Heeros myyntilaskut ja Heeros ostolaskut integraatio

Heeros-integraation avulla:

• PSA:ssa luodut myyntilaskut siirretään Heeros Myyntilaskuihin, josta ne lähetetään operaattorin kautta vastaanottajille.
• Heeros Ostolaskuissa tiliöidyt ja maksetut ostolaskut siirretään PSA:han projektin kuluseurantaa varten. 

Lue lisää Heeros-työkaluista osoitteesta www.heeros.com.

Aloittaaksesi Heeros-integraation käytön, sinulla on oltava sopimus ja pääsy Heeros Myynti- ja ostolaskuihin (Heeros Menuun). Sinun on myös määritettävä integraatioasetuksiin tilit, ALV-koodit, laskentakohteet, laskujen tarkastuskierto ja muut tarvittavat tiedot. 

Käyttöoikeudet: Admin
PSA-paketit: Growth, Business, Enterprise, Enterprise +

Integraation asetukset

Aktivoi integraatio

1. Siirry kohtaan Asetukset > Integraatiot > Kaikki integraatiot.
2. Klikkaa Aktivoi Heeros-integraatioruudusta.
   
3. Lisää Heeros-tilisi tiedot Autentikoinnin tiedot -kenttiin ja klikkaa Tallenna. Tallennuksen jälkeen Heeros-integraatiosi on aktiivinen.
   
   Käyttäjätunnus ja salasana ovat Heeros Menun tunnukset eli ne, joilla kirjaudutaan Heeros myynti- ja ostolaskuihin. Voit käyttää omia tunnuksiasi tai perustaa ensin Menuun uudet tunnukset PSA:ta varten tarvittavilla käyttöoikeuksilla. Tunnukset syötetään vain kerran rajapinnan käyttöönotossa ja sen jälkeen rajapinta toimii muillekin PSA-käyttäjille.
   Myös tilitoimistotunnus ja loppuasiakastunnus löytyvät Heeros Menusta tai selaimen URL-osoitteesta, kun olet kirjautunut sisään Heeros myyntilaskuihin. Esimerkiksi alla olevassa kuvassa 12902 on tilitoimistotunnus ja 00010 loppuasiakastunnus.
   
   

Myyntilaskut

Määrittele, mihin tilaan siirretyt laskut päätyvät Heeros Myyntilaskuissa ja luodaanko/päivitetäänkö asiakas- ja tuotetietoja PSA:sta Heeros Myyntilaskujen rekistereihin laskusiirtojen yhteydessä:

• Lähetä laskut asiakkaalle heti Heeros myyntilaskuihin lähettämisen jälkeen
  
  • Jos asetus on päällä, laskut siirtyvät Lähetetään-tilaan. Ne lähtevät vastaanottajille suoraan siirron yhteydessä, eikä niiden lähetystä voi enää muokata tai peruuttaa.
  • Jos asetus on pois päältä, laskut siirtyvät Valmis-tilaan. Laskuja voi vielä muokata Heeros Myyntilaskujen puolella ja ne tulee lähettää sieltä erikseen.
• Lisää uudet asiakkaat lähetyksen yhteydessä Heeros Myyntilaskuihin
• Päivitä olemassa olevien asiakkaiden tiedot lähetyksen yhteydessä Heeros Myyntilaskuihin
• Lisää uudet tuotteet lähetyksen yhteydessä Heeros Myyntilaskuihin
• Päivitä olemassa olevien tuotteiden tiedot lähetyksen yhteydessä Heeros Myyntilaskuihin

Myyntitilit

Myyntitilit (Tili nro) on luotava Heeros myyntilaskuihin ja lisättävä sitten manuaalisesti PSA:han. Myyntitilin valinta näkyy laskurivillä, voit valita yhden per rivi. Oletusmyyntitili näkyy laskurivillä, ja sitä voi muokata.

1. Siirry kohtaan Asetukset > Integraatiot > Kaikki integraatiot.
2. Avaa Heeroksen integraatioasetus klikkaamalla Muokkaa.
3. Klikkaa Lisää myyntitili
4. Syötä tilin nimi ja tilin numero.
   Myyntitilin numero on oltava sama Heeroksessa ja Heeros PSA & Small Businessissa (nimellä ei ole väliä).
5. Aseta myyntitili oletukseksi tarpeen mukaan. Rivi tallennetaan automaattisesti.

