painikkeen avulla saat tuotua riveille niiden alkuperäiset hinnat, ilman jakoa.