Google Drive integraatio

Kuvaus

Google Drive integraation kautta Heeros PSA käyttäjät pystyvät tarkastelemaan Heeros PSA:sta Google Drivessa olevia tiedostoja sekä lisäämään tiedostoja ja kansiorakenteita Google Driveen suoraan Heeros PSA:sta, valitun kansion Google Driven oikeusmääritysten mukaisesti. Pääkäyttäjä aktivoi organisaation Google Drive tilin integraation Heeros PSAiin ja jokainen käyttäjä puolestaan oman tilinsä Oma Profiilin kautta. 

Google Drive juurikansio

Ennen integraation aktivoimista lisää Google Driveen Juurikansio eli pääkansio, jonka alle Heeros PSA:sta nousee asiakkuudet sekä projektit liitteineen. Alakansioiden muodostuminen edellyttää, että asiakkaat ja projektit on yhdistetty Google Driveen ja niille on lisätty liitteitä ja viety Google Driveen.

Integraation aktivointi

Pääkäyttäjä yhdistää ensin Heeros PSAin Google Driveen ja tämän jälkeen muut käyttäjät yhdistävät omat Heeros PSA käyttöprofiilinsa. 

Aktivoi yrityksenne Google Drive integraatio Heeros PSAiin Asetuksista.

1. Siirry näkymään Asetukset > Integraatiot > Kaikki integraatiot.
2. Klikkaa Google Drive kuvakkeen kohdalta Aktivoi - painiketta.
3. Klikkaa Autentikoi täällä.
4. Valitse organisaationne Google tili, jota käytät.
5. Kopioi autentikointikoodi.
6. Liitä koodi  Lisää autentikointikoodi - otsakkeen Autentikointikoodi - kenttään.
7. Klikkaa Aktivoi.
   
   
8. Valitse Google Driveen luomasi juurikansio, johon tiedot liitetään. Valittu juuri kansio tallentuu automaattisesti.

Huom! Jos olet käyttänyt Google Drive -integraatiota vanhassa Heeros PSA versiossa valitse saman juurikansion myös uudempaan Heeros PSA versioon.

Muiden kuin pääkäyttäjän suorittama autentikointi

Google Driven liitteet näkyvät ja niitä pääsevät hallinnoimaan vain ne käyttäjät, joille on Google Driven puolella jaettu oikeudet sekä jotka ovat suorittaneet autentikoinnin Google-tilinsä kanssa. Autentikoinnin voi suorittaa käyttäjän asetuksista.

1. Siirry asetuksiin > Henkilökohtaiset integraatioasetukset.
2. Autentikoi-napin kautta saat haettua autentikointikoodisi. Hae koodi ja lisää alla olevaan kenttään.

Asiakas- ja Projektikorteilla voidaan lisätä ja synkata tiedostoja

• Liitetiedosto tallennetaan Heeros PSA:ssa asiakaskortille tai projektikortille.

• Painamalla asiakaskortilta tai projektikortilta nappia "Luo kansio Google Driveen"

HUOM! Luo kansio Google Driveen -nappi näkyy vain niille käyttäjille, jotka ovat tehneet henkilökohtaisen autentikoinnin.

Tiedostojen lisääminen ja editointi

• Klikkaamalla ikonia aukeaa valittu online tiedosto uuteen ikkunaan
• Editoi ja lisää tiedostolle nimi, tieto päivittyy ja näkyy Heeros PSA:ssa

  • Heeros PSA luo tiedostolle automaattisesti nimen Heeros PSA-file. Voit muokata tiedoston nimeä halutulla tavalla. Huom! Jos nimeä muokataan/muutetaan, päivittyy uusi nimi Heeros PSAiin hieman viiveellä (muista päivittää sivu).

• Tiedosto synkkaa välittömästi myös Google Driveen Asiakkaan ja/tai projektin alle.

• Tiedostojen käytössä ja  jako-oikeuksissa vastaa Google. 

• Dokumentin hallinnointi tapahtuu normaalisti Googlen tarjoaman työkalujen mukaisesti ja dokumenttien käytössä opastaa Google.

• Tiedosto poistetaan klikkaamalla kolmipiste -ikonista dokumentin vasemmalta puolelta. 

Google juurikansion deaktivointi

Jos yritätä deaktivoida Google Drive integraatio sync, ilmestyy vahvistus popup.