Näkymä Heeros myyntilaskuissa: Myyntitilit

Myyntilaskun ALV-koodit

ALV-koodit on luotava Heeros myyntilaskuihin ja lisättävä sitten manuaalisesti PSA:han. Varmistathan, että ohjelmien alv-koodit vastaavat toisiaan. 

ALV-koodin valinta näkyy laskurivillä, voit valita yhden per rivi. Oletuskoodi näkyy laskurivillä, ja sitä voidaan muokata. Mikäli alv-koodi jätetään laskurivillä tyhjäksi, siirtyy rajapinnassa alv-koodina "S" ja rivillä oleva alv-prosentti. 

1. Siirry kohtaan Asetukset > Integraatiot > Kaikki integraatiot.
2. Avaa Heeroksen integraatioasetus klikkaamalla Muokkaa.
3. Klikkaa Lisää ALV-koodi.
4. Syötä ALV-koodi, ALV-koodin nimi ja ALV %.
5. Aseta ALV-koodi oletukseksi tarpeen mukaan. Rivi tallennetaan automaattisesti.

Näkymä Heeros myyntilaskuissa: ALV-koodit

Myyntilaskun laskentakohteet

Laskentakohteet (kustannuspaikat/dimensiot) tulee luoda Heeros myyntilaskuissa ja lisätä sitten samat tiedot manuaalisesti PSA:han. Laskentakohdetyyppejä voi olla kolmella tasolla, esim. kustannuspaikka, projekti ja osasto.

1. Siirry kohtaan Asetukset > Integraatiot > Kaikki integraatiot.
2. Avaa Heeroksen integraatioasetus klikkaamalla Muokkaa.
3. Klikkaa Lisää kustannuspaikka.
   
   
4. Kirjoita laskentakohteen tason/tyypin nimi (esim. Kustannuspaikka). Tallenna vihreällä painikkeella. 
5. Valitse rivin edestä kolmen pisteen takaa Lisää. Syötä laskentakohteen nimi (esim. Helsinki) ja koodi. Aseta halutessasi oletusvalinnaksi. Tallenna vihreällä painikkeella.
   
6. Lisää samalla tavalla kaikki tarvittavat laskentakohdetasot (max 3) ja niiden sisältämät laskentakohteet.

Näkymä Heeros myyntilaskuissa: Laskentakohteet

Laskentakohteet laskulla

Laskentakohdetyyppien järjestys määritellään ensin Heeros myyntilaskujen yleisissä asetuksissa ja samat tiedot tulee lisätä manuaalisesti PSA:n.

1. Siirry kohtaan Asetukset > Integraatiot > Kaikki integraatiot.
2. Avaa Heeroksen integraatioasetus klikkaamalla Muokkaa.
3. Aseta pudotusvalikoista laskentakohdetyypit samaan järjestykseen kuin ne ovat Heeros Myyntilaskuissa. Valinnat tallentuvat automaattisesti.

Näkymä Heeros myyntilaskuissa: Laskentakohteet 1-3

Ostolaskun tarkastuskierrot

Heeros Ostolaskuihin vastaanotetut ostolaskut käsitellään maksuun saakka Heeros Ostolaskujen puolella. Sen jälkeen ostolaskut voidaan siirtää myös PSA:n puolelle projektin kuluseurantaa varten.
Heeros ostolaskujen asetuksissa siis määritetään ensin ostolaskujen tarkastuskierrot ja niiden vaiheet. Sen jälkeen tällä PSA:n integraation asetuksella määritellään, mikä tarkastuskierron vaihe Heeros Ostolaskuissa käynnistää laskujen tuonnin PSA:han. Jos et lisää tarkastuskiertoa PSA:han integraation asetuksiin, järjestelmä tuo kaikki laskut.

1. Siirry kohtaan Asetukset > Integraatiot > Kaikki integraatiot > Heeros > Muokkaa.
2. Klikkaa Lisää tarkastuskierto.
3. Syötä tarkastuskierron nimi ja vaiheen numero. Rivi tallennetaan automaattisesti.

Valitkaa siirtävä tarkastuskiertonne vaihe siten, että laskut ovat:

• tiliöityjä, koska summa- ja alv-tiedot noudetaan tiliöintirivien perusteella. 
• noutohetkellä Heeros Ostolaskujen puolella siinä tarkastuskierron vaiheessa, mikä tähän asetukseen määritetään.

