- Tuntikirjausten säännöt ja oikeudet
- Työaikapohjat
- Pyhäpäivät
- Tuntien hyväksyntä ja kuittaaminen
- Työlajit ja Ammattinimikkeet
- Tuo tuntimerkintöjä tiedostolla
Kohdassa Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Tuntikirjaus määrität kaikki tuntikirjaamiseen liittyvät yhteiset asetukset koko yritykselle.
Käyttöoikeudet: Admin
PSA-paketit: Kaikki
Tuntikirjausten oletusasetukset
Ennen tuntien kirjaamisten aloittamista määritä Tuntikirjaus - välilehdellä tuntikirjausten oletusasetukset.
- Tuntisaldo: Tuntisaldo kertoo toteutuneiden työtuntien ja asetetun työajanodotteen välisen eron. Voit määrittää näytetäänkö tuntisaldot ainoastaan kuluvalta kuukaudelta vai kaikista tuntimerkinnöistä.
- Aloitusaika Bulk-merkinnöille: Kun kirjaat tunteja Bulk-merkintänä projektille tuntikirjauksen alkamisaika on automaattisesti määritetty kellonaika. Voit muokata tarvittaessa näitä merkintöjä kalenterinäkymästä.
- Tuntijakso kalenterinäkymässä (min): kalenterinäkymän tuntimerkintöjen määritys minuutteina. Esim. tuntijakso on määritelty 15 min, voit tehdä tuntimerkinnät 15 min aikavälein.
- Tuntijaksot Bulk-näkymässä (min): Bulk-merkintöjen määritys minuutteina. Esim. tuntijakso on määritelty 15 min, voit tehdä bulk-merkinnät 15 min aikavälein.
- Tuntisaldon sallittu maksimimäärä: Tuntisaldoille voidaan määritellä yläraja, jonka jälkeen käyttäjät saavat ilmoituksen tuntisaldorajan ylittämisestä.
- Tuntisaldon sallittu minimimäärä: Tuntisaldoille voidaan määritellä alaraja, jonka jälkeen käyttäjät saavat ilmoituksen tuntisaldorajan ylittämisestä.
Tuntikirjausten säännöt ja oikeudet
- Estä kuluvaa kuukautta vanhempien työaikamerkintöjen lisäys: Aktivoimalla tämän estetään kuluvaa kuukautta vanhempien tuntikirjausten lisääminen. Voit määritellä monentena päivänä tuntikirjauksia voi vielä lisätä kuun vaihtumisen jälkeen.
- Lukitse kuluvaa kuukautta vanhemmat työaikamerkinnät: Aktivoimalla tämän estetään kuluvaa kuukautta vanhempien tuntikirjausten muokkaaminen. Voit määritellä monentena päivänä tuntikirjauksia voi vielä muokata kuun vaihtumisen jälkeen.
- Käyttäjät voivat kirjata tunteja vain oman yhtiön projekteille: Käytössä vain Enterprise+ paketissa. Aktivoimalla tämän sallit tuntien kirjaamisen vain omalle yhtiölle.
- Estä tuntien lisääminen pääprojektille: Aktivoimalla tämän tunteja voidaan lisätä ainoastaan aliprojekteille.
- Tee kuvauskentästä pakollinen tuntimerkinnöille: Tuntimerkintöjen kuvauskenttä on avoin tekstikenttä, johon käyttäjä kirjoittaa kuvauksen tehdyistä tunneista. Aktivoimalla tämän kenttä on pakollinen tieto jokaisella tuntimerkinnällä.
- Aseta tehtävä pakolliseksi tuntimerkinnöille: Tuntimerkintöjen tehtävä-kenttä on pudotusvalikko, joka näyttää käyttäjän tehtävät kyseisellä projektilla. Aktivoimalla tämän kenttä on pakollinen tieto jokaisella tuntimerkinnällä.
- Estä päällekkäiset tuntimerkinnät: Aktivoimalla tämän asetuksen, käyttäjä ei voi tehdä useita tuntimerkintöjä samalle ajankohdalle.
Työaikapohjat
Lue lisää täältä.
Pyhäpäivät
Ohjelma päivittää Suomen pyhäpäivät automaattisesti vuoden alussa. Tarvittaessa voit muuttaa tietoja eli lisätä tai poistaa pyhäpäiviä. Pyhäpäiviksi määritellyt päivät näkyvät tuntikirjaus- ja resursointinäkymissä punaisella taustavärillä.
Tuntien hyväksyntä ja kuittaaminen
- Hyväksy tunnit ennen laskutusta: Aktivoimalla tämän toiminnon, esihenkilön tai projektivastaavan tulee hyväksyä käyttäjien tunnit ennen kuin ne nousevat projektin laskutusaineistoon laskutettavaksi. Lue lisää täältä.
- Aktivoi tuntien kuittaus toiminto: Aktivoimalla tämän toiminnon, työntekijän tulee kuitata eli lähettää omat tuntinsa, jotta ne näkyvät esihenkilölle tai projektivastaavalle. Lue lisää täältä.
Työlajit ja Ammattinimikkeet
Lue lisää täältä.
Tuo tuntimerkintöjä tiedostolla
Tuntimerkintöjä on mahdollista tuoda Excel-tiedoston avulla asetuksissa. Toiminnon kuvauksesta saat ladattua tyhjän Excel-tiedostopohjan, johon voit täydentää tuntien tiedot:
- Käyttäjän sähköpostiosoite
- Projektin numero
- Käyttäjän yhtiö (oman yrityksenne nimi)
- Tuntimerkinnän pvm
- Tuntimerkinnän aloitusaika
- Tuntimerkinnän kesto
- Työlaji
- Tehtävä (ei pakollinen)
- Kuvaus
Klikkaamalla Tuo tuntimerkinnät pääset valitsemaan tiedoston koneeltasi ja valitsemaan tuotavat tiedot. Ohjelma ilmoittaa mahdollisista virheistä.