Suosittelemme siis siirtämään PSA:han laskut vasta viimeisestä vaiheesta, jolloin PSA:han ei siirry myöskään aiheettomia laskuja. Jos laskutyyppejä ja tarkastuskiertoja on useita, voidaan Heeros Ostolaskuihin myös luoda kokonaan oma tarkastuskierto PSA:han siirrettäville laskuille, esim. "Projektilaskut".

Integraation asetuksissa kolme tarkastuskiertoa koskevaa sääntöä ovat:

• Jos vain tarkastuskierron nimi lisätään, kaikki laskut noudetaan kyseisestä tarkastuskierrosta.
• Jos vain vaiheen numero lisätään, kaikki laskut noudetaan tästä vaiheesta kaikissa tarkastuskierroissa.
• Jos molemmat lisätään, vain laskut kyseisen tarkastuskierron kyseisestä vaiheesta noudetaan.

Lue ostolaskujen automaattisesta päivittäisestä tuonnista lisää täällä. 

Näkymä Heeros Ostolaskuissa: Tarkastuskierto

Ostotilit

Voit tuoda/hakea tilejä automaattisesti Heeros ostolaskuista.

1. Siirry kohtaan Asetukset > Integraatiot > Kaikki integraatiot.

2. Avaa Heeroksen integraatioasetus klikkaamalla Muokkaa.

3. Klikkaa Hae ostotilit. Kaikki tilit noudetaan Heeroksen asetuksista ja niitä voidaan käyttää laskuilla.

Ostolaskun laskentakohteet

Voit tuoda/hakea kustannuspaikkoja automaattisesti Heeros ostolaskuista.

1. Siirry kohtaan Asetukset > Integraatiot > Kaikki integraatiot.

2. Avaa Heeroksen integraatioasetus klikkaamalla Muokkaa.

3. Klikkaa Hae laskentakohteet. Kaikki laskentakohteet noudetaan Heeroksen asetuksista ja niitä voidaan käyttää laskuilla.

Ostolaskun Alv-tilit

Voit tuoda/hakea ALV-koodit automaattisesti Heeros ostolaskuista.

1. Siirry kohtaan Asetukset > Integraatiot > Kaikki integraatiot.

2. Avaa Heeroksen integraatioasetus klikkaamalla Muokkaa.

3. Klikkaa Hae ALV-koodit. Kaikki ALV-koodit noudetaan Heeroksen asetuksista ja niitä voidaan käyttää laskuilla.

Tarkastuskierron tiedot

Mikäli PSA:ssa luodaan manuaalisesti ostolaskuja, määritä kenelle ja mihin tarkastuskierron vaiheeseen kyseiset laskut lähetetään Heeros Ostolaskuihin. Valinta on sama kaikille ostolaskuille.

Projektit

1. Aktivoi toiminto
2. Valitse Projektilaskentakohteen nimi -kohtaan Heeros ostolaskuista löytyvä laskentakohteen tyyppi (esim. "Projekti")
   
3. Klikkaa Lataa kaikki aktiiviset... -toimintoa. Ohjelma siirtää ne projektit, joiden numerolla ei löydy ennestään laskentakohdetta Heeros ostolaskuista. Projekteja siirretään enintään 1000 kpl kerralla. Mikäli projekteja on enemmän, käy toistamassa toiminto n. 1h kuluttua.

Näkymä Heeros ostolaskuissa: Laskentakohteet

Tuoterekisteri

Voit käyttää myyntilaskuilla Heeros myyntilaskujen tuotteita lisäämällä ne Heeros PSA -tuoterekisteriin. Katso lisätietoja tuotteiden tuontityökalusta artikkelista Tuotteiden tuonti.

Tuoterekisterissä on sarake nimeltä "Integraatiotunnus", kun Heeros-integraatio on aktivoitu. Tähän kenttään tulee syöttää Heeros myyntilaskuissa käytettävä tuotekoodi. Integraatiotunnusta käytetään lähetettäessä laskuja Heeros myyntilaskuihin.
Tuotekoodi vaaditaan tiedonsiirrossa kaikille laskuriveille, joten käytämme yleistä tuotekoodia laskuriveille, joilla ei ole omaa tuotekoodia.

Tuotteen taakse voi asettaa oletus alv-koodin (välilehdellä Tuotetiedot), myyntitilin sekä laskentakohteet kolmella tasolla (välilehdellä Kirjanpitotiedot).

Myyntilaskun lähettäminen Heeros myyntilaskuihin

Asiakastiedot

On aina parempi luoda uusia asiakkaita (laskun saaja) Heeros PSA:ssa, koska se synkronoi tiedot automaattisesti laskun kanssa. Kun Heeros myyntilaskuihin lähetetään asiakkaan ensimmäinen lasku, PSA luo uuden asiakkaan samalla Heeros myyntilaskuihin. PSA valitsee automaattisesti seuraavan saatavilla olevan Heeros ID:n asiakkaalle.

Jos asiakas luodaan ensin Heeros myyntilaskuissa, sinun on luotava asiakas manuaalisesti PSA:han ja lisättävä sille Heeros ID (Heeros Myyntilaskujen asiakastunnus) asiakastietoihin.

Muista myös syöttää asiakkaan laskutusosoitteen Maa-kenttään virallisia standardeja vastaava maakoodi - ei maan nimeä. Esim. jos lasku lähtee Suomeen Maa-kenttään tulee kirjoittaa FI.

ALV-koodit

Laskun perusnäkymällä voit valita alv-koodin jokaiselle laskuriville erikseen tai oikeasta sivupalkista kerralla saman alv-koodin kaikille riveille.

HUOM! Yleensä alv-koodi periytyy laskuriveille oletusasetuksista tai projektimateriaalin tiedoista (esim. tunnit, maksuerät). Kun käytetään automaattista laskutusta, laskuriveille periytyy ainoastaan alv-prosentti ja alv-koodi jää tyhjäksi. Alv-koodit pitää tällöin vielä täydentää laskunäkymässä. Mikäli lasku lähetetään ilman alv-koodeja, siirtyy rajapinnassa alv-koodina "S" ja riveillä olevat alv-prosentit (tämä voi aiheuttaa lisätyötä Heeros Myyntilaskujen ja Kirjanpidon puolella). 

Myyntitili ja laskentakohteet

Näytä kirjanpito -näkymässä näet laskurivien myyntitilit ja laskentakohteet. Oletustiedot tulevat tuoterekisteristä. Voit muokata tietoja laskurivikohtaisesti tai oikean reunan kopiointitoiminnolla kopioida samat valinnat kaikille riveille.
Ohjelma ilmoittaa virheilmoituksella näkymän yläosassa, mikäli laskentakohteiden järjestys laskulla poikkeaa asetuksista.

Liitteet

Liitteet voivat olla yhteensä enintään 2 Mt per lasku. HUOM! Liitteet siirtyvät Heeros Myyntilaskuihin vasta PSA:n tekemän status-tarkistuksen yhteydessä, kts. alla (Lähetetään-tilaisen laskun liitteet eivät vielä ole siirtyneet). 

Myyntilaskun siirtyminen

Voit siirtää laskut Heeros myyntilaskuihin Tulosta & Vie > Lähetä Heerokseen -toiminnolla.

Lähetetty lasku muuttuu Heeros PSA:ssa aina ensin Lähetetään-tilaan.

PSA tekee klo 6-18 välillä 30 min välein tarkistuksen, joka tuo Heeros Myyntilaskuihin onnistuneesti siirretyille laskuille Lähetetty-statuksen, virheeseen jääneille laskuille virheilmoitukset (kts. kohta Virhetilanteet) ja maksetuille laskuille Maksettu-statuksen. Klo 18 jälkeen lähetetyille laskuille status päivittyy seuraavana aamuna. 

HUOM! Myyntilaskun mahdolliset liitteet siirtyvät Heeros Myyntilaskuihin vasta PSA:n tekemän status-tarkistuksen yhteydessä (Lähetetään-tilaisen laskun liitteet eivät vielä ole siirtyneet). 

Jos päätät viedä laskun Finvoice XML-muodossa manuaalisesti Heeros myyntilaskuihin, sinun on muokattava XML-tiedostoa ennen kuin se voidaan tuoda.

Virhetilanteet

Mahdolliset myyntilaskujen virhetilanteet näkyvät oikeassa ylälaidassa, sieltä valinta: Näytä laskut, tuo virheelliset laskut listaukseen. Klikkaamalla kolmea pistettä laskun edellä, voit valita Käsittele virhe.

Virheet näkyvät myös listauksessa huutomerkillä merkittyinä rivin alussa.